государственное управление: основные подходы к информатизации учрежденческой деятельности

Реализация инициатив в области информатизации государственного управления способна кардинально повысить качество услуг, предоставляемых государством своим гражданам. Но при этом важно осознавать, что новый уровень услуг будет достигнут только тогда, когда государственные структуры осуществят трансформирование и совершенствование своих операций и процессов путем интеграции ведомственных информационных систем, включая системы информатизации учрежденческой деятельности.

Под «информатизацией учрежденческой деятельности» понимают внедрение приложений, автоматизирующих канцелярию, внедрение электронного архива документов, создание системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения, автоматизирующие маршрутизацию документов, управление бизнес процессами по их обработке и т.п.
Основные функции системы информатизации учрежденческой деятельности: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности органа государственного управления, а также накопление знаний и управление знаниями.
Приступая к информатизации задач учрежденческой деятельности, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной информатизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем информатизации является смешивание двух этих задач.
Документ —основная единица информации и все существующие системы документооборота обеспечивают хранение его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечивают его жизнедеятельность.
Переход органов государственного управления к системам информатизации учрежденческой деятельности позволит:
1. Лучше обслуживать граждан.Цель любого учреждения - обслуживать лучше своих граждан. Внедрение таких систем позволит выполнить эту задачу более эффективно. При работе с электронными документами время поиска и реакции на запрос гораздо меньше, чем при работе с бумажными документами. Следовательно, гражданин, получающий ответ быстрее, чем ранее, естественно, удовлетворен гораздо больше.
2. Управлять информацией более эффективно.Управление жизненно важными документами, сохраненными в электронном виде, значительно улучшается. При этом открываются возможности: оперативно получать доступ к документам; не терять документы; собирать, обрабатывать документы в гораздо большем объеме, чем ранее, и, следовательно, принимать решения быстрее и эффективнее.
3. Обеспечить безопасность документов,что позволит сохранить ключевую информацию на оптических или магнитных носителях информации. Это сразу даст большое количество преимуществ: защита от потери или повреждения; защита от несанкционированного доступа.
4. Увеличить производительность труда.Операции с бумажными и электронными документами относятся к обеспечивающей деятельности и, сокращая время на эти операции, мы сокращаем долю этой деятельности, высвобождая время для производительного труда. Работа с электронными документами вкупе с сетевыми технологиями позволит одновременно многим пользователям из рабочей группы получить доступ к документам, что довольно проблематично и дорого (копирование, совещания и т.п.) при работе с бумажными документами. Технологии workflow и groupware предоставляют возможность взаимодействовать сотрудникам внутри всех подразделений учреждения, что позволяет избежать дублирования функций и задач и, следовательно, еще снизить затраты.
Необходимо выделить трудности трех уровней при переходе на безбумажную технологию работы с документами в органах государственного управления Республики Беларусь:
- техническую неготовность учреждений для работы с электронными документами (что может выражаться как в тривиальной проблеме отсутствия компьютера на столах у сотрудников, так и в том, что в организации нет необходимых программно-аппаратных средств для перевода документов из одной формы представления в другую);
- технологическую недопустимость перевода отдельных категорий конфиденциальных документов в электронный вид (службы безопасности требуют, чтобы такого рода документы передавались под роспись через поверенного или курьера);
- законодательная база - даже если в пределах отдельно взятой организации решили перейти к безбумажной работе с документами, учреждение все равно не сможет существовать изолированно - между ним и внешним миром постоянно циркулируют различного рода документы. А именно здесь и возникает необходимость законодательного разрешения вопроса относительно того, что собственно понимается под электронным документом и какой вид электронного документа может иметь юридическую силу (вопросы, связанные с достоверностью пересылаемых документов), что получает особый оттенок в период построения правовых способов решения конфликтных ситуаций.
Целью использования базовой платформы системы информатизации учрежденческой деятельности в органах государственного управления Республики Беларусь является:
- удешевление разработки и внедрения конечных приложений;
- обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений;
- сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений;
- обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях;
- обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения;
- обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнеспроцессов;
- обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов.
Целесообразность внедрения платформы информатизации учрежденческой деятельности иллюстрируется следующим образом. При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно недорого. Однако при внедрении большого количества приложений существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала. С другой стороны, возникает необходимость их интеграции (например, необходимость создания единой системы аутентификации, общих инструментов построения отчетов, включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Кроме того, пользователи, по мере развития системы, вынуждены применять множество приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность работы.
Внедрение платформы информатизации не только избавляет от всех этих проблем, но более того, по мере накопления опыта использования системы, позволяет затрачивать меньше усилий на внедрение очередного приложения и существенно снижает риски неудачного внедрения.
Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения платформы и риск не оправдать ожидания от внедрения платформы в короткий срок.
Особенно актуальной реализация интегрированной платформы информатизации учрежденческой деятельности становится при внедрении современных концепций управления организациями, такими, как тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнеспроцессов, управление посредством системы сбалансированных показателей эффективности, управление знаниями, структуры горизонтального управления, которые совершенно немыслимы без автоматизации основных процессов обработки документов, внедрения мощных средств накопления информации о протекании бизнеспроцессов, средств, упрощающих и ускоряющих коммуникации между сотрудниками компании и поиск информации, накопленной в компании. Именно эти задачи и призвана решить комплексная система информатизации учрежденческой деятельности.
Для внедрения платформы комплексной информатизации учрежденческой деятельности в органах государственного управления Республики Беларусь должны сформироваться следующие предпосылки:
- осознания необходимости решения комплекса задач в области автоматизации учрежденческой деятельности с целью существенного улучшения управляемости организации;
- наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы;
- наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы.
При наличии данных предпосылок у организации появляются шансы успешного внедрения комплексной системы информатизации учрежденческой деятельности.
Очевидно, что функциональность систем информатизации учрежденческой деятельности в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем информатизации учрежденческой деятельности — повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.
Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла.
Если организация должна оперативно решить лишь несколько конкретных задач, например, создать архив документов, автоматизировать канцелярию, но при этом оставить без изменений другие процессы обработки документов, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы. В таком случае внедрение платформы и разработка приложений на ее базе потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и усилий персонала и не приведет к качественному улучшению реализации приложений. Другое дело, если в учреждении осознается необходимость последовательной автоматизации большого числа процессов обработки документов, то здесь ставится задача постепенного внедрения системы информатизации управленческих процессов.
Таким образом, комбинация методов и средств информатизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную информатизацию учрежденческой деятельности.

Дмитрий Марушко, «Центр системного анализа и стратегических исследований»,dam@tut.by.