Корпоративный портал – Совместная работа. Часть 3

В прошлой статье мы рассмотрели основной функционал редакции «Компания», предназначенной для быстрого развертывания вертикальных коммуникаций в организации. Подобный корпоративный портал служит официальным источником новостей, является единым местом хранения корпоративных правил и инструкций, содержит информацию о компании, в том числе ее организационную структуру и базу данных сотрудников.

Следующим шагом в развитии Корпортала будет развертывание горизонтальных коммуникаций, и сегодня мы поговорим о редакции «Совместная работа».
Вначале давайте настроим функционал. В верхней панели инструментов нажмем кнопку «Мастер настройки» и перейдем к работе с мастером настройки Корпортала.

Шаги мастера с 1-го по 5-й оставим без изменений. На 6-м путем нажатия всех доступных галочек настроим требуемый функционал (рис. 1). На шаге 7 сбросим все галочки (этот функционал мы будем рассматривать в следующих статьях). На 8-м шаге можем перезагрузить демо-контент, для этого нужно нажать на галочку «Переустановить структуру данных». Жмем «Установить» и переходим на Портал. У нас появились новые разделы «Группы» и «Общение», на персональной странице пользователя – «персональный календарь» и «мои задачи», а присутствующие на Портале сотрудники теперь помечаются специальной меткой «на сайте».

Организация коллективной работы – основная задача любого руководителя. Корпортал позволяет поднять совместную работу на новый уровень при помощи инструмента «Рабочие группы» (или просто Группы). Можно создать сколько угодно рабочих групп с разными статусами (видимая/невидимая, открытая/закрытая, архивная/действующая) для решения самых разнообразных задач. Каждая Группа имеет собственную страницу (рис. 2).Функционал всех групп одинаков, ненужные функции всегда можно отключить (ссылка «Изменить настройки»).

Для управления работой группы используется инструмент Задачи (рис. 3). Каждый участник группы (в зависимости от прав) может в любой момент проверить, в каком состоянии находится выполнение той или иной задачи. Очень полезным функционалом является возможность обсуждения задачи — можно обсудить постановку задачи, выяснить непонятные моменты и т.п.

Для ведения отчетов о работе группы есть специальный функционал, основанный на механизме блогов и заимствованный из Интернета (рис. 4). Отчеты – во многом основной функционал для работы группы. Прочитав отчет, можно сразу же задать вопрос, если что-то непонятно, затребовать уточнения, поблагодарить, похвалить или дать нагоняй в зависимости от ситуации.

При коллективной работе обычным способом много времени уходит на одну только передачу информации по проблеме. Дозвониться можно не сразу, человека может не быть на месте. Объяснение голосом имеет свои плюсы, но трудно себе представить, как по телефону передать детальную объемную информацию. При помощи Корпортала время на передачу информации адресату сводится к набору текста на соответствующей странице (рис. 5). Даже если человека нет на месте, он все равно получит это сообщение как только вновь зайдет на Портал. В таких сообщениях можно передавать ссылки на нужные документы, оставлять координаты людей, причем вся переданная информация сохраняется и может быть проанализирована при возникновении спорных ситуаций.

Конечно, Портал снимает много проблем общения, но не исключает необходимости регулярных очных встреч. Для подобных встреч обычно используются специальные помещения, типа переговорных комнат или конференц-зала. На Корпортале предусмотрен специальный инструмент «Резервирования переговорных». Чуть ниже коснемся этой темы, а более подробно поговорим в одной из ближайших статьей.

Кроме фиксации постановки задач и переписки, необходимо фиксировать события, изменения документов группы, загруженность участников.
Для фиксации событий используется стандартный инструмент – Календарь. По умолчанию создается один календарь для группы, однако никто не мешает добавить дополнительные. В календаре фиксируются события вплоть до получаса по времени, есть возможность указать участников события, информировать их о событии, планировать очные встречи с помощью «Планировщика событий» (рис. 6), который показывает занятость всех участников события и учитывает доступность переговорных комнат.

Обмен мнениями по проблеме рабочей группы в обыденной жизни возможен только во время общих собраний. Обсуждения в группе организуются с помощью механизма форумов. Участники группы могут обсуждать вопросы, ссылаться на страницы или документы, прикреплять файлы и получать уведомления о новых сообщениях.

Одной из интересных возможностей является функционал сохранения переписки Send&Save. После его настройки в группе будет вестись архивирование определенных e-mail-сообщений, отправленных/полученных со своих почтовых ящиков сотрудниками, переписка будет индексироваться системой поиска и уже не потеряется. Например, вы создаете группу «Маркетинг», заводите для нее адрес marketing@email.by, приглашаете участников в группу. Теперь все сообщения на marketing@email.by будут доступны членам группы. Участнику группы будут отправляться сообщения по e-mail (если он подписан) и на них можно просто отвечать. А чтобы добавить нового пользователя в список рассылки marketing@email.by, достаточно пригласить его в эту рабочую группу.

Каждая группа получает в свое распоряжение отдельное файловое хранилище, которое поддерживает работу с бизнес-процессами (рис. 7). Вы можете настроить работу группы таким образом, что при публикации документа будет запускаться бизнес-процесс, например, «Двухэтапное утверждение», «Ознакомление с документом» или «Экспертная оценка». В дистрибутив входит семь стандартных бизнес-процессов, позволяющих автоматизировать работу. О работе с бизнес-процессами мы поговорим в следующей статье.

В последней версии Корпортала появился новый функционал для коллективной работы – WiKi (рис. 8). Теперь вы и ваши сотрудники могут в рамках рабочей группы создать свою Википедию, вести единую базу знаний по определенной проблематике и не бояться потерять информацию. Предусмотрена возможность просмотра изменений, сравнения версий и, конечно же, механизм восстановления.

Для взаимодействия с внешним миром (партнеры, клиенты, поставщики и др. контрагенты) на Корпортале используется модуль Экстранет – расширение, которое позволяет осуществлять конфиденциальную связь с внешними пользователями без доступа их к внутрикорпоративной информации. Технически это отдельный сайт, который предоставляет усеченный функционал Корпортала (как установить, написано у вас на портале по ссылке /about/extranet.php, или просто введите в поиске экстранет). Здесь предусмотрены Рабочие группы, Файловое хранилище и Обращения в техническую поддержку. Доступ к экстранету предоставляется только определенным сотрудникам, причем есть возможность создать «публичного сотрудника», контактная информация которого будет доступна всем участникам экстранета. Внешние пользователи могут видеть только свои группы и свои контакты (выбираются из групп). Также внешние пользователи не учитываются при покупке лицензии, то есть вы можете работать с любым количеством контрагентов.

Нам осталось рассмотреть еще два способа коммуникации.

XMPP/JABBER сервер. С этим сервером ваш Портал обеспечен как универсальными технологиями мгновенных сообщений, так и индикацией присутствия пользователей на портале. Что это значит? Ваши сотрудники будут «на связи» всегда - где бы они ни находились и какими бы программами для общения ни пользовались. Все потому, что XMPP-сервер работает на разных платформах, поддерживает SSL и обмен файлами. Установите на мобильный телефон клиент (рис. 9), поддерживающий протокол Jabber, например, воспользуйтесь QIP для WindowsMobile, - и всегда будете в онлайне на Портале.

Видеопереговорные. Вы можете не только написать или позвонить коллеге с Портала, но и выполнить видеозвонок - напрямую любому сотруднику. Более того, сможете организовать видеоконференцию, на которую пригласить сразу несколько участников (рис. 10). Спланируйте это событие заранее, забронировав Видеопереговорную. Где бы вы ни находились в текущий момент - в дороге, в другом городе, в офисе – вы всегда проведете переговоры с сотрудниками и клиентами.

Подведем итог – редакция «Совместная работа» позволяет сотрудникам эффективно коммуницировать друг с другом, даже если коллеги разбросаны по офисам и разным городам. К удобству всех сотрудников компании редакция «Совместная работа» включает корпоративный сервис коротких сообщений, персональные блоги и возможность организации видеоконференций.

В следующий раз мы поговорим о редакции «Бизнес-процессы», познакомимся с инструментами визуального проектирования бизнес-процессов, остановимся на списках и поговорим о контроллере.

Сергей Шевчик info@studionicka.by