Визуальное создание макросов в Word-2007
Бесспорно, про макросы слышали все. Вместе с тем, далеко не все пользователи имеют представление о том, как их использовать на практике, считая, что в этом нет необходимости, а процесс их создания долог и труден. Я убедился, что о работе с ними имеют очень слабое представление даже операторы компьютерной верстки, не говоря уже про обычных пользователей. А ведь их использование может существенно повысить эффективность вашей работы. В данной статье я рассматриваю создание макросов для Word из Microsoft Office 2007.
Формировать макрос можно разными путями, например, путем написания небольшой программки на Visual Basic. Однако я рассмотрю наиболее простой вариант формирования макроса – визуальный, доступный любому пользователю в отличие от предыдущего варианта, предполагающего наличие определенных знаний языка Visual Basic и определенных навыков программирования.
При работе с текстом всем нам достаточно часто доводится выполнять какие-то постоянные последовательности действий. Например, это может быть создание таблицы фиксированного размера и применение к ней определенных действий по ее форматированию: выделение шапки жирным шрифтом и курсивом, выравнивание всего текста таблицы по левому краю. Такие таблицы могут, например, содержать списки работников. Используя макросы, последовательность действий по созданию подобной таблицы можно запомнить и при необходимости быстро и просто создавать ее «одним движением руки».
Рассмотрим, какие именно действия необходимо пользователю для этого выполнить:
перейти на новую строку;
удалить из нее абзацный отступ;
создать таблицу, содержащую определенное количество строк и столбцов;
применить к первой строке, где будет располагаться шапка таблицы, выравнивание по центру, выделение ее курсивом и полужирным шрифтом. выровнять все другие ячейки таблицы по левому краю;
убрать в ячейках таблицы абзацный отступ;
установить курсор в ячейку, в которой будет записана первая информация.
Не правда ли, несмотря на простоту создания таблицы, пользователю придется все же потрудиться. А ситуацию можно еще и «усугубить», применив разное выравнивание для разных колонок таблицы, да еще, например, пронумеровав колонку с порядковым номером. Согласитесь, что в этом случае «игра стоит свеч»: создание макроса, реализующего приведенную последовательность действий, действительно облегчит вашу работу.
Итак, создадим макрос «Вставка таблицы», для чего выполним следующие действия.
На ленте вкладок перейти на вкладку «Вид» и из меню кнопки «Макросы» выбрать пункт «Запись макроса». Появится окно «Запись макроса». В этом окне ввести следующую информацию:
Выбрать имя макроса. Поскольку макрос реализует вставку таблицы, то дадим ему и соответствующее имя, например, «Вставка моей таблицы». Замечу, что выбранное имя должно отвечать определенным требованиям. Во-первых, оно должно быть уникальным, то есть не совпадать с уже имеющимися именами макросов. Во-вторых, в имени не допускается наличие пробелов, поэтому название макроса следует записать так: «Вставка_моей_таблицы» или «ВставкаМоейТаблицы».
«Назначить макрос» кнопке или клавишам. В первом случае появится окно «Настройка панели доступа и сочетаний клавиш», в котором Word предложит добавить создаваемый макрос на панель быстрого доступа. При втором варианте появится окно «Настройка клавиатуры», в котором будет предложено указать сочетание клавиш для вызова создаваемого макроса. Можно игнорировать и размещение макроса на панели, и назначение ему функциональных клавиш.
В списке «Макрос доступен для» оставить элемент «Всех документов (Normal.dot)», если вы планируете использовать макрос для всех документов. И только в том случае, если вы создаете макрос только для конкретного документа, следует выбрать из списка название конкретного документа. Щелкнуть кнопку ОК.
В окне документа Word форма курсора примет вид, сигнализирующий, что идет процесс записи макроса.
Выполнить приведенную выше последовательность действий для записи ее в макрос.
Для остановки записи макроса из меню кнопки «Макросы» выбрать пункт «Остановить запись».
Итак, макрос сформирован. Для его выполнения перейдите на вкладку «Вид» и из меню кнопки «Макросы» выберите пункт «Макросы» либо нажмите комбинацию клавиш+. Откроется окно «Макрос», в котором вы обнаружите только что сформированный вами макрос.
Как видно из приведенного рисунка, инструменты в окне позволяют выполнить с макросами любые действия, вплоть до их удаления.
Ну а дальше все предельно просто. Как только вам понадобится при работе с документом выполнить последовательность действий, оформленных в виде макроса, вы либо щелкаете определенную при создании макроса комбинацию клавиш, либо обращаетесь к нему с определенной для него панели, либо в окне «Макрос» выбираете в нем нужный макрос и щелкаете кнопку «Выполнить», после чего с удовлетворением наблюдаете, как Word выполняет за вас определенную вами последовательность действий.
Итак, макрос создан, и вы интенсивно его используете. Но вот вам понадобилось использовать его на другом компьютере или поделиться им со своими друзьями. Как же передать макрос другим пользователям? Для этого выполните следующие действия.
Создайте новый пустой документ.
Щелкните кнопку “Office” и выберите в нижней части окна с меню пункт «Параметры Word». Появится окно «Параметры Word».
В левой части окна щелкните пункт «Надстройки».
В нижней части окна из списка «Управление» выберите пункт «Шаблоны» и щелкните кнопку «Перейти…». Откроется окно «Шаблоны и надстройки». Щелкните в окне кнопку «Организатор…». Появится окно «Организатор».
Перейдите в этом окне на вкладку «Макросы».
На правой панели установите курсор на нужный макрос в списке «Из Normal.dotm» и щелкните кнопку «Копировать». При необходимости изменить существующее имя щелкните кнопку «Переименовать» и введите новое имя.
Скопируйте нужные макросы из правой панели на левую панель, то есть в созданный вами новый пустой документ, после чего на ней должно отобразиться название выбранного макроса.
В списке «Тип файла» выберите пункт «Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm)».
Для подключения макроса на другом компьютере необходимо поместить созданный шаблон в папке с остальными шаблонами для документов на этом компьютере. По умолчанию для Windows XP шаблоны Word содержатся в папке Documents and Settings \ Имя пользователя \ Application Data \ Microsoft \ Шаблоны). При этом папка Application Data является скрытой, и ее необходимо будет отобразить.
Валерий Фетисов
Формировать макрос можно разными путями, например, путем написания небольшой программки на Visual Basic. Однако я рассмотрю наиболее простой вариант формирования макроса – визуальный, доступный любому пользователю в отличие от предыдущего варианта, предполагающего наличие определенных знаний языка Visual Basic и определенных навыков программирования.
При работе с текстом всем нам достаточно часто доводится выполнять какие-то постоянные последовательности действий. Например, это может быть создание таблицы фиксированного размера и применение к ней определенных действий по ее форматированию: выделение шапки жирным шрифтом и курсивом, выравнивание всего текста таблицы по левому краю. Такие таблицы могут, например, содержать списки работников. Используя макросы, последовательность действий по созданию подобной таблицы можно запомнить и при необходимости быстро и просто создавать ее «одним движением руки».
Рассмотрим, какие именно действия необходимо пользователю для этого выполнить:
перейти на новую строку;
удалить из нее абзацный отступ;
создать таблицу, содержащую определенное количество строк и столбцов;
применить к первой строке, где будет располагаться шапка таблицы, выравнивание по центру, выделение ее курсивом и полужирным шрифтом. выровнять все другие ячейки таблицы по левому краю;
убрать в ячейках таблицы абзацный отступ;
установить курсор в ячейку, в которой будет записана первая информация.
Не правда ли, несмотря на простоту создания таблицы, пользователю придется все же потрудиться. А ситуацию можно еще и «усугубить», применив разное выравнивание для разных колонок таблицы, да еще, например, пронумеровав колонку с порядковым номером. Согласитесь, что в этом случае «игра стоит свеч»: создание макроса, реализующего приведенную последовательность действий, действительно облегчит вашу работу.
Итак, создадим макрос «Вставка таблицы», для чего выполним следующие действия.
На ленте вкладок перейти на вкладку «Вид» и из меню кнопки «Макросы» выбрать пункт «Запись макроса». Появится окно «Запись макроса». В этом окне ввести следующую информацию:
Выбрать имя макроса. Поскольку макрос реализует вставку таблицы, то дадим ему и соответствующее имя, например, «Вставка моей таблицы». Замечу, что выбранное имя должно отвечать определенным требованиям. Во-первых, оно должно быть уникальным, то есть не совпадать с уже имеющимися именами макросов. Во-вторых, в имени не допускается наличие пробелов, поэтому название макроса следует записать так: «Вставка_моей_таблицы» или «ВставкаМоейТаблицы».
«Назначить макрос» кнопке или клавишам. В первом случае появится окно «Настройка панели доступа и сочетаний клавиш», в котором Word предложит добавить создаваемый макрос на панель быстрого доступа. При втором варианте появится окно «Настройка клавиатуры», в котором будет предложено указать сочетание клавиш для вызова создаваемого макроса. Можно игнорировать и размещение макроса на панели, и назначение ему функциональных клавиш.
В списке «Макрос доступен для» оставить элемент «Всех документов (Normal.dot)», если вы планируете использовать макрос для всех документов. И только в том случае, если вы создаете макрос только для конкретного документа, следует выбрать из списка название конкретного документа. Щелкнуть кнопку ОК.
В окне документа Word форма курсора примет вид, сигнализирующий, что идет процесс записи макроса.
Выполнить приведенную выше последовательность действий для записи ее в макрос.
Для остановки записи макроса из меню кнопки «Макросы» выбрать пункт «Остановить запись».
Итак, макрос сформирован. Для его выполнения перейдите на вкладку «Вид» и из меню кнопки «Макросы» выберите пункт «Макросы» либо нажмите комбинацию клавиш
Как видно из приведенного рисунка, инструменты в окне позволяют выполнить с макросами любые действия, вплоть до их удаления.
Ну а дальше все предельно просто. Как только вам понадобится при работе с документом выполнить последовательность действий, оформленных в виде макроса, вы либо щелкаете определенную при создании макроса комбинацию клавиш, либо обращаетесь к нему с определенной для него панели, либо в окне «Макрос» выбираете в нем нужный макрос и щелкаете кнопку «Выполнить», после чего с удовлетворением наблюдаете, как Word выполняет за вас определенную вами последовательность действий.
Итак, макрос создан, и вы интенсивно его используете. Но вот вам понадобилось использовать его на другом компьютере или поделиться им со своими друзьями. Как же передать макрос другим пользователям? Для этого выполните следующие действия.
Создайте новый пустой документ.
Щелкните кнопку “Office” и выберите в нижней части окна с меню пункт «Параметры Word». Появится окно «Параметры Word».
В левой части окна щелкните пункт «Надстройки».
В нижней части окна из списка «Управление» выберите пункт «Шаблоны» и щелкните кнопку «Перейти…». Откроется окно «Шаблоны и надстройки». Щелкните в окне кнопку «Организатор…». Появится окно «Организатор».
Перейдите в этом окне на вкладку «Макросы».
На правой панели установите курсор на нужный макрос в списке «Из Normal.dotm» и щелкните кнопку «Копировать». При необходимости изменить существующее имя щелкните кнопку «Переименовать» и введите новое имя.
Скопируйте нужные макросы из правой панели на левую панель, то есть в созданный вами новый пустой документ, после чего на ней должно отобразиться название выбранного макроса.
В списке «Тип файла» выберите пункт «Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm)».
Для подключения макроса на другом компьютере необходимо поместить созданный шаблон в папке с остальными шаблонами для документов на этом компьютере. По умолчанию для Windows XP шаблоны Word содержатся в папке Documents and Settings \ Имя пользователя \ Application Data \ Microsoft \ Шаблоны). При этом папка Application Data является скрытой, и ее необходимо будет отобразить.
Валерий Фетисов
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 08 за 2011 год в рубрике soft
