Приемы работы в WORD

Сегодня мы продолжим разговор о форматировании абзацев и символов и поговорим об особенностях шрифта, автоформатировании и взаимодействии стилей форматирования.

Тип, размер, начертание шрифта (рис. 1)

Гарнитура шрифта — термин, которым определяется общая форма символов. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов и отличается засечками на концах букв и комбинацией толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов схожего вида — например, шрифт Times New Roman, поставляемый с Windows. Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:

. Тип шрифта (или его гарнитура) — например, вышеназванный Times New Roman, Verdana, Arial и т.д.
. Размер шрифта. Задается в пунктах — например, 14 пт, 16 пт и т.д.
. Начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив).
. Тип подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т.д.).
. Цвет шрифта.
. Эффекты (верхний и нижний индексы, зачеркивание, тень и т.д.).

Примеры разных типов (гарнитур), размеров, начертаний и эффектов шрифта приведены в таблице.

Чтобы изменить шрифт, сначала выделяем фрагмент, в котором собираемся поменять шрифт. Чтобы эту процедуру провести, делаем следующее: Формат > Шрифт, в диалоговом окне Шрифт выбираем желаемый шрифт и нажимаем кнопку ОК или По умолчанию. Некоторые изменения (тип, размер, начертание) можно изменить, используя кнопки панели инструментов Форматирование. Немаловажна в процессе форматирования и работа с табуляцией, которая разделяется на два процесса. Во-первых, необходимо установить позиции табуляции (напомню, что позиции табуляции позволяют выравнивать текст по центру, левой или правой границе, разделителю целой и дробной части или черте. Перед позицией табуляции можно вставлять особые знаки — например, точки или тире), в противном случае будут использоваться установленные позиции табуляции в Word по умолчанию. Второй этап состоит в том, чтобы в процессе ввода текста документа нажимать клавишу Tab для перемещения курсора к следующей позиции табуляции. Установка и удаление табуляции осуществляется с помощью команды Формат > Табуляция.

Взаимодействие стилей и ручного форматирования

Иногда возникает необходимость переопределить форматирование, сделанное применением стиля, ручным форматированием. При этом нужно учитывать, как ручное форматирование взаимодействует со стилями. Если было произведено ручное форматирование, а потом применялся стиль, содержащий установки той же категории, то параметры стиля "подавят" ручное форматирование. Если параметры применяемого стиля не имеют отношения к сделанным ранее вручную установкам форматирования, употребление стиля не повлияет на результаты ручного форматирования. Некоторые установки форматирования символов работают как переключатели — например, кнопка Полужирный. Если стиль с полужирным начертанием применяется к абзацу, в котором есть несколько полужирных слов, то весь абзац станет полужирным за исключением этих слов, форматированных вручную, так как стиль их переключит. Но если весь абзац сделан полужирным, то применение (абзацного) стиля с полужирным начертанием оставит абзац полужирным. Если для слова, форматированного стилем, нужно убрать все добавленное вручную форматирование, то курсор устанавливается внутри слова, и нажимается сочетание клавиш Ctr+пробел. Если нужно убрать все добавленное вручную форматирование для абзаца, форматированного с применением стиля, нажимается сочетание клавиш Ctrl+Q.

Автоформат (рис. 2)

Автоформат анализирует документ в активном окне и принудительно применяет нужные стили к каждому абзацу, форматированному стилем Обычный или Основной текст. Автоформат производит следующие действия:

. Использует свои правила форматирования для поиска и форматирования таких элементов, как заголовки, основной текст, списки, верхние и нижние индексы, адреса, заключительные части писем.
. Удаляет лишние символы абзацев.
. Заменяет звездочки, дефисы или другие символы, использованные для элементов списка, на символ маркера.
. Учитывает горизонтальные отступы, вставленные с помощью клавиши Tab.

Если пользователь отформатировал лишь часть текста, то Word доведет работу до конца. Он проверит согласованность форматирования всего документа и тем самым улучшит его вид. Применяемые стили Word берет из шаблона, назначенного документу. Для автоформатирования выделенного текста выберите команду Формат Автоформат. При необходимости отформатировать весь документ установите курсор в произвольном месте документа. Кнопка Параметры в диалоговом окне Автоформат позволит определить, какие изменения будут произведены. После автоформатирования в диалоговом окне Автоформат можно принять все изменения, отказаться от всех изменений, просмотреть изменения одно за другим и принять или отказаться от каждого.

Использование стилей (рис. 3)

Стиль предназначен для внешнего оформления содержимого документа и его абзацев как основной структурной единицы документа. Стиль имеет имя, задавая которое, пользователь задает определенный набор параметров форматирования содержимого абзацев, собранных вместе. В Word встроено около 75 различных стилей. Из них пять являются основными. Из оставшихся шесть являются стилями символов, остальные — стилями абзацев. Итак, можно сказать, что стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стили упрощают задачу создания и оформления документа, а именно облегчают изменение вида документа, обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа или документов одного типа, экономят время на процесс форматирования. Word обладает большим числом стандартных (встроенных) стилей. Список доступных стилей зависит от шаблона, выбранного в момент создания документа. Они перечислены в окне списка Стиль панели инструментов Форматирование. При работе с Word используется по крайней мере один стиль.

В общем случае список Стиль показывает стиль текста в точке вставки или стиль выделенного текста. Например, в стиле Обычный установлены основные параметры форматирования: шрифт и размер шрифта (12-пунктовый Times New Roman, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал. Кроме того, имеются стили для заголовков, оглавления и т.д.). Выбор другого шаблона может изменить параметры форматирования. Так, стиль Обычный в одном шаблоне задает шрифт 10 пунктов Times New Roman Cyr, а в другом — 12 пунктов Century Schoolbook. Многие стандартные стили включают все установки форматирования стиля Обычный плюс некоторые дополнительные. Возможности стандартных стилей шире, чем просто форматирование. Например, используя автоматические стили заголовков (от Заголовок1 до Заголовок9), потом можно поместить эти заголовки в оглавление. При работе пользователя с большим количеством стилей рекомендуется вывести на экран полосу стилей, отображающую для каждого абзаца на левом поле имя его стиля. Для вывода или сокрытия полосы стилей пользуются командой Сервис > Параметры вкладкой Вид. Двойной щелчок на имени стиля в полосе отображает диалоговое окно Стиль, необходимое для быстрого применения и переопределения стиля.

Word использует два типа стилей: стили символов и стили абзацев. Стили символов включают только установки форматирования символов, доступные в диалоговом окне Шрифт. Применяются к выделенному тексту или слову, на котором стоит курсор. Форматирование новым стилем будет добавлено к тем установкам, которые уже сделаны для данного текста. Стили абзацев включают форматирование символов всего абзаца, установку табуляции, расположение абзаца, обрамление и заливку, язык, используемый для проверки орфографии. Применяются к выделенным абзацам или абзацу, внутри которого находится курсор. Если стиль абзаца содержит форматирование символов, оно также применятся ко всему абзацу.

Применение стилей

Стили можно применять во время ввода текста или к выделенному тексту, накладывая с их помощью команды Формат > Стиль, панели инструментов Форматирование или с помощью клавиатуры. Сначала курсор устанавливается в начале действия нового стиля либо выделяется текст или абзацы для форматирования новым стилем. Для форматирования одного абзаца курсор устанавливается внутри него. Далее выбирается команда Формат > Стиль. В открывшемся диалоговом окне Стиль в раскрывающемся списке Список выбирается нужный элемент, в списке Стили — нужный стиль, нажимается кнопка Применить. В списке Стиль стилям абзаца предшествует символ, а стилям символов — символ а. В процессе создания или переопределения стиля ему можно назначить комбинацию клавиш для быстрого вызова и применения. Обычно в комбинацию входит клавиша Alt. При этом важно, чтобы произвольные комбинации клавиш не конфликтовали со встроенными в Word макросами.

Можно применять один стиль несколько раз посредством копирования стиля. Стиль применяется в первый раз, затем выделяется следующий текст для форматирования этим же стилем, нажимается сочетание клавиш Ctrl+Y (это сочетание клавиш носит универсальный характер и применяется для повторного выполнения последнего действия). Далее пользователь продолжает копировать этот стиль в другие места. Для копирования стилей символов используется также кнопка Копировать формат на панели инструментов Стандартная. При этом выделяется текст или символ абзаца, содержащий копируемое форматирование, нажимается кнопка Копировать формат, выделяется текст, подлежащий форматированию новым стилем. Для многократного копирования эта процедура выполняется с двойным щелчком на кнопке. Прекращение копирования производится нажатием кнопки Копировать формат еще раз. Удаление стиля символов и возврат к форматированию символов по умолчанию, соответствующему стилю абзаца, осуществляется посредством выделения текста или установки курсора на слове, форматирование которого нужно удалить, и нажатием комбинации клавиш Ctrl+пробел.

Вот такие премудрости, а на сегодня все!

Продолжение следует.

Мария Рыжкова, marenia@gmail.com