Экспресс-курс: Переходим на Microsoft Office 2007: Word. Часть 5.
Сегодня мы рассмотрим, куда в Microsoft Office Word 2007 переместились команды, которые в ранней версии находились в меню "Сервис" (рис. 1).
Рис. 1. Меню "Сервис" Word 2003
Кнопка проверки правописания, соответствующая такой же команде Word 2003, в новой версии программы находится на вкладке "Рецензирование" в группе "Правописание". После нажатия этой кнопки на экране появится диалоговое окно "Правописание", в котором будут по порядку отображаться все ошибки, допущенные в открытом тексте. Здесь же находятся кнопки, соответствующие командам "Справочные материалы" (кнопка называется "Справочники"), "Язык" — "Выбрать язык", "Язык" — "Перевод", "Язык" — "Тезаурус", "Статистика" (рис. 2).
Рис. 2. Группа "Правописание" на вкладке "Рецензирование"
Переносы в Word 2007 настраиваются на вкладке "Разметка страницы" с помощью кнопки "Расстановка переносов". Имеются два варианта: "Авто" (Word будет расставлять переносы автоматически) и "Ручная" (при необходимости сделать перенос на экране будет появляться диалоговое окно, в котором необходимо самостоятельно указать место переноса). При выборе пункта "Параметры расстановки переносов" появится окно с настройками, аналогичное окну, возникающему при выполнении команды "Сервис" — "Язык" — "Расстановка переносов" Word 2003.
Команды "Исправления", "Соединить и объединить исправления" теперь можно найти на вкладке "Рецензирование". Интересно, что последняя команда в новой версии программы разделена на две: "Сравнить" и "Объединить" (рис. 3).
Рис. 3. Кнопка для настройки сравнения и объединения исправлений
Кнопка "Защитить документ" расположена в области "Защитить" на вкладке "Рецензирование".
Для создания рассылок в Word 2003 использовались команды группы "Письма и рассылки". В новой версии этим командам посвящена отдельная вкладка — "Рассылки" (рис. 4).
Рис. 4. Вкладка "Рассылки" Word 2007
Для начала необходимо создать базу данных получателей, к которой вы затем будете обращаться. Такую базу можно создать, используя таблицы в Microsoft Word или с помощью средств Microsoft Excel. После создания базы данных необходимо составить письмо, которое необходимо разослать людям, внесенным в базу данных. Связывание письма и базы данных получателей называется слиянием. Перед тем, как перейти к разработке письма, нужно указать программе Microsoft Office Word, что письма будут посылаться с помощью обычной почты. Для этого следует перейти на вкладку "Рассылки" и в группе "Начать слияние" нажать кнопку "Начать слияние", а из раскрывающегося списка выбрать пункт "Письма". Теперь нужно выбрать список, из которого программа будет брать данные — название предприятия и фамилию человека, которому адресовано письмо. В группе "Слияние" на вкладке "Рассылки" необходимо нажать кнопку "Выбрать получателей" и в появившемся меню выбрать пункт "Использовать существующий список", после чего указать месторасположение созданной вами базы данных.
При создании письма необходимо вставить блоки слияния. Блоки слияния — это информация, которая будет взята из созданной вами таблицы. Например, вы хотите, чтобы после приветствия "Уважаемый" или "Уважаемая" автоматически вставлялось имя из таблицы, созданной вами в качестве базы данных получателей. Поэтому после слова "уважаемый" нужно вставить блок слияния, который называется "фамилия, имя, отчество". Допустим, в верхней правой части письма нужно разместить фамилию, имя, отчество человека в дательном падеже и название организации, далее должен следовать текст приветствия "Уважаемый" или "Уважаемая" и фамилия, имя, отчество человека, после чего пойдет текст приглашения, а внизу разместятся дата и подпись. Чтобы ввести информацию в правую верхнюю часть письма (фамилию, имя, отчество человека и название организации), следует использовать поля слияния. Для этого в группе "Составление документа и вставка полей" на вкладке "Рассылки" необходимо нажать кнопку "Вставить поле слияния" и из раскрывающегося списка выбрать название столбца с фамилией, именем и отчеством в дательном падеже (рис. 5).
Рис. 5. Выбор поля для слияния
Название блока слияния отобразится на листе. Далее необходимо нажать клавишу "Enter" и вставить следующий блок слияния — название
организации. После этого нужно вставить приветствие и поле "Имя". Приветствие можно также вставить в качестве блока, для чего нажать кнопку "Строка приветствия". На экране появится диалоговое окно вставки строки приветствия. В области "Формат строки приветствия" нужно подобрать вариант приветствия, далее указать, к какому блоку слияния будет применено приветствие. Для этого следует нажать кнопку "Подбор полей" и в появившемся окне в области "Требуется для строки приветствия" напротив названия "Имя" подобрать название столбца, в котором находятся фамилия, имя и отчество, после чего нажать кнопку "ОК". После закрытия окна "Вставка строки приветствия" на экране появится еще одно поле слияния. Следует нажать клавишу "Enter" и написать текст приглашения. Когда письмо будет готово, можно просмотреть результат.
На вкладке "Рассылки" в группе "Просмотр результатов" следует нажать одноименную кнопку. Все поля из таблицы автоматически подставятся в документ. В этой же группе есть кнопки управления записями, с помощью которых можно просмотреть вторую, третью и все последующие записи. Если вас все устраивает, можно завершить создание документа. Для этого в группе "Завершить" нажмите кнопку "Найти и объединить". Если вы хотите сразу напечатать все письма, выберите пункт "Печать документов". Если же вы хотите сохранить созданные письма в файл, выберите пункт "Изменить отдельные документы". На экране появится диалоговое окно "Составные новые документы". В области "Объединить записи" установите переключатель в положение "Все", если вы хотите объединить в один файл все письма, и нажмите кнопку "ОК". Автоматически все письма для всех адресатов окажутся в одном файле, причем каждое письмо будет находиться на отдельной странице. Вам нужно сохранить полученный файл, для чего нажмите Кнопку "Office", выберите команду "Сохранить как" и в диалоговом окне сохранения документа укажите место для хранения
созданных писем.
Готовые письма следует распечатать и запаковать в конверты, затем конверты подписать. Чтобы не тратить время на подпись конвертов вручную, можно автоматически создать наклейки на конверты, связав их с базой данных, в которой указаны адреса организаций-получателей. Для создания наклеек нажмите кнопку "Начать слияние" на вкладке "Рассылки" и в раскрывающемся списке выберите пункт "Наклейки". На экране появится диалоговое окно "Параметры наклеек", в котором представлены готовые шаблоны наклеек определенных размеров. Далее нужно связать наклейки с базой данных. Для этого нажмите кнопку "Выбрать получателей" и выберите пункт "Использовать существующий список". Укажите место, где хранится созданная вами база данных адресатов рассылки, и нажмите кнопку "Открыть". После этого вам нужно разработать шаблон наклейки, то есть вставить поля слияния. Для этого в области "Составление документа и вставка полей" нажмите кнопку "Вставить поле слияния" и из раскрывающегося списка с названиями полей вашей базы данных выберите поля "Организация", "Адрес" и "Город". После этого нажмите кнопку "Обновить наклейки", чтобы вставленные поля слияния скопировались на все наклейки на листе. Теперь вы можете просмотреть результат, нажав кнопку "Просмотр результатов". Все данные из таблицы автоматически подставятся в наклейки. Чтобы просмотреть все страницы, снова воспользуйтесь кнопками управления записями, позволяющими переходить от одной записи к другой. Если вас все устраивает, нажмите кнопку "Найти и объединить". Выберите пункт "Изменить отдельные документы" и в появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение "Все", после чего нажмите "ОК". На экране появится новый документ с наклейками, который можно сохранить на компьютере. Если сохранять вы не планируете, то в документе "Создание наклеек" после нажатия кнопки "Найти и объединить" нажмите кнопку "Печать документов". В открывшемся диалоговом окне переключатель должен быть установлен в положение "Все". Нажмите кнопку "ОК", и вы увидите диалоговое окно "Печать". Возьмите бумагу, специально предназначенную для печати наклеек на конверты, вставьте ее в принтер и в диалоговом окне "Печать" нажмите кнопку "ОК". Наклейки распечатаются. Осталось только наклеить их на конверты.
Настроить все параметры программы Word 2007 можно, выбрав пункт "Параметры Word" из меню кнопки "Office".
Кнопка проверки правописания, соответствующая такой же команде Word 2003, в новой версии программы находится на вкладке "Рецензирование" в группе "Правописание". После нажатия этой кнопки на экране появится диалоговое окно "Правописание", в котором будут по порядку отображаться все ошибки, допущенные в открытом тексте. Здесь же находятся кнопки, соответствующие командам "Справочные материалы" (кнопка называется "Справочники"), "Язык" — "Выбрать язык", "Язык" — "Перевод", "Язык" — "Тезаурус", "Статистика" (рис. 2).
Переносы в Word 2007 настраиваются на вкладке "Разметка страницы" с помощью кнопки "Расстановка переносов". Имеются два варианта: "Авто" (Word будет расставлять переносы автоматически) и "Ручная" (при необходимости сделать перенос на экране будет появляться диалоговое окно, в котором необходимо самостоятельно указать место переноса). При выборе пункта "Параметры расстановки переносов" появится окно с настройками, аналогичное окну, возникающему при выполнении команды "Сервис" — "Язык" — "Расстановка переносов" Word 2003.
Команды "Исправления", "Соединить и объединить исправления" теперь можно найти на вкладке "Рецензирование". Интересно, что последняя команда в новой версии программы разделена на две: "Сравнить" и "Объединить" (рис. 3).
Кнопка "Защитить документ" расположена в области "Защитить" на вкладке "Рецензирование".
Для создания рассылок в Word 2003 использовались команды группы "Письма и рассылки". В новой версии этим командам посвящена отдельная вкладка — "Рассылки" (рис. 4).
Для начала необходимо создать базу данных получателей, к которой вы затем будете обращаться. Такую базу можно создать, используя таблицы в Microsoft Word или с помощью средств Microsoft Excel. После создания базы данных необходимо составить письмо, которое необходимо разослать людям, внесенным в базу данных. Связывание письма и базы данных получателей называется слиянием. Перед тем, как перейти к разработке письма, нужно указать программе Microsoft Office Word, что письма будут посылаться с помощью обычной почты. Для этого следует перейти на вкладку "Рассылки" и в группе "Начать слияние" нажать кнопку "Начать слияние", а из раскрывающегося списка выбрать пункт "Письма". Теперь нужно выбрать список, из которого программа будет брать данные — название предприятия и фамилию человека, которому адресовано письмо. В группе "Слияние" на вкладке "Рассылки" необходимо нажать кнопку "Выбрать получателей" и в появившемся меню выбрать пункт "Использовать существующий список", после чего указать месторасположение созданной вами базы данных.
При создании письма необходимо вставить блоки слияния. Блоки слияния — это информация, которая будет взята из созданной вами таблицы. Например, вы хотите, чтобы после приветствия "Уважаемый" или "Уважаемая" автоматически вставлялось имя из таблицы, созданной вами в качестве базы данных получателей. Поэтому после слова "уважаемый" нужно вставить блок слияния, который называется "фамилия, имя, отчество". Допустим, в верхней правой части письма нужно разместить фамилию, имя, отчество человека в дательном падеже и название организации, далее должен следовать текст приветствия "Уважаемый" или "Уважаемая" и фамилия, имя, отчество человека, после чего пойдет текст приглашения, а внизу разместятся дата и подпись. Чтобы ввести информацию в правую верхнюю часть письма (фамилию, имя, отчество человека и название организации), следует использовать поля слияния. Для этого в группе "Составление документа и вставка полей" на вкладке "Рассылки" необходимо нажать кнопку "Вставить поле слияния" и из раскрывающегося списка выбрать название столбца с фамилией, именем и отчеством в дательном падеже (рис. 5).
Название блока слияния отобразится на листе. Далее необходимо нажать клавишу "Enter" и вставить следующий блок слияния — название
организации. После этого нужно вставить приветствие и поле "Имя". Приветствие можно также вставить в качестве блока, для чего нажать кнопку "Строка приветствия". На экране появится диалоговое окно вставки строки приветствия. В области "Формат строки приветствия" нужно подобрать вариант приветствия, далее указать, к какому блоку слияния будет применено приветствие. Для этого следует нажать кнопку "Подбор полей" и в появившемся окне в области "Требуется для строки приветствия" напротив названия "Имя" подобрать название столбца, в котором находятся фамилия, имя и отчество, после чего нажать кнопку "ОК". После закрытия окна "Вставка строки приветствия" на экране появится еще одно поле слияния. Следует нажать клавишу "Enter" и написать текст приглашения. Когда письмо будет готово, можно просмотреть результат.
На вкладке "Рассылки" в группе "Просмотр результатов" следует нажать одноименную кнопку. Все поля из таблицы автоматически подставятся в документ. В этой же группе есть кнопки управления записями, с помощью которых можно просмотреть вторую, третью и все последующие записи. Если вас все устраивает, можно завершить создание документа. Для этого в группе "Завершить" нажмите кнопку "Найти и объединить". Если вы хотите сразу напечатать все письма, выберите пункт "Печать документов". Если же вы хотите сохранить созданные письма в файл, выберите пункт "Изменить отдельные документы". На экране появится диалоговое окно "Составные новые документы". В области "Объединить записи" установите переключатель в положение "Все", если вы хотите объединить в один файл все письма, и нажмите кнопку "ОК". Автоматически все письма для всех адресатов окажутся в одном файле, причем каждое письмо будет находиться на отдельной странице. Вам нужно сохранить полученный файл, для чего нажмите Кнопку "Office", выберите команду "Сохранить как" и в диалоговом окне сохранения документа укажите место для хранения
созданных писем.
Готовые письма следует распечатать и запаковать в конверты, затем конверты подписать. Чтобы не тратить время на подпись конвертов вручную, можно автоматически создать наклейки на конверты, связав их с базой данных, в которой указаны адреса организаций-получателей. Для создания наклеек нажмите кнопку "Начать слияние" на вкладке "Рассылки" и в раскрывающемся списке выберите пункт "Наклейки". На экране появится диалоговое окно "Параметры наклеек", в котором представлены готовые шаблоны наклеек определенных размеров. Далее нужно связать наклейки с базой данных. Для этого нажмите кнопку "Выбрать получателей" и выберите пункт "Использовать существующий список". Укажите место, где хранится созданная вами база данных адресатов рассылки, и нажмите кнопку "Открыть". После этого вам нужно разработать шаблон наклейки, то есть вставить поля слияния. Для этого в области "Составление документа и вставка полей" нажмите кнопку "Вставить поле слияния" и из раскрывающегося списка с названиями полей вашей базы данных выберите поля "Организация", "Адрес" и "Город". После этого нажмите кнопку "Обновить наклейки", чтобы вставленные поля слияния скопировались на все наклейки на листе. Теперь вы можете просмотреть результат, нажав кнопку "Просмотр результатов". Все данные из таблицы автоматически подставятся в наклейки. Чтобы просмотреть все страницы, снова воспользуйтесь кнопками управления записями, позволяющими переходить от одной записи к другой. Если вас все устраивает, нажмите кнопку "Найти и объединить". Выберите пункт "Изменить отдельные документы" и в появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение "Все", после чего нажмите "ОК". На экране появится новый документ с наклейками, который можно сохранить на компьютере. Если сохранять вы не планируете, то в документе "Создание наклеек" после нажатия кнопки "Найти и объединить" нажмите кнопку "Печать документов". В открывшемся диалоговом окне переключатель должен быть установлен в положение "Все". Нажмите кнопку "ОК", и вы увидите диалоговое окно "Печать". Возьмите бумагу, специально предназначенную для печати наклеек на конверты, вставьте ее в принтер и в диалоговом окне "Печать" нажмите кнопку "ОК". Наклейки распечатаются. Осталось только наклеить их на конверты.
Настроить все параметры программы Word 2007 можно, выбрав пункт "Параметры Word" из меню кнопки "Office".
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 40 за 2008 год в рубрике soft
