Планирование в Outlook 2007

Уже давно программа Outlook перестала быть просто почтовой программой. Вы можете использовать ее не только для получения, отправления и обработки электронной почты. По сути, Outlook 2007 — это отличный органайзер и планировщик, который поможет вам эффективно планировать свое время. В Outlook 2007 есть очень удобное средство планирования —Календарь. С помощью кнопки, расположенной в нижней левой части окна, перейдите в раздел Календарь. В окне Календаря присутствуют следующие области: календарь на месяц в компактном виде и день, разделенный по часам (рис. 1).

Рис. 1. Окно Календаря Microsoft Office Outlook 2007

В Календаре существует несколько режимов отображения. По умолчанию выбран режим День. Нажмите кнопку Неделя, и на календаре будут отображаться дни одной недели. Если вы нажмете кнопку Месяц, то окно календаря разобьется на дни текущего месяца. Чтобы перейти к нужной дате, нужно всего лишь щелкнуть на ней. Календарь Outlook 2007 необходим не только для планирования и просмотра списка дел за день или получения информации о задачах на определенную дату. Это довольно мощное средство планирования. По умолчанию каждое событие, внесенное в Microsoft Office Outlook 2007, принято называть встречей. Это не только встреча в прямом смысле, это может быть абсолютно любое событие, которое требует, чтобы его внесли в распорядок дня, недельное или месячное расписание.

Создание встречи

Чтобы создать встречу, нужно щелкнуть на времени, когда она будет происходить, правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать пункт Создать встречу, если вы хотите внести информацию о событии. На экране появится диалоговое окно Встреча (рис. 2). В этом окне нужно ввести сведения о встрече: тему, место проведения, дату и время начала и окончания события. После этого вы можете установить статус Занят: указанное время будет зарезервировано, и при попытке ввода на это же время еще одной встречи Outlook выведет сообщение о том, что данное время занято.

Рис. 2. Диалоговое окно создания встречи

Подходящий статус события можно выбрать из раскрывающегося списка в группе Параметры на вкладке Встреча. Вы можете также установить звуковое оповещение за определенное время до начала события. Выберите любое значение, которое вам нужно. Можно пометить встречу каким-нибудь цветом. Для этого нажмите кнопку Выбрать категорию и выберите подходящий цвет для маркировки данной встречи. Схожие встречи можно для удобства помечать одним цветом. В большом поле для ввода текста можно ввести описание встречи или связанные с ней подробности. Настроив необходимые параметры, нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Созданная встреча отобразится на сетке вашего расписания. По умолчанию создание новой встречи происходит в режиме отображения встречи, но вы можете просмотреть весь день в виде временной шкалы. Для этого в группе Показать нажмите кнопку Планирование. Режим изменится, и вы увидите занятое время в течение выбранного дня. По умолчанию на шкале времени дня отображаются только рабочие часы. Чтобы увидеть весь день, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в области времени и снять флажок Только мои рабочие часы. Изменить время события также очень просто. В нижней части окна в режиме планирования отображаются дата и время проведения выбранной встречи. Эти параметры можно изменить.

Повторяющиеся встречи

Создание повторяющихся встреч — одна из наиболее полезных функций календаря. Повторяющиеся встречи — это события, которые происходят ежемесячно — например, оплата счетов либо сдача отчетов. Чтобы установить повторяющуюся встречу, выберите время ее проведения, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать повторяющуюся встречу. На экране появится окно создания встречи вместе с диалоговым окном повторения встречи (рис. 3). В этом окне нужно указать время встречи, ее длительность и задать периодичность повторения: еженедельно или ежемесячно, в какой день.

Рис. 3. Диалоговое окно создания повторяющихся встреч

После того, как вы ввели все параметры, нажмите кнопку ОК. В окне создания встречи введите ее полное описание, после чего нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Программа будет запускать напоминание о предстоящем событии в назначенное время с заданной частотой повторения.

Планирование событий

С помощью Календаря Microsoft Office Outlook 2007 можно планировать определенное событие не только на какое-то время, но и на целый день. Выполните команду меню Действия — Создать событие на целый день. На экране появится окно Событие, в котором необходимо описать данное событие теми же способами, как и при создании обычной встречи. После этого следует нажать кнопку Сохранить и закрыть.

Планирование задач

Для лучшей организованности используйте средство Outlook 2007 Задачи. С помощью этого раздела можно формировать список необходимых задач на определенное время и отслеживать процесс их выполнения. Перейдите в раздел Задачи, где вы будете создавать список необходимых дел (рис. 4).

Рис. 4. В Microsoft Outlook 2007 вы можете создавать задачи и контролировать ход их выполнения

Создание задач

Для создания задачи дважды щелкните на любой пустой строке, предназначенной для ввода задачи. На экране появится диалоговое окно, в котором будет необходимо ввести расписание задачи, назначить дату начала ее выполнения, срок, выставить уровень важности, а также состояние (задача не начата либо выполняется). Кроме того, вы можете постоянно указывать готовность задачи в процентах. Для этого введите в поле Готово, % нужное количество процентов. Вы также можете включить напоминание для задачи: установите флажок Напоминание и задайте время, когда Outlook запустит напоминание о предстоящей задаче. Когда вы сформировали задачу, можно нажать кнопку Сохранить и закрыть. Созданная задача отобразится в списке задач.

внимание

Вы можете самостоятельно выбрать режим отображения списка задач. Для этого выберите подходящий вариант в списке Текущее представление.
В Microsoft Office Outlook 2007 существует возможность назначить повторяющиеся задачи. Это дела, которые вы выполняете постоянно, через равные промежутки времени. Для формирования такой задачи нажмите кнопку Повторение [pic], и на экране появится диалоговое окно Повторение задачи. Это окно напоминает окно Повторение события, с которым вы познакомились при изучении Календаря. Введите в это окно всю необходимую информацию и нажмите ОК. Установите напоминание для задачи, и оно будет срабатывать за установленный промежуток времени до начала ее выполнения. Задачам, которые не будут выполнены, будет присваиваться статус просроченных. Чтобы пометить задачу как завершенную, дважды щелкните на ней и в окне Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Пометить как завершенную. Задача будет вычеркнута из списка. После того, как вы создали встречи и задачи, они будут отображаться в окне почтовой программы под календарем. Таким образом, вы постоянно будете видеть, какие ближайшие дела вас ждут и какие задачи требуют немедленного выполнения. Кроме того, программа не даст вам забыть ни об одной встрече, выводя на экран сообщения о ближайшей встрече и событии (рис. 5).

внимание

Помните: для того, чтобы программа Outlook 2007 исправно оповещала вас о встречах и событиях, она должна быть постоянно запущена на вашем компьютере.

Рис. 5. Microsoft Outlook 2007 напоминает вам о ближайших событиях и встречах

Елена Динман, Центр компьютерного образования FreeДom