Смотрим по-новому на Gmail

Google в последнее время активно взялась за обновление своих сервисов и создание новых. Буквально каждый день можно читать новости со стороны интернет-гиганта. Немалый шум наделала и новая социальная сеть Google+. В общем, интерес к себе Google подогрела нешуточный. Все эти улучшения, безусловно, пошли только на пользу. Другое дело, что некоторые и не догадываются о том, что в уже существующих сервисах Google появились новые возможности, которые здорово повышают эффективность работы с ними. Один из них - Gmail, который мы сегодня и прокачаем.

Сменим дизайн

Как известно, Google недавно решила поменять свой имидж. Сервисы получили новое красивое оформление и, честно говоря, многим оно пришлось по душе. Если вы входите в число неравнодушных к новому стилю Google, то вам, вероятно, будет приятно узнать, что в Gmail появилась соответствующая тема. Заходим в настройки почты, переходим в "Темы" и ищем там тему "Предвидение". Мало того, что выглядит все это чертовски стильно, так еще и добавляет некоторый функционал. Например, теперь панель для работы с письмами ездит за скроллом, что бывает очень удобно, если у вас в почте присутствует большая цепочка писем. Плюс к этому, кнопки стали намного больше, но при этом не выбиваются из дизайна и не "мозолят" глаза.

Виджет "Люди"

Если вы не пользуетесь чатом в Gmail, то отключите его. Теперь при клике по любому письму справа появится панель вашего собеседника, где будет отображаться вся доступная по нему информация: имя, фамилия, должность, статус из Google+, последние письма, последние документы из Google Docs и др. Тут же у вас есть четыре кнопки: Google чат, электронная почта, телефон и кнопка для показа последних писем от контакта либо быстрого изменения информации.

Объединяем с социальными сетями

Если вы используете браузер Chrome, Firefox или Safari, то у вас есть возможность улучшить виджет "Люди", добавив в него интеграцию с социальными сетями. Сделать это можно путем установки приложения Rapportive (www.rapportive.com). После установки на верхней панели Google появится соответствующая кнопка. Через нее нужно будет пройти авторизацию в социальных сетях. Теперь вы можете привязать к своим контактам профили из социальных сетей, и в самом виджете будут отображаться последние обновления из ленты собеседника в социальных сетях. Жалко только, что расширение направлено на англоязычную аудиторию, поэтому поддержки популярных русских социальных сетей там нет.

Все почтовые ящики в один

Наверняка у вас есть несколько почтовых ящиков, и почти всегда проверять почту, заглядывая по очереди в разные аккаунты, крайне неудобно. На этот счет у Gmail тоже есть решение. Нельзя, правда, сказать, что это нововведение (такая возможность присутствует в Gmail уже давно), но о нем, вероятно, знали немногие. Итак, заходим в настройки почты, там открываете закладку "Аккаунты и импорт". Здесь вы можете привязать другие ваши почтовые ящики к аккаунту в Google. Например, можно настроить сбор почты с других аккаунтов. Тут же можно настроить пересылку писем от других ящиков. В поле "Отправлять письма как" вы вольны добавить сколько угодно почтовых ящиков и отправлять с них письма, не выходя из Gmail. Удобно? Не то слово! А теперь давайте улучшим и эту особенность.

Клеим ярлычки

Дабы иметь быстрый доступ ко всем письмам, их нужно содержать в порядке. Конечно, можно воспользоваться поиском по почте, но куда более разумно держать всю переписку разбитой по категориям. Многие так и делают, используя Outlook или TheBat!. В Gmail можно автоматизировать процесс сортировки писем по категориям. Прежде всего зайдем в настройки почты и найдем вкладку "Фильтры". Нажимаем кнопку "Создать новый фильтр". Перед вами появятся поля, где мы можем указать адреса, ключевые слова, темы или слова, которые письма содержать не будут. По этим критериям будет проходить сортировка писем. После того, как поле (или поля) буду заполнены, жмем "Далее". Теперь нужно выбрать, что делать с письмами, которые будут удовлетворять указанным выше критериям. Теперь расставляем галочки как душе угодно. Но особое внимание уделите полю "Применить ярлык". Если вы выберите эту опцию и присвоите входящим с адреса, скажем, work@gmail.com ярлык "Работа", то все письма с этого адреса будут автоматически туда попадать. В настройках ярлыков можно изменить цвет ярлычка, название, можно создать дерево ярлыков. Теперь при клике слева на любом ярлыке перед вами появятся все письма этой категории. Это невероятно удобно: все письма лежат на своем месте, и в таком случае вероятность пропустить что-то важное сводится к минимуму. А теперь давайте еще больше раскроем потенциал ярлычков.

Ставим плюсы

Многие с опаской регистрируются на сайтах или в различных рассылках, используя свой основной почтовый ящик. Оно и понятно: на почту начинают сыпаться сотни сомнительных писем и спам. У Google на этот счет также есть одно интересное решение. Просто добавьте знак «+» и любое слово после имени пользователя, но перед @ — и у вас как будто другой адрес электронной почты (например: myaccaunt+newsletters@gmail.com). Затем установите фильтр с таким адресом в поле "Кому", установите на него фильтр ярлык "Рассылки" и уберите "Пропустить входящие". Все, теперь все письма по регистрациям не будут попадать во входящие, тем не менее, вы всегда имеете доступ к письмам с вашими паролями, уведомлениями или рассылками.

Также стоит добавить, что с точки зрения Gmail'а myaccaunt@gmail.com и my.accaunt@gmail.com - это один и тот же аккаунт. То есть точки (если они присутствуют в имени аккаунта) при авторизации или отправке писем в Gmail можно не ставить. Но вот сайты об этом не догадываются, поэтому с их точки зрения это два совершенно разных почтовых адреса. Эту возможность можно использовать так же, как и фишку с плюсами, но тут это не совсем удобно, да и не все имеют точки в своем аккаунте.

Сначала отправляем, потом думаем

Да, Gmail дает нам такое право. По крайней мере, дает возможность не выставить себя дураком или же исправить ошибку так, что адресат этого и не заметит. Скажем, вы собираетесь отправить коллеге важный документ, но забыли его прикрепить к письму. Приходится отсылать еще одно письмо с самим документом. Или вы пишете письмо любимой бабушке, а отсылаете случайно вашему начальнику. Неприятные ситуации, не так ли? В Google это предусмотрели. Во-первых, зайдите в настройки почты и откройте вкладку "Общие". Найдите "Отменить отправку" и активируйте. Теперь у вас будет 10 секунд, за которые вы можете осознать, что благодарность вашей бабушке за пирожки полетела вашему начальнику, и отменить письмо. Можно эту функцию настроить и на больший временной промежуток, но 10 секунд, как правило, хватает для озарения. Теперь что касается документов. Так уж повелось, что в письмах, с которыми мы высылаем файлы, мы пишем "Файл прилагается" или "Прилагается к письму". А может, пишем на английском "Attached is" или тому подобное. Так вот, если вы в письме указали эти слова, но на деле забыли прикрепить файл, Gmail отследит эту ситуацию и предложит вам прикрепить файлы к письму перед отправкой. Вкупе с отменой отправки вы обезопасите себя от неприятных ситуаций.

Хитрим с вложениями

Для более удобной работы с прикрепляемыми файлами в Gmail также есть несколько недокументированных особенностей. Например, поиск по письмам с вложениями можно осуществлять следующим образом: в строке поиска наберите has:attachment — и перед вами появятся все письма с вложениями. Или вам, к примеру, нужны только pdf-файлы. Тогда напишите has:attachment pdf. Если вам нужны файлы от конкретного пользователя, тогда наберите следующее: from:Станислав has:attachment, а если конкретный файл, то: filename:курсовой.docx.

Подводим итоги

Google сделала невероятно мощный инструмент для работы с электронной почтой. Но с первого взгляда все его возможности не бросаются в глаза. Раскройте весь потенциал своей почты Gmail с помощью сегодняшних советов, и вы увидите, как сократится время, потраченное на поиски, переотправки, сортировки и пересылки.

Александр Борсук italexzunder+kg@gmail.com