Управленческий подход к анализу затрат

Окончание. Начало в СиН № 3

Пункты сосредоточения затрат

Пункты сосредоточения затрат - это отдельные участки в рамках одного центра сосредоточения затрат, которые несут ответственность за всю массу затрат, приходящихся на данный центр. Здесь мы снова допускаем, что небольшое количество действий навлекает основную массу затрат. Простым инструментом анализа здесь, как и в любой результативной области бизнеса, является калькуляция затрат.

Когда одна из компаний, поставляющая свои товары на рынок через многочисленную сеть мелких дилеров, провела анализ затрат на продвижение, она сделала для себя настоящее открытие. Часть результатов совпала с тем, что предполагало руководство компании, например, величина расходов на упаковку и укладку в тару, содержание запасов готовой продукции у производителя. Но большая часть результатов явилась настоящим сюрпризом. Особенно обескураживающими - так как они были значительно больше, чем ожидалось - были данные об обработке товаров на складах, о дебиторской задолженности, товарных запасах у дилера, о расходах на оформление заказов, на кредит и инкассо. С другой стороны, ожидалось, что затраты на продвижение товара на рынок будут гораздо выше. В действительности дилеры компании оставили эти затраты производителю, вместо того чтобы сопоставить свои усилия в этом направлении с усилиями производителя. Хотя размер дебиторской задолженности был известен, ее соотношение с объемом товарных запасов подтвердило подозрение, что на самом деле компания не только финансирует распространение своих товаров, но финансирует и самого дистрибьютора, не получая никакой оплаты. А высокие затраты на оформление заказов и кредит также указывали на какие-то принципиальные недостатки в системе распространения товаров, принятой в компании.

Затраты на упаковочные материалы оказались настоящим шоком. Это был важный элемент затрат, которого до сих пор вообще не замечали. В то время как другие материалы закупались специальным агентом по закупке материалов, упаковочные материалы оставались в распоряжении дизайнеров упаковки в отделе маркетинга. А те, конечно, не обращали внимания ни на стоимость упаковки, ни на то, что существует упаковка, предназначенная для дешевой и легкой транспортировки, погрузки и хранения, что показали затраты на обработку готовой продукции.

На некоторых важных участках этот анализ показал необходимость принятия неотложных мер. Общие затраты на транспортировку были уменьшены почти на одну треть, и почти исключена транспортировка между заводами.

Затраты на содержание товаров на складах, которые составляли почти 10% общих затрат, были значительно снижены. Было установлено, что с использованием небольшого количества складов, оборудованных в соответствии с современными технологиями, обслуживание потребителей можно осуществлять быстрее и дешевле, чем с использованием большого количества устаревших складов. Количество готовой продукции у дистрибьюторов было снижено, так как склады могли обеспечить круглосуточное обслуживание.

Дебиторская задолженность была сокращена очень сильно, так же, как и затраты на обработку счетов, на кредит и инкассо. В то же время эффективность усилий, предпринимаемых для обеспечения продаж, значительно возросла. После проведения анализа результативных областей в компании уже знали, что из всей дилерской сети, состоящей из десяти тысяч отдельных розничных продавцов, на долю двух тысяч крупнейших из этих дилеров приходилось около 80% продаж компании. В то время как на долю остальных восьми тысяч продавцов приходилось 80% затрат на обеспечение рынка товарами. Поэтому в данном случае эффективный контроль над затратами означал необходимость принятия определенных мер по отношению к тем тысячам самых мелких продавцов, каждый из которых продавал максимум на 3 тыс. долларов товаров в год, и вместе они давали не более 5-6% общих продаж компании. Но начавшееся после этого анализа исследование положения дел на всех участках и сфокусированное на основных пунктах затрат, таких, как транспортировка, товарные запасы, дебиторская задолженность и административные расходы, показало, что на долю мелких продавцов приходилось почти 40% затрат на этих участках. У них была сосредоточена основная масса товарных запасов, т.е. они были теми дилерами, которых компании приходилось финансировать. Они также являлись причиной непропорционально большой доли затрат на транспортировку и на оформление заказов, так как заказывали небольшие партии товаров. И на их долю, конечно, приходилась большая доля затрат на кредит и инкассо.

Таким образом, мелкие дилеры были переведены на систему оплаты наличными при выдаче заказов; при этом от них принимали только заказы, сделанные по почте, и на минимальное количество товаров. Заказы доставлялись на условиях полной оплаты дилером перевозки груза с ближайшего к нему склада. Работники отдела сбыта перестали обращаться к ним. За три года это сократило общие затраты на содержание отгруженной продукции на 9% - на сумму, равную общим затратам на производство. Дебиторская задолженность почти исчезла, как и затраты на кредит и инкассо. Но закупки мелкими дилерами снизились только на одну треть, или на 2% от общих продаж. В действительности общий объем продаж пошел вверх, так как работники отдела сбыта, больше не вынуждаемые тратить треть своего времени, обращаясь к непродуктивным дилерам, сосредоточились на тех, которые могли обеспечить продажи, т.е. на крупных розничных продавцах.

Но было бы неразумно рассматривать каждый пункт сосредоточения затрат как отдельную проблему. Анализ отдельных пунктов затрат всегда покажет, что затраты образуют систему, все параметры которой взаимозависимы, и изменение затрат в одном пункте на данную величину вызовет изменение затрат в другом пункте уже на другую величину.

Например, в упомянутой компании низкие показатели общих затрат были достигнуты путем сохранения высокого уровня товарных запасов. Это могло сделать эффективным процесс производства, например, за счет возможности планировать выпуск продукции на год вперед, избегая таким образом зависимости от колебаний спроса. Но в то же время затраты на содержание большего количества товарных запасов могут быть настолько выше затрат, возникающих вследствие неритмичности производства, что принесут убытки.

Только исследование, которое рассматривает весь физический поток материалов и их хранение как единую систему (такое исследование вполне в пределах возможностей специалиста в области операционных исследований или системного инженера), может сказать, компенсируют ли низкие производственные затраты, и если да, то до какого предела, более высокие затраты на содержание готовой продукции.

Аналогичным образом, компания вполне могла бы использовать более высокий уровень товарных запасов, быстрые поставки и прежде всего либеральную политику кредитования розничных продавцов в качестве более предпочтительного "рекламного мероприятия", чем прямая реклама своих товаров, обращенная непосредственно к потребителю. Как показывает анализ, такая политика не оправдала себя по отношению к мелким предприятиям розничной торговли. Мелкие торговые предприятия не могли обеспечить продаж, соизмеримых со сделанными в них вложениями. Но вот крупные торговые предприятия компания могла бы обслуживать и финансировать на более высоком уровне для получения от них результата, соизмеримого с затратами на продвижение товаров.

Для товаров, которые покупатель сам снимает с полки, важное, если не решающее значение имеет прямая реклама, обращенная к покупателю. На рынке современных строительных материалов товары сильно отличаются друг от друга по цене, качеству, известности марки, сервису. Покупатель обязательно обратится за советом к продавцу. И скорее примет совет продавца при условии, что раньше он уже слышал название торговой марки. Обеспечение дилеру благоприятных условий для продажи - через более высокие скидки или через его финансирование - может быть наиболее эффективным и дешевым рекламным мероприятием для таких товаров.

Поэтому каждый пункт затрат следует рассматривать как часть общего потока затрат. Каждое действие в отношении отдельного пункта затрат следует проверять, задавая вопрос: "Как это отразится на затратах других участков производства?"

Не существует "дешевого" или "эффективного" производства как такового. Существует только производство, которое дает дешевый или полезный товар или услугу потребителю. Взаимосвязь затрат друг с другом должна быть понята. Следует избегать такой "оптимизации отдельных областей процесса", которая снижает затраты на одном участке за счет повышения затрат и снижения эффективности на другом участке. Но желательно идти на компромисс, воздерживаться от многообещающих преимуществ при снижении затрат на одном участке (а иногда даже и соглашаться с более высокими затратами), для того чтобы получить больше преимуществ в связи с затратами на другом участке и тем самым значительно снизить общие затраты.Подготовила Светлана ГЛАЗКОВА