Приемы работы в WORD

Вот и перевалили мы в не так давно казавшийся далеким 2007 год. Новый год — новые надежды и планы. Тем не менее, я хочу продолжить начатый разговор и, возвращаясь к теме предыдущей статьи, продолжу рассказ проверочных средствах приложения Word.

Как уже говорилось, орфографические средства Word применяются для проверки правописания текста и помощи в исправлении ошибок. Word может как автоматически следить за орфографией во время набора, так и использовать ручную проверку нескольких слов или всего документа после его завершения. Сразу оговорюсь: вручную не значит, что проверка будет осуществляться способом учительской проверки тетрадей — всю работу делает Word независимо от того, был выбран автоматический контроль над лексикой или происходит проверка уже готового документа. Теперь конкретнее. Чтобы Word автоматически проверял орфографию вводимого нами текста, выполним команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools). Выбираем вкладку Орфография (Spellinq) и устанавливаем флажок Автоматически проверять орфографию (Automatic Spell Checkinq). В этом случае Word сначала проверит орфографию текста, который уже есть в документе, после чего будет следить за каждым новым словом сразу же после его набора. Если при проверке обнаружено слово, которое Word считает ошибочным (то есть не находит его в словаре), оно выделяется волнистым подчеркиванием. Мы можем пропустить это слово, не обращая внимание на подчеркивание, исправить его вручную или щелкнуть на нем правой кнопкой мыши (появится меню). Из появившегося контекстного меню будет предложено выбрать один из вариантов написания слова для его исправления. Если вариантов написания нет, это означает, что вспомогательный словарь не имеет их в своем арсенале. Если слово используется часто, его можно добавить в словарь (команда Добавить — Add), и при дальнейшей работе оно уже не будет подчеркиваться как "неопознанное". Если вы решили проигнорировать "возмущение" Word, то, используя команду Пропустить все (Iqnore all), выделение слова на время текущего сеанса можно прекратить. На тот случай, если в вас проснулось непреодолимое желание проверить свои знания, а заодно и текст свеженапечатанный, используем команду Орфография (Spellinq). Откроется диалоговое окно с одноименным названием Орфография. Чтобы исправить ошибки автоматически, существует клавиша Автозамена, которая сделает все за вас, а вот ручная работа происходит следующим образом.

Чтобы проверить орфографию во всем документе, устанавливаем курсор в самое начало текста (чтобы не листать все, особенно если текст большой, используйте горячие клавиши Ctrl+Home). Если вы хотите проверить только часть документа, выделите ее. Для просмотра одного слова выделите это слово двойным щелчком. Проверку начните командой Орфография в меню Сервис, клавишей F7 или нажатием кнопки Орфография на стандартной панели инструментов. Каждый раз, когда программа проверки орфографии встречает слово, не найденное в словаре, она показывает его в поле Нет в словаре (Not in dictionary) окна Орфографии. В такой ситуации следует выбрать один из вариантов. Чтобы изменить слово и перейти к поиску следующего, выберите один из предлагаемых вариантов из списка или укажите правильный вариант в поле Заменить на (chanqe to), после чего нажмите кнопку Заменить (Chanqe) или Заменить все (Chanqe all). Первая из этих кнопок изменяет только текущий экземпляр слова, а вторая — все экземпляры слова, которые программа проверки позднее обнаружит в документе. Если мы сбросим флажок Автоматически (Always suqqest), то список Варианты будет пуст. В этом случае можно нажать кнопку Варианты, чтобы Word показал список всех допустимых слов, близких по написанию к ошибочному, и мы выберем из него одно подходящее. В том случае, если слово нужно оставить без изменений и перейти к поиску следующей ошибки, жмем кнопку Пропустить или Пропустить все. В первом случае Word будет сигнализировать об ошибке, встречаясь с остальными экземплярами этого слова, во втором — слово будет пропускаться во время дальнейшей проверки или в будущем вплоть до перезапуска Word. Для отмены последнего исправления нажмем кнопку Вернуть (Undo Last). Если список Заменить на содержит правильный вариант, можно нажать кнопку Автозамена (Auto Correct), тем самым создавая элемент автозамены, исправляющий эту ошибку в будущем. Чтобы изменить поведение Word при проверке орфографии, существует кнопка Параметры, но о них я расскажу уже в следующей статье.

Продолжение следует.

Вопрос от читателей:
Можно ли в Word'e при наборе (составлении) списка сделать так, чтобы при написании слова расставлялись (в списке) в алфавитном порядке?

К сожалению, при наборе текста в Word так сделать нельзя, однако есть альтернативный вариант — набираем нужное, при этом каждое новое наименование с нового абзаца, а потом действуем следующим образом: выделяем набранное > меню ТАБЛИЦА > вкладка СОРТИРОВКА. Программа автоматически расставит ваши абзацы по алфавиту.

Мария Рыжкова, marenia@gmail.com