Практика управления совещанием

Вы знаете признаки плохого управления? Да-да, конечно, это и невыполнение намеченных планов, и нарушение обязательств, и плохая эффективность работы подчиненных, и неразбериха в текущих делах, и в конечном итоге - недостижимость целей организации. Всем знакомая ситуация: назрел вопрос - собрали совещание - громко говорили - ничего не решили - что-то записали и... разошлись до следующего собрания. Как вырваться из замкнутого круга? Вероятно, нужен метод. Метод совместного осознания проблемы, обсуждения ее, выработки решений и контроля за их исполнением. Поэтому сегодня мы поговорим о модерации.

Зачем это нужно? Кому это надо?

Осуществление широких мер по рационализации и организации деятельности возможно лишь в том случае, когда все отделы управления вовлекаются в работу уже на этапе планирования.

А "вовлекать" себя люди позволяют лишь тогда, когда им интересно, когда затребованы их скрытые творческие возможности. С другой стороны, практика показывает, что сегодня, когда используются новейшие технологии, управляющий не может решить какую-либо одну проблему, не затрагивая при этом прочих проблем на стыках с другими областями хозяйственной практики. Поэтому возникает настоятельная необходимость в системном мышлении.

Эти высокие слова на самом деле выражаются на практике простыми действиями, вполне традиционными. Производственные совещания, коллективные обсуждения текущих дел, письменные опросы, планерки и т.п. всегда оказываются неэффективными, когда большую роль играет фактор времени и для решения конкретной проблемы нужны специалисты с определенным уровнем компетентности. Метод модерации как раз и помогает в выработке такого решения, благодаря ему обычные рутинные обсуждения насущных вопросов становятся намного эффективнее.

Данный метод необходим для совместной выработки планов несколькими сотрудниками. Одновременно посредством модерации вы вдруг можете понять технику мышления этих людей. Тем самым все заинтересованные в любой момент совещания получают информацию о ходе процесса планирования и могут выразить свое мнение.

Это означает, что практически становится возможным "открытое планирование", когда каждый специалист или заинтересованный отдел участвует в формировании планов.

Модерация вообще выступает как средство предупреждения конфликтов в ситуациях, когда: необходимо объединить профессиональные знания сотрудников нескольких отделов; постановка проблемы и ее решение очень сложны или невозможно решить проблему при помощи "прикидочных" расчетных методов; специалисты имеют разные мнения; в процессе составления планов должны совместно работать специалисты разных участков; требуется опубликовать принятые планы; следует предусмотреть альтернативы решения конкретных проблем; необходимо за относительно короткое время сформулировать предложение по ликвидации того или иного "узкого места"; совещания на уровне всего предприятия должны дать эффективные результаты.

Метод модерации не является чем-то наукообразным и излишне теоретизированным. Главным являются не столько теоретические знания, сколько практический опыт и особый стиль общения с людьми, исключающий возникновение конфликтных ситуаций.

Цель метода - заставить людей действовать в одной команде для разработки в кратчайшие сроки конкретных реализуемых предложений, нацеленных на решение проблемы. Проблема же должна решаться поэтапно: от постановки задачи (в устной, а затем письменной форме, дабы с ней можно было в любой момент ознакомить всех работников) до ее коллективного обсуждения.

Группа людей постепенно привыкает к обмену идеями, критике и оценке своих предложений, а постепенное развитие творческой инициативы участников модерации за короткое время может привести к самым неожиданным и ценным результатам.

Модератор (руководитель совещания) берет на себя управление творческой работой группы людей (команды), не оказывая на них давления. Процесс модерации становится намного эффективнее, если модератор имеет достаточно специальных знаний, чтобы понимать суть дискуссии участников и делать соответствующие выводы для выработки своей тактики.

В ходе обсуждения он фиксирует на бумаге намеченные цели и обсуждаемые проблемы на пути их достижения.

Драматургия модерации

Мероприятия по модерации должны проводиться в определенной последовательности.

1. Обсуждение поставленной цели.

2. Сбор мнений по первому вопросу повестки дня дискуссии.

3. Оценка первого вопроса.

4. Разбивка участников дискуссии на небольшие группы по темам.

5. Первое обсуждение небольшой группой (4-6 участников)

6. Дискуссия после ознакомления с результатами работы этой небольшой группы.

7. Определение круга вопросов для следующего заседания небольшой группы.

8. Обсуждения во второй небольшой группе.

9. Дискуссия после ознакомления с результатами работы второй группы.

10. Обсуждение проблем в других группах.

11. Ознакомление с общими результатами перед проведением общего заседания (дискуссии).

Большое значение играют временные рамки. Времени не должно быть слишком много, чтобы участники вели обсуждение по сути. Так на формулировку проблемы достаточно отвести 10-20 минут, на обсуждение повестки дня - 15-20, на оценку - 20-30 минут, на формирование небольших групп - 10-15 минут, на работу в группах - 1-2 часа, на ознакомление с результатами работы каждой группы - 10-20 минут и на постановку следующих вопросов - 1-2 часа.

Во время обсуждений используются карточки. Модератор обращается к участникам дискуссии с просьбой, по крайней мере на этапе возникновения идей, записывать свои предложения на карточки, чтобы потом, систематизировав их, проводить обсуждение по тематическим блокам. Благодаря этому простому приему (все гениальное просто) удается направить в нужное русло поток идей и отсеять лишнее, таким образом, выиграв во времени.

Инструменты модерации

Теперь мы остановимся вкратце на отдельных приемах, которые можно использовать в рамках модерационного метода. И первый из них - использование карточек.

Итак, бумажная (или на пленке) карточка используется для записей вопросов. Каждый участник обсуждения должен написать на карточке свое предложение. Если вопрос подразделяется на несколько частных вопросов, то лучше брать карточки разных цветов. Карточки заполняются фломастерами с толстым стержнем. Вопрос формулируется как можно более кратко: каждая карточка должна содержать не более семи понятий, чтобы объем информации не был чрезмерным. Временной норматив работы с карточками - максимум 10-20 минут. Основные правила - не затрагивать спорных вопросов и карточки заполняются по возможности анонимно.

Во время заполнения участниками карточек модератор на подготовленном стенде (планшет с прикрепленным к нему листом бумаги большого формата) записывает поставленные вопросы, в зависимости от числа карточек оставляя на нем пустые окна. Потом он в любом порядке собирает карточки участников дискуссии. Прочитав вслух первую карточку, он прикрепляет ее шпилькой на плакат в любом месте. Потом прочитывает вслух написанное на второй карточке и прикрепляет ее на плакате отдельно или же рядом с первой. Так начинается сортировка карточек по созвучности высказанных идей: зачитывается вслух содержание всех карточек и после обсуждения с участниками дискуссии карточки размещаются на плакате. Если есть разногласия относительно размещения карточек, то можно попросить автора написать вторую карточку или самому подыскать ей место на плакате.

Очень важно согласовывать размещение со всеми членами команды и не оставлять без внимания ни одну карточку. Используются именно все карточки, в том числе и дублирующиеся. Они располагаются на плакате таким образом, чтобы не закрывать одной другую.

После сортировки группы карточек обводят жирной линией, дабы группы объединить в блоки. Блоки пронумеровать. Начинается оценка блоков.

Для оценки каждому участнику предлагается 5-6 пунктов. Модератор просит участников выбрать максимум два пункта на каждый блок (большее число допускается лишь в исключительных случаях). Участники дискуссии оценивают варианты решения, но пока про себя. Потом каждый участник подходит к плакату, вслух дает свою оценку, отмечает соответствующий пункт на карточках.

Если есть опасность того, что один из участников дискуссии возьмет на себя руководящую роль в этом процессе (чтобы "гнуть свою линию"), то следует попросить его сделать необходимые записи на листочках бумаги; собрать эти листочки и самому сделать отметки.

После этого подсчитывается число пунктов на каждый блок и записывается на стенде. По желанию участников обсуждения можно ранжировать отмеченные пункты фломастерами других цветов, в отличие от тех, которыми они были пронумерованы первоначально.

Это всего лишь один из возможных методов модерации.

Он ни в коей мере не является обязательным, и нет надобности применять его в процессе дальнейшей работы по группам. Но он помогает выработать общее мнение относительно ценности отдельных тем и зафиксировать на бумаге идеи вашего коллектива, чтобы иметь возможность впоследствии к ним вернуться: после завершения трех этапов работы все карточки прочно приклеиваются на плакаты, плакаты сворачиваются и хранятся до окончания работы над проблемой.

Таким образом, вам необходимо запастись: 1. примерно 5-10 карточками на каждого участника (прямоугольной или овальной формы); 2. 1-2 фломастерами средней яркости на каждого участника (ширина стержня 5 мм); 3. плакатами для демонстрационного стенда; 4.цветными фломастерами с шириной стержня 1см; булавками, клеящим карандашом.

Правила работы в команде

При обсуждении вопроса, когда речь идет о том, чтобы предложить и обсудить в ходе дискуссии как можно больше идей участников, можно поступить и по-другому.

Модератор (его помощник), вооруженный фломастерами, стоит у демонстрационных стендов с прикрепленными к ним пустыми плакатами, готовый фиксировать предлагаемые идеи. Высказывания записываются им четко, и соответствующая карточка тут же вывешивается на всеобщее обозрение. Модератор регулирует поток идей. Записываются также называемые понятия (как в методе "мозговой атаки") - быстро, но разборчиво. Разрешается высказывать любые идеи, имеющие хотя бы отдаленное отношение к обсуждаемым темам. Не допускаются комментарии и критические замечания. По завершении первой фазы, примерно через 10 минут, модератор дает пояснения и указания о том, как будет дальше организована работа. Он не предлагает своих идей, он только делает записи об идеях участников дискуссии. Длительность этапа предложения идей 15-20 минут.

На следующем этапе участники обдумывают идеи своих коллег, модератор записывает их высказывания. При этом он поступает так: готовит новый плакат на соседнем стенде; дает краткие пояснения к каждой обсуждаемой теме; регулирует поток высказываний участников дискуссии; сразу же записывает эти высказывания, помогая сформулировать мысль. Если участники обсуждения разошлись во мнениях, то фиксирует все высказывания, подытоживает и группирует предложения по данной теме.

Необходимо соблюдать определенные правила работы в команде, причем эти правила вырабатываются участниками обсуждения совместно, перед началом работы. Например, можно условиться о терпимости к чужому мнению, запрете манипулировать мнениями, при выступлениях говорить не более 1мин., не повторяться, развивать идеи других участников, активно работать и т.д.

Для небольших групп численностью 3-7человек модератор не нужен. В этих группах возможно самоуправление, если все участники будут соблюдать принятые ими же правила. Перед модератором стоит задача ненавязчиво руководить работой команды с тем, чтобы члены команды сами могли решать стоящие перед ними проблемы (часто роль модератора исполняет консультант). При этом модератор должен тщательно продумать план и регламент дискуссии, сформулировать основную тему, тщательно отобрать участников, постоянно контролировать время прохождения дискуссии, используемые методы, следить за сохранностью документов, отражающих результаты работы, предупреждать и пресекать столкновения участников.

От формулировки тем (вопросов) обсуждения до перечня мероприятий

Работа в группах значительно облегчается, если вопросы формулируются предельно четко. В связи с эти важно решить две основные задачи: 1. если тема изложена ясно, постановка вопроса становится излишней; 2. если тема поставлена так, что возникают проблемы, вопросы следует задавать в привязке к этим проблемам.

Важен способ постановки вопросов. По существу различают два типа вопросов: общие вопросы, требующие ответа "да" или "нет", и проблемные (специальные) вопросы. В ходе модерационного мероприятия обсуждаются лишь проблемные вопросы. Они должны быть всегда четко сформулированы, обязательно заносятся на карточки для всеобщего обозрения. Их необходимо помечать разным цветом (например, красный цвет означает, что проблема сложная или есть опасность; желтый - нейтральный; зеленый сигнализирует о появлении чего-то нового, интересного). Определенное искусство в формулировании вопросов заключается в том, что у участников, обдумывающих их, должны возникать новые идеи и предложения.

Модератор проверяет проблемные вопросы по следующим критериям: не становится ли вопрос из-за формулировки слишком узким; не поставлен ли вопрос в слишком общей форме; понятен ли вопрос всем; не содержатся ли в вопросах никому не знакомые специальные термины; соответствует ли содержание вопроса теме дискуссии и будут ли предлагаемые ответы способствовать достижению цели.

Когда проведение модерационного мероприятия заканчивается, участники должны составить каталог мероприятий по решению проблем. Он может быть составлен по простой схеме:

№ ЧТО необходимо сделать? КТО с КЕМ работает? КОГДА? Каталог мероприятий очень хорошо помогает контролировать выполнение намеченной работы, а также в организации следующего модерационного заседания.

Все, описанное в этой статье, используется в работе консультантов, и было проверено мной на практике. Могу заверить читателей, что применение метода действительно результативно и, самое главное, помогает расшевелить коллектив, доказать каждому менеджеру, управленцу важность работы его коллеги, смочь увидеть целую панораму деятельности организации. Попробуйте и вы.

Светлана ГЛАЗКОВА, маркетолог