Экспресс-курс: Переходим на Microsoft Office 2007: Word. Часть 4

Сегодня мы рассмотрим работу с таблицами в Word 2007.

Меню "Таблица". В Microsoft Office Word 2003 меню "Таблица" содержало команды для работы с таблицами (рис. 1). С помощью этого меню можно было вставить в текст таблицу с заданным количеством строк и столбцов, оформить ее, отредактировать, вставить или удалить строки или столбцы, заполнить таблицу.

Рис. 1. Меню "Таблица" Word 2003

Первая команда, которая располагалась в меню "Таблица", — "Нарисовать таблицу". Рисовать таблицу вручную, конечно же, не рекомендуется, однако для тех, кто пользовался в Word карандашом, разработчики оставили эту функцию: команда для вызова панели "Таблицы и границы" находится на вкладке "Вставка" в меню кнопки "Таблица" (рис. 2).

Рис. 2. Для создания таблиц предназначена кнопка "Таблица" на вкладке "Вставка"

Чтобы вставить таблицу в документ, в Word 2003 нужно было выбирать в меню команды "Таблица" — "Вставить" — "Таблица". 

Появлялось окно "Вставка таблицы", в котором следовало указать количество строк и столбцов будущей таблицы. Теперь эта процедура значительно упростилась: достаточно нажать кнопку "Таблица" на вкладке "Вставка" и мышью указать нужное количество ячеек, после чего просто нажмите кнопку мыши. Таблица автоматически вставится в документ, а на ленте появятся дополнительные вкладки — "Конструктор" и "Макет".

Для добавления в таблицу строк или столбцов в Word 2007 необходимо перейти на дополнительную вкладку "Макет", которая появляется, когда курсор находится в таблице. В области "Строки и столбцы" находятся кнопки для добавления или удаления элементов таблицы: строк, столбцов, ячеек (рис. 3).

Рис. 3. Чтобы вставить или удалить столбец, строку, ячейку, обратитесь на дополнительную вкладку "Макет"

Чтобы задать таблице границы, объединить несколько ячеек либо залить их каким-то цветом, ячейки необходимо выделить. Можно, конечно же, пользоваться мышью. Однако это не всегда удобно, и, когда выделить нужный элемент с помощью мыши не получается, следует нажать кнопку "Выделить", расположенную на дополнительной вкладке "Макет", и выбрать нужный элемент: ячейку, строку, столбец или таблицу. Чтобы добавить к таблице определенные границы, перейдите на дополнительную вкладку "Конструктор", щелкните на стрелочке рядом с кнопкой "Границы" и выберите необходимый вариант. Вы можете выбрать границу из представленных шаблонов, но если никакая из представленных границ вам не подходит (например, вам нужна двойная граница), следует выбрать последний пункт — "Границы и заливка". На экране появится диалоговое окно для добавления границ.

Для объединения ячеек в Word 2003 необходимо было выбрать соответствующие команды в меню "Таблица" или воспользоваться контекстным меню выделенных ячеек. Теперь кнопки "Объединить ячейки" и "Разбить ячейки" расположены на дополнительной вкладке "Макет" в области "Объединить". Для объединения ячеек выделите их и нажмите кнопку "Объединить ячейки": выделенные ячейки превратятся в одну. Чтобы, наоборот, разбить одну ячейку на несколько других, установите в нее курсор и нажмите кнопку "Разбить ячейки". На экране появится диалоговое окно, где нужно указать количество столбцов, которое должно получиться в результате разбиения.

Установить размеры ячеек можно в области "Размер ячейки", расположенной на дополнительной вкладке "Макет". Вы можете задать длину и ширину ячеек в сантиметрах или выбрать необходимый тип автоподбора: по содержимому или по ширине окна. Если выбран вариант "Автоподбор по
содержимому", ячейки будут изменять свой размер в зависимости от заполнения. Кроме того, в Word 2007 появилась возможность выровнять ширину или высоту ячеек, чтобы придать таблице приятный вид. За эту функцию отвечают соответствующие кнопки, также расположенные в области "Размер ячейки" (рис. 4).

Рис. 4. Область "Размер ячейки"

В Word 2003 применить к таблице какой-либо стиль можно было в окне "Автоформат таблицы", которое вызывалось с помощью команды "Таблица" — "Автоформат таблицы". Теперь выбрать стиль можно на дополнительной вкладке "Конструктор" в области "Стили таблиц". Передвигая указатель мыши, можно подобрать стиль, подходящий именно для вашей таблицы. Кроме того, выбрав вариант "Изменить стиль таблицы" или "Создать стиль таблицы", можно создать собственный неповторимый стиль.

Чтобы преобразовать таблицу в обычный текст, необходимо нажать кнопку "Преобразовать в текст", которая находится на вкладке "Макет" в области "Данные".

Кнопка сортировки данных в таблице в версии Word 2007 расположена на вкладке "Макет" в области "Данные". Ее нажатие вызывает открытие окна "Сортировка", которое практически ничем не отличается от аналогичного окна Word 2003. В нем можно задать определенные параметры сортировки. В области "Сначала по" следует выбрать столбец, по которому будет проходить сортировка — например, это будет Столбец 1. Затем с помощью переключателя нужно указать тип сортировки — по возрастанию или по убыванию. Данные можно сортировать одновременно по нескольким столбцам — сначала по Столбцу 1, затем по Столбцу 2. Задав параметры, следует нажать кнопку "ОК", и все записи в таблице автоматически отсортируются.

Чтобы вставить в таблицу формулу для автоматического расчета какого-то значения, нужно воспользоваться кнопкой "Формула", которая находится в области "Данные" на вкладке "Макет". Самая распространенная формула, используемая в Word, — сумма значений заданных ячеек. Для ее вставки нужно перейти на вкладку "Макет" и в области "Данные" нажать кнопку "Формула" [pic]. На экране появится диалоговое окно "Формула". Курсор в это время должен находиться в той ячейке, в которой должен будет появиться результат подсчетов. В поле "Формула" диалогового окна по умолчанию находится знак "=". необходимо выбрать функцию (формулу), которую необходимо вставить в данную ячейку таблицы — например, вставить формулу суммы (СУММ), выбрав ее из списка "Вставить функцию". Из списка "Формат числа" следует выбрать нужный формат, после чего нажать кнопку "ОК". Если выше ячейки, в которой находится формула, есть какие-либо числа, то в ячейке сразу же появится результат расчетов (числа сложатся).

Кнопка "Скрыть сетку" в новой версии программы заменилась кнопкой "Отобразить сетку" и теперь располагается на вкладке "Макет".

Чтобы открыть диалоговое окно свойств таблицы, в предыдущей версии нужно было выполнить команду "Таблица" — "Свойства таблицы". Теперь это окно можно вызвать, щелкнув на стрелочке в правом нижнем углу области "Размер ячейки".

На вкладке "Макет" в области "Выравнивание" расположены кнопки для выравнивания содержимого в ячейках, а также для изменения направления текста в ячейке и настройки полей ячейки. Например, чтобы разместить текст в ячейке вертикально, нужно щелкнуть на кнопке "Направление текста". Повторное нажатие этой кнопки снова приведет к изменению направления. Всего таких направлений три. С помощью кнопки "Поля ячейки" вы можете дополнительно настроить параметры полей — это расстояние между границами ячейки и ее содержимым. После нажатия этой кнопки на экране появится диалоговое окно "Параметры таблицы", где можно вручную задать поля ячейки: верхнее, нижнее, правое и левое.

Елена Динман