Антология OpenOffice. Часть 11. Использование шаблонов
Продолжаем изучать свободный офисный пакет OpenOffice 2.0. Сегодня мы рассмотрим работу с шаблонами — заготовками, используемыми для создания других документов.
Но сначала общие новости. Компания Sun Microsystems расширила функциональность офисных пакетов StarOffice 8 и OpenOffice.org 2.3.
Усовершенствований добавлено действительно много — столь капитальных обновлений не было уже давно. В основном улучшились средства обработки диаграмм, а также развит инструментарий для взаимодействия с социальноориентированными сервисами. К примеру, документы из OpenOffice.org 2.3 теперь можно прямиком экспортировать на Wikipedia. Кроме того, Sun Microsystems начинает предоставлять техническую поддержку пользователям OpenOffice. Пока поддержка будет оказываться только корпоративным заказчикам и дистрибьюторам по цене примерно $20 в расчете на одного пользователя в год. Думаю, что не ошибусь, если скажу, что это происходит в рамках комплекса мер, принимаемых Евросоюзом в целях популяризации OpenOffice на своей территории.
Ну, а теперь — про шаблоны. В OpenOffice 2.0 принципы работы с шаблонами, по сути, не отличаются от работы с шаблонами в других мощных офисных пакетах включая Microsoft Office. Отличия в основном наблюдаются в деталях, а также в элементах управления. Все документы OpenOffice.org (OOo) базируются на шаблонах. Пользователь может создать конкретный шаблон для своего документа любого типа (текста, электронной таблицы, рисунка, презентации). Понятно, что удобнее всего использовать подобные шаблоны при организации документооборота в рамках одной организации. При использовании OОo на домашнем ПК шаблоны, как показывает практика, чаще всего не создаются — в них нет нужды. Шаблоны могут содержать все те же элементы, что и обычные документы: текст, таблицы, графику, набор стилей и информацию, специфичную для пользователя — к примеру, единицы измерения, язык, принтер по умолчанию, панели инструментов и меню. Если пользователь при создании нового документа не задал какой-либо шаблон, то документ будет базироваться на заданном по умолчанию шаблоне для документа этого типа. Если же заданный по умолчанию шаблон вообще не определен, то OOo использует пустой шаблон для документа этого типа — такой шаблон устанавливается при инсталляции OOo.
Используем шаблон для создания документа
1. Вначале пройдемся в меню путем Файл --> Создать --> Шаблоны и Документы. Откроется диалоговое окно Шаблоны и документы.
2. В левой части окна следует выбрать значок Шаблоны (если он не выбран автоматически). В центре окна появится список папок.
3. Дважды щелкаем на папке, которая содержит нужный нам шаблон. В центре окна появится список всех шаблонов, содержащихся в данной папке. 4. Выбираем желаемый шаблон. Тут можно просмотреть выбранный шаблон или его свойства. Для просмотра самого шаблона следует нажать значок Предварительный просмотр. Шаблон будет показан в правой части окна. Чтобы просмотреть свойства шаблона, следует нажать значок Свойства документа. Свойства шаблона также будут показаны в правой части окна.
5. Нажимаем кнопку Открыть. Закроется окно Шаблоны и документы, и будет создан новый документ, базирующийся на выбранном шаблоне. Ну, а далее — стандартное редактирование и сохранение, как описывалось в прежних главах.
Создаем шаблон
Тут есть два варианта. Новый шаблон можно создать из имеющегося документа либо с использованием мастера.
Создаем шаблон из документа
1. Открываем существующий документ — тот, который будет использован для создания шаблона.
2. Вводим в документ требуемое содержимое и определяем необходимые стили. Тут следует проверить, чтобы для документа было определено свойство Заголовок.
3. Проходим в меню путем Файл --> Шаблоны --> Сохранить. Открывается диалоговое окно "Шаблоны".
4. В поле "Новый шаблон" вводим имя нового шаблона.
5. В списке Категории выбираем категорию, с которой будет связан новый шаблон. На самом деле "категория" — это просто папка, в которой будет сохранен шаблон.
6. Все. Нажимаем OK. Программа сохраняет новый шаблон, и диалоговое окно Шаблоны закрывается.
В уже созданный шаблон можно внести любые дополнения или изменения — те же, что и в обычный документ. Чаще всего пользователи меняют настройки принтера, используемые стили включая стили символа, страницы фрейма, списка (нумерации) и абзаца, а также формат и настройки для индексов, таблиц, списка использованных источников, оглавления.
Создаем шаблон с помощью мастера
Мастер можно использовать для создания следующих шаблонов:
— Письмо;
— Факс;
— Протокол собрания;
— Презентация;
— Веб-страница.
1. Идем в главное меню путем Файл --> Мастер --> тип требуемого шаблона.
2. Далее следуем указаниям мастера. Этот процесс несколько отличается для каждого типа шаблона, но формат работы для всех одинаков.
3. В последнем разделе мастера можно определить имя шаблона и папку, где он будет сохранен. По умолчанию используется папка с шаблонами пользователя.
4. Также есть возможность немедленно создать новый документ на основе имеющегося шаблона или изменить шаблон вручную. Для будущих документов можно повторно использовать шаблон, созданный мастером, точно так же, как и любой другой.
Редактируем шаблон
Мы можем редактировать стили и содержимое шаблона, а затем при необходимости можем повторно применить эти изменения к документу, созданному на основе этого шаблона.
1. Проходим в главное меню путем Файл --> Шаблоны --> Управление. Открывается диалоговое окно Управление шаблонами.
2. В левой части окна дважды щелкаем по папке, которая содержит редактируемый шаблон. Ниже имени папки появляется список находящихся в ней шаблонов.
3. Выбираем шаблон, который требуется отредактировать.
4. Жмем кнопку Команды. Появляется контекстное меню.
5. Из контекстного меню выбираем Правка. Окно Управление шаблонами закрывается, а выбранный шаблон открывается для редактирования.
6. Можно редактировать шаблон как любой другой документ. Чтобы сохранить внесенные изменения, следует выбрать из главного меню пункт Файл --> Сохранить.
При следующем открытии документа, который использует измененный шаблон, появится сообщение: "Стили этого документа не совпадают с текущими стилями. Применить текущие стили к этому документу?" Чтобы применить измененные стили шаблона к документу, жмем Да, в противном случае — Нет. При любом варианте окно сообщения закроется, и документ откроется во Writer'е.
Задаем шаблон по умолчанию
Если мы создаем документ, к примеру, пройдя путем Файл --> Создать --> Текстовый документ, Writer создаст документ на основе заданного по умолчанию шаблона. Однако любой шаблон можно установить в качестве шаблона по умолчанию. Позднее значение по умолчанию можно будет без проблем сбросить. Любой шаблон можно задать шаблоном по умолчанию, если он находится в одной из папок, отображенных в окне "Управление шаблонами". Чтобы сохранить шаблон в одной из этих папок, следует создать и сохранить шаблон, после чего импортировать шаблон в требуемую папку. Теперь установим указанный шаблон как шаблон по умолчанию:
1. Пройдем в меню путем Файл --> Шаблоны --> Управление. Откроется окно Управление шаблонами.
2. В левой части окна открываем папку, содержащую шаблон, который мы хотим установить как шаблон по умолчанию.
3. Выбираем шаблон, который требуется установить как шаблон по умолчанию.
4. Жмем кнопку Команды.
5. Появляется контекстное меню, в котором мы выбираем пункт Сделать шаблоном по умолчанию. В следующий раз, когда мы будем создавать документ, проходя путем Файл --> Создать --> Текстовый документ, документ будет создаваться на основе этого шаблона.
Восстановим шаблон по умолчанию
Часто бывает необходимо вернуться к первоначальному шаблону по умолчанию, установленному при инсталляции OpenOffice:
1. Проходим в главное меню путем Файл --> Шаблоны --> Управление. Открывается окно Управление шаблонами.
2. В левой части окна щелкаем по любой папке.
3. Жмем кнопку Команды. Появлятся контекстное меню.
4. В контекстном меню выбираем Восстановить стандартный шаблон --> Текстовый документ. В следующий раз при создании документа путем Файл --> Создать --> Текстовый документ означенный документ будет создан с использованием первоначального шаблона по умолчанию OpenOffice.
Управление шаблонами
По умолчанию OpenOffice может использовать только те шаблоны, которые находятся в папке для шаблонов ООо. Однако пользователь может создать и другие папки для шаблонов OpenOffice и использовать их для управления этими шаблонами. Эта функция порой оказывается очень удобна, если OpenOffice используется для организации документооборота в компании. К примеру, пользователь может иметь одну папку для шаблонов отчетов и другую для шаблонов писем. Также можно импортировать и экспортировать шаблоны. Для всего перечисленного следует выбрать Файл --> Шаблоны --> Управление из главного меню. Откроется диалоговое окно Управление шаблонами.
Создаем папку шаблонов
1. В окне Управление шаблонами выбираем любую папку.
2. Жмем кнопку Команды.
3. Из выпадающего меню выбираем Создать. Появляется новая папка под названием Безымянный.
4. Вводим имя для новой папки и жмем клавишу Enter. Writer создаст папку с указанным именем.
5. Жмем кнопку Закрыть, чтобы закончить работу и закрыть окно Управление шаблонами.
Удаляем папку шаблонов
1. В окне Управление шаблонами выбираем папку, которую требуется удалить.
2. Жмем кнопку Команды.
3. Появляется меню, в котором выбираем Удалить. Подтверждаем решение в появившемся диалоговом окне.
4. Диалоговое окно закрывается, и выбранная папка удаляется.
Перемещаем шаблон
Чтобы переместить шаблон из одной папки шаблонов в другую, выполняем следующие действия:
1. В окне "Управление шаблонами" двойным щелчком открываем папку, содержащую шаблон, который требуется переместить. Список всех шаблонов, содержавшихся в этой папке, появляется под именем папки.
2. Выбираем шаблон, который требуется переместить, и перетаскиваем его в нужную папку.
Удаляем шаблон
1. В окне Управление шаблонами открываем папку, которая содержит шаблон, подлежащий удалению. Список всех шаблонов, содержавшихся в этой папке, появляется под именем папки.
2. Выбираем шаблон, который следует удалить.
3. Жмем кнопку Команды.
4. В появившемся меню выбираем Удалить. Появившееся диалоговое окно попросит пользователя подтвердить удаление.
5. Жмем кнопку Да. Диалоговое окно закрывается. Выбранный шаблон удален.
Импортируем шаблон
В случае, если шаблон, который следует использовать, находится в отличном от требуемого местоположении, его следует импортировать в папку шаблонов OpenOffice.
1. В окне Управление шаблонами открываем папку, в которую требуется импортировать шаблон.
2. Жмем кнопку Команды.
3. Появляется меню, в нем выбираем Импорт Шаблона. Открывается диалоговое окно Открыть.
4. Находим шаблон, который требуется импортировать, и жмем кнопку Открыть. Диалоговое окно Открыть закрывается, и шаблон появляется в выбранной папке.
5. При необходимости сейчас можно задать новое имя для шаблона, после чего следует нажать клавишу Enter.
Экспортируем шаблон
Чтобы экспортировать шаблон из папки шаблонов в другое место, выполняем следующие действия:
1. В окне Управление шаблонами открываем папку, содержащую шаблон, который требуется экспортировать. Список всех шаблонов, содержавшихся в данной папке, появляется под именем папки.
2. Выбираем шаблон, который требуется экспортировать.
3. Жмем кнопку Команды.
4. В появившемся меню выбираем Экспорт Шаблона. Открывается диалоговое окно Сохранить.
5. Находим папку, в которую необходимо экспортировать шаблон, и нажимаем кнопку Сохранить. Writer экспортирует шаблон в выбранную папку и закроет диалоговое окно Сохранить.
Денис Лавникевич
Но сначала общие новости. Компания Sun Microsystems расширила функциональность офисных пакетов StarOffice 8 и OpenOffice.org 2.3.
Усовершенствований добавлено действительно много — столь капитальных обновлений не было уже давно. В основном улучшились средства обработки диаграмм, а также развит инструментарий для взаимодействия с социальноориентированными сервисами. К примеру, документы из OpenOffice.org 2.3 теперь можно прямиком экспортировать на Wikipedia. Кроме того, Sun Microsystems начинает предоставлять техническую поддержку пользователям OpenOffice. Пока поддержка будет оказываться только корпоративным заказчикам и дистрибьюторам по цене примерно $20 в расчете на одного пользователя в год. Думаю, что не ошибусь, если скажу, что это происходит в рамках комплекса мер, принимаемых Евросоюзом в целях популяризации OpenOffice на своей территории.
Ну, а теперь — про шаблоны. В OpenOffice 2.0 принципы работы с шаблонами, по сути, не отличаются от работы с шаблонами в других мощных офисных пакетах включая Microsoft Office. Отличия в основном наблюдаются в деталях, а также в элементах управления. Все документы OpenOffice.org (OOo) базируются на шаблонах. Пользователь может создать конкретный шаблон для своего документа любого типа (текста, электронной таблицы, рисунка, презентации). Понятно, что удобнее всего использовать подобные шаблоны при организации документооборота в рамках одной организации. При использовании OОo на домашнем ПК шаблоны, как показывает практика, чаще всего не создаются — в них нет нужды. Шаблоны могут содержать все те же элементы, что и обычные документы: текст, таблицы, графику, набор стилей и информацию, специфичную для пользователя — к примеру, единицы измерения, язык, принтер по умолчанию, панели инструментов и меню. Если пользователь при создании нового документа не задал какой-либо шаблон, то документ будет базироваться на заданном по умолчанию шаблоне для документа этого типа. Если же заданный по умолчанию шаблон вообще не определен, то OOo использует пустой шаблон для документа этого типа — такой шаблон устанавливается при инсталляции OOo.
Используем шаблон для создания документа
2. В левой части окна следует выбрать значок Шаблоны (если он не выбран автоматически). В центре окна появится список папок.
3. Дважды щелкаем на папке, которая содержит нужный нам шаблон. В центре окна появится список всех шаблонов, содержащихся в данной папке. 4. Выбираем желаемый шаблон. Тут можно просмотреть выбранный шаблон или его свойства. Для просмотра самого шаблона следует нажать значок Предварительный просмотр. Шаблон будет показан в правой части окна. Чтобы просмотреть свойства шаблона, следует нажать значок Свойства документа. Свойства шаблона также будут показаны в правой части окна.
5. Нажимаем кнопку Открыть. Закроется окно Шаблоны и документы, и будет создан новый документ, базирующийся на выбранном шаблоне. Ну, а далее — стандартное редактирование и сохранение, как описывалось в прежних главах.
Создаем шаблон
Тут есть два варианта. Новый шаблон можно создать из имеющегося документа либо с использованием мастера.
Создаем шаблон из документа
1. Открываем существующий документ — тот, который будет использован для создания шаблона.
2. Вводим в документ требуемое содержимое и определяем необходимые стили. Тут следует проверить, чтобы для документа было определено свойство Заголовок.
3. Проходим в меню путем Файл --> Шаблоны --> Сохранить. Открывается диалоговое окно "Шаблоны".
4. В поле "Новый шаблон" вводим имя нового шаблона.
5. В списке Категории выбираем категорию, с которой будет связан новый шаблон. На самом деле "категория" — это просто папка, в которой будет сохранен шаблон.
6. Все. Нажимаем OK. Программа сохраняет новый шаблон, и диалоговое окно Шаблоны закрывается.
В уже созданный шаблон можно внести любые дополнения или изменения — те же, что и в обычный документ. Чаще всего пользователи меняют настройки принтера, используемые стили включая стили символа, страницы фрейма, списка (нумерации) и абзаца, а также формат и настройки для индексов, таблиц, списка использованных источников, оглавления.
Создаем шаблон с помощью мастера
Мастер можно использовать для создания следующих шаблонов:
— Письмо;
— Факс;
— Протокол собрания;
— Презентация;
— Веб-страница.
1. Идем в главное меню путем Файл --> Мастер --> тип требуемого шаблона.
2. Далее следуем указаниям мастера. Этот процесс несколько отличается для каждого типа шаблона, но формат работы для всех одинаков.
3. В последнем разделе мастера можно определить имя шаблона и папку, где он будет сохранен. По умолчанию используется папка с шаблонами пользователя.
4. Также есть возможность немедленно создать новый документ на основе имеющегося шаблона или изменить шаблон вручную. Для будущих документов можно повторно использовать шаблон, созданный мастером, точно так же, как и любой другой.
Редактируем шаблон
Мы можем редактировать стили и содержимое шаблона, а затем при необходимости можем повторно применить эти изменения к документу, созданному на основе этого шаблона.
2. В левой части окна дважды щелкаем по папке, которая содержит редактируемый шаблон. Ниже имени папки появляется список находящихся в ней шаблонов.
3. Выбираем шаблон, который требуется отредактировать.
4. Жмем кнопку Команды. Появляется контекстное меню.
5. Из контекстного меню выбираем Правка. Окно Управление шаблонами закрывается, а выбранный шаблон открывается для редактирования.
6. Можно редактировать шаблон как любой другой документ. Чтобы сохранить внесенные изменения, следует выбрать из главного меню пункт Файл --> Сохранить.
При следующем открытии документа, который использует измененный шаблон, появится сообщение: "Стили этого документа не совпадают с текущими стилями. Применить текущие стили к этому документу?" Чтобы применить измененные стили шаблона к документу, жмем Да, в противном случае — Нет. При любом варианте окно сообщения закроется, и документ откроется во Writer'е.
Задаем шаблон по умолчанию
Если мы создаем документ, к примеру, пройдя путем Файл --> Создать --> Текстовый документ, Writer создаст документ на основе заданного по умолчанию шаблона. Однако любой шаблон можно установить в качестве шаблона по умолчанию. Позднее значение по умолчанию можно будет без проблем сбросить. Любой шаблон можно задать шаблоном по умолчанию, если он находится в одной из папок, отображенных в окне "Управление шаблонами". Чтобы сохранить шаблон в одной из этих папок, следует создать и сохранить шаблон, после чего импортировать шаблон в требуемую папку. Теперь установим указанный шаблон как шаблон по умолчанию:
1. Пройдем в меню путем Файл --> Шаблоны --> Управление. Откроется окно Управление шаблонами.
2. В левой части окна открываем папку, содержащую шаблон, который мы хотим установить как шаблон по умолчанию.
3. Выбираем шаблон, который требуется установить как шаблон по умолчанию.
4. Жмем кнопку Команды.
5. Появляется контекстное меню, в котором мы выбираем пункт Сделать шаблоном по умолчанию. В следующий раз, когда мы будем создавать документ, проходя путем Файл --> Создать --> Текстовый документ, документ будет создаваться на основе этого шаблона.
Восстановим шаблон по умолчанию
Часто бывает необходимо вернуться к первоначальному шаблону по умолчанию, установленному при инсталляции OpenOffice:
1. Проходим в главное меню путем Файл --> Шаблоны --> Управление. Открывается окно Управление шаблонами.
2. В левой части окна щелкаем по любой папке.
3. Жмем кнопку Команды. Появлятся контекстное меню.
4. В контекстном меню выбираем Восстановить стандартный шаблон --> Текстовый документ. В следующий раз при создании документа путем Файл --> Создать --> Текстовый документ означенный документ будет создан с использованием первоначального шаблона по умолчанию OpenOffice.
Управление шаблонами
По умолчанию OpenOffice может использовать только те шаблоны, которые находятся в папке для шаблонов ООо. Однако пользователь может создать и другие папки для шаблонов OpenOffice и использовать их для управления этими шаблонами. Эта функция порой оказывается очень удобна, если OpenOffice используется для организации документооборота в компании. К примеру, пользователь может иметь одну папку для шаблонов отчетов и другую для шаблонов писем. Также можно импортировать и экспортировать шаблоны. Для всего перечисленного следует выбрать Файл --> Шаблоны --> Управление из главного меню. Откроется диалоговое окно Управление шаблонами.
Создаем папку шаблонов
1. В окне Управление шаблонами выбираем любую папку.
2. Жмем кнопку Команды.
3. Из выпадающего меню выбираем Создать. Появляется новая папка под названием Безымянный.
4. Вводим имя для новой папки и жмем клавишу Enter. Writer создаст папку с указанным именем.
5. Жмем кнопку Закрыть, чтобы закончить работу и закрыть окно Управление шаблонами.
Удаляем папку шаблонов
1. В окне Управление шаблонами выбираем папку, которую требуется удалить.
2. Жмем кнопку Команды.
3. Появляется меню, в котором выбираем Удалить. Подтверждаем решение в появившемся диалоговом окне.
4. Диалоговое окно закрывается, и выбранная папка удаляется.
Перемещаем шаблон
Чтобы переместить шаблон из одной папки шаблонов в другую, выполняем следующие действия:
1. В окне "Управление шаблонами" двойным щелчком открываем папку, содержащую шаблон, который требуется переместить. Список всех шаблонов, содержавшихся в этой папке, появляется под именем папки.
2. Выбираем шаблон, который требуется переместить, и перетаскиваем его в нужную папку.
Удаляем шаблон
1. В окне Управление шаблонами открываем папку, которая содержит шаблон, подлежащий удалению. Список всех шаблонов, содержавшихся в этой папке, появляется под именем папки.
2. Выбираем шаблон, который следует удалить.
3. Жмем кнопку Команды.
4. В появившемся меню выбираем Удалить. Появившееся диалоговое окно попросит пользователя подтвердить удаление.
5. Жмем кнопку Да. Диалоговое окно закрывается. Выбранный шаблон удален.
Импортируем шаблон
В случае, если шаблон, который следует использовать, находится в отличном от требуемого местоположении, его следует импортировать в папку шаблонов OpenOffice.
1. В окне Управление шаблонами открываем папку, в которую требуется импортировать шаблон.
2. Жмем кнопку Команды.
3. Появляется меню, в нем выбираем Импорт Шаблона. Открывается диалоговое окно Открыть.
4. Находим шаблон, который требуется импортировать, и жмем кнопку Открыть. Диалоговое окно Открыть закрывается, и шаблон появляется в выбранной папке.
5. При необходимости сейчас можно задать новое имя для шаблона, после чего следует нажать клавишу Enter.
Экспортируем шаблон
Чтобы экспортировать шаблон из папки шаблонов в другое место, выполняем следующие действия:
1. В окне Управление шаблонами открываем папку, содержащую шаблон, который требуется экспортировать. Список всех шаблонов, содержавшихся в данной папке, появляется под именем папки.
2. Выбираем шаблон, который требуется экспортировать.
3. Жмем кнопку Команды.
4. В появившемся меню выбираем Экспорт Шаблона. Открывается диалоговое окно Сохранить.
5. Находим папку, в которую необходимо экспортировать шаблон, и нажимаем кнопку Сохранить. Writer экспортирует шаблон в выбранную папку и закроет диалоговое окно Сохранить.
Денис Лавникевич
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 04 за 2008 год в рубрике soft
