Такой нужный и “Простой Софт”. Часть 1

Сегодняшний обзор посвящен сразу целой обойме необычных программ от уже достаточно известного российского производителя с говорящим названием - “Простой Софт”. Эта молодая питерская фирма предоставляет по-настоящему очень функциональный, и что особенно приятно – действительно простой софт. Все ее программы охватывают наиболее распространенные прикладные задачи по учету и каталогизации чего угодно, при этом обеспечивают гибкость настройки для каждой отдельной и конкретной специализации, предлагая для всех решений свой единообразный интерфейс, однотипные методы управления и хранения данных.

Несмотря на всю простоту этих программ и решений на их базе, клиентами “Простого Софта» (www.simple-soft.ru) являются такие фирмы, как ООО «Кока- Кола”, ОАО «Татнефть», ЗАО «Санкт-Петербургская Международная Товарно-сырьевая Биржа» и многие-многие другие, масштабность повседневных задач которых никак не вяжется с определением “простой софт”. Пусть это введение сразу настроит на серьезный лад, ибо “простое” - далеко не всегда значит “слабое решение”.
Начиная описание программ этого комплекса, чтобы не заблудиться в их многообразии, сначала выделим общие для них всех качества, которые просматривается точно и однозначно в любой из них.

Итак, наш первый вывод таков: данные программы идеальны для каталогизации, хранения и учета любых данных и справочной информации, их оперативной обработке, фильтрации и выборок по ним, составлению собственной отчетности.

И если, с одной стороны, управление данными в рамках этого комплекса программ не сложней, чем премудрости расчетов в Excel, то с другой – решения от “простого софта” аккумулируют в одно целое возможности целого ряда офисных и бухгалтерских программ, позволяя на базе данного симбиоза самостоятельно лепить свое решение любого уровня сложности.

Состав команды

Давайте сразу перечислим все программы от “Простого софта” (на данный момент их всего чуть больше 10), чтобы получить представление о широте охвата уже готовых решений:

. Учет компьютеров - программа для учета оргтехники, оборудования и других объектов, инвентаря или приборов.
. Учет книг - программа для учета и каталогизации книг и должников.
. Мои диски - программа для учета аудио-видео, софт коллекций и интернет-сайтов.
. Кулинарные рецепты - программа для ведения базы данных по кулинарным рецептам, продуктам и блюдам, учет заказов.
. Учет пациентов - программа для учета пациентов, результатов обследований, заключений.
. Учет посетителей - программа для регистрации посетителей организации охранниками или секретарями при входе.
. Учет клиентов - программа для учета клиентов, контактов, заказов, договоров, счетов, документов, платежей, товаров и услуг, сотрудников. . Архив документов - программа для создания и хранения различных документов, каталогизация, электронный документооборот.
. Склад и торговля - программа для автоматизации продаж и складского учета.
. Управление проектами - система управления задачами с контролем этапов, сроков, ответственных.
. Анализ результатов поиска - программа для сохранения и анализа результатов поиска с сайтов-поисковиков.

Платформа шаблонов

Важно понять небольшой “секрет”, который я вам сразу доверительно сообщу: выше перечислены не отдельные программы, как их выпускает и позиционирует сама фирма, а это скорее различные рабочие конфигурации для одной и той же программы. Всех их объединяет единообразный и однотипный интерфейс, а также полностью аналогичные технические характеристики и возможности.

Итак, второй важный вывод, который мы сделаем - с каждой из вышеперечисленных “программ” поставляется своя индивидуальная настройка, под каждую отдельную озвученную задачу – своя модель базы данных и связанный с ней пользовательский интерфейс взаимодействия.

Поэтому, покупая любую программу из набора “Простой Софт”, на самом деле вы покупаете, кроме уже готовой конфигурации, своего рода универсальную платформу-конструктор, на базе которой и работает эта конфигурация, пригодная кроме всего прочего и для создания любой другой, своей конфигурации с нуля (самостоятельными усилиями или под заказ у любого дилера “Простого Софта)”. Поэтому, перечислив выше все готовые программы- шаблоны, я все же предлагаю также перечислить и общие возможности самого программного конструктора (которые, безусловно, в полной мере касаются и всех конфигураций на его базе):

. Гибкая структура базы данных - возможность самостоятельно создавать новые таблицы, добавлять поля к ним (хранимые или вычисляемые), задавать ниспадающие списки и значения в них, назначать подчиненные таблицы, создавать отчеты и многое другое. С помощью данной
возможности вы сможете настроить программу на совершенно любую предметную область без специальных знаний.

. Генерация любых офисных документов с данными из БД по шаблонам - вы можете самостоятельно создавать шаблоны документов Word, Excel или HTML форматов со статическим текстом, картинками, а также закладками, в которые будут подставляться данные из указанных полей БД при динамической генерации документа.

. Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов - к каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся на файловом сервере, при этом вся необходимая информация по ним будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификаций документов.

. Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс - вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, формулы для подсчета итогов, указывать поля для построения дерева данных. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и в отдельной форме, которая гибко настраивается, позволяя группировать поля по вкладкам и многое другое. В программе есть возможность самостоятельно добавлять пользовательские кнопки и пользовательские пункты меню, по нажатию на которые будут выполняться произвольные внешние файлы-скрипты или exe-файлы (например, открывающие БД и производящие какие-то действия с данными, или запускающие сторонние приложения, и т.п.). Важно понимать, что унифицированный интерфейс программы – это скорее пассивное отражение-следствие используемой структуры базы данных, из связей и особенностей которой он автоматически и строится.

. Поиск, фильтры и сортировка по любому полю, вычисляемые поля, представления - максимально гибкие условия при наложении фильтров, много предустановленных значений (для полей даты и времени: «сегодня», «вчера» и т.д.). Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для последующего повторного использования. Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и по SQL-запросам) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц, а также вычисляемые поля.

. Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям, e-mail-рассылка, автодозвон - можно задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю или посылаться e-mail. Сформировав целевой набор адресатов, можно сделать им e-mail-рассылку. Набор телефонного номера контакта прямо из программы с возможностью автодозвона.

. Сетевой и многопользовательский режим, ведение истории изменений - при использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, кнопок на панели инструментов, таблиц, полей и записей для их просмотра или редактирования. Об этом режиме, в силу его важности, мы еще поговорим далее.

. Импорт и экспорт данных - поддерживается импорт табличных данных из CSV или Excel файлов. Экспорт в Word, Excel, HTML, CSV. Также, если открыть базу данных с помощью офисного приложения Microsoft Access, данные очень легко и удобно копируются через буфер обмена.

Базы данных и их масштабируемость

Как программист по совместительству, я считаю, что технический анализ любого серьезного продукта учета и хранения данных нужно начинать с его фундамента – движка данных или используемой базы данных. Именно возможности движка данных, как правило, сразу очень ясно и четко очерчивают весь круг задач и потенциальных проблем, на которые продукт реально способен. Иначе говоря, “рожденный ползать, летать уже никак не будет”, чтобы ни утверждала реклама и служба поддержки по этому поводу. Посему лучше эту “правду жизни” заранее знать и учитывать – еще перед покупкой любого продукта.

Как я уже отметил выше, платформа от “Простого Софта” очень хитро спроектирована, для придания ей возможностей бесконечного расширения и модификации-доработки.

С другой стороны, одна из версий “Закона технологии Лернера” гласит, что “вам всегда будет не хватать либо функциональности, либо простоты решения”. В этом плане автор программ учета от “Простого софта” попытался ловко обойти этот закон, хотя, по моему мнению, несмотря на попытку этого, у него все-таки сохранен очень сильный крен в сторону варианта “простота решения”, как честно и гласит название самой компании. Давайте я поясню, что имею в виду.

В чем суть этой смелой попытки? Для клиентов, у которых объем базы данных измеряется небольшими размерами, реализована возможность хранить все свои данные в распространенном формате баз данных MS Access. Но здесь есть и многопользовательский вариант работы. В этом случае БД инсталлируется локально на компьютере у каждого конкретного пользователя в локальной сети. При этом сам файл базы данных .mdb нужно выложить в папку с общим доступом на каком-либо компьютере в сети. Лучше - на производительном и выделенном файловом сервере. Со всех рабочих мест нужно открывать эту БД, используя сетевой UNC-путь вида «\\Server1\Database1.mdb».

Данная файл-серверная архитектура позволяет работать с единой базой данных с ограниченного количества рабочих мест. Сразу логичный вопрос - с какого максимального количества мест? Это зависит от сложности самой БД, но примерно количество максимальных одновременных соединений лежит в районе 15-20 (при нормальной оптимизированной структуре БД, не перегруженной сложными представлениями). Также отдельно обращаю внимание, что помимо данной стандартной сетевой схемы доступа можно использовать и терминальный доступ.

Второй, параллельный вариант нацелен уже на более-менее крупных и корпоративных клиентов, и для этого случая можно использовать вариант подключения к выделенному серверу БД MS SQL Server, который в принципе способен хранить и оперативно обрабатывать уже достаточно серьезные базы данных. При последнем варианте использования программы через СУБД Microsoft SQL Server количество одновременных соединений с базой данных возрастает многократно. Это - уже полноценная клиент-серверная архитектура (а не файл-серверная, как в первом варианте - на основе файлов БД Microsoft Access).

Причем, очень приятная мелочь для тех, кто начинал работу с модели Access, а потом, когда данных стало слишком много, решил мигрировать на второй, клиент-серверный вариант. В этом случае новую базу данных формата MS SQL можно создать по текущей модели, ранее описанной в БД MS Access, и при этом все данные переносятся туда автоматически. Иначе говоря, в процессе миграции вы получаете полную копию исходной БД, но уже на базе другого решения хранения данных. И наоборот: имея открытую БД формата MS SQL, можно по ней впоследствии создать новую копию БД формата MS Access - с автоматическим переносом туда всех текущих данных.

И, кстати говоря, если вдруг со вторым решением на базе MS SQL Server вы автоматически ассоциируете эпитеты “дорого” или “гоните деньги”, позвольте возразить. Дело в том, что для работы с программой вы можете использовать бесплатные версии систем управления базами данных (СУБД) от Microsoft. Как пример - это версии Microsoft SQL Server 2005 Express Edition или Microsoft SQL Server 2008 Express Edition. Обе версии отличаются от полных версий несколько ограниченной функциональностью, однако это не мешает использовать их в качестве полноценной СУБД для обычных клиентских приложений на базе решений от “Простого Софта”.

Резюмируя: у обоих подходов есть два очевидных плюса - с одной стороны, это возможность гибкой масштабируемости решений. С другой – выбраны хорошо стандартизированные и известные форматы хранения данных, что делает возможным, в случае какой-то технической необходимости, без проблем подредактировать какую-то таблицу некими сторонними специализированными решениями/программами для обслуживания баз данных (коих в силу известности обоих форматов имеется вагон и маленькая тележка). Отмечу, что в случае выбора SQL Server’а есть возможность дополнительно наращивать функциональность фронт-энда уже на стороне сервера, например, за счет триггеров или хранимых процедур.

Заканчивая первую часть статьи и попутно расставляя путеводные столбы для более простого освоения программы нашими читателями, сразу хочу заметить, что в документации к программе главы “Руководство пользователя” и “Руководство администратора” соответственно описывают последовательность действий для настройки программы в режиме работы в описанном первом (пользовательском на базе MS Access) и втором (серверном через SQL Server) вариантах работы. В следующей части статьи мы завершим наше знакомство с этим необычным универсальным пакетом программ от «Простого Софта», для чего рассмотрим интеграцию с Интернетом, систему отчетов и напоминаний, а также многие другие полезные в повседневной жизни решения.

Игорь Савчук