Офисные правила: самый простой способ решения проблем
Офисные правила: самый простой способ решения проблем
Столкнувшись с какой-нибудь проблемой в процессе работы, многие начинающие пользователи Microsoft Office пытаются ее решить, перезапуская программу, перезагружая компьютер и выполняя прочие шаманские действия. Когда это не помогает, зовут на помощь родственников, знакомых и даже пытаются найти ответ в Интернете, но и поисковые сайты не дают ответа. И вот тогда срабатывает знаменитое правило "если ничего не помогает, прочтите, наконец, инструкцию": пользователи обращаются к файлу справки и во многих случаях сразу же находят ответы на вопросы.
В последних версиях офисного пакета разработчики существенно улучшили возможности справочной системы программ, поэтому использовать справку нужно обязательно, и не тогда, когда других вариантов решения проблемы не осталось, а сразу же. Эффективность работы и сэкономленное время при этом гарантировано. В этой статье на примере Microsoft Excel мы рассмотрим основные возможности справочной системы программ пакета Microsoft Office, в том числе и те, которые предлагает последняя, одиннадцатая, версия.
Microsoft Excel имеет очень мощную справочную систему, и многие ответы на вопросы можно найти, обратившись к ней. В программе предусмотрено несколько способов получения доступа к справочной информации:
• Вызов справки из главного меню выполнением команды Справка > Справка: Microsoft Excel (Help > Microsoft Excel Help). При этом появится область задач Справка Excel (Excel Help). В окне этой области задач можно осуществлять поиск по ключевому слову, просматривать тематически сгруппированные вопросы, пользоваться предметным указателем.
• Вызов справки при помощи клавиши F1. При этом тоже появится область задач Справка Excel (Excel Help).
• Вызов справки при помощи кнопки Справка: Microsoft Excel (Microsoft Excel Help) на панели инструментов Стандартная (Standard). При этом тоже появится область задач Справка Excel (Excel Help).
• Всплывающие подсказки, которые поясняют значение кнопок на панелях инструментов.
• Использование поля Введите вопрос (Type a Question), которое расположено в строке меню.
Многие пользователи не любят обращаться к справочной системе, считая ее сложной для восприятия. Некоторые предпочитают спрашивать совета у более опытных коллег, другие постигают все "методом тыка", обращаясь к справке только в самых крайних случаях. Справочная система многих программ отпугивает пользователей своей замысловатостью и отсутствием понятного интерфейса.
Однако разработчики программ семейства Microsoft Office позаботились о том, чтобы обращение к справочной системе было для пользователя приятным. Microsoft Excel не является в этом плане исключением. Почти наверняка на первых порах в процессе работы с Microsoft Office у пользователей возникает много вопросов. Чтобы освоение программы не показалось слишком трудным и невеселым, разработчики придумали Помощника (Assistant). Впервые он появился еще в Office 97 и переходит из версии в версию. Первым Помощником был Скрепыш (Clippit), и именно он установлен в программе по умолчанию.
Пока вы работаете, помощник будет выполнять разные действия: Скрепыш (Clippit), скажем, поднимает брови, поворачивает голову и превращается в разные предметы, например, в восклицательный знак. Однако, резвясь, он также будет наблюдать за вашими действиями. Время от времени Помощник (Assistant) будет выводить справку по теме, связанной с тем, что вы делаете. Например, он может посоветовать, как изменить положение разрывов страниц при переходе в режим отображения документа Разметка страницы (Print Layout).
Если же у вас возникнет вопрос к Помощнику, щелкните на нем и введите интересующий вас вопрос в появившемся окошке. Это может быть ключевое слово или целая фраза. Программа проанализирует запрос и выдаст те разделы справки, которые могут вас заинтересовать.
Скрепыш (Clippit) — это не единственный персонаж, который доступен в Microsoft Excel. Если вам надоел этот персонаж или он вам не очень нравится, вы можете выбрать для себя другого помощника. Для изменения персонажа:
1. Щелкните по Скрепышу правой кнопкой мыши и выберите пункт Параметры (Options) в контекстном меню.
2. Перейдите на вкладку Коллекция (Gallery) диалогового окна Помощник (Assistant) и при помощи кнопки Далее (Next) выберите понравившийся персонаж. Вашим помощником может быть симпатичный котенок или колобок, Мерлин или планета Земля.
В этом же диалоговом окне на вкладке Параметры (Options) можно задать Помощнику (Assistant) дополнительные настройки. Например, включить или отключить дополнительное сопровождение, "попросить" его давать советы только по определенным темам (работа с клавиатурой, мышью и т.д.), включить отображение совета при каждом запуске Excel и пр.
Обычно, если при установке Microsoft Excel Помощник (Assistant) был установлен, при запуске программы он появится по умолчанию. Если же на вашем компьютере вы его не видите, попробуйте вызвать его, выполнив команду Справка > Показать Помощника (Help > Show the Office Assistant). Если Помощник (Assistant) не был установлен, при выполнении этой команды программа предложит вам обновить компоненты Microsoft Office и добавить его в программу.
В некоторых случаях Помощник (Assistant) не помогает, а наоборот, мешает в работе. Именно поэтому в Microsoft Excel предусмотрена возможность его скрытия. Чтобы временно убрать Помощника с экрана, выполните команду Справка > Скрыть Помощника (Help > Hide the Office Assistant) или щелкните по персонажу правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Hide. Вы также можете щелкнуть по персонажу правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать команду Параметры (Options) и убрать флажок напротив строки Использовать Помощника (Use the Office Assistant).
С каждой новой версией интеграция Microsoft Office с онлайн-ресурсами становится все более тесной. С каждым днем растет количество пользователей всемирной сети Интернет, и многие себе просто не могут представить работу без нее. Компьютер, подключенный к Интернет, сегодня уже не роскошь и не диковинка, а необходимость. Именно поэтому в Microsoft Office 2003 имеется встроенная система предоставления справочных материалов в режиме онлайн. Более того, это является более предпочтительным, чем обращение к встроенным в программы пакета справочным файлам, потому что на Интернет-ресурсе Microsoft постоянно появляются новые сведения. Поэтому информация, отсутствующая в файлах справки, которые входят в дистрибутив Microsoft Office, может быть доступна в режиме онлайн.
Тесная интеграция с Интернет заметна уже при вводе поискового запроса на области задач Справка Excel (Excel Help). Прежде чем начать просматривать файлы справки, сохраненные на жестком диске, программа подключится к узлу Microsoft. Только если справочные материалы в режиме онлайн по каким-то причинам будут недоступны, будет выведена справка с локального диска.
В Microsoft Excel есть и другие замечательные возможности, позволяющие быстро получать доступ к последней информации о программе. К ним прежде всего относятся команды меню Справка (Help):
• Office в Интернете (Microsoft Office Online) — программа связывается с заглавной страницей сайта Office Online. Тут вы можете узнать последние новости о программах пакета, бесплатно скачать полезные дополнения, например, наборы шаблонов, надстройки, утилиты, коллекции картинок.
• Свяжитесь с нами (Contact Us) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой осуществляется поддержка пользователей русскоязычной версии пакета. Вы можете обратиться на эту страницу, если вам не удалось найти ответ на свой вопрос по работе с программой в других источниках. Также с этой страницы вы можете отправить в службу поддержки свои комментарии и советы по улучшению работы Microsoft Office.
• Проверить наличие обновлений (Check for Update) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой доступны для загрузки последние обновления для программ Microsoft Office. Обновления (service packs) — это регулярно выпускаемые компанией добавления для пакета, позволяющие сделать его работу более стабильной и безопасной. Обновления рекомендуются для установки всем пользователям.
Доступ к онлайновым ресурсам из среды Microsoft Excel осуществляется не только из меню Справка (Help). Вы также можете получить много интересной информации, если воспользуетесь ссылками на области задач Приступая к работе (Getting Started). В разделе Office в Интернете (Microsoft Office Online) вы найдете следующие возможности получения дополнительных сведений о программе в режиме онлайн:
• Пoдключитьcя к вeб-yзлy Microsoft Office Online (Connect to Microsoft Office Online) — программа связывается с заглавной страницей сайта Office Online. Тут вы можете узнать последние новости о программах пакета, бесплатно скачать полезные дополнения, например, наборы шаблонов, надстройки, утилиты, коллекции картинок. Ссылка идентична пункту Office в Интернете (Microsoft Office Online) в меню Справка (Help).
• Пocлeдниe cвeдeния oб иcпoльзoвaнии Excel (Get the Latest News about Using Excel) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, которая полностью посвящена возможностям программы Microsoft Excel.
• Интepaктивнoe oбyчeниe пo Excel — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой помещено описание онлайн-курсов, посвященных возможностям Excel. Пройти эти курсы может любой желающий.
Кроме этого, дополнительные ссылки на полезные страницы доступны на области задач Справка (Help). Кроме ссылок, перечисленных выше, вы также можете получить доступ к следующим полезным ресурсам:
• Пoмoщь (Assistance) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, которая посвящена ответам на вопросы по программам семейства Microsoft Office. Тут вы найдете справочную информацию по всем темам, которые касаются работы с программами пакета.
• Учeбный кypc (Training) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой помещены ссылки на онлайн-курсы по всем программам Microsoft Office.
• Cooбщecтвa (Communities) — связывается со страницей сайта Microsoft, которая предоставляет доступ к обсуждению работы с программами пакета Microsoft Office разными пользователями во всем мире. Доступны русскоязычные и англоязычные конференции.
• Зaгpyзкa (Downloads) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой доступны для загрузки последние обновления для программ Microsoft Office. Ссылка идентична пункту Проверить наличие обновлений (Check for Update) в меню Справка (Help).
Сергей и Марина Бондаренко,
blackmore_s_night@yahoo.com
компьютерная газета
Столкнувшись с какой-нибудь проблемой в процессе работы, многие начинающие пользователи Microsoft Office пытаются ее решить, перезапуская программу, перезагружая компьютер и выполняя прочие шаманские действия. Когда это не помогает, зовут на помощь родственников, знакомых и даже пытаются найти ответ в Интернете, но и поисковые сайты не дают ответа. И вот тогда срабатывает знаменитое правило "если ничего не помогает, прочтите, наконец, инструкцию": пользователи обращаются к файлу справки и во многих случаях сразу же находят ответы на вопросы.
В последних версиях офисного пакета разработчики существенно улучшили возможности справочной системы программ, поэтому использовать справку нужно обязательно, и не тогда, когда других вариантов решения проблемы не осталось, а сразу же. Эффективность работы и сэкономленное время при этом гарантировано. В этой статье на примере Microsoft Excel мы рассмотрим основные возможности справочной системы программ пакета Microsoft Office, в том числе и те, которые предлагает последняя, одиннадцатая, версия.
Microsoft Excel имеет очень мощную справочную систему, и многие ответы на вопросы можно найти, обратившись к ней. В программе предусмотрено несколько способов получения доступа к справочной информации:
• Вызов справки из главного меню выполнением команды Справка > Справка: Microsoft Excel (Help > Microsoft Excel Help). При этом появится область задач Справка Excel (Excel Help). В окне этой области задач можно осуществлять поиск по ключевому слову, просматривать тематически сгруппированные вопросы, пользоваться предметным указателем.
• Вызов справки при помощи клавиши F1. При этом тоже появится область задач Справка Excel (Excel Help).
• Вызов справки при помощи кнопки Справка: Microsoft Excel (Microsoft Excel Help) на панели инструментов Стандартная (Standard). При этом тоже появится область задач Справка Excel (Excel Help).
• Всплывающие подсказки, которые поясняют значение кнопок на панелях инструментов.
• Использование поля Введите вопрос (Type a Question), которое расположено в строке меню.
Многие пользователи не любят обращаться к справочной системе, считая ее сложной для восприятия. Некоторые предпочитают спрашивать совета у более опытных коллег, другие постигают все "методом тыка", обращаясь к справке только в самых крайних случаях. Справочная система многих программ отпугивает пользователей своей замысловатостью и отсутствием понятного интерфейса.
Однако разработчики программ семейства Microsoft Office позаботились о том, чтобы обращение к справочной системе было для пользователя приятным. Microsoft Excel не является в этом плане исключением. Почти наверняка на первых порах в процессе работы с Microsoft Office у пользователей возникает много вопросов. Чтобы освоение программы не показалось слишком трудным и невеселым, разработчики придумали Помощника (Assistant). Впервые он появился еще в Office 97 и переходит из версии в версию. Первым Помощником был Скрепыш (Clippit), и именно он установлен в программе по умолчанию.
Пока вы работаете, помощник будет выполнять разные действия: Скрепыш (Clippit), скажем, поднимает брови, поворачивает голову и превращается в разные предметы, например, в восклицательный знак. Однако, резвясь, он также будет наблюдать за вашими действиями. Время от времени Помощник (Assistant) будет выводить справку по теме, связанной с тем, что вы делаете. Например, он может посоветовать, как изменить положение разрывов страниц при переходе в режим отображения документа Разметка страницы (Print Layout).
Если же у вас возникнет вопрос к Помощнику, щелкните на нем и введите интересующий вас вопрос в появившемся окошке. Это может быть ключевое слово или целая фраза. Программа проанализирует запрос и выдаст те разделы справки, которые могут вас заинтересовать.
Скрепыш (Clippit) — это не единственный персонаж, который доступен в Microsoft Excel. Если вам надоел этот персонаж или он вам не очень нравится, вы можете выбрать для себя другого помощника. Для изменения персонажа:
1. Щелкните по Скрепышу правой кнопкой мыши и выберите пункт Параметры (Options) в контекстном меню.
2. Перейдите на вкладку Коллекция (Gallery) диалогового окна Помощник (Assistant) и при помощи кнопки Далее (Next) выберите понравившийся персонаж. Вашим помощником может быть симпатичный котенок или колобок, Мерлин или планета Земля.
В этом же диалоговом окне на вкладке Параметры (Options) можно задать Помощнику (Assistant) дополнительные настройки. Например, включить или отключить дополнительное сопровождение, "попросить" его давать советы только по определенным темам (работа с клавиатурой, мышью и т.д.), включить отображение совета при каждом запуске Excel и пр.
Обычно, если при установке Microsoft Excel Помощник (Assistant) был установлен, при запуске программы он появится по умолчанию. Если же на вашем компьютере вы его не видите, попробуйте вызвать его, выполнив команду Справка > Показать Помощника (Help > Show the Office Assistant). Если Помощник (Assistant) не был установлен, при выполнении этой команды программа предложит вам обновить компоненты Microsoft Office и добавить его в программу.
В некоторых случаях Помощник (Assistant) не помогает, а наоборот, мешает в работе. Именно поэтому в Microsoft Excel предусмотрена возможность его скрытия. Чтобы временно убрать Помощника с экрана, выполните команду Справка > Скрыть Помощника (Help > Hide the Office Assistant) или щелкните по персонажу правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Hide. Вы также можете щелкнуть по персонажу правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать команду Параметры (Options) и убрать флажок напротив строки Использовать Помощника (Use the Office Assistant).
С каждой новой версией интеграция Microsoft Office с онлайн-ресурсами становится все более тесной. С каждым днем растет количество пользователей всемирной сети Интернет, и многие себе просто не могут представить работу без нее. Компьютер, подключенный к Интернет, сегодня уже не роскошь и не диковинка, а необходимость. Именно поэтому в Microsoft Office 2003 имеется встроенная система предоставления справочных материалов в режиме онлайн. Более того, это является более предпочтительным, чем обращение к встроенным в программы пакета справочным файлам, потому что на Интернет-ресурсе Microsoft постоянно появляются новые сведения. Поэтому информация, отсутствующая в файлах справки, которые входят в дистрибутив Microsoft Office, может быть доступна в режиме онлайн.
Тесная интеграция с Интернет заметна уже при вводе поискового запроса на области задач Справка Excel (Excel Help). Прежде чем начать просматривать файлы справки, сохраненные на жестком диске, программа подключится к узлу Microsoft. Только если справочные материалы в режиме онлайн по каким-то причинам будут недоступны, будет выведена справка с локального диска.
В Microsoft Excel есть и другие замечательные возможности, позволяющие быстро получать доступ к последней информации о программе. К ним прежде всего относятся команды меню Справка (Help):
• Office в Интернете (Microsoft Office Online) — программа связывается с заглавной страницей сайта Office Online. Тут вы можете узнать последние новости о программах пакета, бесплатно скачать полезные дополнения, например, наборы шаблонов, надстройки, утилиты, коллекции картинок.
• Свяжитесь с нами (Contact Us) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой осуществляется поддержка пользователей русскоязычной версии пакета. Вы можете обратиться на эту страницу, если вам не удалось найти ответ на свой вопрос по работе с программой в других источниках. Также с этой страницы вы можете отправить в службу поддержки свои комментарии и советы по улучшению работы Microsoft Office.
• Проверить наличие обновлений (Check for Update) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой доступны для загрузки последние обновления для программ Microsoft Office. Обновления (service packs) — это регулярно выпускаемые компанией добавления для пакета, позволяющие сделать его работу более стабильной и безопасной. Обновления рекомендуются для установки всем пользователям.
Доступ к онлайновым ресурсам из среды Microsoft Excel осуществляется не только из меню Справка (Help). Вы также можете получить много интересной информации, если воспользуетесь ссылками на области задач Приступая к работе (Getting Started). В разделе Office в Интернете (Microsoft Office Online) вы найдете следующие возможности получения дополнительных сведений о программе в режиме онлайн:
• Пoдключитьcя к вeб-yзлy Microsoft Office Online (Connect to Microsoft Office Online) — программа связывается с заглавной страницей сайта Office Online. Тут вы можете узнать последние новости о программах пакета, бесплатно скачать полезные дополнения, например, наборы шаблонов, надстройки, утилиты, коллекции картинок. Ссылка идентична пункту Office в Интернете (Microsoft Office Online) в меню Справка (Help).
• Пocлeдниe cвeдeния oб иcпoльзoвaнии Excel (Get the Latest News about Using Excel) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, которая полностью посвящена возможностям программы Microsoft Excel.
• Интepaктивнoe oбyчeниe пo Excel — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой помещено описание онлайн-курсов, посвященных возможностям Excel. Пройти эти курсы может любой желающий.
Кроме этого, дополнительные ссылки на полезные страницы доступны на области задач Справка (Help). Кроме ссылок, перечисленных выше, вы также можете получить доступ к следующим полезным ресурсам:
• Пoмoщь (Assistance) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, которая посвящена ответам на вопросы по программам семейства Microsoft Office. Тут вы найдете справочную информацию по всем темам, которые касаются работы с программами пакета.
• Учeбный кypc (Training) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой помещены ссылки на онлайн-курсы по всем программам Microsoft Office.
• Cooбщecтвa (Communities) — связывается со страницей сайта Microsoft, которая предоставляет доступ к обсуждению работы с программами пакета Microsoft Office разными пользователями во всем мире. Доступны русскоязычные и англоязычные конференции.
• Зaгpyзкa (Downloads) — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой доступны для загрузки последние обновления для программ Microsoft Office. Ссылка идентична пункту Проверить наличие обновлений (Check for Update) в меню Справка (Help).
Сергей и Марина Бондаренко,
blackmore_s_night@yahoo.com
компьютерная газета
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 34 за 2004 год в рубрике soft :: текст
