Приемы работы в Excel
Сегодня речь пойдет об оформлении рабочих листов.
Выбор шрифта
Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат и выбрав команду Ячейки. После этого на экране появится диалог, в котором будут указаны различные шрифты — можно выбрать любой из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне Пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.
Стили
Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчеркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.
Цвета и узоры
В Excel'е можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.
Форматирование чисел
Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки, затем выбрать команду меню Формат ячейки, а в появившемся диалоге — вкладку Число. Затем выбираете в группе слева строку Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа. В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования.
Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой, и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировал как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.
Проверка орфографии
В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить ее, нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку, начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис — Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте. Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.
Перевычисление рабочих листов
По умолчанию при вводе, редактировании формул или заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетах это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис — Параметры, далее в появившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить переключатель Перевычислять перед сохранением. После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.
Операторы
Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице. Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную даты — программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.
Функции Microsoft Excel
Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операцией для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций, нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак: плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =B1+B2+B3+C4+C5+D2. Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что ее было бы легче посчитать вручную. Чтоб быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы, или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, ввести адреса областей и закрыть скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =СУММ(B1:B3;C4:C5;D2). Если сравнить запись формул, видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во-первых, нагляднее, а во-вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например, нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ (А1;А2;А3;А4), — или то же другим способом: =СУММ (А1:А4). Вот такой это редактор — Excel. Удачи в изучении.
Мария Рыжкова, marenia@gmail.com
Выбор шрифта
Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат и выбрав команду Ячейки. После этого на экране появится диалог, в котором будут указаны различные шрифты — можно выбрать любой из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне Пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.
Стили
Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчеркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.
Цвета и узоры
В Excel'е можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.
Форматирование чисел
Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки, затем выбрать команду меню Формат ячейки, а в появившемся диалоге — вкладку Число. Затем выбираете в группе слева строку Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа. В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования.
| Формат | Результат |
| #.###,## | 13 |
| 0.000,00 | 0.013,00 |
| #.##0,00 | 13,00 |
Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой, и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировал как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.
Проверка орфографии
В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить ее, нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку, начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис — Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте. Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.
Перевычисление рабочих листов
По умолчанию при вводе, редактировании формул или заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетах это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис — Параметры, далее в появившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить переключатель Перевычислять перед сохранением. После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.
Операторы
Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице. Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную даты — программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.
| Оператор | Функция | Пример |
| Арифметические операторы | ||
| + | сложение | =A1+1 |
| - | вычитание | =4-С4 |
| * | умножение | =A3*X123 |
| / | деление | =D3/Q6 |
| % | процент | =10% |
| Операторы связи | ||
| : | диапазон | =СУММ(A1:C10) |
| ; | объединение | =СУММ(A1;A2;A6) |
| Текстовый оператор соединения | ||
| & | соединение текстов |
Функции Microsoft Excel
Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операцией для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций, нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак: плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =B1+B2+B3+C4+C5+D2. Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что ее было бы легче посчитать вручную. Чтоб быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы, или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, ввести адреса областей и закрыть скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =СУММ(B1:B3;C4:C5;D2). Если сравнить запись формул, видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во-первых, нагляднее, а во-вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например, нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ (А1;А2;А3;А4), — или то же другим способом: =СУММ (А1:А4). Вот такой это редактор — Excel. Удачи в изучении.
Мария Рыжкова, marenia@gmail.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 45 за 2006 год в рубрике soft
