информационная система государственного управления: этапы создания и методы вне-дрения в Республике Беларусь

В последнее время все большее количество руководителей министерств и ведомств Республики Беларусь начинают осознавать важность построения в государственном учреждении информационной системы, как необходимого инструментария для управления деловыми процессами в современных условиях.

Проблематика построения комплексных управленческих систем выросла в отдельную ветвь науки об управлении и стала причиной развития целой отрасли высоких технологий.
Информационная система (ИС) – это вся инфраструктура учреждения, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками, включающая в себя следующие обязательные элементы:
- информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС (формы документов, структуру справочников и данных, и т.д.);
- регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменений;
- кадровые ресурсы (департамент развития, привлекаемые консультанты), отвечающие за формирование и развитие информационной модели;
- программный комплекс, конфигурация которого соответствует требованиям информа-ционной модели (программный комплекс является основным движителем и одновременно механизмом управления ИС);
- регламент внесения изменений в конфигурацию ПК и состав его функциональных моду-лей;
- аппаратно-техническая база, соответствующая требованиям по эксплуатации;
- правила использования и пользовательские инструкции, регламент обучения и сертифи-кации пользователей.
Внедрение информационной системы управления, как и любое серьезное преобразование государственного управления в Республике Беларусь, является сложным и зачастую бо-лезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методы ре-шения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облег-чают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования систе-мы.
Однако до сих пор пока не разработано ни одного универсального математического под-хода по оценке экономической эффективности проектов внедрения ИС. Основная пробле-ма оценки заключается в том, что ИС не способна напрямую повлиять на финансово-экономические показатели, а может лишь вовремя предоставлять нужную информацию руководителям и тем самым обеспечивать высокое качество управленческих решений. А верные и актуальные решения, в свою очередь, являются основной любого экономическо-го подъема и увеличения конкурентоспособности.
Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при внедрении систем управления, заключаются в следующем:
- отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
- сопротивление сотрудников предприятия;
- временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
- необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровожде-ния системы, выбор сильного руководителя группы.
Процесс создания информационной системы управления можно разделить на восемь эта-пов. Каждый этап должен быть задокументирован и утвержден руководящим органом го-сударственного учреждения. Первый документ этапа – план его выполнения. Второй – план-факт исполнения работ. Третий – результат этапа – «Отчет о постановке задачи», «Схемы автоматизируемых бизнес-процессов», «Техническое задание», «Должностные инструкции».
На первом этапе «стратегического планирования» происходит формирование руково-дством целей и задач по информатизации управления учрежденческой деятельностью на ближайшие один-два года.
На этапе «организационного проектирования» идет постановка задач на автоматизацию, т.е. определяется, какие задачи будут автоматизированы и как. В ходе выполнения данно-го этапа составляется 5-15 схем движения информации (по одной на функциональную об-ласть). На этом этапе в работе принимают участие руководители всех подразделений, ве-дущие специалисты, начальники подразделений и менеджеры по информатизации. В ре-зультате этого этапа цели руководства будут сформулированы в виде конкретных функ-ций и задач всех подразделений. Итогом выступает этап постановки задачи.
Третий этап «оптимизация бизнес-процессов» - постановка задачи на автоматизацию. По-сле завершения предыдущего этапа будет получено формализованное представление тех целей, которые ставит руководство и тех бизнес-процессов, которые должны привести к достижению этих целей. В результате принятых решений (и только после них) можно корректно определить перечень бизнес-процессов, подлежащих автоматизации и план ра-бот по автоматизации.
Далее следует этап разработки предельно детального технического задания (ТЗ). Поста-новка задачи определяет объект автоматизации, а ТЗ определяет пути и методы автомати-зации. ТЗ составляется с менеджером по информатизации и начальниками управлений. В нем детально описываются все объекты информационной системы, их поведение и т.д.
Этап «кодирования» объединяет процессы проектирования, разработки, установки, адап-тации, настройки, отладки и оптимизации информационной системы управления.
Далее необходимо разработать должностные инструкции. Их задача – подготовка этапа опытной эксплуатации, т.к. необходимо обучить пользователей работе с системой (а ино-гда и с ПК) и выдать им должностные инструкции.
В результате внедрения практически всегда происходит реинжиниринг и реструктуриза-ция. Сотрудники будут вынуждены работать по-новому. Основная цель - преодолеть пси-хологическое сопротивление переменам, позитивно настроить коллектив.
Завершающим этапом выступает опытная эксплуатация информационной системы управ-ления. Это очень важный этап. Здесь необходимо объективно оценить все сделанное ра-нее.
Информационная система управления в Республике Беларусь может строиться с примене-нием послойного принципа. Так, в отдельные слои можно выделить специализированное программное обеспечение (офисное, прикладное), непосредственно workflow, систему управления документами, программы поточного ввода документов, а также вспомога-тельное программное обеспечение для связи с внешним миром и обеспечения доступа к функционалу системы через коммуникационные средства (e-mail, Internet/intranet). Среди преимуществ такого подхода следует отметить возможность внесения изменений в от-дельные программные компоненты, расположенные в одном слое, без необходимости ко-ренных переделок на других слоях, обеспечить формальную спецификацию интерфейсов между слоями, поддерживающих независимое развитие информационных технологий и реализующих их программных средств. Причем применение открытых стандартов позво-лит безболезненно осуществлять переход с программных модулей одного производителя на программы другого (например, замена почтового сервера или СУД). Кроме того, по-слойный подход позволит повысить надежность и устойчивость к сбоям системы в целом.
Комплексная информационная система — это совокупность технических и программных средств учреждения, реализующих идеи и методы автоматизации. Комплексная автомати-зация подразумевает перевод в плоскость компьютерных технологий все основные дело-вые процессы организации. Использование специальных программных средств, обеспечи-вающих информационную поддержку бизнес-процессов, в качестве основы ИС представ-ляется наиболее оправданным и эффективным. Современные системы управления дело-выми процессами позволяют интегрировать вокруг себя различное программное обеспе-чение, формируя единую информационную систему. Тем самым решаются проблемы ко-ординации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой ин-формацией и контроля исполнительской дисциплины, а руководство получает своевре-менный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет сред-ства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений. И, что самое глав-ное, полученный автоматизированный комплекс представляет собой гибкую открытую структуру, которую можно перестраивать на лету и дополнять новыми модулями или внешним программным обеспечением.

Дмитрий Марушко, Центр системного анализа и стратегических исследований,dam@tut.by.