нормативное правовое и методическое регулирование работы и обеспечения сохранности электронных документов и информационных ресурсов

введение

Применение современных информационных технологий позволило человечеству начать перевод накопленной им информации в электронную форму и создание новых видов информационных ресурсов (ИР) и электронных документов (ЭД), без использования которых немыслимо становление современного информационного общества.
После перевода в электронную форму и интеграции в единую систему, ИР приобретают качественно иной статус, обеспечивающий более эффективную организацию, производство, распространение, хранение и использование информации.

Интеграция ИР разнообразных сфер жизнедеятельности обществ обеспечивается созданием необходимых условий по обеспечению своевременности, достоверности и полноты представления информации всем субъектам хозяйствования, управления и гражданам; а также по взаимодействию с ИР других государств и международных организаций.

Нормативное правовое регулирование ИР и ЭД является отдельным компонентом системы национального информационного права, который зафиксировал определяющую форму организационного выражения документированной информации, используемой в ее производстве (отборе, переработке, сохранении) и потреблении.
Поэтому важнейшей проблемой процесса информатизации является разработка нормативных правовых и методических документов в области создания, использования и хранения ИР и ЭД, образующихся в результате культурной, научной и производственной деятельности организаций любой формы собственности, а также при документировании управленческих функций органов государственной власти и управления Республики Беларусь.

информационные ресурсы Республики Беларусь в электронном виде

Определяющими нормативными документами в области электронного документооборота (ЭДО) и его безопасности как в международном праве, так и в ряде национальных законодательств являются законы об электронном документе (ЭД), об электронной (цифровой) подписи (ЭЦП), об электронной коммерции и им соответствующие, а также стандарты, принимаемые международными организациями и национальными органами по стандартизации.

В Республике Беларусь основную нормативную нагрузку в области обеспечения ИР и ЭДО, а также работы архивов ЭД несут:

- Закон РБ «Об информатизации» от 06.09.1995 N 3850-XII

- Закон РБ «Об электронном документе» от 10.01.2000 N 357-З

- Закон РБ «О Национальном архивном фонде и архивах в Респ. Беларусь» от 06.10.1994 N 3277 (в редакции Закона от 06.01.1999 N 236-З)

В основании нормативной базы РБ в области регулирования и безопасности ЭДО, а также работы архивов ЭД находятся:

1) Государственные стандарты РБ:
- СТБ ИСО/МЭК 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1: Общие принципы»;
- СТБ ИСО/МЭК 17799:2005 «Технологии информационные. Методы обеспечения защиты. Кодекс установившейся практики по управлению безопасностью информации»;
- СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»;
- СТБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования»; СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки ЭЦП»;
- ГОСТ 28147-89 «Система обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритм криптографического преобразования»;
- стандарты серии СТБ 34.101, разрабатываемые в области методов и средств безопасности ИТ на основе международного стандарта ИСО/МЭК 15408-99 «Информационная технология. Методы и средства безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий» («Общие критерии»).

2) Руководящие документы, регулирующие применение ЭД и ЭЦП в финансовой сфере: «Технология ЭЦП. Термины и определения»; «Средства ЭЦП программные. Общие требования»; «Формат карточки открытого ключа»; «Формат сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов», «Автоматизированная система межбанковских расчетов. Архивы электронных документов. Общие требования» и др.

3) Система государственной сертификации средств защиты информации и государственного лицензирования деятельности по представлению услуг в области защиты информации;

4) Требования к криптозащите информации, налагаемые Государственным центром безопасности информации.

5) В области архивов ЭД: «Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь» (1996 г.); «Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» (1997 г.); Типовое положение об архиве ЭД организации (2004 г.); Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000 г.); Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи ЭД и информационных ресурсов на государственное хранение (2005 г.); Правила работы архива ЭД (2003 г.); различные методические рекомендации.

Действующий Закон Респ. Беларусь «Об информатизации» от 06.09.1995 № 3850-XII «Об информатизации» - системообразующий акт национального информационного права - регулирует правоотношения, возникающие в процессе формирования и использования документированной информации и информационных ресурсов (ИР); создания ИТ, инфосистем и инфосетей; определяет порядок защиты ИР, а также прав и обязанностей субъектов, принимающих участие в процессах информатизации.

Согласно положений Закона «Об информатизации», под ИР понимается любая организованная совокупность документированной информации, находящаяся в активном использовании и постоянном изменении:

- банки данных (включая государственные кадастры, регистры, реестры);
- базы данных (БД) учетно-статистического характера;
- научные, образовательные, нормативно-справочные и библиографические БД;
- Internet-публикации (информационные серверы и отдельные веб-сайты: образовательные, научные, СМИ, органов государственной власти и управления);
- другие массивы информации в информационных системах.

Кроме ИР, существуют также и другие объекты, по поводу которых Законодатель урегулировал отношения при помощи права: «документированная информация (документ)», «массив документов», «информационные технологии», «информационные системы и сети».

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах) с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ст. 1 Закона об информатизации). Документированная информация может выступать в формах отдельного документа или массива документов (документального фонда, архива, БД и базы знаний (БЗ), других форм организации информации) (ст. 10). Документированная информация в форме массива документов, зафиксированного на машинном носителе, является информационным ресурсом как организованной совокупностью документированной информации, включающей БД и БЗ, др. массивы информации в информационных системах. Информационная система - совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и комплекса программно-технических средств, осуществляющих информационные процессы в человеко-машинном или автоматическом режиме (ст. 1).

В декабре 2007 г. был принят в чтении проект Закона РБ «Об информации, информатизации и защите информации» (далее – Закон об информации), который предназначен регулировать общественные отношения, возникающие при:
1) реализации права на осуществление поиска, передачу, получение, хранение, обработку, использование, распространение и (или) предоставление информации, в том числе ИР;
2) создании и использовании ИКТ, инфосистем и инфосетей;
3) оказании информационных услуг;
4) организации и обеспечении защиты информации.

Законодатель, определяя процесс информатизации в проекте Закона об информации как «организационный, социально-экономический и научно-технический процесс создания и развития единого информационного пространства Респ. Беларусь как совокупности взаимосвязанных информационных ресурсов, информационных систем и информационных сетей, обеспечивающих условия для реализации информационных отношений», направляет развитие информационного законодательства на обеспечение процессов формирования ЭП.

Так, проект Закона Об информации определяет официальный веб-сайт госоргана как «сайт, содержащий информацию о государственном органе (организации) и созданный по его (ее) решению». Официальные веб-сайты госорганов Беларуси составляют один из важнейших компонентов ЭП и призваны обеспечивать:

1) реализацию законных прав гражданина на доступ к информации о деятельности любого госоргана;

2) оперативное доведение достоверной информации о деятельности госорганов, иной информации, которой они обладают;

3) интеграцию ИР госорганов в целях единства и безопасности общенационального информационного пространства.

Многие госорганы имеют свои веб- сайты, но пока они в большей степени являются набором разных документов, чем инструментом интерактивного взаимодействия гражданина и власти. Постановлением Совета Министров Респ. Беларусь от 29 мая 2001 № 784 «О перечне информационных ресурсов, имеющих государственное значение» утвержден постоянно обновляемый фундаментальный «Перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение».

Постановлением Совета Министров Респ. Беларусь от 12 апреля 1999 г. № 494 утверждено Положение «О порядке информационного взаимодействия государственных кадастров, регистров и иных информационных систем», определяющее порядок обмена документированной информацией и данными между государственными кадастрами, регистрами и иными информационными системами. Объектами информационного взаимодействия являются документированная информация, данные или информационная продукция.

В соответствии с Постановлением Совета Министров РБ от 28 августа 2000 г. № 1344 «О государственной регистрации информационных ресурсов», в Республике Беларусь осуществляется государственная регистрация ИР. Научно-методическое руководство работами по регистрации ИР осуществляется Национальной Академией наук Беларуси (НАНБ) как органом госуправления РБ в сфере научно-технической информации.

В Постановлении Национальной Академии наук Беларуси от 22 апреля 2004 г. № 1 «Об утверждении нормативных документов по регистрации
информационных ресурсов» определены типы ИР, допускаемые в Респ. Беларусь к государственной регистрации:

1) БД на веб-сайтах и (или) электронных носителях, в том числе БД библиографическая, реферативная, фактографическая, лексикографическая, текстовая, полнотекстовая, гипертекстовая;

2) электронное издание - содержащее отдельное произведение сетевое или на носителях (научная статья, учебное пособие, художественное произведение искусства и т.д.);

3) коллекция электронных изданий (содержащая коллекции произведений с информационно-поисковыми системами (ИПС) - сетевая или на носителях, а также сетевые электронные издания (журналы), имеющие печатные аналоги;

4) коллекция электронных документов (электронная библиотека, электронный музей, галерея и др.);

5) хранилище данных - предметно-ориентированное, интегрированное, поддерживающее хронологию неизменяемое собрание данных, ориентированное на процессы принятия управленческих решений;

6) специальный массив научных данных (эталонная модель объектов, массив экспериментальных данных, и др.);

7) БЗ, диагностическая, экспертная система;

8) конструкторско-технологическая документация (создаваемая в рамках CALS-технологий);

9) геоинформационная система и электронные карты (массивы геоданных);

10) веб-сайты организаций, содержащие общие сведения об ИР, в том числе о выпускаемых изданиях, БД, массивах конструкторских документов и т.п.
В содержательном плане ИР делятся на:

1) мультимедийные системы: компьютерные игры, изображения (тематические сборники фотографий, рисунков, пиктограмм и т.п.), видео (кино- и видеофильмы, клипы и т.п.), аудио (музыкальные произведения, песни, их сборники и т.п.), ролики, презентации организаций, информационных и др. систем, и т.п.;

2) обучающие и тестирующие системы;

3) ИПС и справочные системы - тематические справочные системы с встроенным информационно-поисковым аппаратом, предназначенные для поиска необходимой информации в рамках тематики, в т.ч. научно-технические ИПС (охватывающие различные области знаний), консультационные ИПС (обеспечивающие юридическими и другими сведениями по различным жизненным вопросам), бытовые ИПС (телефонные справочники, кулинарные книги, городские справочные системы (улицы, транспорт), транспортные расписания).

правовое регулирование работы с ЭД в организациях

На ХIII-й Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота» (Москва, ноябрь 2006 г.), директор ВНИИДАД (Россия) проф. М.В. Ларин отмечал, что процессы совершенствования и реформирования государственной системы управления РФ напрямую связаны с повышением эффективности ДОУ как важнейшего инструмента управления, способствующего реализации концепции «электронного правительства». На законодательном уровне необходима регламентация деятельности по документированию и организации работы с документами в едином нормативном документе с целью дальнейшего совершенствования ДОУ, происходящего при постоянных изменениях характера управленческой деятельности.

Отсутствие такого документа ведет к появлению разнородных нормативных правовых актов РФ в данной области; несовместимости терминосистем в области ДОУ. Переход на новые технологии организации управления и ДОУ потребует соответствующей правовой базы, материальных ресурсов и «специалистов, способных охватить весь круг сопутствующих проблем».

Аналогичные проблемы существуют также в странах СНГ, не исключая и нашу страну. В СНГ и постсоветских странах международные стандарты в области управления документацией принимаются путем принятия национальных стандартов, гармонизированных, а фактически идентичных по содержанию широко распространенных международных стандартов. Зачастую также и по форме представления. Так, международный стандарт ISO 15489-1 «Информация и документация. Управление документацией» принят в РФ, Украине, Литве). Это обусловлено происходящими существенными изменениями в уровнях открытости государственного управления в РФ и др. странах.

Национальная нормативная база по ДОУ и нормы международных стандартов по управлению документацией совпадают не всегда. Поэтому прямое применение международного опыта в нашей стране практически невозможно, так как обязательно возникает ситуация «двойного законодательства».

Действующий Закон Респ. Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-3 «Об электронном документе» устанавливает правовые основы применения ЭД, основные требования, предъявляемые к ЭД, права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере электронного документооборота (ЭДО), и, тем самым, оказывает существенное влияние на формирование государственной политики в области информатизации. Закон содержит определение понятий «ЭЦП», «средства ЭЦП», «подлинность», «целостность» ЭД; регулирует вопросы, связанные с распространением открытых ключей проверки ЭЦП, и вопросы, связанные с сертификацией средств защиты; определяет права, обязанности и ответственность участников правоотношений в сфере обращения ЭД.

Закон изначально был ориентирован на регулирование ИТ в финансовой сфере: проект Закона назывался «Об электронном документе и его применении в банковской деятельности». С течением времени Закон стал регулировать отношения граждан и субъектов хозяйствования с Фондом социальной защиты населения и Министерством РБ по налогам и сборам. В 2005 г. начато создание ведомственного удостоверяющего центра (УЦ) и автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) таможенной службы. Эти работы проводятся совместно с таможенными службами РФ, Украины и других стран.

Ст.ст. 11 и 22 Закона РБ «Об электронном документе» уравнивают статус и юридическую силу бумажного документа и ЭД, а также допускают использование ЭД во взаимоотношениях сторон при условии заключения соответствующих договоров. Если законодательство РБ требует, чтобы документ был оформлен письменно или представлен в письменном виде или письменной форме, то ЭД считается соответствующим этому требованию.

Использование электронного обмена данными при этом вызывает проблемы:

1) соблюдения сторонами письменной формы сделки при обмене электронными сообщениями;
2) идентификации инициатора сообщения в качестве лица, уполномоченного на совершение сделки;
3) признания доказательственной силы документов в электронной форме в суде;
4) придания электронному прообразу документа силы его подлинника.

Закон РБ «Об электронном документе» регулирует вопросы, связанные с выработкой и распространением открытых ключей проверки ЭЦП лишь в общих чертах, не определяя статус, функции, обязательства лица, вырабатывающего и распространяющего открытые ключи проверки ЭЦП. Закон возлагает на владельца личного ключа ЭЦП обязанности по его охране от несанкционированного использования, случайного уничтожения или модификации (ст. 13), а также по распространению среди заинтересованных пользователей открытых ключей проверки ЭЦП (ст.ст. 14-15).
И если в преамбуле к действующему Закону Респ. Беларусь «Об электронном документе» отражена его нацеленность на правовые основы применения ЭД, то положения Концепции нового Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (завизированной в январе 2008 г. Президентом Респ. Беларусь) направлены на расширение сферы применения действующего Закона в части устранения неполноты регулирования общественных отношений в области ЭД и ЭЦП, и правовых условий применения ЭЦП в ЭД на территории страны.

Внедрение ЭД в органы государственной власти и управления РБ тормозится отсутствием законодательно установленных положений, регламентов и сопутствующих им документов для работы УЦ, что делает невозможным их лицензирование. Пока отсутствует и «главный корень» иерархии государственной структуры центров удостоверения ЭЦП, по отношению к которому все остальные сертификаты, как подчиненных УЦ, так и участников инфраструктуры открытого ключа, являлись бы производными.

Стандарт СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» распространяет свои положения на официальные документы, выполняемые на машинных носителях: стандарт устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных ЭД, независимо от конкретных способов обмена и обработки информации. Установлены общие требования к ЭД, к планированию жизненного цикла, идентификации, удостоверению подлинности, защите ЭД, порядку внесения изменений в ЭД, учету и хранению документов в ведомственном архиве и передачи в госархив.

правовое и методическое обеспечение сохранности ИР и ЭД

Международный Совет Архивов рекомендует при проектировании информационных систем управления документами как базисного компонента управленческой оперативной деятельности учитывать требования по обеспечению сохранности, контроля любых документов в процессе всего их жизненного цикла, законодательно определять обязанности архивов в отношении управленцев, юристов, ИТ- и других специалистов, в чьи обязанности входит создание и хранение информации посредством документов.

Закон Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236-З «О Национальном архивном фонде и архивах в РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда (НАФ) и архивов. В Законе определено понятие «технотронный документ» (как документ, создание и воспроизведение которого требует применения специальных технических средств и современных технологий).

НАФ состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Респ. Беларусь и за ее пределами, физических лиц, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Перечисляемые в Законе виды документов могут быть зафиксированы как на бумажных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микрофишах, аудио- и видеокассетах, электронных (магнитных, оптических) и др. носителях. Действие Закона распространяется и на ЭД, образующиеся в деятельности организаций и учреждений.

Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами (МЧД) в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь (1996 г.):
- определяет основные принципы работы с МЧД;

- содержит классификацию МЧД;

- устанавливает порядок придания юридической силы МЧД;

- устанавливает единую унифицированную технологию приема, подготовки, оформления, учета, использования, обеспечения сохранности, проведения экспертизы ценности, составления удостоверяющего листа, ведомости машинного носителя с записью, учетной карточки машинного носителя с записью, журнала учета машинных носителей, проведения профилактического контроля, передачи МЧД в ведомственный архив и на госхранение для организаций Республике Беларусь независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности;

- содержит унифицированные формы учетных документов и образцы их заполнения.

Примерная инструкция исходит из анализа основных компонентов МЧД - носителя информации, метаданных и содержания.

Предусматривается 4 вида классификации:

1) по носителю информации (на гибких магнитных лентах, магнитно-оптических дисках, оптических дисках и магнитных лентах);

2) по ИТ (разнообразные автоматизированные системы, банки и базы данных, информационно-поисковые и информационно-справочные системы, текстовые данные, программы и программные средства);

3) по комплектности (только файлы на машинном носителе плюс документация на бумажном или другом носителе);

4) по видам деятельности организаций (проектная, производственная, финансовая, бухгалтерская, управленческая и т.д.).

«Типовое положение об архиве электронных документов организации» (2004 г.) требует от архива ЭД организации обеспечения приема, учета, хранения, использования ЭД организации, проведения экспертизы ценности ЭД и передачи их на госхранение.

«Правила работы архива электронных документов» (2003 г.) регулируют организацию работы структурного подразделения БелНИЦЭД - архива ЭД, его комплектования и подготовки ЭД к передаче на госхранение, приема ЭД в архив, обеспечения их сохранности в архиве, научно-справочного аппарата к ЭД, использования и воспроизведения ЭД в архиве.

«Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» (1997 г.) регулируют организационные, правовые и унифицированные технологические аспекты учета, оформления и порядка передачи ЭД (МЧД) на госхранение, обеспечения доступа к информации, защиты прав собственности на ИР и др.

«Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение» (2005 г.) устанавливает порядок проведения экспертизы ценности ЭД и ИР, их подготовки и передачи на госхранение. Ее действие распространено на организации, где образуются управленческие, научно-технические, аудио-, видео- и фотодокументы, а также ИР, включенные в состав НАФ и не имеющие аналогов на традиционных (бумажных) носителях: электронные кадастры, реестры, регистры, банки и базы данных, Internet-публикации.

«Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение» (2000 г.) дает классификация постоянно обновляемых ИР, устанавливает порядок создания архивных копий ИР, экспертизы их ценности и передачи на госхранение.
В документе «Архивное хранение электронных документов. Методические рекомендации» (1998г., эти рекомендации легли в основу национального стандарта СТБ 1221-2000) определены:

- особенности ЭД (структура, критерии аутентичности ЭД, сохранение во времени ЭД, воспроизведение ЭД);

- обеспечение сохранности и доступности ЭД в организациях (планирование жизненного цикла ЭД);

- выбор оптимальных форматов файлов (текст, графика, звук, видео, электронные таблицы, БД и т.п.);

- учет и хранение ЭД в ведомственном архиве, передача ЭД на госхранение.

Методические рекомендации по передаче электронных документов в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия, по подготовке сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение, по применению нормативно-правовых актов в целях обеспечения сохранности электронных документов, по учету и хранению электронных документов в учреждениях (организациях, предприятиях) разработаны для определения порядка:

- планирования жизненного цикла и экспертизы ценности ЭД, удостоверения подлинности и оформления ЭД, внесения изменений и дополнений в ЭД; - учета и хранения в организации ЭД, записанных на машинных носителях, предназначенных для архивного хранения, и на съемных носителях; - подготовки и передачи ЭД из структурных подразделений в ведомственный архив;
- поступления ЭД в архив (оформления описи, составления информационно-поисковых характеристик на документы, ведомостей на машинные носители, удостоверяющего листа документов, сопроводительных документов);
- учета и хранения ЭД в ведомственном архиве;
- передачи ЭД в госархив;
- уничтожения ЭД.

Порядок обеспечения сохранности, учета, комплектования, экспертизы ценности и использования научно-технической документации (НТД) как ценнейшего ИР устанавливают Правила работы с НТД в государственных архивах Республики Беларусь.

Проведенный автором анализ всего действующего правового и методического обеспечения сохранности и работы с ИР и ЭД в организациях показал, что эти документы (в особенности принятые до 2000 г.) перестали в полной мере удовлетворять современным требованиям. Кроме того, Законом РБ “О нормативных правовых актах Республики Беларусь” от 10.01.2000 № 361-З были определены понятие и виды нормативных правовых актов РБ, установлен общий порядок их подготовки, оформления, принятия (издания), опубликования, действия, толкования и систематизации.

Особенности учета ЭД (в том числе физических и юридических лиц негосударственной формы собственности), экспертиза ценности ЭД, составление описей и сопроводительных документов, порядок передачи ЭД на госхранение, контроль при передаче документов на государственное хранение и др., неоднократно перерабатывались из Примерной инструкции по работе с МЧД, Правил учета и передачи ЭД (МЧД) на госхранение, Методических рекомендаций «Архивное хранение ЭД» в другие документы по правовому и методическому обеспечению сохранности и работе с ИР и ЭД, но исходные документы так и не отменялись в установленном порядке.

Образовавшееся вследствие этого слишком разнородное правовое и методическое обеспечение сохранности и работы с ИР и ЭД настоятельно нуждается в расширенной научной экспертизе на ее соответствие современным требованиям, по определению качественного состава нормативных документов, действительно необходимых для совершенствования сохранности и работы с ИР и ЭД в организациях, по детализированию требований, которые должны быть отражены в предлагаемых к разработке нормативных документах.

В 2006-2007 гг. государственной архивной службой РБ проводилась НИР на выявление соответствия современным требованиям таких все еще действующих нормативных документов, как «Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь» (1996 г.); «Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» (1997 г.).

Также предполагалось в 2006 г. принять новые Правила работы архива ЭД и пересмотреть (в сторону повышения) правовой уровень методических рекомендаций:

а) «Архивное хранение ЭД» (1998 г.);

б) по подготовке сопроводительной документации к ЭД при передаче их на государственное хранение (2003 г.);

в) по применению нормативно-правовых актов в целях обеспечения сохранности ЭД (2000 г.);

г) по подготовке сопроводительной документации ЭД при передаче их на государственное хранение (2002 г.);

д) по передаче ЭД в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия (2003 г.);

е) по учету и хранению ЭД в учреждениях, организациях, предприятиях (2004 г.).

На дворе 2008 г., а воз, как говорится, и ныне там...

заключение

Хотелось бы еще раз отметить, что в качестве основных препятствий при осуществлении информатизации в РБ служат:

- невысокая эффективность инфраструктуры информационной поддержки рынков товаров (услуг);

- все еще недостаточный уровень подготовки работников органов государственной власти и управления к полномасштабному применению современных ИТ и управленческих технологий;

- отсутствие законодательно установленных положений, регламентов и сопутствующих им актов нормативного регулирования процессов информатизации. Для построения разнообразных автоматизированных систем необходимо создание фундаментального унифицированного ИР - общедоступного перечня организаций-источников комплектования библиотек, музеев, архивов и т.д.

До начала работ по созданию любого ИР необходимо иметь формализованные базовые разработки предметной области. Например, классификатор документной информации и стандарт архивного описания должны быть базовыми ИР для одинаковой терминологии, классификации и т.д. Необходимо иметь такие базовые ИР как Словари предметной области (например, гармонизированный Словарь архивной терминологии).

Анализ состояния и основных направлений использования национальных ИР в деятельности органов государственной власти и управления показывает, что они представлены в виде мощных БД с поисковым аппаратом к ним. Одним из направлений работы по созданию национального ИР и единого
информационного пространства Респ. Беларусь (как интегрированной совокупности ИР, информационных систем, коммуникационной среды) должны стать унификация описания ИР, обеспечение информационного взаимодействия между автоматизированными системами различного уровня и назначения. Внедрение комплексных информационно-аналитических систем сдерживается отсутствием единых ИР, фактической невозможностью организации оперативного доступа к БД на ведомственном и межведомственном уровне, отсутствием общих стандартов внедрения приложений для аналитики.

Отсутствие центров координационного управления общенациональными ИР и единых технических нормативных правовых актов привело к тому, что создание государственных ИР и организация доступа к ним в органах государственной власти и управления на уровне межведомственного взаимодействия для обеспечения приоритетных информационных потребностей субъектов управления, оказания информационных услуг субъектам управления, хозяйствования и гражданам (принцип «одного окна» и др.) носит пока еще нескоординированный характер.

Для развития правового регулирования работы архивов ЭД необходима разработка:

- правил сертификации и аттестации архивов ЭД;
- унифицированных межархивных интерфейсов;
- стандартов идентификации источников комплектования архива ЭД;
- правил внутриархивной безопасной миграции ЭД по машинным носителям и форматам хранения (с четко сформулированным алгоритмом замены всех ЭЦП после истечения сроков действия их сертификатов открытого ключа).

На основе достижений лучшей мировой практики, а также действующего национального правового и методического обеспечения сохранности и работы с ИР и ЭД необходимо разработать общие «Правила обеспечения сохранности и работы с информационными ресурсами и электронными документами в организациях Республики Беларусь». Такой документ позволит организациям правильно организовать работу с ИР и ЭД, обеспечив при этом их сохранность и учет специфики своей деятельности и ресурсного обеспечения.



Силков Сергей В., член Гильдии управляющих документацией (Россия)