Методика оценки эффективности организации документооборота
Компания Cognitive Technologies объявляет о разработке методики оценки эффективности организации корпоративного документооборота. В качестве исполнителей данного проекта компанией были привлечены Московская финансово-промышленная академия (МФПА) и Российская академия естественных наук (РАЕН). В настоящее время Flash-программа тестирования и оценки эффективности документооборота размещена на сайте Cognitive Technologies. Использование программы позволяет получить качественную и что самое главное количественную оценку эффективности организации работы с документами.
Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны и апробированы на основе анализа данных, полученных в ходе практического исследования организации документооборота на 250 предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА. Методика оценки эффективности организации документооборота на предприятии, подготовленная специалистами МФПА при участии сотрудников РАЕН, включает проведение тестирования предприятия (экспресс-обследование в режиме онлайн) и последующую обработку собранной информации.
Вывод о текущем уровне и эффективности организации работы с документами делается на основе качественной и количественной оценок. Полученные результаты могут быть использованы при реализации комплекса мероприятий по совершенствованию документооборота, а само тестирование - для проведения повторных оценок по итогам проведенных мероприятий. Авторами методики предложены коэффициенты, позволяющие комплексно описать проблему организации документооборота, и смоделировано их влияние на общую эффективность документооборота.
Ключевыми являются четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отраслевая принадлежность, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия.
Итогом обследования является комплексная оценка (в процентах) и система показателей, отраженная на графиках и диаграммах. Полученные результаты сравниваются со статичными показателями для различных способов работы с документами (отсутствие учета, организованное бумажное делопроизводство и использование системы электронного документооборота), что позволяют оценить текущий уровень организации документооборота на предприятии.
Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны и апробированы на основе анализа данных, полученных в ходе практического исследования организации документооборота на 250 предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА. Методика оценки эффективности организации документооборота на предприятии, подготовленная специалистами МФПА при участии сотрудников РАЕН, включает проведение тестирования предприятия (экспресс-обследование в режиме онлайн) и последующую обработку собранной информации.
Вывод о текущем уровне и эффективности организации работы с документами делается на основе качественной и количественной оценок. Полученные результаты могут быть использованы при реализации комплекса мероприятий по совершенствованию документооборота, а само тестирование - для проведения повторных оценок по итогам проведенных мероприятий. Авторами методики предложены коэффициенты, позволяющие комплексно описать проблему организации документооборота, и смоделировано их влияние на общую эффективность документооборота.
Ключевыми являются четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отраслевая принадлежность, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия.
Итогом обследования является комплексная оценка (в процентах) и система показателей, отраженная на графиках и диаграммах. Полученные результаты сравниваются со статичными показателями для различных способов работы с документами (отсутствие учета, организованное бумажное делопроизводство и использование системы электронного документооборота), что позволяют оценить текущий уровень организации документооборота на предприятии.
