Онлайн-сервисы для виртуальных рабочих групп

Недавняя новость: корпорация IBM запустила кадровую реформу, в рамках которой планируется повысить производительность труда, предоставив сотрудникам возможность работать из дома. Уже через 5-6 месяцев 15-20% работников компании будут работать удаленно. Это, помимо прочего, позволит сэкономить на аренде офисов. В IBM удаленным сотрудникам будут предоставлять расширенные коммуникационные возможности, а также выплачивать небольшую прибавку к зарплате. Первыми работать дома начнут сотрудники отделов маркетинга и продаж. В дальнейшем перемещение работников из корпоративных офисов в домашние станет в IBM постоянным процессом – это должно помочь сократить до 10% общих издержек компании. Собственно, IBM просто следует общемировой тенденции по оптимизации бизнес-процессов. В последнее время все больше людей начинают работать из дома, используя средства удаленной работы. Раньше это было в основном прерогативой фрилансеров, теперь же, как видим, и офисные работники все активнее пересаживаются за домашние ПК.

Конечно, полностью обособленный работник вполне может работать с любым ПО, отправляя результаты работодателю через Интернет. Но в реальности работать обычно приходится в группе, и тут сразу же возникает проблема координации действий. Несложно организовать совместную работу над проектом, когда все сидят в одной комнате и связаны локальной сетью. Но как быть, если члены группы сидят по домам в разных концах города, страны или даже всей планеты? "Аськой" тут явно не обойдешься… В таком случае на помощь приходят онлайновые инструменты для организации виртуальных рабочих групп. Их-то я и рассмотрю в этом обзоре.

Google Docs & Spreadsheets

Google Docs (docs.google.com) – это, безусловно, "классика жанра", один из лучших на сегодняшний день инструментов для групповой работы. Пользователи могут вместе со своими коллегами в реальном времени редактировать тексты и работать с таблицами, общаться, обмениваться файлами и т.д. Для этого достаточно иметь аккаунт Google – к примеру, почтовый ящик Gmail.

Новые документы, таблицы и презентации можно создавать "с нуля" или импортировать уже существующие. Все, что нужно для работы, – это браузер. Сами документы хранятся в Сети на серверах Google. Интерфейс Google Docs, отображаемый на web-странице, аналогичен интерфейсу наиболее распространенных офисных пакетов (MS Office, Open Office), так что даже у новичков проблем обычно не возникает. Google Docs поддерживают большинство популярных форматов файлов, в том числе DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT.

Чтобы открыть другим сотрудникам доступ к документу, над которым вы работаете, достаточно ввести их адреса электронной почты и отправить соответствующие приглашения. Пользователь, которому вы отправили приглашение на редактирование или просмотр документа, таблицы или презентации, получит к ним доступ сразу после входа в систему. Просматривать документ и вносить в него изменения могут несколько человек одновременно. На экране отображается окно чата для таблиц, а окно версий документа показывает изменения и позволяет узнать, кем и когда они были внесены. Все документы можно размещать в онлайновых папках, которых можно создавать столько, сколько требуется. Документы также можно публиковать в Интернете в виде обычных web-страниц – для этого достаточно просто нажать кнопку мыши. Кроме того, доступ к тому или иному документу можно предоставить лишь избранным пользователям или запретить доступ вообще, а web-публикацию можно в любое время отменить.

И еще: если вы используете браузер Firefox, вы можете загрузить и установить себе расширение Google Docs Bar – боковую панель (сайдбар) для браузера. После установки прямо из сайдбара вам будут доступны списки документов (в том числе таблицы и презентации), поиск файлов и просмотр папок. В ходе работы все данные пересылаются расширением напрямую Google и хранятся в менеджере паролей Firefox. После установки Google Docs Bar можно настроить его видимость с помощью соответствующей кнопки в панели навигации браузера или проделав следующий путь: Вид --> Боковая панель -- > Google Docs Bar (View --> Sidebar --> Google Docs Bar).

TimeBridge

TimeBridge (www.timebridge.com) – система управления расписаниями, которая интегрируется с Google Calendar, MS Exchange и MS Outlook и облегчает управление расписаниями встреч между живущими в разных местах и даже часовых поясах людьми. TimeBridge предоставляет компаниям средства для удобного координирования встреч и групповой работы над проектом. Перед проведением совещания производится отправка соответствующих приглашений по электронной почте, включающих намеченные временные рамки, которые сопоставляются с расписанием каждого члена группы. Участники индивидуально выбирают удобное для них время, а TimeBridge находит наилучший компромиссный вариант для всей группы в целом.

Показательный момент: когда TimeBridge дебютировал (а было это в 2007 году), авторы проекта тут же получили $6 млн инвестиций от ведущих венчурных фондов США.

Task2Gather

Оnline-система работы с задачами Task2Gather (www.task2gather.com) приспособлена для управления проектами и взаимодействия членов команды лучше, чем многие другие подобные сервисы. Task2Gather объединяет и средства по работе с персональными задачами, и управление проектами в командах. Сервис вполне бесплатный, хотя и имеет одну проблему – в нем нет контроля заданий. То есть исполнитель может плохо выполнить или вообще удалить задачу, а руководитель группы об этом сразу и не узнает. Так что в следующей версии сервиса хорошо было бы увидеть возможность "принятия работы", когда работу обязательно нужно утвердить у руководителя/заказчика, чтобы она считалась выполненной.

Writeboard

Web-сервис Writeboard (www.writeboard.com) позволяет совместно работать над любыми документами в онлайне – помечать, комментировать, рисовать, редактировать и т.п. В качестве документа может быть просто белый экран (лист), на котором можно рисовать (отсюда и название).

Для начала работы достаточно пройти несложную регистрацию, после чего можно сразу переходить к собственно работе над документом. Средства форматирования, правда, довольно аскетичные: пара типов заголовков, два вида списков, жирный и наклонный шрифт, вставка текстового блока. Можно добавлять в документ гиперссылки и изображения. Но и тут не все удобно: файлы картинок потребуется предварительно выложить в Интернет, так как в текст помещается только ссылка на изображение.

Редактировать местоположение и размер графических объектов невозможно, так что подготовить рабочие материалы лучше заранее. Работать с документами несложно, кириллические тексты выглядят вполне прилично как во время редактирования, так и в готовом документе. Правда, выбор шрифтов в системе отсутствует.

Готовый документ сохраняется на сервере и становится доступным для редактирования другим пользователям. Для отслеживания внесенных изменений предусмотрена система, аналогичная используемой в Wiki-системах, так что находить правки, сделанные другими участниками проекта, очень легко. Остаются доступными и промежуточные версии рабочего документа – всегда можно вернуться к любой из предыдущих версий.

Для обсуждения текущих рабочих моментов пользователи могут обмениваться с коллегами текстовыми сообщениями, организованными в виде комментариев. Выделять промежуточные версии документа, удачные, но не совсем готовые к финальному релизу версии, можно с помощью установки соответствующих флагов.

Grouploop

Grouploop (www.grouploop.com) – это простенький сервис для коллективной работы и управления проектами. Пользователю выделяется поддомен subdomain.grouploop.com, на котором и будет находиться его виртуальный офис. Сервис позволяет отсылать сообщения всем участникам группы, комментировать их, вести групповой календарь и создать общее хранилище для файлов (без контроля версий). В календаре есть функция, которая называется RSVP – это возможность получать от других участников рабочей группы подтверждение либо отказ от участия в каком-либо мероприятии. В отличие от многих других, этот сервис не разделяет рабочее пространство по проектам (только по рабочим группам), но это для многих случаев является как раз положительным моментом. Этому сервису, однако, не хватает поддержки задач, проектного графика и возможности совместной работы над документами типа Writeboard.

Campfire

Campfire (campfirenow.com) – еще одно детище создателей Basecamp и Backpack. Это web-приложение, которое объединяет функции чата и службы мгновенных сообщений (IM), которое создано специально для бизнес-применения. Campfire больше всего напоминает чаты, одно время очень популярные в Интернете, но предназначен именно для работы. Вначале требуется зарегистрироваться, создать комнату и разослать ссылки участникам рабочей группы. От них потребуется только ввести имя – зарегистрироваться им можно будет позже. Если вы присоединились к уже работающей группе, можете перейти во вкладку с транскриптами и поискать необходимые записи, сделанные ранее.
Очень удобна функция быстрого обмена файлами. Все загруженное перечисляется в специальном списке на боковой панели – это позволяет быстро получить доступ к рабочим документам. Графические файлы и текстовые цитаты отображаются прямо в тексте.

Главный минус Campfire – необходимость платной подписки, которая обойдется в $12-49 в месяц, в зависимости от максимального количества пользователей и предоставляемого дискового пространства. Бесплатная версия разрешает одновременное участие не более чем четырех пользователей, но во многих случаях этого оказывается вполне достаточно. Только придется терпеть несколько назойливую рекламу.

Evernote

Evernote (www.evernote.com) – удобный инструмент для сохранения всевозможных заметок с изначально предусмотренными возможностями совместной работы. С помощью Evernote можно даже написать целую книгу совместно с другими авторами. Для этого можно, конечно, использовать и Google Docs, однако там нет таких возможностей по созданию заметок и цитат из самых разных источников.

Comindwork

Сервис Comindwork (www.comindwork.ru) – полностью русскоязычная онлайн-система оптимизации управления проектами для команд, отделов и компаний. Comindwork включает в себя корпоративное хранилище документов, бизнес-процессы и многое другое. То есть это более "навороченная" система, чем просто "управление задачами": в Comindwork есть и управление знаниями (в виде вики), и общая файловая система, и корпоративные блоги. Перечень функций сервиса впечатляет:
Менеджмент. Создание проектных задач, планов, диаграмм Гантта, контрольных точек, оценка рисков проекта, управление изменениями.
Задачи и подзадачи. Создание задач, прецедентов, сообщений об ошибках. Отслеживание прогресса задач, совместная работа и настройка процессов коммуникации.
Корпоративный Wiki. Возможность совместно редактировать содержимое, обмениваться знаниями, управлять документами онлайн, вести историю и требования к проектам.
Категоризация и тегирование. Можно создавать ссылки, категории и тэги для документов, чтобы поддерживать организацию корпоративной базы знаний. Хранилище файлов. Единое хранилище файлов объединяет документы, доступные в wiki-страницах, и документы, история изменений которых сохраняется (SVN).
Оценки и трэкинг времени. Возможность оценивать задачи, следить за их выполнением, просматривать отчеты о потраченном времени и планировать необходимые ресурсы.
Команда и роли. Роли каждого участника в проекте, контакты, ответственность и структура организации. Права, основанные на ролях для потоков задач и wiki-страниц.
Развитый поиск. Моментальный поиск по всему содержимому системы – страницам, задачам, требованиям, команде, блогам.

Другие сервисы

Существуют, конечно, и другие онлайновые инструменты для групповой работы. Места для их описания в этой статье не нашлось, но их названия и ссылки я приведу. Итак, можете попробовать организовать рабочее взаимодействие при помощи:

Ta-da List (tadalist.com);
Mixin (www.mixin.com);
MediaWiki (www.mediawiki.org);
Remember The Milk (www.rememberthemilk.com) – полностью русскоязычный сервис;
Highrise (www.highrisehq.com);
WebAsyst (webasyst.net);
Nozbe (www.nozbe.com);
Zoho (zoho.com);
Toodledo (www.toodledo.com);
Assembla (www.assembla.com);
Goplan (goplan.org);
HiTask (hitask.com).

Разработки Microsoft

В феврале нынешнего года корпорация Microsoft представила приложение Social Desktop, которое значительно упрощает процесс размещения различных документов в Сети. Использующему Social Desktop пользователю не приходится как-либо обрабатывать документ, прежде чем разместить его в онлайне. Достаточно указать программе на нужный файл, после чего она разместит в Интернете его копию в виде web-страницы с элементами социальной сети, например, комментариями. Также Social Desktop поддерживает теги и поиск.

Social Desktop уже работает в существующих версиях Windows 7, позволяя создать внешнюю ссылку на документы с жесткого диска или SSD-накопителя. Посмотреть ссылку сможет любой пользователь, при условии, что у него установлен Microsoft Silverlight.

Сервис Social Desktop был разработан исследователями из Microsoft Research. Он реализован на технологиях платформы Windows Azure, предназначенной для разработчиков приложений cloud computing. Сейчас Social Desktop существует лишь в виде прототипа и будет официально представлен на выставке TechFest 2009.

Денис Лавникевич