нелегкий выбор

Выбор поставщика информационной системы определяется множеством факторов, которые должны учитываться в комплексе. Возьмем для начала одну из составляющих проблемы — выбор технических средств информационной системы. Здесь важно правильно оценить начальные и граничные условия задачи.
Если на вашем предприятии уже есть компьютерный парк, отработаны технологии обработки и передачи данных, спросите себя — готовы ли вы морально и материально к тому, чтобы сменить отработанные технологии на другие, каким образом будет осуществляться перенос системы со старых технологий на новые? Если вы нашли ответы — значит, вам действительно необходимо заняться определением спецификаций оборудования, поиском поставщика и начать подготовительные работы по адаптации программного обеспечения, обучению специалистов и т. п. Если же вы собираетесь начать все «с чистого листа», вопросов становится больше: где вы возьмете программы и данные, которые будут работать на новом оборудовании, откуда возьмутся потоки информации, которыми вы собираетесь наполнить каналы связи, и так далее? Купить оборудование можно очень быстро, но к тому времени, как вы его внедрите, оно может морально устареть. Таким образом получается, что задачу приобретения оборудования, программного обеспечения и построения каналов связи необходимо решать комплексно и одновременно, действуя по заранее определенному плану.
В общем случае на основе выработанных критериев составляются требования к потенциальному поставщику технических средств. Необходимо выяснить, сможет ли он длительное время осуществлять обслуживание установленной техники, а когда придет срок ее модернизировать — сможет ли предложить совместимое оборудование. Оцените финансовое состояние компании и ее положение на рынке, чтобы ваш поставщик случайно не обанкротился через день после того, как продаст вам технику.
С приобретением и внедрением программного обеспечения дело обстоит сложнее, особенно если это — учетная система или система планирования ресурсов. Чтобы не потратить деньги зря, следует убедиться, что вы покупаете именно то, что необходимо, а затем рассчитать риски и сформировать бюджет проекта по внедрению ПО. Сложность данного вопроса прежде всего в том, что ответ на него должен дать не специалист по информационным технологиям, а тот, кто занимается данной предметной областью — бухгалтер, финансист, экономист, инженер, кладовщик или снабженец. Готов ли он к внедрению, устраивает ли его эта система, сколько времени займет подготовка данных и адаптация пользователей?
На основе требований к внедрению программного обеспечения формируются критерии выбора поставщика программного продукта и системного интегратора. Часть критериев та же, что и в случае технических средств: возможность обслуживания, модернизации системы, финансовая устойчивость компании. Добавляются и новые критерии: во-первых, программный продукт должен быть широко распространен. Важным критерием является наличие у потенциального подрядчика опыта внедрения подобных проектов, а также продолжающееся их сопровождение. Ведь если ваш проект — единственный, то возникшие задержки могут привести к тому, что специалисты компании-интегратора, не желая сидеть и ждать, когда же вы, наконец, их позовете, попросту разбегутся.
Таким образом, мы подошли непосредственно к проблеме выбора поставщика. Универсальных рекомендаций дать нельзя, но существуют общие правила. Следует выбирать поставщика, который хорошо известен на рынке, имеет устойчивое финансовое положение. Компания должна иметь рекомендации и сертификаты от производителей технических средств и программного обеспечения, которые она продает; должна осуществлять гарантийное и послепродажное обслуживание; желательна возможность получения технических консультаций по телефону. В штате компании должны состоять сертифицированные специалисты по профилю ее деятельности.
Заказчик должен представлять, сколько времени и денег потребуется на анализ тех или иных предложений, а также чем он готов рискнуть в случае неправильного выбора. Безусловно, самым дорогим является выбор ERP-системы. Это тот случай, когда не нужно жалеть времени на изучение существующих на рынке систем. Сначала необходимо ограничить выбор до двух-трех систем, которые подходят по стоимости и функциональности. После этого каждую систему нужно изучить: поговорить со специалистами, которые ее внедряли (и, что важно, внедрили!), причем как со стороны заказчика, так и со стороны подрядчика. Вы сразу же убедитесь, что содержание рекламных статей мало соответствует действительности — на самом деле все гораздо сложнее и дороже. С выбором поставщика оборудования проще, но и здесь могут встретиться «подводные камни», связанные с условиями поставки, прохождением таможни, документацией, упаковкой.

правильно организованный старт

Следует объявлять конкурс или искать фирму самостоятельно? Ответ на этот вопрос зависит от того, насколько детально вы себе представляете то, что собираетесь купить. Если вы можете сами составить спецификацию на продукт и учесть все особенности, объявляйте конкурс — вы сэкономите время и деньги, выбрав поставщика на основе численных критериев. Если же вы нечетко представляете себе, что и зачем собираетесь купить — не торопитесь с конкурсом.
Часто при проведении конкурса возникает вопрос — организовывать торги самостоятельно или доверить этот процесс независимой компании, которая подготовит тендерную документацию, технические условия, пригласит участников, разработает критерии выбора и т. п.? Необходимо оценить риски. Если решение типовое, а выбор производится среди проверенных партнеров, проведение торгов можно поручить третьей фирме, в ином случае лучше сделать это самостоятельно.
Открытый и закрытый тендер — условные понятия. Если вы проводите конкурсные торги, хорошо зная спецификацию и номенклатуру товара, то вы наверняка знакомы со всеми компаниями, которые представлены в данном сегменте рынка. В этом случае рассылайте всем потенциальным партнерам технические условия или даже официально публикуйте их в средствах массовой информации. Если откликнется компания, которая не вошла в первоначальный список — тем лучше, поскольку все предложения можно оценить как качественно, так и количественно.
Проведение конкурсных торгов всегда сопровождается рядом вопросов, которые обязательно должны оформляться документально, поскольку из экономической плоскости они могут перейти в юридическую. Если поставщик обязался поставить товар по определенной цене, а после того как выиграл тендер начинает поднимать ценовую планку или пересматривать условия поставки, то как на это отреагирует покупатель? Если заказчик после официального объявления результатов тендера вдруг откажется от услуг подрядчика по каким-либо причинам, что делать подрядчику, который уже начал подготовку к работам и понес расходы? Таким образом, проведение тендера — очень ответственный и серьезный шаг, и стоит ли его совершать — предприятие должно решать самостоятельно.

Алексей Решетов