Корпоративный портал: как организовать "внутренний Web"

Понятие "корпоративный портал" в последнее время стало весьма популярным среди web-разработчиков. Однако единого и общепринятого толкования этого термина до сих пор не имеется, а потому разработчики часто предлагают заказчикам под маркой "корпоративного портала" самые различные информационные системы. Поэтому прежде всего, наверное, стоит определиться, какими же бывают корпоративные порталы, и зачем они вообще нужны.

Три типа систем

Корпоративные порталы существуют в трех вариантах. Первый — исключительно внутренний — так называемый "интрасайт". Его главная и единственная задача — сформировать единое внутреннее информационное пространство компании. Второй тип — сугубо внешний веб-портал. Он обычно создается для организации двусторонней связи с клиентами, рекламы и PR компании. Корпоративные порталы первого типа обычно создаются компаниями средней величины, "замкнутыми на себя" и работающими с ограниченным кругом постоянных клиентов. Для них особенно важно наладить отличное взаимодействие между собственными сотрудниками, тогда как внешние контакты с клиентами обычно полностью "завязаны" на личное общение. Корпоративные порталы второго типа больше характерны для компаний небольших размеров. Обычно у таких фирм нет особой потребности организовывать внутреннее взаимодействие именно с использованием веб-технологий. Зато им нужно как можно громче заявить о себе: продвигать собственную продукцию или услуги, общаться с многочисленными мелкими клиентами и прессой, пудрить мозги конкурентам. В таком случае развитый собственный сайт (слово "портал" тут звучит слишком громко) оказывается наилучшим выбором по соотношению цена/эффективность.

Но есть еще и третий вариант, наиболее актуальный в наше время. Это так называемый смешанный тип. Спрос на такие корпоративные порталы возникает, когда успешная компания работает с широким кругом клиентов и при этом имеет много удаленно работающих сотрудников, много филиалов или много командированных. Таким образом, классические корпоративные порталы третьего типа — это прежде всего информационные веб-системы средств массовой информации и компаний — разработчиков программного обеспечения. СМИ должны общаться через WWW с максимально широким кругом читателей и рекламодателей, а "за кадром" — организовывать работу редакторов и журналистов, причем часто большинство из авторов работает удаленно. Также для СМИ предельно важно наладить эффективную обратную связь — как с читателями, так и с собственными журналистами. А компании, которые разрабатывают ПО, обычно работают с очень большим числом программистов-аутсорсеров в одних странах и заказчиков — в других. И всем им приходится обмениваться крайне большим количеством самой разнообразной (зачастую мультимедийной) информации. Другие традиционные преимущества корпоративного портала смешанного типа — создание единой персональной точки входа в корпоративные бизнес-приложения, консолидация данных из разрозненных источников информации (файл-серверы, общие каталоги почтовых систем, ERP-системы, интернет-ресурсы), ускорение поиска необходимой информации, широкие возможности доставки нужной информации целевым аудиториям, вовлечение сотрудников в создание и публикацию информации, ускорение внутреннего информационного обмена.

Внутреннее информационное пространство

Организация внутреннего взаимодействия сотрудников — классическая функция корпоративного портала. Такой интрасайт обычно выполняет три основные функции: информативную, коммуникативную и функцию карьерного продвижения сотрудников. С информативной функцией все понятно: на страницах сайта размещаются новости компании, ее достижения, стратегические и тактические решения высшего руководства, вехи развития, анонсируются корпоративные мероприятия и выкладываются отчеты о них после завершения, действует внутренняя доска объявлений. Единое внутреннее информпространство также может персонализировать информацию: новости, распоряжения; принятые решения при этом попадают к конкретным работникам, которых они напрямую касаются. Соответственно, отчеты сотрудников о проделанной работе могут доводиться до руководства организации, в том числе и при помощи специальных отчетных форм внутреннего сайта. В результате в компаниях с развитой внутренней информсистемой рабочий день каждого сотрудника начинается с посещения личной страницы сайта для ознакомления с адресованной ему информацией и заканчивается отчетом на этой же странице.

Также портал выполняет функцию собственной корпоративной справочной системы, предельно важную для любой достаточно крупной компании. Коммуникативная функция корпоративного портала ничуть не менее важна, чем информативная. Общение сотрудников компании — обязательный элемент их работы, и очень плохо, если злободневные вопросы обсуждаются лишь в курилке или в пивной после работы. Стоит помнить, что в любой организации всегда есть какие- то вопросы, место и процедура согласования которых не определены в должной степени. Таким местом может стать именно корпоративный портал. Причем общение между сотрудниками в рамках портала может и должно носить как служебный, так и неформальный характер. Как говорят опытные сисадмины, мудрый руководитель обычно позволяет существовать в локальной сети форумам и чатам, на которых сотрудники могут (зачастую анонимно) обсуждать проблемы организации. Так отлаживаются не только вертикальные, но и горизонтальные связи между работниками. Ну и, разумеется, общение с удаленными сотрудниками — оно просто невозможно в наши дни без применения интернет-технологий. Причем технологий, позволяющих обеспечить конфиденциальность такого общения. Многие компании имеют сайты-"айсберги", в которых есть часть, рассчитанная на широкую интернет-аудиторию, и скрытая структура, доступная только сотрудникам.

Вообще же что касается совместной работы сотрудников, различных подразделений и других субъектов внутри компании, то современные корпоративные информационные системы предусматривают использование таких средств, как локальные интернет-пейджеры (согласитесь, звучит диковато, но лучшего пока не придумали) и даже внутренние peer-to-peer-сети. Последняя — это функция карьерного продвижения сотрудников. Как отмечают специалисты, корпоративный сайт является весьма благоприятной информационной средой для нематериальной мотивации сотрудников. Для этого на интрасайте создаются и ведутся всевозможные рейтинги "производственных показателей", по которым потом осуществляется награждение "передовиков производства". Эти нехитрые методы, как показывает практика, незаменимы для повышения лояльности сотрудников компании, а также помогают подготовить коллектив к тем или иным, порой непопулярным, изменениям в компании. То есть корпоративный портал становится еще и эффективным средством внутреннего PR.

Внешний корпоративный портал

Здесь все намного проще и за последнее десятилетие неплохо отработано. Во-первых, информация о фирме, ее истории и достижениях, руководстве и коллективе. Обычно все это готовят штатные сотрудники PR-службы. Во-вторых, реклама выпускаемой продукции (оказываемых услуг) плюс информация о ценах, скидках, местах продаж и сервисного обслуживания, прочие маркетинговые данные. В-третьих, другие виды информационного взаимодействия: информация о вакансиях, анонсы мероприятий, пресс-релизы. В-четвертых, механизмы общения посетителей сайта (читай: клиентов фирмы) друг с другом плюс возможность на этих самых посетителей воздействовать. Наиболее распространенная форма — ненавязчиво модерируемые форумы. Но встречаются и чаты, и возможности создавать собственные веб-странички либо блоги. Последнее — обратная связь с потребителями при помощи тех же форумов, электронной почты, веб-форм и т.д.

Структура корпоративного портала

В состав корпоративного портала всегда входит определенный набор модулей для решения задач, связанных с обработкой информации. Вот, к примеру, из каких модулей состоит готовое решение "РБК Портал", разработанное российской софтверной компанией "РБК Софт":

Организационный справочник: формирует наглядное представление организационной структуры и позволяет проводить поиск по различным реквизитам (фамилия, номер телефона, номер комнаты и т.д.).

Заявки: модуль обеспечивает автоматизацию процессов формирования, согласования, утверждения и исполнения заявок различных типов, в том числе: заявок на пропуска, оргтехнику, различные информационные и технические ресурсы компании.

Электронный архив документов: предназначен для централизованного хранения документов и обеспечения доступа к ним пользователей включая реализацию возможностей совместной работы над документами.

Статистика использования портала: позволяет формировать разнообразные статистические отчеты о доступе к различным разделам портала для мониторинга активности пользователей и оптимизации структуры и содержания его разделов.

Новости: предоставляет средства управления публикацией на портале и распространением среди пользователей новостей и объявлений; включает в себя развитые механизмы по персонализации их представления и обеспечения автоматического импорта из различных источников.

Контроль рабочего времени: предоставляет возможность осуществлять контроль и учет рабочего времени сотрудников. Модуль получает данные от системы фиксирования времени прихода и ухода сотрудников с рабочих мест. При наличии у пользователя соответствующих прав модуль отображает опоздания и ранние уходы сотрудников с рабочих мест в соответствии с заданным графиком работы персонально для каждого сотрудника.

Резервирование ресурсов: решает актуальную для каждого предприятия задачу организации совместного использования общих ресурсов. При потребности в некотором общем ресурсе сотрудник может посмотреть график занятости этого ресурса и забронировать этот ресурс на определенное время. Сотрудник может изменять или отменять свое резервирование.

Информеры: автоматически обновляющиеся графические элементы, которые устанавливаются на портале и служат для предоставления повседневной финансовой, политической, спортивной и другой информации. Примеры информеров: графики наиболее популярных фондовых индексов, RBCNews — бегущая строка с новостями о политике и экономике, CNews — бегущая строка с новостями о высоких технологиях, курсы валют, прогноз погоды.

Из других элементов традиционно присутствуют форум, поиск по сайту, система авторизации и раздел администрирования. Решение "РБК Портал" построено на платформе Microsoft Sharepoint Portal Server и предоставляет доступ ко всем стандартным сервисам платформы SharePoint, расширяя их функциональность за счет собственных модулей.

Западные разработчики готовых портальных решений делают упор на следующие инструменты:

Библиотека документов портала — средство организации информации, формирования единой базы знаний компании. Модуль позволяет формировать каталоги документов, просматривая которые, пользователь может искать нужные документы, корпоративные шаблоны, иллюстрации, истории проектов и другую информацию. Каждый документ библиотеки содержит сведения о том, кто и когда его создал и редактировал, что обеспечивает персональную ответственность за подготовку и обновление документации.

Виртуальные проектные офисы. Модуль предназначен для поддержки процессов управления проектами, формирования проектных групп сотрудников. Виртуальный проектный офис — специально выделенная область портала, доступная только команде проекта, в которой публикуются документы, регламенты, планы проекта, информация о статусе проектных задач. Здесь же обсуждаются проблемы проекта, согласовываются документы. Члены команды получают оповещения об изменении документов и новостях проекта, новых задачах и мероприятиях по проекту.

Виртуальные офисы подразделений и филиалов. Каждое подразделение может создать в рамках портала свою рабочую область для публикации внутренних документов и новостей и выборочно открыть информацию для общего доступа.

Персональные настройки портала — они позволяют сотрудникам сформировать собственную структуру персональных страниц портала, оперируя доступными им сервисами и разделами портала, добавлять индивидуальные блоки — например, список ссылок на нужные web-ресурсы.

Календарь событий. Единое планирование корпоративных событий с помощью портала помогает организовать совместную работу подразделений компании. Заказы и заявки. Этот элемент автоматизирует ежедневную работу сотрудников секретариата и административно-хозяйственных служб компании, реализуя такие сервисы, как заказ пропусков, транспорта, курьерской доставки, канцелярских товаров, подписка на СМИ, оформление командировок и авансовых отчетов.

Знакомство новых сотрудников с компанией. Типичный элемент западной корпоративной культуры. Благодаря этому инструменту адаптация новых сотрудников происходит быстрее и эффективнее, так как средствами портала новый сотрудник будет сразу же представлен коллегам. Опубликованные на страницах портала корпоративные правила и регламенты, отчеты о корпоративных мероприятиях, виртуальные экскурсии по компании, интерактивные обучающие программы и инструкции по выполнению должностных обязанностей помогают сотруднику быстро сориентироваться в новой команде и влиться в работу.

Выбор портальной платформы

Это совсем не такое простое дело, как может поначалу показаться. Во-первых, при внедрении портальных решений и разработке портальных модулей и сервисов под заказ должны быть учтены специфические требования клиентов — компаний различного масштаба и отраслевой принадлежности. Во-вторых, должны присутствовать модули интеграции с используемыми компанией-клиентом информационными ресурсами и бизнес-приложениями. Чаще всего требуется интеграция корпоративных порталов с бизнес-приложениями на базе Microsoft Exchange, Lotus Notes, Documentum, SAP R/3, Oracle e-Business Suite, с базами данных Oracle, Microsoft SQL, источниками информации на основе web-сервисов, файлов XML, Excel и другими. При этом общая система авторизации должна позволять использовать корпоративный портал как универсальное рабочее поле на рабочих местах сотрудников. Столь серьезные требования привели к тому, что в большинстве случаев используется одно из четырех портальных решений: IBM WebSphere Portal, Oracle Application Server Portal, Microsoft SharePoint Portal Server, SAP NetWeaver Enterprise Portal.

А вот основные критерии выбора конкретного решения:
1. Базовое портальное решение должно обладать достаточной для решения бизнес-задач функциональностью, возможностями для масштабирования (будущего увеличения числа пользователей и нагрузки на портал), инструментами для доработки функций портала (адаптации портала к потребностям бизнеса конкретной компании).
2. Возможности платформы по интеграции с корпоративными системами и хранилищами данных должны обеспечивать доступ пользователей портала к существующим или планируемым к внедрению корпоративным и внешним бизнес-приложениям, информационным ресурсам.
3. Стабильные позиции производителя решения на мировом рынке и его присутствие на рынке СНГ должны обеспечить техническую поддержку и развитие портальной платформы, а по сути — надежность финансовых вложений в базовую платформу.
4. При выборе технологии необходимо учитывать сложившуюся архитектуру информационных систем организации.
5. Стоимость и сроки внедрения портала на выбранной платформе должны соответствовать планам развития корпоративной информационной системы.
6. Наличие готовых к внедрению типовых компонентов: максимальное использование готового ПО позволяет снизить стоимость, время реализации и технологические риски проекта.

Денис Лавникевич