"ЕВФРАТ-Документооборот" в астрофизической обсерватории
Специальная астрофизическая обсерватория (САО) - научно-исследовательский институт Российской академии наук. Сотрудники обсерватории обеспечивают астрономические наблюдения на телескопах БТА и РАТАН-600 в соответствии с решением программного комитета и ведут собственные исследования в различных областях астрофизики и астрономии. Вопрос об использовании современных средств управления документами был поднят руководством САО в связи с необходимостью систематизации документооборота организации. Посредством внедрения системы электронного документооборота (СЭД) планировалось упорядочить и автоматизировать процессы регистрации, движения, обработки и хранения документов.
Для внедрения СЭД в САО была сформирована рабочая группа, в которую вошли сотрудники IT-отдела и ученый секретарь. Ими были выработаны требования к информационной системе:
- использование технологии клиент-сервер;
- многопользовательский авторизованный режим работы с разграничением прав доступа;
- функциональность и прозрачность системы;
- возможность создания настроек под специфику организации;
- удобный и наглядный интерфейс;
- ведение архивной базы документов.
Внедрение системы было решено провести самостоятельно, силами собственного отдела информационных технологий. На первом этапе внедрения была проведена методическая работа по систематизации документооборота САО, в ходе которой были сформированы потоки документов, наборы регистрационно-контрольных карточек и отчетов, предложена схема распределения прав доступа к информации. После этого IT-специалисты с помощью инструментария "ЕВФРАТ-Документооборот" осуществили настройку системы в соответствии с построенной моделью документооборота. На следующем этапе планируется установить рабочие места "ЕВФРАТ-Документооборот" в аппарате управления САО и провести обучение пользователей.
Для внедрения СЭД в САО была сформирована рабочая группа, в которую вошли сотрудники IT-отдела и ученый секретарь. Ими были выработаны требования к информационной системе:
- использование технологии клиент-сервер;
- многопользовательский авторизованный режим работы с разграничением прав доступа;
- функциональность и прозрачность системы;
- возможность создания настроек под специфику организации;
- удобный и наглядный интерфейс;
- ведение архивной базы документов.
Внедрение системы было решено провести самостоятельно, силами собственного отдела информационных технологий. На первом этапе внедрения была проведена методическая работа по систематизации документооборота САО, в ходе которой были сформированы потоки документов, наборы регистрационно-контрольных карточек и отчетов, предложена схема распределения прав доступа к информации. После этого IT-специалисты с помощью инструментария "ЕВФРАТ-Документооборот" осуществили настройку системы в соответствии с построенной моделью документооборота. На следующем этапе планируется установить рабочие места "ЕВФРАТ-Документооборот" в аппарате управления САО и провести обучение пользователей.
