Офисные правила: простое решение сложных проблем
Офисные правила: простое решение сложных проблем
Каждый раз, готовя ежемесячный отчет, я вручную вставляю дату в документ Word. Можно ли вставлять дату автоматически?
Чтобы не проставлять дату каждый раз вручную, создайте шаблон документа, в котором будет указано определяемое поле даты, отображающее текущий месяц или и месяц, и год. Для этого:
1. Установите курсор в том месте документа, в котором бы вы хотели поместить поле даты.
2. Выполните команду Вставить > Поле (Insert > Field).
3. Выберите в поле Категория (Category) вариант Дата и время (Date and Time).
4. Выберите из списка строку Дата (Date).
5. Нажмите кнопку Опции (Options).
6. Выберите формат, который хотите использовать, а затем нажмите кнопку Добавить (Add).
Чтобы получить комбинацию месяц-год, выберите опцию "мммм гг", которая возвращает полное наименование месяца и двузначный год. Опция "мммм-гг" возвращает аббревиатуру месяца, дефис и двузначный год.
Если вам нужно только полное наименование месяца:
1. Выполните пункты с 1 по 4.
2. Вручную отредактируйте код поля, как указано здесь: DATE \@ "MMMM".
3. Нажмите клавишу Enter. В результате поле будет отображать только наименование месяца.
Сохраните созданный файл с нужным форматом даты с расширением *.dot (тип файла Шаблон документа). Создавайте новые отчеты на основе этого шаблона. Вы можете обновлять поле каждый месяц. Для этого выберите его и нажмите кнопку F9.
Для обновления поля во время печати:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Печать (Print).
3. Поставьте галочку напротив строки Обновлять поля (Update Fields).
Как правильно сконвертировать текст из Microsoft Word в формат TXT?
1. Выделите текст.
2. Выполните команду Сервис > Язык > Выбрать язык (Tools > Language > Set Language) и выберите русский язык. Если этого не сделать, могут быть запорчены начала абзацев.
3. В некоторых текстах вместо многоточия "...", состоящего из трех точек, используется символ (вызываемый комбинацией клавиш Alt+Ctrl+). Замените этот символ на три обычных точки, выполнив команду Правка > Заменить (Edit > Replace). Если этого не сделать, вместо многоточия после конвертирования получим ":".
4. Уберите из текста переносы (если есть). Тут возможно несколько вариантов:
Если использовалась автоматическая расстановка переносов:
1. Выполните команду Сервис > Язык > Расстановка переносов (Tools > Language > Hyphenation).
2. Уберите галочку Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyphenate Document).
Если расстановка переносов производилась вручную:
1. Выполните команду Правка > Заменить (Edit > Replace).
2. Если в диалоговом окне не видна кнопка Специальный (Special), нажмите кнопку Больше (More).
3. Нажмите кнопку Специальный (Special), а затем выберите пункт Мягкий перенос (Optional Hyphen).
4. Поле Заменить на (Replace To) не заполняйте.
5. Нажмите кнопку Найти далее (Find More), Заменить (Replace) или Заменить все (Replace All). Чтобы прервать начатый поиск, нажмите клавишу Esc.
6. Проверьте наличие в тексте таблиц и преобразуйте их в текст:
- Выделите таблицу.
- Выполните команду Таблица > Преобразовать > Таблицу в текст (Table > Convert > Table to Text).
- В диалоговом окне Преобразование таблицы в текст (Convert Table to Text) выберите Разделитель (Separator). Разделителем может служить маркер абзаца (Paragraph), метка табуляции (Tab), точка с запятой (Semicolumn) или другой выбранный вами символ (Other). При преобразовании фрагменты текста, содержавшиеся в каждой из ячеек, будут отделены друг от друга выбранным символом.
6. Скопируйте полученный текст в буфер обмена.
7. Создайте в FAR'е новый файл в кодировке DOS и вставьте в него содержимое буфера обмена. Как результат — получаем файл в кодировке DOS, где каждый абзац вытянут в одну строку. Если начала абзаца предваряются последовательностью пробелов, можно удалить их при помощи поиска с заменой.
4. Отформатируйте полученный текст с помощью специальной утилиты — к примеру, PRK-TEXT v 2.0 (http://msmith. narod.ru/soft/archive/prk-text. rar) — в режиме Разбить на строки или WORD_LST.COM (http://www.aha.ru/~lleo).
5. Проконтролируйте в полученном файле символ "е", тире в начале строки, кавычки.
Я распечатываю документ, содержащий графические элементы, однако рисунки не печатаются. Почему?
Проблема может быть в том, что печать графических элементов не указана в настройках печати. Для того, чтобы проверить это:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Печать (Print).
3. В разделе Include With Document проверьте, установлена ли галочка напротив строки Графические объекты (Drawing Objects). Установите ее, если она не установлена.
4. В разделе Include With Document проверьте, установлена ли галочка напротив строки Коды полей (Field Codes). Уберите ее, если она установлена.
Возможно, для распечатки графики вам не хватает системных ресурсов. Попробуйте:
• Закрыть все приложения.
• Перезагрузить компьютер.
• Распечатать документ на другом компьютере.
Мне постоянно приходится распечатывать документы с исправлениями и комментариями. Для этого я каждый раз настраиваю "Печать" (Print), выбирая в списке "Напечатать" (Print What) пункт "Документ с исправлениями" (Document Showing Markup). А как установить эту опцию по умолчанию?
Чтобы сведения о документе печатались каждый раз, когда вы отправляете документ на печать, измените настройки Word так, чтобы он печатал исправления и комментарии автоматически. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Печать (Print).
3. Установите галочку напротив строки Сведения (Docu-ment Properties) в разделе Печатать (Include With Document).
Теперь, когда вы отправите документ на печать, Word напечатает дополнительную страницу сведений о документе.
Как распечатать несколько одинаковых конвертов?
Действительно, несколько копий одного и того же конверта по умолчанию напечатать нельзя. Однако это возможно. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Письма и рассылки > Конверты и наклейки (Tools > Letters And Mailings > Envelops And Labels).
2. Перейдите на закладку Конверты (Envelopes).
3. Введите в соответствующие текстовые окна необходимые Адрес получателя (Delivery Address) и Обратный адрес (Return Address).
4. Нажмите на кнопку Добавить (Add to Document) для добавления страницы конверта в документ. Microsoft Word вставит ее в самом начале документа, отделяя от остальной части, установив разрыв раздела на следующей странице.
5. Выполните команду Файл > Печать (File > Print).
6. Установите нужное количество копий.
После того, как конверты будут напечатаны, вы можете решить, сохранять ваш документ для дальнейшего использования или удалить.
Я вставил в документ номера строк, но они не печатаются. Почему?
Для того, чтобы номера строк выводились на печать, проверьте установки полей документа. Номера страниц обычно печатаются на левом поле документа, и если оно слишком мало, номера не печатаются. Поэтому:
1. Выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup).
2. На закладке Поля (Margins) увеличьте значение левого поля документа.
Если после этого номера все равно не печатаются, попробуйте уменьшить расстояние между номерами строк и текстом. Для этого:
1. Выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup).
2. Перейдите на закладку Макет (Layout).
3. Нажмите на кнопку Нумерация строк (Line Numbering).
4. Уменьшите числовое значение в поле От текста (From Text).
Текст выделяется не так, как обычно. Мышь мне не подчиняется! Что делать?
Проверьте, активирован ли режим расширенного выделения. Когда он активирован, на строке состояния внизу экрана горит индикатор ВДЛ. Для выхода из него:
• Нажмите на клавишу Esc.
• Дважды кликните левой кнопкой мыши по индикатору ВДЛ.
Я вставил номера страниц в документ, но вместо них отображается надпись {PAGE}. В чем дело?
Скорее всего, вы неумышленно включили режим отображения полей Word'а. Вот как это могло произойти:
• Возможно, вы нажали комбинацию клавиш Alt+F9, переключив режим отображения полей так, что вместо значений полей стали отображаться их коды.
• Возможно, вы кликнули правой кнопкой мыши на поле и выбрали в контекстном меню пункт Коды/Значения полей (Field Codes).
В любом случае, чтобы исправить ситуацию, нужно нажать Alt+F9 еще раз.
Сергей Бондаренко,
Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Каждый раз, готовя ежемесячный отчет, я вручную вставляю дату в документ Word. Можно ли вставлять дату автоматически?
Чтобы не проставлять дату каждый раз вручную, создайте шаблон документа, в котором будет указано определяемое поле даты, отображающее текущий месяц или и месяц, и год. Для этого:
1. Установите курсор в том месте документа, в котором бы вы хотели поместить поле даты.
2. Выполните команду Вставить > Поле (Insert > Field).
3. Выберите в поле Категория (Category) вариант Дата и время (Date and Time).
4. Выберите из списка строку Дата (Date).
5. Нажмите кнопку Опции (Options).
6. Выберите формат, который хотите использовать, а затем нажмите кнопку Добавить (Add).
Чтобы получить комбинацию месяц-год, выберите опцию "мммм гг", которая возвращает полное наименование месяца и двузначный год. Опция "мммм-гг" возвращает аббревиатуру месяца, дефис и двузначный год.
Если вам нужно только полное наименование месяца:
1. Выполните пункты с 1 по 4.
2. Вручную отредактируйте код поля, как указано здесь: DATE \@ "MMMM".
3. Нажмите клавишу Enter. В результате поле будет отображать только наименование месяца.
Сохраните созданный файл с нужным форматом даты с расширением *.dot (тип файла Шаблон документа). Создавайте новые отчеты на основе этого шаблона. Вы можете обновлять поле каждый месяц. Для этого выберите его и нажмите кнопку F9.
Для обновления поля во время печати:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Печать (Print).
3. Поставьте галочку напротив строки Обновлять поля (Update Fields).
Как правильно сконвертировать текст из Microsoft Word в формат TXT?
1. Выделите текст.
2. Выполните команду Сервис > Язык > Выбрать язык (Tools > Language > Set Language) и выберите русский язык. Если этого не сделать, могут быть запорчены начала абзацев.
3. В некоторых текстах вместо многоточия "...", состоящего из трех точек, используется символ (вызываемый комбинацией клавиш Alt+Ctrl+). Замените этот символ на три обычных точки, выполнив команду Правка > Заменить (Edit > Replace). Если этого не сделать, вместо многоточия после конвертирования получим ":".
4. Уберите из текста переносы (если есть). Тут возможно несколько вариантов:
Если использовалась автоматическая расстановка переносов:
1. Выполните команду Сервис > Язык > Расстановка переносов (Tools > Language > Hyphenation).
2. Уберите галочку Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyphenate Document).
Если расстановка переносов производилась вручную:
1. Выполните команду Правка > Заменить (Edit > Replace).
2. Если в диалоговом окне не видна кнопка Специальный (Special), нажмите кнопку Больше (More).
3. Нажмите кнопку Специальный (Special), а затем выберите пункт Мягкий перенос (Optional Hyphen).
4. Поле Заменить на (Replace To) не заполняйте.
5. Нажмите кнопку Найти далее (Find More), Заменить (Replace) или Заменить все (Replace All). Чтобы прервать начатый поиск, нажмите клавишу Esc.
6. Проверьте наличие в тексте таблиц и преобразуйте их в текст:
- Выделите таблицу.
- Выполните команду Таблица > Преобразовать > Таблицу в текст (Table > Convert > Table to Text).
- В диалоговом окне Преобразование таблицы в текст (Convert Table to Text) выберите Разделитель (Separator). Разделителем может служить маркер абзаца (Paragraph), метка табуляции (Tab), точка с запятой (Semicolumn) или другой выбранный вами символ (Other). При преобразовании фрагменты текста, содержавшиеся в каждой из ячеек, будут отделены друг от друга выбранным символом.
6. Скопируйте полученный текст в буфер обмена.
7. Создайте в FAR'е новый файл в кодировке DOS и вставьте в него содержимое буфера обмена. Как результат — получаем файл в кодировке DOS, где каждый абзац вытянут в одну строку. Если начала абзаца предваряются последовательностью пробелов, можно удалить их при помощи поиска с заменой.
4. Отформатируйте полученный текст с помощью специальной утилиты — к примеру, PRK-TEXT v 2.0 (http://msmith. narod.ru/soft/archive/prk-text. rar) — в режиме Разбить на строки или WORD_LST.COM (http://www.aha.ru/~lleo).
5. Проконтролируйте в полученном файле символ "е", тире в начале строки, кавычки.
Я распечатываю документ, содержащий графические элементы, однако рисунки не печатаются. Почему?
Проблема может быть в том, что печать графических элементов не указана в настройках печати. Для того, чтобы проверить это:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Печать (Print).
3. В разделе Include With Document проверьте, установлена ли галочка напротив строки Графические объекты (Drawing Objects). Установите ее, если она не установлена.
4. В разделе Include With Document проверьте, установлена ли галочка напротив строки Коды полей (Field Codes). Уберите ее, если она установлена.
Возможно, для распечатки графики вам не хватает системных ресурсов. Попробуйте:
• Закрыть все приложения.
• Перезагрузить компьютер.
• Распечатать документ на другом компьютере.
Мне постоянно приходится распечатывать документы с исправлениями и комментариями. Для этого я каждый раз настраиваю "Печать" (Print), выбирая в списке "Напечатать" (Print What) пункт "Документ с исправлениями" (Document Showing Markup). А как установить эту опцию по умолчанию?
Чтобы сведения о документе печатались каждый раз, когда вы отправляете документ на печать, измените настройки Word так, чтобы он печатал исправления и комментарии автоматически. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Печать (Print).
3. Установите галочку напротив строки Сведения (Docu-ment Properties) в разделе Печатать (Include With Document).
Теперь, когда вы отправите документ на печать, Word напечатает дополнительную страницу сведений о документе.
Как распечатать несколько одинаковых конвертов?
Действительно, несколько копий одного и того же конверта по умолчанию напечатать нельзя. Однако это возможно. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Письма и рассылки > Конверты и наклейки (Tools > Letters And Mailings > Envelops And Labels).
2. Перейдите на закладку Конверты (Envelopes).
3. Введите в соответствующие текстовые окна необходимые Адрес получателя (Delivery Address) и Обратный адрес (Return Address).
4. Нажмите на кнопку Добавить (Add to Document) для добавления страницы конверта в документ. Microsoft Word вставит ее в самом начале документа, отделяя от остальной части, установив разрыв раздела на следующей странице.
5. Выполните команду Файл > Печать (File > Print).
6. Установите нужное количество копий.
После того, как конверты будут напечатаны, вы можете решить, сохранять ваш документ для дальнейшего использования или удалить.
Я вставил в документ номера строк, но они не печатаются. Почему?
Для того, чтобы номера строк выводились на печать, проверьте установки полей документа. Номера страниц обычно печатаются на левом поле документа, и если оно слишком мало, номера не печатаются. Поэтому:
1. Выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup).
2. На закладке Поля (Margins) увеличьте значение левого поля документа.
Если после этого номера все равно не печатаются, попробуйте уменьшить расстояние между номерами строк и текстом. Для этого:
1. Выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup).
2. Перейдите на закладку Макет (Layout).
3. Нажмите на кнопку Нумерация строк (Line Numbering).
4. Уменьшите числовое значение в поле От текста (From Text).
Текст выделяется не так, как обычно. Мышь мне не подчиняется! Что делать?
Проверьте, активирован ли режим расширенного выделения. Когда он активирован, на строке состояния внизу экрана горит индикатор ВДЛ. Для выхода из него:
• Нажмите на клавишу Esc.
• Дважды кликните левой кнопкой мыши по индикатору ВДЛ.
Я вставил номера страниц в документ, но вместо них отображается надпись {PAGE}. В чем дело?
Скорее всего, вы неумышленно включили режим отображения полей Word'а. Вот как это могло произойти:
• Возможно, вы нажали комбинацию клавиш Alt+F9, переключив режим отображения полей так, что вместо значений полей стали отображаться их коды.
• Возможно, вы кликнули правой кнопкой мыши на поле и выбрали в контекстном меню пункт Коды/Значения полей (Field Codes).
В любом случае, чтобы исправить ситуацию, нужно нажать Alt+F9 еще раз.
Сергей Бондаренко,
Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 11 за 2004 год в рубрике soft :: ос
