Офисные правила: простое решение сложных проблем
Офисные правила: простое решение сложных проблем
В большом документе есть несколько нумерованных списков. Как сделать так, чтобы Word не продолжал нумерацию, а нумеровал эти списки отдельно?
Если в документе используется несколько нумерованных списков, не связанных между собой, при создании каждого следующего списка установите переключатель внизу диалогового окна Список (Bullets And Numbering) в режим Начать заново (Restart Numbe-ring).
Я часто пользуюсь нумерованными списками. Однако иногда мне необходимо, чтобы номера начинались с нуля.
Обычный стиль нумерации не содержит нули, и ваш список обычно выглядит как "1, 2, 3 и т.д.". Однако этот параметр можно изменить. Для этого:
1. Выполните команду Формат > Список (Format > Bullets And Numbering) (получить доступ к диалоговому окну Список (Bullets And Numbering) можно также через контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши).
2. Перейдите на закладку Нумерованный (Numbered).
3. Выберите один из вариантов нумерации и нажмите кнопку Изменить (Modify).
4. В диалоговом окне Изменение нумерованного списка раскройте список стилей номеров и выберите вариант "01, 02, 03...". Теперь Word будет автоматически дополнять числа меньше 10 ведущим нулем.
Если вам нужно больше одного нуля перед цифрой, кликните по полю Формат номера (Number Format) и добавьте дополнительные нули слева от имеющихся номеров, состоящих из двух цифр.
Много раз обращал внимание на то, как медленно идет набор текста в редакторе Word, если нужно использовать выделение жирным, курсивом или подчеркиванием. Набираешь кусок текста, выделяешь его, потом ведешь мышь к нужной кнопке, нажимаешь ее, а потом надо установить курсор в конец текста и продолжать набор. Как упростить эту операцию?
В процессе набора пользуйтесь следующими комбинациями клавиш:
Ctrl-B — жирный шрифт.
Ctrl-I — курсив.
Ctrl-U — подчеркивание.
Если вам нужно набирать текст курсивом, нажимаете Ctrl-I, набираете текст и опять нажимаете Ctrl-I (выключаете курсив). И не надо ничего выделять. Дальнейшие символы курсивными не будут. Естественно, все три комбинации можно использовать вместе (т.е. можно получать жирный курсив, подчеркнутый курсив и т.д.). Это повышает скорость набора в несколько раз.
Я создал документ в редакторе Word, указав шрифт Times New Roman кегль 12, а затем сохранил на дискете в виде файла с расширением .txt. Но когда я снова открыл его, кегль шрифта изменился и стал равен 10. Какие бы действия я ни предпринимал, каждый раз, открывая документ, получал ту же величину. В чем дело?
При сохранении документа Word в виде текстового файла, как предупреждает программа, вся информация о форматировании утрачивается. Поэтому каждый раз при открытии файла *.txt шрифт в Word устанавливается по умолчанию. В вашем случае таковым является Times New Roman кегль 10. Чтобы избежать этого, нужно сохранять документ не в текстовом, а в обычном формате Word (*.DOC). Тогда информация о проделанном форматировании, в том числе и размер шрифта, сохранится.
При переносе на другой компьютер документа, в котором использовались нестандартные шрифты, формат документа изменился. Как этого избежать?
Чтобы шрифты читались не только на том компьютере, на котором создается документ:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Сохранение (Save).
3. Установите галочку напротив строки Внедрять шрифты TrueType (Embed true Type Fonts).
Теперь при сохранении файла все используемые в документе шрифты будут сохранены вместе с файлом. В результате размер файла несколько увеличится, зато при открытии документа на другой машине ваши шрифты сохранятся.
Если же вам передали документ с отсутствующими шрифтами, попробуйте вручную подобрать им замену. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Совместимость (Compatibility).
3. Нажмите на кнопку Подстановка шрифтов (Font Substitution).
4. В диалоговом окне Подстановка шрифтов (Font Sub-stitution) выберите отсутствующий шрифт в списке Отсутствующий шрифт и шрифт, которым вы желаете его заменить, в списке Заменяющий шрифт (Substituted Font).
5. Замените таким же образом каждый отсутствующий шрифт.
Хотел воспользоваться опцией подчеркивания для того, чтобы выделить пробелы, однако подчеркнуть их нельзя. Что делать?
Действительно, при помощи кнопки Подчеркнутый или комбинации клавиш CTRL+U подчеркнуть пробелы не удастся. Однако вы можете использовать символ "_" на месте тех пробелов, которые вам необходимо подчеркнуть. Для его вызова используйте клавиши Shift+- (дефис).
При создании отчетных документов использую колонтитулы, на которые вношу дату. Но недавно столкнулся с проблемой: при открытии документа дата меняется. Мне же нужна дата создания документа. Как "заставить" дату не меняться?
Способ 1:
При добавлении даты в колонтитул при помощи меню Вставка (Insert):
1. Выполните команду Вставка > Дата и время (Insert > Date And Time).
2. Уберите галочку напротив строки Обновлять автоматически (Update Automatically).
3. Выберите нужный тип даты и выполните вставку.
Способ 2:
При добавлении даты в колонтитул при помощи панели инструментов Колонтитулы (Header And Footer):
1. Выполните вставку нажатием на соответствующую кнопку.
2. Выделите вставленный текст.
3. Воспользуйтесь комбинацией клавиш СTRL+Shift+F9.
При выделении абзаца выделяется и знак абзаца. Как этого избежать?
Для того чтобы знак абзаца не выделялся:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Правка (Edit).
Уберите галочку Выделение абзацев (Use Smart Paragraph Selection).
Иногда мне приходится показывать открытый документ на экране монитора клиенту. Чтобы ему было лучше видно, я постоянно увеличиваю кегль шрифта, а позже возвращаю в первоначальный вид. Однако на это уходит время. Можно ли изменить размер текста в документе другим способом?
Для увеличения или уменьшения размера текста на экране часто используется функция Масштаб (Zoom). С его помощью можно увидеть сразу несколько страниц документа в уменьшенном виде или же часть одной страницы в увеличенном.
Изменить масштаб можно:
При помощи раскрывающегося списка Масштаб (Zoom) на панели инструментов. Вы можете выбрать число из списка или вписать свое (в пределах от 10 до 500). Если вам нужно поместить документ в рамках окна, выберите в списке строку По ширине страницы (Page Width). В этом масштабе на экране постоянно видны левое и правое поля страницы.
Выполнив команду Вид > Масштаб (View > Zoom). Преимущество выбора масштаба таким способом в том, что вы можете просмотреть, как будет выглядеть документ, в окне предпросмотра. Можно указать масштаб вручную или воспользоваться переключателями.
Мой документ содержит колонтитулы. В режиме предварительного просмотра они отображаются, но на печать не выводятся.
Попробуйте изменить их расположение на странице — возможно, ваш принтер их не печатает из-за того, что они находятся близко от края страницы. Для этого:
1. Выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup).
2. Перейдите на закладку Макет (Layout).
В разделе От края до колонтитула (From Edge) увеличьте значения полей Верхнего (Header) и Нижнего (Footer).
Сергей Бондаренко,
Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
В большом документе есть несколько нумерованных списков. Как сделать так, чтобы Word не продолжал нумерацию, а нумеровал эти списки отдельно?
Если в документе используется несколько нумерованных списков, не связанных между собой, при создании каждого следующего списка установите переключатель внизу диалогового окна Список (Bullets And Numbering) в режим Начать заново (Restart Numbe-ring).
Я часто пользуюсь нумерованными списками. Однако иногда мне необходимо, чтобы номера начинались с нуля.
Обычный стиль нумерации не содержит нули, и ваш список обычно выглядит как "1, 2, 3 и т.д.". Однако этот параметр можно изменить. Для этого:
1. Выполните команду Формат > Список (Format > Bullets And Numbering) (получить доступ к диалоговому окну Список (Bullets And Numbering) можно также через контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши).
2. Перейдите на закладку Нумерованный (Numbered).
3. Выберите один из вариантов нумерации и нажмите кнопку Изменить (Modify).
4. В диалоговом окне Изменение нумерованного списка раскройте список стилей номеров и выберите вариант "01, 02, 03...". Теперь Word будет автоматически дополнять числа меньше 10 ведущим нулем.
Если вам нужно больше одного нуля перед цифрой, кликните по полю Формат номера (Number Format) и добавьте дополнительные нули слева от имеющихся номеров, состоящих из двух цифр.
Много раз обращал внимание на то, как медленно идет набор текста в редакторе Word, если нужно использовать выделение жирным, курсивом или подчеркиванием. Набираешь кусок текста, выделяешь его, потом ведешь мышь к нужной кнопке, нажимаешь ее, а потом надо установить курсор в конец текста и продолжать набор. Как упростить эту операцию?
В процессе набора пользуйтесь следующими комбинациями клавиш:
Ctrl-B — жирный шрифт.
Ctrl-I — курсив.
Ctrl-U — подчеркивание.
Если вам нужно набирать текст курсивом, нажимаете Ctrl-I, набираете текст и опять нажимаете Ctrl-I (выключаете курсив). И не надо ничего выделять. Дальнейшие символы курсивными не будут. Естественно, все три комбинации можно использовать вместе (т.е. можно получать жирный курсив, подчеркнутый курсив и т.д.). Это повышает скорость набора в несколько раз.
Я создал документ в редакторе Word, указав шрифт Times New Roman кегль 12, а затем сохранил на дискете в виде файла с расширением .txt. Но когда я снова открыл его, кегль шрифта изменился и стал равен 10. Какие бы действия я ни предпринимал, каждый раз, открывая документ, получал ту же величину. В чем дело?
При сохранении документа Word в виде текстового файла, как предупреждает программа, вся информация о форматировании утрачивается. Поэтому каждый раз при открытии файла *.txt шрифт в Word устанавливается по умолчанию. В вашем случае таковым является Times New Roman кегль 10. Чтобы избежать этого, нужно сохранять документ не в текстовом, а в обычном формате Word (*.DOC). Тогда информация о проделанном форматировании, в том числе и размер шрифта, сохранится.
При переносе на другой компьютер документа, в котором использовались нестандартные шрифты, формат документа изменился. Как этого избежать?
Чтобы шрифты читались не только на том компьютере, на котором создается документ:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Сохранение (Save).
3. Установите галочку напротив строки Внедрять шрифты TrueType (Embed true Type Fonts).
Теперь при сохранении файла все используемые в документе шрифты будут сохранены вместе с файлом. В результате размер файла несколько увеличится, зато при открытии документа на другой машине ваши шрифты сохранятся.
Если же вам передали документ с отсутствующими шрифтами, попробуйте вручную подобрать им замену. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Совместимость (Compatibility).
3. Нажмите на кнопку Подстановка шрифтов (Font Substitution).
4. В диалоговом окне Подстановка шрифтов (Font Sub-stitution) выберите отсутствующий шрифт в списке Отсутствующий шрифт и шрифт, которым вы желаете его заменить, в списке Заменяющий шрифт (Substituted Font).
5. Замените таким же образом каждый отсутствующий шрифт.
Хотел воспользоваться опцией подчеркивания для того, чтобы выделить пробелы, однако подчеркнуть их нельзя. Что делать?
Действительно, при помощи кнопки Подчеркнутый или комбинации клавиш CTRL+U подчеркнуть пробелы не удастся. Однако вы можете использовать символ "_" на месте тех пробелов, которые вам необходимо подчеркнуть. Для его вызова используйте клавиши Shift+- (дефис).
При создании отчетных документов использую колонтитулы, на которые вношу дату. Но недавно столкнулся с проблемой: при открытии документа дата меняется. Мне же нужна дата создания документа. Как "заставить" дату не меняться?
Способ 1:
При добавлении даты в колонтитул при помощи меню Вставка (Insert):
1. Выполните команду Вставка > Дата и время (Insert > Date And Time).
2. Уберите галочку напротив строки Обновлять автоматически (Update Automatically).
3. Выберите нужный тип даты и выполните вставку.
Способ 2:
При добавлении даты в колонтитул при помощи панели инструментов Колонтитулы (Header And Footer):
1. Выполните вставку нажатием на соответствующую кнопку.
2. Выделите вставленный текст.
3. Воспользуйтесь комбинацией клавиш СTRL+Shift+F9.
При выделении абзаца выделяется и знак абзаца. Как этого избежать?
Для того чтобы знак абзаца не выделялся:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Правка (Edit).
Уберите галочку Выделение абзацев (Use Smart Paragraph Selection).
Иногда мне приходится показывать открытый документ на экране монитора клиенту. Чтобы ему было лучше видно, я постоянно увеличиваю кегль шрифта, а позже возвращаю в первоначальный вид. Однако на это уходит время. Можно ли изменить размер текста в документе другим способом?
Для увеличения или уменьшения размера текста на экране часто используется функция Масштаб (Zoom). С его помощью можно увидеть сразу несколько страниц документа в уменьшенном виде или же часть одной страницы в увеличенном.
Изменить масштаб можно:
При помощи раскрывающегося списка Масштаб (Zoom) на панели инструментов. Вы можете выбрать число из списка или вписать свое (в пределах от 10 до 500). Если вам нужно поместить документ в рамках окна, выберите в списке строку По ширине страницы (Page Width). В этом масштабе на экране постоянно видны левое и правое поля страницы.
Выполнив команду Вид > Масштаб (View > Zoom). Преимущество выбора масштаба таким способом в том, что вы можете просмотреть, как будет выглядеть документ, в окне предпросмотра. Можно указать масштаб вручную или воспользоваться переключателями.
Мой документ содержит колонтитулы. В режиме предварительного просмотра они отображаются, но на печать не выводятся.
Попробуйте изменить их расположение на странице — возможно, ваш принтер их не печатает из-за того, что они находятся близко от края страницы. Для этого:
1. Выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup).
2. Перейдите на закладку Макет (Layout).
В разделе От края до колонтитула (From Edge) увеличьте значения полей Верхнего (Header) и Нижнего (Footer).
Сергей Бондаренко,
Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 14 за 2004 год в рубрике soft :: текст
