Офисные правила: простое решение сложных проблем

Офисные правила: простое решение сложных проблем

Как удалить таблицу из документа? Пробовал выделить ее и нажать Del, но получается удалить только текст, а сама таблица остается.
Удалить таблицу можно несколькими способами:
— Установить курсор в любое меcто таблицы и выполнить команду Таблица > Удалить > Таблица (Table > Delete > Table).
— Воспользоваться кнопкой Ластик (Eraser) на панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) и стереть таблицу.
— Выделить таблицу и выполнить команду Правка > Вырезать (Edit > Cut).
— Выделить таблицу и в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши, выбрать команду Вырезать (Cut).

Как поставить метку табуляции в тексте, находящемся внутри таблицы? Нажатие на клавишу Tab не ставит метку, а переводит курсор в следующую ячейку.
Если внутри ячейки необходимо поставить метку табуляции, воспользуйтесь комбинацией клавиш CTRL+TAB.

Пытаюсь просуммировать данные ячеек, но Word суммирует только цифры, расположенные в последних из них. А как просуммировать данные всего столбца?
В Microsoft Word, в отличие от Excel, для выполнения автосуммирования необходимо, чтобы каждая из ячеек в столбце содержала числовое значение. Поэтому перед автосуммированием проверьте, нет ли в столбце пустых ячеек. Если они есть, введите в них значение "0".

При изменении данных в таблице Word почему-то не обновил результаты, полученные при автосуммировании. Почему?
Дело в том, что в Microsoft Word, в отличие от Excel, отсутствует опция автоматического обновления суммы при изменении данных. Чтобы обновить сумму, необходимо выделить и нажать F9.

Создал надпись, но текст почему-то "не помещается" в нее. Как его уместить в надпись?
Надпись не может содержать любое количество текста — оно ограничено ее размерами. Поэтому, если текст не помещается, увеличьте размер прямоугольника с помощью маркеров. Другой способ поместить текст внутри надписи — связать две или несколько надписей. В этом случае текст, который не поместился в первой фигуре, будет перенесен во вторую, из второй — в третью и т.д. Для связывания надписей:
1. Кликните на первом объекте.
2. Нажмите на кнопку Создать связь с надписью (Create Text Box Link) на панели инструментов Надпись (TextBox).
3. Переведите курсор в окно другой надписи и щелкните в нем мышкой.
Надписи связаны.
При изменении размера рамок текст будет перетекать из одного объекта в другой. А если вы поменяете направление текста в одном из связанных элементов (кнопка Изменить направление текста (Change Text Direction) на панели инструментов Надпись (TextBox), оно изменится и в остальных.

Как переместить картинку в документ из окна "Коллекция картинок" (Clip Organizer)?
Находясь в окне Коллекция картинок (Clip Organizer), вы не можете поместить картинку в документ кликом по ней, как вы, возможно, привыкли это делать, работая с Областью задач. Но зато можно "перетащить" мышкой изображение из окна Коллекция картинок (Clip Organizer) прямо в документ.

Выравнивать на странице графические элементы — текстовые поля, рисунки, элементы автозаполнения (Auto-Shapes) и т.п. — бывает довольно утомительно, особенно тогда, когда они созданы перетаскиванием мышью. Как автоматизировать это действие?
1. Выделите все графические элементы, которые необходимо выровнять, удерживая клавишу Shift и щелкнув мышью на каждом из них.
2. На панели инструментов Рисование (Drawing) (рис.4) нажмите кнопку Действия (Draw), в появившемся меню отметьте пункт Выровнять/Распределить (Align or Distribute), а затем, используя в качестве подсказки значки меню, выберите метод выравнивания или распределения.

Мне нужно нарисовать на карте направление движения. Как это сделать в Word?
1. Включите отображение панели Рисование (Drawing).
2. Выберите на ней инструмент Линия или Стрелка.
3. С помощью правой клавиши мыши нарисуйте первый сегмент маршрута. Вместо того, чтобы использовать много линий для изображения всего пути, просто измените первую линию. Для этого кликните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Начать изменение узлов (Edit Points). Теперь, когда вы наводите курсор на линию, он превращается в перекрестье с маленьким кружком посередине.
4. Кликните по линии и перетащите новое место изгиба в нужном направлении.
Если вы хотите добавить новый сегмент, кликните по линии правой кнопкой и выберите в контекстном меню пункт Добавить узел (Add Point). Word создаст на линии новое место изгиба. Затем вы можете щелкнуть на этой точке и перетащить ее в другое место, создав новый изгиб линии.
Используя этот метод, вы получите маршрут, все отдельные сегменты которого будут неразрывно связаны.

Как распечатать примечания?
Для распечатки примечаний:
1. Выполните команду Файл > Печать (File > Print).
2. Нажмите кнопку Параметры (Options).
Выберите пункт Примечания (List of MarkUp) в ниспадающем меню Напечатать (Print What).

Как в Word'e создать гиперссылку?
Для этого используется опция Вставка Гиперссылки. Для вызова диалогового окна Добавление Гиперссылки (Insert Hyperlink):
— Воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl-K.
— Выполните команду Вставка > Гиперссылка (Insert > Hyperlink).
— Нажмите на кнопку Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов Стандартная (Standard).
В левой части окна имеются четыре опции, которые позволяют быстро создавать гиперссылки, ссылающиеся на 4 различных вида целей:
— на существующий файл или на веб-страницу (Existing File or Web Page);
— на другое место в этом же документе (Place in This Document);
— на новый документ (Cre-ate New Document);
— на адрес электронной поч-ты (E-Mail Address).
Вне зависимости от того, какой вид гиперссылки вы создаете, вы можете упростить ее использование, занеся текст в поле Текст (Text to Display). Тогда вместо URL или сетевого адреса файла или каталога пользователь увидит текст, который вы введете. Если ввести подсказку в поле Подсказка для гиперссылки (ScreenTip), она будет отображена в желтом текстовом окошке, которое выплывает, если навести (не кликая) курсор мыши на ссылку. Если вы не введете подсказку, Word отобразит в этом окне URL или другой адрес, связанный с этим текстом. Вы можете ввести в этом окне текст подсказки длиной до 255 символов.

При создании веб-страниц при помощи Word получаются файлы, которые занимают слишком большой объем. Можно ли их изменить?
Для уменьшения размера файлов скачайте программу Microsoft Office 2000 HTML filter 2.0 (http://office.microsoft.com/downloads/2000/Msohtmf2.aspx). Ее можно использовать отдельно или в составе Word. Фильтр удаляет из HTML-файлов все теги, характерные для офисных приложений.
Чтобы установить фильтр, дважды щелкните на скачанном файле. После этого, когда вы будете преобразовывать файлы Word 2000 в HTML, вместо команды Файл > Сохранить как страницу Web (File > Sava as Web Page), используйте команду Файл > Экспорт > Компактный HTML (File > Export > Compact HTML).

Работая с гиперссылкой, я использую команды контекстного меню. Но при клике правой кнопкой мыши на некоторые гиперссылки эти команды отсутствуют. Почему?
По всей видимости, у вас включена автоматическая проверка орфографии, а текст гиперссылки содержит грамматические или орфографические ошибки. Если это так, гиперссылка подчеркнута красной или зеленой волнистой линией. Вы можете исправить ошибку или же выбрать команду Пропустить (Ignore Once), для того чтобы в контекстном меню появились команды работы с гиперссылками. Если вам не нужно, чтобы Word проверял орфографию и грамматику гиперссылок, отключите эту опцию в настройках программы. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Правописание.
3. Поставьте галочку напротив строки Пропускать адреса Интернета и имена файлов.

Как в документе Word создать ссылку на электронное письмо?
1. Выделите слово или фразу, которые вы хотите использовать в качестве гипертекста.
2. Вызовите диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink):
• Воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl-K.
• Выполнив команду Вставка > Гиперссылка (Insert > Hyperlink).
• Нажав на кнопку Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов Стандартная (Standard).
В левой части окна имеются четыре опции, которые позволяют быстро создавать гиперссылки. Выберите кнопку На адрес электронной почты (E-Mail Address).
3. Заполните поля Адрес электронной почты (E-mail Address) и при желании Тема (Subject).
Теперь, если кто-нибудь щелкнет по гиперссылке, Word воспользуется установленной почтовой программой для вызова функции создания нового письма. В созданном письме будет указан ваш адрес в поле Адрес получателя и заданная тема письма в поле Тема.

Я создал гиперссылку, при нажатии на которую открывается документ. Однако документ открывается в новом окне.
При создании гиперссылки вы, вероятно, неправильно задали параметры фрейма. Их можно легко изменить. Для этого:
1. Кликните по гиперссылке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите строку Изменить гиперссылку (Edit Hyperlink).
2. Нажмите на кнопку Выбор рамки (Target Frame).
3. В списке Выберите рамку (Select the Frame Where You Want the Document to Appear) измените значение Whole Page на требуемое.

При предварительном просмотре перед печатью я увидел, что на последней странице всего лишь несколько строк текста. Можно ли каким-нибудь образом "сжать" текст, чтобы он "не вылазил" на новую страницу?
Для этого существует опция Сократить на страницу (Shrink To Page). Находясь в режиме предварительного просмотра перед печатью, нажмите на соответствующую кнопку на панели инструментов Просмотр перед печатью (Print Preview).

Символы кириллицы выводятся на печати в виде квадратиков. Как с этим можно бороться?
Данная проблема возникает на некоторых видах принтеров. Если вы столкнулись с такой проблемой, можете сделать следующее:
1. Выполните команду Пуск > Выполнить (Start > Run) и введите "regedit".
2. В окне редактора реестра найдите ключ HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Word\Options.
3. Выполните команду Правка > Создать > Строковый параметр (Edit > New > String Value).
4. Присвойте новому параметру имя NoWideTextPrinting.
5. Выполните команду Правка > Изменить (Edit > Modify) и присвойте ему значение 1 (value data).

На панели инструментов "Рисование" (Drawing) присутствуют кнопки, позволяющие вставить в документ прямоугольники и овалы. С их помощью, однако, тяжело создать фигуры с правильными пропорциями, например, квадрат или круг.
Для того чтобы нарисовать квадрат:
1. Выберите инструмент Прямоугольник на панели инструментов Рисование (Drawing).
2. Нажмите и удерживайте клавишу Shift.
3. Рисуйте фигуру в нужном месте документа.
Удерживая кнопку Shift, можно также рисовать правильные окружности и другие объекты автофигур.

Фотография, которую я хотел вставить в документ, слишком светлая. Можно ли в Microsoft Word изменить ее параметры?
После вставки изображения в документ появится панель инструментов Настройка изображения (Picture). С ее помощью и можно производить несложные операции редактирования картинки: изменять контрастность и яркость, вращать, устанавливать толщину линии по контуру рисунка. После того, как изображение было перемещено в документ, все операции, которые проводятся, сохраняются только в файле, с которым вы работаете. Исходный файл рисунка никак не изменяется.
Еще два режима — Оттенки серого (GreyScale) и Черно-белое (Black&White) — позволяют преобразовать изображение в 256 оттенков серого цвета и сделать его контрастным соответственно.
Кнопка Сброс параметров рисунка (Reset Picture) позволяет отменить все правки.

Вставил в документ графический объект. Когда я добавляю или удаляю текст из документа, рисунок не перемещается вместе с тем текстом, к которому он относится, а стоит на месте. Как заставить его перемещаться?
Для этого необходимо изменить параметры обтекания рисунка текстом. Для того чтобы рисунок изменял свое положение вместе с текстом, необходимо установить режим В тексте. Для этого:
1. Выделите графический объект.
2. В контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши, выполните команду Формат рисунка (Format Picture).
3. Перейдите на закладку Положение (Layout).
Выберите режим обтекания В тексте (In Line With Text).

Часто работаю с таблицами, которые не помещаются на одной странице. Если требуется выделить несколько столбцов, трачу на это много времени, ведь документ то и дело "проскакивает" нужный участок, и выделенная область рывками то увеличивается, то уменьшается.
В этом случае, как и при работе с текстом, можно выделять нужный участок, удерживая нажатой кнопку Shift и плавно перемещая документ кнопками Вверх/Вниз. Если же у вас трехкнопочная мышь с функцией скроллинга, вы можете проделать все то же самое гораздо быстрее. Shift заменит левая кнопка мыши, а Вверх/Вниз — колесико для скроллинга.

Как объединить несколько ячеек таблицы в одну?
Для того чтобы объединить несколько ячеек таблицы в одну или же, наоборот, разбить ячейку на несколько равных:
1. Установите курсор на ячейку, которую необходимо изменить, или выделите нужное количество ячеек.
2. Выполните команду Таблица > Объединить ячейки (Table > Merge Cells) или Таблица > Разбить ячейки (Table > Split Cells).
3. Укажите количество столбцов и ячеек, которые нужно получить.
Для выполнения этого действия можно также использовать кнопки Объединить ячейки (Merge Cells) и Разбить ячейки (Split Cells) на панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders).

Хотел отсортировать данные в таблице, но ничего не получается. В чем причина?
Возможно, вы имеете дело с таблицей, которая имеет объединенные ячейки. Microsoft Word не может сортировать данные такой таблицы.

При выравнивании по ширине колонок между словами получаются слишком большие пробелы. Как этого избежать?
С такой проблемой пользователи сталкиваются не только при выравнивании многоколоночного текста, но и при работе с любыми другими узкими блоками текста. Для решения проблемы нужно установить опцию автоматической расстановки переносов. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Язык > Расстановка Переносов (Tools > Language > Hyphenation).
2. Установите галочку напротив строки Автоматическая расстановка переносов (Automa-tically Hyphenate Document).

Как сделать заголовок на всю ширину страницы над многоколоночным текстом?
Для этого необходимо использовать разрывы разделов:
1. Наберите над текстом, который впоследствии будет разбит на колонки, заголовок. Установите для него необходимое форматирование, подберите размер шрифта так, чтобы текст помещался по ширине страницы.
2. Установите курсор в области заголовка.
3. Выполните команду Вставка > Разрыв (Insert > Break).
4. В диалоговом окне Разрыв (Break) выберите вариант вставки разрыва На текущей странице (Continuous).
Переместите курсор на основной текст и нажмите кнопку Колонки (Columns) на панели инструментов Форматирование (Formatting). Задайте нужное количество колонок. Теперь текст станет многоколоночным, а над ним будет находиться заголовок.

Я отформатировал текст, а потом применил к нему стиль, и мое форматирование исчезло.
При применении стиля Word убирает все параметры форматирования, которые были применены к тексту ранее. Поэтому, если вы хотите использовать стиль и особое форматирование одновременно, сначала примените к тексту стиль, а потом — другие параметры форматирования.

При вставке маркированного текста из другого приложения маркеры превратились в квадратики. Это вирус?
Нет. Просто при выполнении операций копирования-вставки было утрачено форматирование. Вы легко можете изменить вид маркера. Для этого:
1. Выделите список.
2. Выполните команду Формат > Список (Format > Bullets And Numbering).
3. Перейдите на закладку Маркированный (Bulleted). Она позволяет выбрать один из семи наиболее часто используемых маркеров. Если же вы желаете использовать другой тип маркера, воспользуйтесь кнопкой Изменить (Customize).
Диалоговое окно Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List), появляющееся при нажатии кнопки Изменить (Customize), позволяет выбрать:
• Шрифт (Font) — оформление маркера в виде текстового символа.
• Знак (Symbol) — оформление маркера в виде любого из знаков таблицы символов.
• Рисунок (Picture) — оформление маркера в виде любого из рисунков, имеющихся в библиотеке clipart.
• Положение маркера (Bullet Position) — изменение отступа маркера от текста.
• Положение текста (Text Position) — изменение отступа текста абзаца с маркированным списком.
• В разделе Образец (Preview) можно увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.

Сергей Бондаренко, Марина Двораковская, blackmore_s_night@yahoo.com