корпоративные порталы

Понятие "портал" остается одним из самых туманных и неоднозначных. Еще на заре появления портального ПО и разработчиками, и аналитиками была предложена масса терминов: и бизнес-портал, и интеллектуальный бизнес-портал, и корпоративный интранет-портал, и, наконец, корпоративный портал, который и можно считать приемлемым названием для такого рода разработок. Тем не менее, даже сейчас могие пользователи порталов имеют смутное представление о том, что это такое. Порой разработчики весьма вольно обращаются с этим термином, называя им любые приложения, работающие в Сети. Фактически происходит борьба интересов - поставщики стремятся убедить общественность в том, что портал означает именно то, что они и предлагают.

Согласно Gartner, можно выделить следующие виды порталов.

Мегапорталы. Возникли одними из первых (Lycos, America Online, Yahoo!). Они обращались к сообществу Сети, а не отдельным группам пользователей. Основная функция таких порталов – быть специфически сетевым средством массовой информации.

Верткальные порталы. Иногда их называют нишевыми порталами или ворталами (vortals). Они предназначены для специфических групп пользователей – например, медицинские порталы, порталы для женщин и т.п.

B2B порталы. Это электронные торговые площадки, которые разрабатываются для ведения бизнеса в Сети.

Корпоративные порталы (Enterprise Portals). Разрабатываются для нужд одной компании, для решения как внутрикорпоративных задач, так и для коммуникации с внешним миром – с покупателями, поставщиками, партнерами.

В дальнейшем в рамках настоящего обзора мы будем использовать термин "корпоративный интранет-портал" и говорить именно о "корпоративном портале", возникшем из технологии Intranet и предназначенном для использования внутри компании.

назначение и цели создания корпоративного интранет-портала

В общем смысле порталы лучше классифицировать по реализации уровней взаимодействия, которые они обеспечивают. Можно выделить следующие основные уровни автоматизации взаимодействия:

- компания – сотрудники;
- подразделения – подразделения;
- сотрудник – сотрудник;
- компания – партнеры и инвесторы;
- компания – клиенты.

Назначение корпоративного интранет-портала:

- предоставление прозрачного доступа к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании, а также других информационных источниках;
- предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании. При этом информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде – то есть предоставляться таким образом, чтобы максимально поддерживать процесс принятия бизнес-решений и решений функциональных проблем и задач;

- ведение исторической базы ключевых показателей деятельности компании, расчет необходимых показателей на основе данных, содержащихся в информационных системах компании. Предоставление аналитических расшифровок значений показателей с различной степенью подробности;

- поддержка совместной работы между сотрудниками, подразделениями и службами компании.

Цели создания корпоративного интранет-портала:

- повышение уровня управления и поддержки принятия решений менеджерами компании за счет организации сбора, консолидации и анализа необходимой информации;

- создание единой базы знаний компании, включая агрегированную информацию, получение которой требует больших временных и ресурсных затрат;

- экономия времени и усилий сотрудников компании;
- сокращение расходов и издержек компании;
- повышение уровня коммуникаций и совместной работы между сотрудниками компании;

- поддержка процессов по унификации и стандартизации процессов и процедур в компании;

- повышение качества работы и обслуживания клиентов компании;

- повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компании.

В результате внедрения корпоративного интранет-портала компания получает ряд преимуществ, которые можно условно подразделить на прямые и косвенные.

Прямые выгоды:

- экономия рабочего времени сотрудников компании;

- экономия на скорости прохождения операций;

- повышение скорости принятия решений;

- экономия от повторного использования накопленных в компании знаний;

- снижение стоимости взаимодействия с удаленными подразделениями компании;

- обмен знаниями внутри компании, и как следствие повышение качества и производительности работы сотрудников;

- снижение стоимости взаимодействия и обмена информацией с партнерами компании;

- экономия на стоимости лицензий по сравнению с работой через клиент-серверные приложения;

- более низкая стоимость на обеспечение информационной безопасности;

- более низкая стоимость сопровождения систем.

Косвенные выгоды:

- оптимизация бизнес-процессов компании;

- повышение эффективности работы сотрудников;

- прозрачность работы всех подразделений компании;

- скорость информирования персонала о важных события и мероприятиях внутри компании;
- повышение управляемости компании за счет организации эффективной обратной связи с персоналом;

- построение эффективных горизонтальных связей и обмена информацией между подразделениями компании;

- сплочение сотрудников через формирование групп по интересам;

- более быстрый и безболезненный вход новых сотрудников в жизнь компании;

- повышение имиджа компании в глазах сотрудников, партнеров компании, инвесторов.

Конечно, порталы не панацея от всех проблем, но они отличный инструмент, посредством которого руководство компании и сотрудники могут легко и просто обращаться к всевозможным информационным источникам и информационным системам, которые, как правило, "лоскутным" образом развивались в их компании. Портал – это лишь хороший инструмент для того, чтобы аккумулировать все ранее созданное в компании, дать этому правильное и полное применение, осознать свои недостатки и преимущества и упростить работу сотрудников посредством работы с одним корпоративным приложением, а не десятком разрозненных информационных систем и источников информации.

вопросы выбора и внедрения интранет-порталов

Как правило, есть три стандартных сценария при выборе решения для корпоративного портала:

- покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);

- разработка с нуля (заказные разработки);

- комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы, но, как правило, при выборе решения происходит оценка всех подходов по следующему набору критериев:

- стоимость решения (включая лицензии, оборудование и работы);

- скорость внедрения и поставки готовой системы;

- уникальность бизнес-процессов компании или наличие специфических требований;

- корпоративные стандарты и предпочтения по технологиям;

- наличие квалифицированных специалистов внутри компании и их специализация;

- новаторский или консервативный стиль работы компании;

- подход к внедрению системы – система настраивается под бизнес-процессы компании, или компании настраивает бизнес-процессы под функциональность системы.

В любом случае необходим детальный анализ ситуации в каждом конкретном случае и индивидуальный подход при выборе решения.

Методология внедрения интранет-порталов, в целом, аналогична внедрению любой информационной системы с большим количеством пользователей. Безусловно, внедрение таких систем требует профессионального подхода со стороны разработчиков, квалифицированного менеджера проекта и проектной команды, промышленного подхода к разработке и внедрению системы (проектирование, разработка, тестирование, обучение, ввод в эксплуатацию). Но самое важное, о чем не следует забывать, - это то, что при внедрении корпоративного интранет-портала на первый план выходят не технические трудности, а административные проблемы, вопросы информационной безопасности, передачи знаний от разработчика к конечным пользователям.

Особенности внедрения корпоративного портала во многом зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой заказчик, от его корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Две конкурирующих на рынке компании могут предъявлять различные требования к системе, и внедрение корпоративного портала в этих компаниях будет проводиться абсолютно разным способом.

Как правило, все компании сталкиваются с одинаковым набором проблем при внедрении корпоративных порталов. К их числу можно отнести следующие:

- необходимость изменения бизнес-процессов компании вследствие уже проведенной автоматизации, необходимость перераспределения ответственности;

- отсутствие формализации процессов и их документирования, что не позволяет произвести четкую постановку задачи;

- привычка работать на "личном контакте";

- низкая культура использования компьютеров в компаниях;

- сопротивление со стороны персонала компаний при внедрении системы;

- недостаточная твердость руководства при внедрении системы в компании;

- низкий уровень понимания потенциальных выгод от использования корпоративных информационных систем руководством и сотрудниками компании;

- сложность с формализацией распределения прав доступа к информации;

- попытка переноса имеющегося в компании информационного беспорядка в автоматизированный беспорядок посредством портала;

- отсутствие опыта эксплуатации подобных систем, и как следствие низкий уровень понимания возможных вариантов использования портала.

Нельзя сказать, что все эти проблемы являются неразрешимыми. Просто для более эффективного их решения необходимо привлекать опытных специалистов и консультантов, которые имеют опыт внедрения подобных системы и предложат компании пути и способы решения этих проблем, уже апробированные у других клиентов, с учетом знания специфики местного бизнеса.





Андрей Надеин, TopS Business Integrator, Владимир Кузнецов, e-commerce.ru.
обсуждение статьи