Корпоративный портал – Компания. Часть 2

Как отметил Сергей Рыжиков, генеральный директор компании «1С-Битрикс», последние несколько лет наблюдаются изменения в способах коммуникаций. Люди привыкли быстро находить информацию, используя поисковые системы, обмениваться мгновенными сообщениями и вести блоги. Как следствие, сформировался новый класс программного обеспечения, а именно корпоративные порталы. Портал становится и внутренним сайтом, и системой коллективной работы, формируя корпоративную культуру, давая привычные коммуникации, столь необходимые сейчас.

В прошлой статье мы рассмотрели основные отличия редакций продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал» и произвели установку демонстрационной версии Корпортала. Сегодня рассмотрим функционал редакции «Компания».

Для начала давайте определимся, как можно изменять информацию на Корпортале. С версии 9.5 в продуктах компании 1С-Битрикс используется упрощенный интерфейс управления контентом «Эрмитаж» (рис 1). На данный момент вам нужно знать, что кнопка «Изменить страницу» позволяет вызвать визуальный редактор (рис 2) и изменить в нем содержание страницы.

А в правой части страницы вы найдете контекстно-зависимые управляющие кнопки, которые позволяют, например, добавить нового пользователя, создать новую папку в файловом хранилище, закачать в хранилище файл и т.п.

Кнопка «Мастер настройки» вызывает мастер настройки Корпортала, который позволяет изменить дизайн, цветовую схему, настроить функционал. Давайте его запустим.

Шаги мастера с 1-го по 3-й я пропущу, а вот 4-й как раз таки позволяет настроить функционал вертикальных коммуникаций (рис 3). Все галочки, кроме «Социальная сеть и открытые коммуникации», сделаем активными и нажмем кнопку «Далее». На шагах 5, 6 и 7 сбросим все галочки (этот функционал мы будем рассматривать в следующих статьях). На 8-м шаге можем перезагрузить демо-контент, для этого нужно нажать на галочку «Переустановить структуру данных». Жмем «Установить» и переходим на Портал.

При входе на Корпортал вы попадаете на главную страницу портала. Она является общей для всех пользователей и служит для сбора общей информации, этот функционал реализуется за счет гаджетов. Можно свободно их перемещать с места на место, добавлять новые или производить настройку, причем отдельно стоит отметить тот факт, что поддерживаются и Google-гаджеты, есть гаджет погоды, гаджет формирования отчетов из 1С. Кому-то этого достаточно, но многим хочется иметь собственное представление. Страница «Мой портал» как раз для этого и предназначена, она позволяет сотруднику настроить свой персональный рабочий стол.

Раздел «Компания» (рис 4) используется для хранения информации о компании, которая расскажет новичкам о ее истории, традициях, целях, познакомит с руководством, даст сотрудникам исчерпывающие данные о контактах и реквизитах фирмы, станет источником официальных новостей, позволит читать сообщения о неформальной жизни компании. В результате у работников не возникнет проблем в общении с руководством различных уровней, ведь вся официальная информация находится перед глазами, остается только постоянно и оперативно обновлять ее.

Названия страниц раздела говорят сами за себя, я остановлюсь только на самом интересном.

Страницы «Официально» и «Наша жизнь» служат для размещения официальных и неформальных новостей компании. Причем можно организовать отображение не только текстовой и графической информации, но и видео, например, обращений руководства или ролики с выставок и конференций.

«Календарь событий» (рис 5) содержит календарь, в котором отображаются все происходящие события. Создать новый элемент можно простым нажатием на нужную дату, указать участников, место проведения, содержание события, его продолжительность, настроить напоминание и повторение. Календарь может работать в представлениях день, неделя, месяц, интегрироваться с Microsoft Outlook и быть доступным сотруднику даже когда он в отъезде.
Страница «Новости отрасли» используется в качестве RSS-агрегатора новостей. С помощью гаджетов вы настраиваете отображение нужных вам информационных лент. Работники смогут знакомиться с новостями, не «бегая» по чужим сайтам.

Раздел «Сотрудники» аккумулирует в себе кадровую информацию и является основным инструментом для быстрого поиска сотрудников, независимо от того, какой численности компания и какой разветвленной структурой она обладает. Предусмотрен импорт пользователей из CSV-файла, из LDAP- directory или из 1С "Зарплата и управление персоналом", в случае наличия настроенного AD-сервера можно разрешить его пользователям
авторизовываться на портале.

Страницы «Поиск сотрудника», «Телефонный справочник», «Структура компании», «Визуальная структура компании» (рис 6) используются для наглядного представления иерархии, поиска нужного адреса или телефона сотрудника. «Личная страница» позволяет получить представление о человеке, посмотреть, кто он такой и какими контактами располагает.

«Календарь отсутствий» (рис 7) - это официальное табло присутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего периода его работы. Тут отражаются отсутствия, предусмотренные законодательно (отпуска, больничные и т.п.) или приказом по компании (командировки, отгулы и пр.). Гаджет с такой информацией может быть добавлен на главную страницу портала. Таким образом, работнику не придется гадать, есть ли его начальник на месте или когда выйдет из отпуска его коллега. Распознавание событий происходит при помощи их окраски в определенные цвета.

Напомнить о ближайшем дне рождения коллеги поможет специальный гаджет «Дни рождения», а также одноименная страница. «Доска почета» выступает в роли отдельного инструмента уведомления о заслугах. Отметить всех, кто добился успеха, и собрать их вместе – это хорошо забытая, но очень мотивирующая возможность, особенно если подкрепить ее рублем :).

Раздел «Документы» выступает в качестве файлового хранилища (рис 8). В поставке предусмотрено несколько хранилищ: «общее», «маркетинг и продажи» и «документы для руководства» (можно добавить свои в неограниченном количестве), доступ к которым разграничивается правами пользователей. Присутствует возможность подключить хранилище (как все сразу, так и по отдельности) в качестве сетевой папки на компьютере пользователя. По каждому документу вы можете оставлять комментарии, просматривать историю изменений, а в браузере Internet Explorer редактировать офисные документы без загрузки/выгрузки на компьютер. Если хотите, то можете подключить обычную физическую папку и работать с ней через Корпортал. Загрузка файлов осуществляется как «поштучно», так и пакетно.

Замечательной возможностью Корпортала является «Поиск» информации. Индексации подлежит ВСЯ вносимая на Портал информация. Искать можно как по содержанию документа (все форматы MS Office), так и по всем страницам портала (Портал учитывает доступ к информации пользователя и больше, чем нужно, не покажет). Например, поиск по фамилии сотрудника выдаст ссылки на его личную страницу, на документы, в которых фамилия встречалась, и на список новостей, в которых он фигурировал. Еще одно новшество последней версии Корпортала – функция «Поиск по заголовкам». Вверху портала находится специальная форма, начните набирать запрос — и Портал предложит вам подборку страниц (рис 9). Таким образом, компания получает в свое распоряжение единый механизм поиска, а результаты поиска представляются сотрудникам в унифицированном виде.

Оставшийся раздел «Сервисы» рассмотрим в одной из следующих публикаций. Сейчас отмечу, что для редакции «Компания» здесь можно организовать резервирование переговорных комнат, воспользоваться общим каталогом ссылок, пройти курс обучения (Система дистанционного обучение с поддержкой SCORM), причем курсы вы можете создавать самостоятельно.

Подведем итог. Редакция «Компания» позволяет за 4 часа создать полноценный корпоративный портал, который служит в компании официальным источником новостей, является единым местом хранения корпоративных правил и инструкций, содержит информацию о компании, в том числе ее организационную структуру и базу данных сотрудников. Редакция предлагается по фиксированной цене 19.900 RUR (около 1.970.000 бел.руб.) без учета числа пользователей, для компаний любого масштаба.

В следующий раз мы поговорим о редакции «Совместная работа», познакомимся с инструментами командной работы в организации. Разберемся, как сотрудники могут управлять задачами и поручениями, работать с календарями и проектами, использовать WiKi и Экстранет.

Сергей Шевчик info@studionicka.by