Всеобщая офисная мобилизация

Времена, когда каждый офисный сотрудник был привязан к своему рабочему месту, прошли. Об этом свидетельствуют многочисленные исследования, проводимые компаниями по всему миру. Например, согласно мнению аналитиков западной консалтинговой фирмы IDC, к 2009 году количество мобильных работников (т.е. тех, кто трудится в основном вне пределов офиса) во всех странах достигнет 850 млн, что составит четверть от общего количества служащих. Для сравнения: в 2004 году таких работников насчитывалось 650 млн, следовательно, за пять лет их численность вырастет на 200 млн. Из другого опроса, проведенного в 2004 году по заказу корпорации Intel, стало известно, что в среднем время работы персонала вне офиса уже составляет одну треть от общего рабочего времени, и в следующие два года эта цифра увеличится почти до половины (42,4%). Очевидно, что такие глобальные изменения не могут не сказаться на офисах — они становятся такими же мобильными, как и их сотрудники.

Мобильные причины

Нетрудно выделить те сферы бизнеса, где уровень мобильности сотрудников наиболее высок. К их числу, например, можно отнести практически любой современный отдел продаж. Будь то компания по реализации продуктов питания или запчастей для автомобилей, ее менеджеры постоянно проводят время на встречах. Этому способствует и широкое внедрение в отечественную практику одной из самых известных концепций маркетинга F2C (face to customer) — «лицом к заказчику». Согласно ей, любой современный успешный менеджер до 80% времени должен проводить «в поле», т.е. вне офиса, чтобы поддерживать более тесные связи с клиентами. Учитывая, что свой отдел продаж есть практически в любой современной компании, можно смело делать вывод об актуальности реформирования традиционного рабочего пространства для подавляющего большинства фирм. Ситуация может быть и обратной. Так, например, рекламные агентства и исследовательские компании могут столкнуться с проблемой увеличения числа рабочих мест из-за привлечения временного персонала под крупные проекты. Если не предпринять необходимых шагов, то, как минимум, в офисе будет постоянная толчея и неразбериха, а в худшем случае станут наблюдаться сбои в работе. Это же правило применимо и к политическим, и к общественным организациям, которые на период проведения выборов или иных акций также сталкиваются с проблемой резкого увеличения персонала. В конце концов, численность сотрудников может просто измениться и обычно меняется в любой компании: появляются новые штатные единицы либо, напротив, ликвидируются старые. Неудивительно поэтому, что все больше компаний осознают необходимость и важность мобильности рабочего пространства, т.е. его реконфигурируемости. Тем более, что грамотный подход в этом вопросе принесет немалые выгоды. Одним из основных источников расходов наряду с налогами и зарплатой для компаний является аренда офиса, стоимость которой только растет. Возникает логичный вопрос: зачем арендовать большие площади, если многие сотрудники проводят время вне их стен?

Американский компьютерный концерн Sun Microsystems благодаря новому подходу к офисному пространству сэкономил 24 миллиона долларов на затратах на IT-системы и электроэнергию, а также 71 миллион — на аренде недвижимости. При этом современный бизнес имеет все возможности сберечь средства не в ущерб производительности труда и комфорту работников. Результаты такой экономии впечатляют. По словам представителей компании «Астарта престиж», представляющей услуги по организации офисного пространства с помощью современных систем офисных перегородок, используя офисные перегородки, можно сэкономить до 20% рабочего пространства. А ведь перегородки — это только один «инструмент» — существует еще целый ряд приспособлений, о которых мы поговорим ниже.

«Начинка» мобильного офиса

Новый тип пространства складывается из трех основных компонентов: реконфигурируемой мебели, электронной составляющей и систем офисных перегородок, которые создают особое планировочное решение. Если раньше мебель была рассчитана на одного сотрудника, то в новых условиях актуальны мебельные комплекты, позволяющие создавать общие рабочие места в связи с отсутствием многих специалистов в офисе в течение дня. Чтобы персонал был более мобильным, для работы используются не только стулья и кресла, но и столы на роликах или колесах. Такой передвижной стол можно поставить в любой точке помещения и собрать за ним сотрудников, участвующих в работе по определенной проблеме. Но только одними «колесиками» проблема мобильности еще не решаема. Применительно к мобильной мебели говорят о ее реконфигурируемости, т.е. о возможности переставлять ее отдельные элементы, как в конструкторе.

Например, в последние 5 лет стали широко использоваться небольшие приставные столы: при необходимости, если за основным столом не хватает места, к нему присоединяются дополнительные элементы. Формы таких столов разнообразны: это может быть как традиционный прямоугольник, так и полукруг или сектор круга. Появился даже новый предмет мебели — настольные перегородки, или настольные экраны, как их называют. Их можно установить прямо на стол, чтобы создать необходимые условия для спокойной работы. Упомянутая ранее компания «Астарта престиж» предлагает, например, цельностеклянные экраны, которые добавят офису «прозрачности» не в ущерб деловой обстановке. Отметим, что экраны данной фирмы примечательны уникальной системой крепления: в отличие от традиционной технологии изготовления панелей-экранов на основе каркаса впервые в России применена бескаркасная технология работы с настольными экранами. Основу технологии составляет система стоек и крепежных элементов. За счет применения стоек обеспечивается высокая жесткость конструкции. Это, в свою очередь, позволяет не ограничивать высоту конструкции. В традиционных каркасных панелях-экранах она не превышает 60 см. Для изготовления экранов специалистами компании используются различные виды стекла. Среди них — закаленное, оклеенное декоративной пленкой и стекло с применением технологии triplex. Все виды экранов, применяемых при монтаже конструкции, безопасны в использовании. Толщина изготавливаемых экранов колеблется от 6 до 10 мм. Форма стекла может быть различной. В качестве примера одной из коллекций мобильной мебели можно привести серию Ability канадского производства. Коллекция состоит из различных предметов — от мобильного шкафа на роликовой основе с блокируемыми элементами до многопользовательских столов. Примечательно, что в данной мебели используется особый облегченный доступ к электропитанию, осветительным приборам и другим коммуникациям. Так мы плавно подходим ко второму компоненту мобильного офиса — новому техническому оснащению.

Чтобы узнать о количестве сотрудников в компании, сегодня обычно достаточно просто сосчитать все компьютеры в офисе. Однако в новых условиях работать по принципу «один человек — один компьютер» становится нецелесообразно.

Основа мобильного офиса — новый тип коммуникаций. Такой офис даже породил афоризм: «мое рабочее место там, где я поставлю свой ноутбук». К слову, именно ноутбук в новом типе офиса заменяет привычный настольный компьютер, который мало ассоциируется с мобильностью. Уникальные возможности для свободного конструирования пространства предоставляет технология Wi-Fi. Wi-Fi — это аббревиатура от Wireless Fidelity, обозначающая формат передачи цифровых данных по радиоканалам. Устройства, использующие технологию Wi-Fi, могут передавать данные на расстояние до 160 м. Проще говоря, основное назначение сетей Wi-Fi — заменить традиционные кабельные сети. Для организации такой беспроводной сети требуется только установить в одной или нескольких точках офиса базовые станции. Пользователи, находящиеся в зоне действия Wi-Fi-сигнала, получают возможность выхода в Интернет и подключения к корпоративной сети передачи данных со своего ноутбука либо стационарного компьютера, оснащенного Wi-Fi-картой. При этом подключение к сети Интернет осуществляется без использования привычных проводов и модемов. Таким образом каждый пользователь может свободно перемещаться в пределах Wi-Fi-зоны во время работы в сети. Подобная технология дает возможность не привязываться к конкретному рабочему месту; помимо того, благодаря ей снимается целый ряд ограничений, налагаемых обычными проводными коммуникациями: достаточно достать ноутбук, и рабочее место уже готово. Значит, работодателю больше нет необходимости содержать многочисленный компьютерный парк. В то же время, если число сотрудников потребуется резко увеличить, не нужно будет налаживать временные коммуникации. Российская IT-компания ArtCommunications уже установила несколько Wi-Fi-сетей. Например, разработала беспроводную сеть РАО «ЕЭС России» во всех помещениях центрального офиса энергокомпании. Стоимость развертывания одной такой точки может варьироваться в диапазоне от $2000 до $30.000. Если же вы предпочитаете работать удаленно, то для обмена информацией отлично подойдет ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line). Это новая и уже популярная технология, позволяющая организовать высокоскоростной доступ в Интернет на обычном телефонном номере. При этом телефонная линия остается свободной.

Выше мы говорили об отдельных конфигурируемых элементах рабочего помещения, но как достигнуть мобильности интерьера в целом? Один из наиболее простых и эффективных путей достижения этой цели — использование мобильных офисных перегородок. Как отмечает Игорь Борисович Кондратьев — заместитель генерального директора компании «Астарта престиж», «основное преимущество мобильных перегородок перед привычными уже стационарными кроется в схеме их крепления: мобильные перегородки независимы от пространства, так как отсутствует необходимость их соединения со стенами и потолком». Основание мобильных перегородок — это регулируемые опоры или широкие опоры на колесах. Следовательно, появляется уникальная возможность часто «кроить» пространство без ущерба для состояния офиса. Например, в вашей компании проводится тренинг для всех сотрудников. Можно, конечно, собрать их в самый большой кабинет, но как это скажется на условиях проведения мероприятия? Ведь, скорее всего, места все равно будет мало. С помощью мобильных перегородок вы сами без помощи специалистов сможете выделить именно столько свободного пространства, сколько нужно. При необходимости на мобильные перегородки крепятся различные полки и другое оборудование, тем самым достигается нужный уровень реконфигурации. А благодаря наличию системы скрытой прокладки кабеля монтаж оборудования можно произвести быстро и без дополнительного строительного мусора. По большому счету, сегодня для создания мобильного офиса есть все составляющие — от мебели и перегородок до специальной техники. Учитывая, что число мобильных работников только возрастает, можно быть уверенным в грядущей «мобилизации» многих и многих рабочих пространств.

Александр Майоров, по материалам пресс-службы компании «Астарта престиж»