Полезные программы для офиса: макросы для MS Word
Дополнения для программ пакета Microsoft Office имеют два основных предназначения: с одной стороны, они вытаскивают скрытые в недрах меню, но часто используемые опции на более удобные для пользователя панели инструментов. С другой — добавляют в программы некоторые команды, которые разработчики не предусмотрели. В этой статье мы рассмотрим несколько популярных надстроек для Microsoft Word, которые позволят вам выполнять привычные задания быстрее. И пусть каждая дополнительная команда сохраняет не более нескольких секунд времени, в сумме прирост производительности получается довольно-таки весомым. Так что не закрывайте глаза на неудобства и дорабатывайте Word всеми доступными способами. В конце концов, программа существует для вас, и только для вашего удобства.
В некоторых версиях Microsoft Word по умолчанию устанавливается высокий уровень безопасности. В этом случае программа блокирует открытие всех макросов, поэтому работать корректно надстройки не будут. Для изменения уровня безопасности выполните команду Сервис> Макрос> Безопасность (Tools> Macro> Security), на закладке Уровень безопасности (Security Level) установите переключатель на позицию Низкий (Low) или Средний. При выборе первого варианта программа не будет препятствовать запуску любых макросов, при выборе варианта Средний вы сами сможете выбрать, запускать ли запрашиваемый макрос. Кроме этого, на закладке Надежные источники (Trusted Sources) можно установить флажок Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам (Trust All Installed Add-Ins and Templates). Это позволит работать с установленными надстройками, не снижая уровень безопасности программы.
Большинство надстроек, представленных в этом обзоре, являются победителями или участниками конкурса для разработчиков дополнений и надстроек Microsoft Office Extensions, который компания Microsoft проводит с 1997 года. Любой разработчик, создавший дополнения, макросы или шаблоны для Microsoft Office, может отправить свой продукт на конкурс. Все надстройки проходят тестирование в лаборатории журнала PC Magazine на совместимость с русской версией Microsoft Office и на работоспособность. Выдержавшие испытание разработки публикуются на сайте Microsoft на странице http://www.microsoft.ru/offtext с логотипом "Yes, It Works!" и принимают участие в конкурсе. На этой страничке можно найти огромное количество дополнений для офисного пакета по самым разным направлениям: бухгалтерский учет, обработка и хранение данных, документооборот и пр. Тут представлены как сложные разработки, так и совсем небольшие макросы. Ниже мы рассмотрим самые интересные из них.
"Утилиты Эстель"
( http://www.microsoft.ru/offext/details.aspx?id=17 )
Этот пакет макросов хорош тем, что инструменты, которые в него входят, полезны при выполнении заданий самой разной направленности. Автору не только удалось собрать команды, которых не хватает многим пользователям (калькулятор, написание чисел и дат прописью), но и добавить совершенно новые инструменты, удобство которых можно оценить сразу же, начав работу с надстройкой.
Если в тексте часто приходится переключаться с русского языка на английский, существует вероятность набора текста не в той раскладке. Чтобы не набирать текст заново, можно воспользоваться командой перекодировки. При работе с документом, в котором используются два языка, существует еще одна проблема: Word часто неправильно распознает язык и, если включена автоматическая проверка орфографии, начинает подчеркивать все слова подряд, принимая русский текст за английский. При помощи "Утилит Эстель" вы сможете вручную установить признак языка для выделенных слов, а также в случае необходимости исправить его во всем тексте. Интересное нововведение, добавляемое надстройкой в Word, — еще один буфер обмена, который называется Пипетка. В таком мини-буфере вы всегда сможете держать повторяющееся словосочетание или какие-нибудь данные, которые понадобятся вам в дальнейшей работе, не боясь, что случайно потеряете их, занеся в стандартный буфер обмена другую информацию. Пипетка может хранить сразу несколько участков текста и вставлять их все сразу в документ, когда это потребуется. В пакете макросов есть также опция шифрования текста, позволяющая превратить выделенный участок в абракадабру. Правда, работает она не совсем корректно: иногда при расшифровке возникают дополнительные символы, а исходные теряются.
WordUtilities 2002
( http://www.wordutilities.chat.ru )
Автор этой программы смог собрать на пяти панелях инструментов огромное количество команд, которые здорово облегчают жизнь тем, кому приходится постоянно иметь дело с набором и форматированием текстов. На главной панели размещены наиболее часто используемые команды, на других — команды, нужные для выполнения специальных заданий, например, работы с таблицами, графическими вставками в документе, форматирования текста или страниц. Кроме того, некоторые команды помещены в дополнительное меню под названием WU и в стандартные панели Word. При взгляде на Word после установки надстройки окно программы кажется слишком загроможденным дополнительными панелями, но, привыкнув, из них можно извлечь немалую пользу. Чего стоит хотя бы возможность печати текущей страницы, изменения регистра букв, расстояния между строками и символами, масштаба просмотра, вставки верхнего и нижнего индексов. А меню Word Utilities позволяет добраться до опции проверки языка в текущем документе гораздо быстрее, чем это можно сделать стандартными средствами. Есть в надстройке и такая часто используемая при подготовке статей, рефератов и т.д. опция, как Статистика. Она дает гораздо больше информации о документе, чем стандартная команда. Так, можно узнать количество символов и абзацев в документе, размеры полей, используемые стили, шрифты и многое другое. Кроме этого, есть возможность просмотра статистической информации по разделам документа.
Кроме вынесения некоторых опций Word на удобные панели, программа также предлагает некоторые дополнительные возможности, которые в текстовом редакторе просто отсутствуют. Например, вы можете поставить ударение над любой буквой, поменять выделенные символы местами, изменить раскладку, в которой набран текст, если вовремя забыли переключить ее, напечатать текущую дату прописью. Также программа помогает при работе с текстовыми документами, которые необходимо преобразовать в формат Word. Действие опции Перелопачивание текста подобно тому, что делает макрос "Формат-киллер". С ее помощью можно исправить ошибки OCR, удалить повторяющиеся пробелы, пробелы в начале абзаца, пробелы перед знаками препинания, пустые абзацы, то есть исправить все основные ошибки, которые возникают при конвертировании текстовых файлов.
Наконец, еще одной полезной возможностью Word-Utilities является настройка диалоговых окон сохранения и открытия документов Microsoft Word. Как известно, по умолчанию в левой части окон диалога вынесены пять папок, при помощи которых можно получить быстрый доступ к документам. Но большинство пользователей очень редко используют эти папки. Конечно же, диалоговые окна сохранения и открытия документов можно настроить при помощи стандартных средств. В частности, можно уменьшить размер ярлыков и добавить пять своих папок для быстрого перехода. Однако Word не дает возможности убрать папки, установленные по умолчанию. То есть вам никак не удастся удалить, скажем, папку Избранное или Журнал. При помощи Word Utilities эта проблема легко решается. Надстройка позволяет заменить все пять папок быстрого перехода своими, а если нужно еще больше ярлыков, вы можете уменьшить размер иконок и добавить еще пять дополнительных.
SysSokr2003
( http://www.microsoft.ru/offext/details.aspx?id=667 )
Эта программа служит для ускорения набора текста путем создания сокращений для часто повторяющихся слов. Если вы постоянно работаете с текстами одной тематики, вам наверняка приходится набирать одни и те же слова или даже словосочетания. Используя систему сокращений, вы сможете значительно ускорить этот процесс. Программа имеет встроенный словарь, в который занесено около 2000 часто употребляемых слов, пополнить его вы можете сами.
Сокращения могут быть самыми разными — например, состоять из первой буквы слова и его окончания, цифры и букв, первой буквы, суффикса и окончания и т.д. Замена происходит при нажатии пробела после ввода сочетания, которое есть в словаре. Конечно же, поначалу привыкнуть к сокращениям довольно трудно, но со временем, когда они запоминаются, скорость набора возрастает во много раз. Добавлять сокращения в словарь вы можете как вручную, при помощи панели инструментов Система сокращений, так и в автоматическом режиме. Для этого предусмотрена опция Анализ текста. Программа проанализирует выбранный вами документ и составит список слов, которые в нем часто встречаются. После этого вы сможете выбрать те слова, для которых хотите создать сокращения. При этом SysSokr2003 позволяет добавить слово в словарь во всех падежах и временах. Для этой цели в программу встроен список окончаний русского языка. При помощи опций импорта и экспорта вы сможете переносить словари на другой компьютер или сохранять при перестановке Word'a. Правда, для экспорта базы нужно зарегистрировать программу — она распространяется как условно бесплатная.
Super Typist
( http://www.microsoft.ru/offext/details.aspx?id=346 )
Эта надстройка, как и предыдущая, помогает быстрее набирать текст, предлагая использовать для ввода часто повторяющихся слов сокращения. Однако она имеет некоторые отличия от SysSokr2003. Программа предлагает для работы два словаря, первый из которых содержит часто используемые слова и сочетания, а второй — аббревиатуры, акронимы и их расшифровки. В процессе набора текста программа сравнивает начало набранного слова с теми, которые есть в словаре, и, если находит, высвечивает окончание. Если предложенный программой вариант вас устраивает, нужно просто переместить курсор в конец слова или словосочетания, если же нет — просто продолжайте набор, как обычно. В текущей версии программы также появилась возможность вывода вариантов окончания слова на специальную панель. Выбрать нужное слово из такого списка можно при помощи мыши.
Второй словарь работает так же, как стандартная опция Автозамена, то есть после ввода аббревиатуры заменяет ее на слово и фразу. Программа будет удобна прежде всего пользователям, имеющим дело со специальной лексикой, которая повторяется во многих документах. В этом случае достаточно один раз потратить время на создание словаря, после чего многократно использовать его. При наборе текстов общего содержания использование программы в большинстве случаев не оправдано. В этом смысле Super Typist'у очень не хватает опции анализа текста и автоматического занесения слов в словарь, как это реализовано в SysSokr2003.
Get Object
( http://www.zans.ru/getobject )
Этот макрос — самый маленький из представленных в обзоре. Он добавляет в окно Word всего лишь одну кнопку. Его предназначение — упрощение работы с документами, в которых присутствуют графические элементы.
Надстройка составляет список графических элементов в документе — объектов векторной графики и растровых изображений — и дает возможность быстро перемещаться по документу от картинки к картинке. При работе с документами, которые содержат большое количество изображений, это очень удобно, так как по графическим элементам можно легко перейти к нужному участку текста. При помощи программы можно также осуществлять проверку иллюстраций в документах, а также удалять ненужные изображения.
Сергей и Марина Бондаренко, http://www.3domen.com
В некоторых версиях Microsoft Word по умолчанию устанавливается высокий уровень безопасности. В этом случае программа блокирует открытие всех макросов, поэтому работать корректно надстройки не будут. Для изменения уровня безопасности выполните команду Сервис> Макрос> Безопасность (Tools> Macro> Security), на закладке Уровень безопасности (Security Level) установите переключатель на позицию Низкий (Low) или Средний. При выборе первого варианта программа не будет препятствовать запуску любых макросов, при выборе варианта Средний вы сами сможете выбрать, запускать ли запрашиваемый макрос. Кроме этого, на закладке Надежные источники (Trusted Sources) можно установить флажок Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам (Trust All Installed Add-Ins and Templates). Это позволит работать с установленными надстройками, не снижая уровень безопасности программы.
Большинство надстроек, представленных в этом обзоре, являются победителями или участниками конкурса для разработчиков дополнений и надстроек Microsoft Office Extensions, который компания Microsoft проводит с 1997 года. Любой разработчик, создавший дополнения, макросы или шаблоны для Microsoft Office, может отправить свой продукт на конкурс. Все надстройки проходят тестирование в лаборатории журнала PC Magazine на совместимость с русской версией Microsoft Office и на работоспособность. Выдержавшие испытание разработки публикуются на сайте Microsoft на странице http://www.microsoft.ru/offtext с логотипом "Yes, It Works!" и принимают участие в конкурсе. На этой страничке можно найти огромное количество дополнений для офисного пакета по самым разным направлениям: бухгалтерский учет, обработка и хранение данных, документооборот и пр. Тут представлены как сложные разработки, так и совсем небольшие макросы. Ниже мы рассмотрим самые интересные из них.
"Утилиты Эстель"
( http://www.microsoft.ru/offext/details.aspx?id=17 )
Этот пакет макросов хорош тем, что инструменты, которые в него входят, полезны при выполнении заданий самой разной направленности. Автору не только удалось собрать команды, которых не хватает многим пользователям (калькулятор, написание чисел и дат прописью), но и добавить совершенно новые инструменты, удобство которых можно оценить сразу же, начав работу с надстройкой.
Если в тексте часто приходится переключаться с русского языка на английский, существует вероятность набора текста не в той раскладке. Чтобы не набирать текст заново, можно воспользоваться командой перекодировки. При работе с документом, в котором используются два языка, существует еще одна проблема: Word часто неправильно распознает язык и, если включена автоматическая проверка орфографии, начинает подчеркивать все слова подряд, принимая русский текст за английский. При помощи "Утилит Эстель" вы сможете вручную установить признак языка для выделенных слов, а также в случае необходимости исправить его во всем тексте. Интересное нововведение, добавляемое надстройкой в Word, — еще один буфер обмена, который называется Пипетка. В таком мини-буфере вы всегда сможете держать повторяющееся словосочетание или какие-нибудь данные, которые понадобятся вам в дальнейшей работе, не боясь, что случайно потеряете их, занеся в стандартный буфер обмена другую информацию. Пипетка может хранить сразу несколько участков текста и вставлять их все сразу в документ, когда это потребуется. В пакете макросов есть также опция шифрования текста, позволяющая превратить выделенный участок в абракадабру. Правда, работает она не совсем корректно: иногда при расшифровке возникают дополнительные символы, а исходные теряются.
WordUtilities 2002
( http://www.wordutilities.chat.ru )
Автор этой программы смог собрать на пяти панелях инструментов огромное количество команд, которые здорово облегчают жизнь тем, кому приходится постоянно иметь дело с набором и форматированием текстов. На главной панели размещены наиболее часто используемые команды, на других — команды, нужные для выполнения специальных заданий, например, работы с таблицами, графическими вставками в документе, форматирования текста или страниц. Кроме того, некоторые команды помещены в дополнительное меню под названием WU и в стандартные панели Word. При взгляде на Word после установки надстройки окно программы кажется слишком загроможденным дополнительными панелями, но, привыкнув, из них можно извлечь немалую пользу. Чего стоит хотя бы возможность печати текущей страницы, изменения регистра букв, расстояния между строками и символами, масштаба просмотра, вставки верхнего и нижнего индексов. А меню Word Utilities позволяет добраться до опции проверки языка в текущем документе гораздо быстрее, чем это можно сделать стандартными средствами. Есть в надстройке и такая часто используемая при подготовке статей, рефератов и т.д. опция, как Статистика. Она дает гораздо больше информации о документе, чем стандартная команда. Так, можно узнать количество символов и абзацев в документе, размеры полей, используемые стили, шрифты и многое другое. Кроме этого, есть возможность просмотра статистической информации по разделам документа.
Кроме вынесения некоторых опций Word на удобные панели, программа также предлагает некоторые дополнительные возможности, которые в текстовом редакторе просто отсутствуют. Например, вы можете поставить ударение над любой буквой, поменять выделенные символы местами, изменить раскладку, в которой набран текст, если вовремя забыли переключить ее, напечатать текущую дату прописью. Также программа помогает при работе с текстовыми документами, которые необходимо преобразовать в формат Word. Действие опции Перелопачивание текста подобно тому, что делает макрос "Формат-киллер". С ее помощью можно исправить ошибки OCR, удалить повторяющиеся пробелы, пробелы в начале абзаца, пробелы перед знаками препинания, пустые абзацы, то есть исправить все основные ошибки, которые возникают при конвертировании текстовых файлов.
Наконец, еще одной полезной возможностью Word-Utilities является настройка диалоговых окон сохранения и открытия документов Microsoft Word. Как известно, по умолчанию в левой части окон диалога вынесены пять папок, при помощи которых можно получить быстрый доступ к документам. Но большинство пользователей очень редко используют эти папки. Конечно же, диалоговые окна сохранения и открытия документов можно настроить при помощи стандартных средств. В частности, можно уменьшить размер ярлыков и добавить пять своих папок для быстрого перехода. Однако Word не дает возможности убрать папки, установленные по умолчанию. То есть вам никак не удастся удалить, скажем, папку Избранное или Журнал. При помощи Word Utilities эта проблема легко решается. Надстройка позволяет заменить все пять папок быстрого перехода своими, а если нужно еще больше ярлыков, вы можете уменьшить размер иконок и добавить еще пять дополнительных.
SysSokr2003
( http://www.microsoft.ru/offext/details.aspx?id=667 )
Эта программа служит для ускорения набора текста путем создания сокращений для часто повторяющихся слов. Если вы постоянно работаете с текстами одной тематики, вам наверняка приходится набирать одни и те же слова или даже словосочетания. Используя систему сокращений, вы сможете значительно ускорить этот процесс. Программа имеет встроенный словарь, в который занесено около 2000 часто употребляемых слов, пополнить его вы можете сами.
Сокращения могут быть самыми разными — например, состоять из первой буквы слова и его окончания, цифры и букв, первой буквы, суффикса и окончания и т.д. Замена происходит при нажатии пробела после ввода сочетания, которое есть в словаре. Конечно же, поначалу привыкнуть к сокращениям довольно трудно, но со временем, когда они запоминаются, скорость набора возрастает во много раз. Добавлять сокращения в словарь вы можете как вручную, при помощи панели инструментов Система сокращений, так и в автоматическом режиме. Для этого предусмотрена опция Анализ текста. Программа проанализирует выбранный вами документ и составит список слов, которые в нем часто встречаются. После этого вы сможете выбрать те слова, для которых хотите создать сокращения. При этом SysSokr2003 позволяет добавить слово в словарь во всех падежах и временах. Для этой цели в программу встроен список окончаний русского языка. При помощи опций импорта и экспорта вы сможете переносить словари на другой компьютер или сохранять при перестановке Word'a. Правда, для экспорта базы нужно зарегистрировать программу — она распространяется как условно бесплатная.
Super Typist
( http://www.microsoft.ru/offext/details.aspx?id=346 )
Эта надстройка, как и предыдущая, помогает быстрее набирать текст, предлагая использовать для ввода часто повторяющихся слов сокращения. Однако она имеет некоторые отличия от SysSokr2003. Программа предлагает для работы два словаря, первый из которых содержит часто используемые слова и сочетания, а второй — аббревиатуры, акронимы и их расшифровки. В процессе набора текста программа сравнивает начало набранного слова с теми, которые есть в словаре, и, если находит, высвечивает окончание. Если предложенный программой вариант вас устраивает, нужно просто переместить курсор в конец слова или словосочетания, если же нет — просто продолжайте набор, как обычно. В текущей версии программы также появилась возможность вывода вариантов окончания слова на специальную панель. Выбрать нужное слово из такого списка можно при помощи мыши.
Второй словарь работает так же, как стандартная опция Автозамена, то есть после ввода аббревиатуры заменяет ее на слово и фразу. Программа будет удобна прежде всего пользователям, имеющим дело со специальной лексикой, которая повторяется во многих документах. В этом случае достаточно один раз потратить время на создание словаря, после чего многократно использовать его. При наборе текстов общего содержания использование программы в большинстве случаев не оправдано. В этом смысле Super Typist'у очень не хватает опции анализа текста и автоматического занесения слов в словарь, как это реализовано в SysSokr2003.
Get Object
( http://www.zans.ru/getobject )
Этот макрос — самый маленький из представленных в обзоре. Он добавляет в окно Word всего лишь одну кнопку. Его предназначение — упрощение работы с документами, в которых присутствуют графические элементы.
Надстройка составляет список графических элементов в документе — объектов векторной графики и растровых изображений — и дает возможность быстро перемещаться по документу от картинки к картинке. При работе с документами, которые содержат большое количество изображений, это очень удобно, так как по графическим элементам можно легко перейти к нужному участку текста. При помощи программы можно также осуществлять проверку иллюстраций в документах, а также удалять ненужные изображения.
Сергей и Марина Бондаренко, http://www.3domen.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 51 за 2004 год в рубрике soft :: текст
