Новая "ЕВФРАТ-Документооборот" от Cognitive Technologies
Компания Cognitive Technologies представляет новую версию системы электронного документооборота (СЭД) "ЕВФРАТ-Документооборот v.14". Основной акцент при создании новой версии был сделан на возможности кастомизации решения под специфику бизнес-процессов заказчиков.
При реализации функциональных возможностей новой версии также большое внимание было уделено методической работе по проектированию логики работы с документами и бизнес-процессами. К процессу создания системы "ЕВФРАТ-Документооборот v.14" были привлечены специалисты по делопроизводству и консультанты по реинжинирингу бизнес-процессов. Ими были предложены новые схемы и правила работы с электронными документами, позволяющие обеспечить электронный документооборот как с учетом современных тенденций управления, так и норм отечественного делопроизводства. Помимо этого сотрудниками Cognitive Technologies были собраны и проанализированы пожелания по развитию системы, поступившие от пользователей системы.
Традиционно отдельный блок работ при создании новой версии был посвящен повышению производительности и масштабируемости системы.
Система "ЕВФРАТ-Документооборот v.14" предназначена для автоматизации документооборота в организациях среднего и малого бизнеса, органах государственной власти, крупных коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Внедрение системы может осуществляться самостоятельно заказчиками или с привлечением специалистов Cognitive Technologies и ее партнеров.
14 основных отличий новой версии "ЕВФРАТ-Документооборот" от 12-ой версии для пользователя
• бизнес-ориентированный интерфейс
В "ЕВФРАТ-Документооборот v.14" реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.
• новые возможности анализа информации
В 14-ую версию системы встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.
• интеграция с 1С
В системе "ЕВФРАТ-Документооборот" реализован механизм интеграции с приложениями
1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи из системы 1С могут получить всю необходимую информацию из системы документооборота. В основу взаимодействия систем положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.
• настраиваемая папочная структура пользовательских и общих папок
В новой версии появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователей. Кроме этого, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.
• бизнес-роль "Администратор документооборота"
"Администратор документооборота" — новая роль в системе "ЕВФРАТ-Документооборот". В компетенцию сотрудника, являющегося "Администратором документооборота", входит организация процессов ДОУ на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.
• поддержка версионности документов
В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.
• работа с проектами документов
Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе "ЕВФРАТ-Документооборот" и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.
• тесная интеграция с MS Office 2003-2007 и Проводником MS Windows
В 14-ой версии реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе "ЕВФРАТ-Документооборот" из традиционных средств создания документов.
• монитор безопасности
Встроенный в систему "ЕВФРАТ-Документооборот v.14" монитор безопасности позволяет следить в режиме реального времени за действиями пользователей, настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.
• развитие подсистемы Workflow
В версии v.14 реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа, и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.
• отображение листа визирования документа
С помощью листа визирования руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа, в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.
• возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту
В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.
• работа под управлением Windows Vista
Рабочие места пользователей в 14-ой версии могут работать под управлением новой операционной системы Windows Vista.
• новая стандартная конфигурация системы
В основу базовой конфигурации для новой версии системы "ЕВФРАТ-Документооборот" взята конфигурация "Быстрый старт", которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в СЭД (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).
Архитектура, технологии, возможности внедрения и интеграции
При проектировании новой версии основным требованием к архитектуре программы была возможность построения проектных решений для конкретного заказчика из уже готовых интерфейсных и функциональных компонентов, разработанных в соответствии с общей концепцией системы "ЕВФРАТ-Документооборот". Такой подход дает возможность повторного применения уже проверенных функциональных блоков, что снижает время разработки и повышает надежность проектных решений. Еще одно важное свойство архитектуры версии v.14 — возможность расширения или изменения функциональности и/или пользовательского интерфейса системы за счет добавления новых или модификации существующих элементов.
В ходе работ по созданию 14-ой версии была практически полностью переработана клиентская часть системы – АРМ "Пользователь".
При реализации функциональных возможностей новой версии также большое внимание было уделено методической работе по проектированию логики работы с документами и бизнес-процессами. К процессу создания системы "ЕВФРАТ-Документооборот v.14" были привлечены специалисты по делопроизводству и консультанты по реинжинирингу бизнес-процессов. Ими были предложены новые схемы и правила работы с электронными документами, позволяющие обеспечить электронный документооборот как с учетом современных тенденций управления, так и норм отечественного делопроизводства. Помимо этого сотрудниками Cognitive Technologies были собраны и проанализированы пожелания по развитию системы, поступившие от пользователей системы.
Традиционно отдельный блок работ при создании новой версии был посвящен повышению производительности и масштабируемости системы.
Система "ЕВФРАТ-Документооборот v.14" предназначена для автоматизации документооборота в организациях среднего и малого бизнеса, органах государственной власти, крупных коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Внедрение системы может осуществляться самостоятельно заказчиками или с привлечением специалистов Cognitive Technologies и ее партнеров.
14 основных отличий новой версии "ЕВФРАТ-Документооборот" от 12-ой версии для пользователя
• бизнес-ориентированный интерфейс
В "ЕВФРАТ-Документооборот v.14" реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.
• новые возможности анализа информации
В 14-ую версию системы встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.
• интеграция с 1С
В системе "ЕВФРАТ-Документооборот" реализован механизм интеграции с приложениями
1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи из системы 1С могут получить всю необходимую информацию из системы документооборота. В основу взаимодействия систем положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.
• настраиваемая папочная структура пользовательских и общих папок
В новой версии появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователей. Кроме этого, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.
• бизнес-роль "Администратор документооборота"
"Администратор документооборота" — новая роль в системе "ЕВФРАТ-Документооборот". В компетенцию сотрудника, являющегося "Администратором документооборота", входит организация процессов ДОУ на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.
• поддержка версионности документов
В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.
• работа с проектами документов
Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе "ЕВФРАТ-Документооборот" и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.
• тесная интеграция с MS Office 2003-2007 и Проводником MS Windows
В 14-ой версии реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе "ЕВФРАТ-Документооборот" из традиционных средств создания документов.
• монитор безопасности
Встроенный в систему "ЕВФРАТ-Документооборот v.14" монитор безопасности позволяет следить в режиме реального времени за действиями пользователей, настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.
• развитие подсистемы Workflow
В версии v.14 реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа, и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.
• отображение листа визирования документа
С помощью листа визирования руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа, в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.
• возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту
В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.
• работа под управлением Windows Vista
Рабочие места пользователей в 14-ой версии могут работать под управлением новой операционной системы Windows Vista.
• новая стандартная конфигурация системы
В основу базовой конфигурации для новой версии системы "ЕВФРАТ-Документооборот" взята конфигурация "Быстрый старт", которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в СЭД (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).
Архитектура, технологии, возможности внедрения и интеграции
При проектировании новой версии основным требованием к архитектуре программы была возможность построения проектных решений для конкретного заказчика из уже готовых интерфейсных и функциональных компонентов, разработанных в соответствии с общей концепцией системы "ЕВФРАТ-Документооборот". Такой подход дает возможность повторного применения уже проверенных функциональных блоков, что снижает время разработки и повышает надежность проектных решений. Еще одно важное свойство архитектуры версии v.14 — возможность расширения или изменения функциональности и/или пользовательского интерфейса системы за счет добавления новых или модификации существующих элементов.
В ходе работ по созданию 14-ой версии была практически полностью переработана клиентская часть системы – АРМ "Пользователь".
