Приемы работы в Excel

Второе важнейшее приложение, входящее в состав офисного пакета, — это Microsoft Excel — программа для выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами. В свою очередь электронная таблица является основным средством, используемым для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности, так как доступный диапазон формул колеблется от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.

Особенность Excel в том, что программа позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Программа выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Документ приложения Excel называется рабочей книгой, или просто книгой Excel, которая является очень удобным организационным средством. Такая книга состоит из листов (рабочий лист книги Excel может содержать до 65.536 строк и 256 столбцов), которые, как правило, представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Вы можете сказать, что таблицы Excel похожи на базы данных. Согласна. Есть некоторое сходство. Однако таблица базы данных предназначена для хранения информации, а таблица Excel в основном используется для проведения математических и статистических расчетов. Немного разобрались, теперь идем дальше.

Для того, чтобы начать работать, нам нужно открыть книгу. Делается это так: запускаем приложение Excel с помощью команды Пуск > Программы > Microsoft Excel. В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга с тремя листами. Основа рабочего листа представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной. Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа. Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа. Ячейка — основной элемент таблицы — имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например, Е4, и содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула. Так же, как и в Word, каждая рабочая книга, созданная Excel, основывается на некоторой модели, называемой шаблоном. По умолчанию Excel основывает новую рабочую книгу на шаблоне с именем Книга 1. Шаблон сохраняет информацию о форматировании ячеек и рабочих листов, используемых панелях инструментов. Они могут быть созданы предварительно и могут содержать элементы форм для отчетов, включающих накладные, долговые обязательства, финансовые отчеты и др., принятые в конкретной организации. Щелкнув кнопку Создать на стандартной панели инструментов, можно создать новую, пустую, рабочую книгу на базе шаблона, принятого по умолчанию. Делаем это так:

1. Даем программе команду Создать из меню Файл.
2. Выбираем нужную закладку для определения категории шаблона создаваемой рабочей книги.
3. После этого программа предложит остановить свой выбор на одном из шаблонов или мастеров, на котором будет основываться новая рабочая книга.

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т.д. Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок. Каждая из них без исключения начинается со знака (=).

Вот такие премудрости. На сегодня, пожалуй, остановлюсь. До встречи в следующих номерах.

Продолжение следует.

Мария Рыжкова, marenia@gmail.com