Офисные правила: простое решение сложных проблем
Офисные правила: простое решение сложных проблем
Как изменить форматирование сгенерированного Word'ом оглавления?
Если вам не нравится шрифт, который Word использует для оформления оглавления:
1. Выделите текст оглавления.
2. Выполните команду Формат > Шрифт (Format > Font) и подберите подходящий шрифт.
3. Дополните текст строки оглавления вручную, если названия заголовков не отображают содержание разделов в полной мере.
4. Вставьте в оглавление пустые строки, чтобы визуально отделить один раздел от другого.
При подготовке документов я часто использую картинки, чтобы придать тексту большую наглядность. Однако набор картинок в Microsoft Office весьма ограничен. Можно ли дополнить его?
Прекрасный способ расширить офисное собрание картинок — веб-коллекция. Среди веб-сайтов, на которых можно найти оригинальные бесплатные изображения, можно отметить следующие:
• Microsoft Design Gallery (http://dgl.microsoft.com/). Можно искать картинки по ключевым словам, категориям или же просто просматривать каталог, нажав на кнопку Browse в левом верхнем углу странички.
• GifsNow.com (http://www. gifsNow.com), где на момент написания статьи находится 1290 изображений. Сайт предлагает выбор по категориям — таким, как отношения между людьми, спорт, буквы и многое другое.
• IconBAZAAR (http://www. iconbazaar.com/) поддерживает интернет-архив, для того чтобы помочь web-разработчикам создавать собственные страницы. Сайт содержит множество интересных картинок, но обязательно прочтите Condition of Use, чтобы знать, как и когда вы можете скачивать и использовать картинки с IconBAZAAR.
• Free Graphics by Syruss (http://www.syruss.com/) — трехмерные фоновые изображения, буквы и метки.
У меня есть таблица, данные из которой я хотел бы перенести в диаграмму. Как это сделать?
Бывают случаи, когда диаграмму нужно создать для уже готовой таблицы, и снова вводить числа в таблицу данных не хочется. В этом случае:
1. Откройте документ с готовой таблицей.
2. Выделите таблицу.
3. Выполните команду Вставка > Рисунок > Диаграмма (Insert > Picture > Chart). Данные из таблицы будут перенесены в диаграмму.
При оформлении фотографий часто используются рамки с определенным цветом заливки. А можно ли создать нечто подобное при помощи средств Word'а?
Для этого нужно всего лишь вставить фотографию в графический объект. Для этого:
1. Кликните по кнопке Автофигуры (Autoshapes) на панели инструментов Рисование (Drawing).
2. Выберите одну из категорий фигур, а затем — подходящий объект.
3. Нарисуйте объект в документе.
4. Кликните правой кнопкой мыши на объекте и в контекстном меню выберите строку Добавить текст.
5. Выполните команду Вставка > Рисунок > Из файла (Insert > Picture > From File) и найдите подходящий рисунок. Изображение будет вставлено в автофигуру.
6. Кликните правой кнопкой мыши на объекте и в контекстном меню выберите строку Формат Автофигуры (Autoshape Format).
Перейдите на закладку Цвета и линии (Lines And Colors) и в разделе Заливка (Fill) выберите подходящий цвет заливки. Word заполнит пространство между границей автофигуры и вставленным вами изображением.
Можно ли сразу в нескольких однотипных документах Word, например, вставить колонтитулы? Приходится открывать каждый документ и делать одинаковые действия в 40-50 страницах.
Способ 1
Если каждый раз при создании какого-либо документа вы берете одни и те же колонтитулы (например, используете фирменный бланк, вставленный в верхний колонтитул, или что-либо подобное), то можете создать новый файл, набрать в нем колонтитулы и сохранить в виде шаблона. Для этого выполните команду Файл > Сохранить как > Тип файла — Шаблон документа *.dot (File > Save As… > *.dot). После этого при создании нового документа на этом бланке: выполните команду Файл > Создать > Название вашего шаблона (File > New) или воспользуйтесь областью задач Создание документа (New Document). Это поможет вам не набивать каждый раз, а сразу начинать с готовыми колонтитулами.
Для создания документа на основе шаблона лучше использовать область задач или команду Файл > Создать (File > New). Если же открыть темплейт, выполнив команду Файл > Открыть (File > Open), изменения, которые вы вносите, будут записываться в сам шаблон, а не в документ, созданный на его основе.
Способ 2
Записать макрос, который будет автоматически вставлять колонтитулы в документы. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Макрос > Начать запись... (Tools > Macro > Record New Macro).
2. В диалоговом окне Запись макроса (Record Macro) укажите имя макроса и раздел, куда его записать (обычно — в Обычный.dot).
3. Нажмите кнопку ОК и выполните над документом необходимое действие.
4. В появившейся после нажатия на кнопку ОК панели инструментов Остановить запись (Stop Recording) нажмите на кнопку Cтоп.
В дальнейшем, когда понадобится оформить документ соответствующим образом:
1. Выполните команду Сервис > Макрос > Макросы (Tools > Macro > Macros).
2. Найдите нужное имя макроса, выделите его и нажмите на кнопку Выполнить (Run) — за вас все действия выполнит сам Word.
Если в Word нужно выделить большой участок текста, мышкой это делать неудобно. Можно ли выделять текст по-другому?
Существует большое количество способов выделения разных участков текста:
• Если требуется выделить слово, на нем достаточно два раза щелкнуть мышью.
• Для того, чтобы выделить предложение, нужно кликнуть на любом его слове при нажатой клавише CTRL.
• Чтобы выделить одну строку, поместите указатель мышки слева на поле и кликните один раз.
• Чтобы выделить текущий абзац:
— щелкните три раза левой кнопкой мыши;
— поместите указатель мышки слева на поле и кликните два раза.
• Для того, чтобы выделить текст целиком:
— поместите указатель мышки слева на поле и сделайте три щелчка на поле слева.
— воспользуйтесь комбинацией клавиш CTRL+A.
• Для того чтобы выделить вертикальный фрагмент, нажмите и удерживайте клавишу ALT.
• Для того чтобы выделить несколько участков текста сразу, нажмите и удерживайте клавишу CTRL.
В Microsoft Word также существует режим расширенного выделения, выделять текст в котором гораздо удобнее. Когда он активирован, на строке состояния внизу экрана горит индикатор ВДЛ. Активируется режим расширенного выделения:
• Двойным кликом левой кнопки мыши по индикатору.
• Нажатием на клавишу F8.
При включенном режиме расширенного выделения:
• Нажмите F8 один раз для выделения слова, в котором находится курсор.
• Нажмите F8 два раза для выделения предложения, в котором находится это слово.
• Нажмите F8 три раза для выделения текущего абзаца.
• Нажмите F8 четыре раза для выделения всего документа.
Выключается режим расширенного выделения:
• Нажатием на клавишу Esc.
• Двойным кликом левой кнопки мыши по индикатору.
У меня в документе участок текста почему-то стал белым и помещен на черном фоне. У меня вирус?
Вовсе нет. Просто эта часть текста выделена цветом. Убрать выделение можно при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов Форматирование.
Мне часто приходится делать в Word'е объявления. Чтобы поместить текст на середину страницы, я много раз нажимаю клавишу Enter, однако, если текст подвергается редактированию в дальнейшем, он "съезжает". Можно ли выравнивать его как-нибудь по-другому?
По умолчанию Word выравнивает документ по верхнему полю. Однако, если такой тип выравнивания вас не устраивает, его легко изменить на выравнивание по центру. Оно подойдет для подготовки объявлений, а также титульных страниц и пр. Для изменения типа выравнивания:
1. Выполните команду Файл > "Параметры страницы" (File > Page Setup).
2. Перейдите на закладку Источник бумаги (Layout).
3. Выберите в выпадающем списке Вертикальное выравнивание (Vertical Alignment) строку По центру (Center). При этом программа центрирует текст страниц документа между верхним и нижним полями без изменения интервалов между ними.
Я вставил номера страниц в документ, но они не отображаются. Почему?
Номера страниц отображаются не во всех режимах документа. Если вы работаете в режиме Обычный (Normal) или Структура (Outline), номеров страниц вы не увидите, но на печати они будут отображаться. Номера страниц отображаются в режимах:
• Разметки (Print Layout).
• Предварительного просмотра (Print Preview).
Для того, чтобы изменить режим просмотра документа:
• Зайдите в меню Вид (View).
• Воспользуйтесь кнопками в нижней части экрана слева.
Я часто пользуюсь метками табуляции на горизонтальной линейке. Однако иногда бывает нужно узнать точное значение позиции табуляции. Для этого приходится выполнять команду Формат > Табуляция (Format > Tabs). А можно ли установить отображение значений табуляции непосредственно на линейке?
Точное значение позиции табуляции можно увидеть, если нажать на кнопку Alt и кликнуть по метке позиции табуляции на линейке. Удерживая Alt, можно двигать метку по линейке и устанавливать нужное значение.
Как автоматизировать процесс повторного форматирования документа?
Для одновременного форматирования множества текстовых блоков, имеющих одинаковое форматирование, можно использовать опцию Выделение текста, имеющего такой же формат (Select Text With Similar Formatting). Для ее вызова:
1. Кликните правой кнопкой мыши на текстовом блоке.
2. Выберите из контекстного меню пункт Выделение текста, имеющего такой же формат (Select Text With Similar Formatting). Word выделит в документе весь текст, который отформатирован с использованием тех же параметров.
3. Задайте новые параметры форматирования, и Word применит их ко всему выделенному тексту.
Когда я удаляю знак абзаца, изменяются интервалы и отступы. Как этого избежать?
Когда вы удаляете знак абзаца, следующий абзац объединяется с предыдущим. При этом элементы форматирования тоже изменяются. Абзац, который был удален, принимает форматирование и стиль абзаца, с которым он был объединен. Для восстановления интервалов и отступов выполните команду отмены последнего действия:
• Нажмите на кнопку Отменить на панели инструментов Стандартная.
• Выполните команду Правка > Отменить (Edit > Undo).
• Воспользуйтесь комбинацией клавиш CTRL +Z.
При форматировании сложного документа я пользуюсь опцией "непечатаемые символы" Но когда в документе много разных типов форматирования: текст, разбитый на колонки, абзацы с особыми отступами, списки, — эта опция помогает недостаточно. Можно ли ввести дополнительные непечатаемые символы, которые облегчили бы работу над сложным текстом?
Попробуйте наряду с непечатаемыми символами использовать опцию Границы Текста (Text Boundaries). При ее включении в документе будут показаны тонкие линии, выделяющие поля, колонки и прочие объекты. Эти линии будут видны только в режимах Электронный документ (Web Layout) и Разметка страницы (Print Layout), их не будет видно на распечатках. Для включения опции Границы Текста (Text Boundaries):
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Вид (View).
3. Поставьте галочку напротив строки Границы текста (Text Boundaries) в разделе Параметры режима разметки и Web-документа (Print and Web-Layout Options).
Чем отличаются функции "Автозамены" и "Автотекста"?
Результат использования Автозамены (AutoCorrect) и Автотекста (AutoText) один и тот же: вы набираете несколько символов, а Word заменяет их, превращая в слова, фразы, куски текста и картинки, и тем самым облегчает вам ввод текста.
АвтоТекст имеет свой собственный список, отличающийся от списка Автозамены. Если при Автозамене Word заменяет текст без предупреждения, то при Автотексте — только в том случае, если вы ему даете команду. Когда Word обнаруживает соответствие, срабатывает опция Автозавершения (Auto Complete Suggestions). В этом случае Word открывает окно просмотра записи АвтоТекста рядом с тем местом, где вы набираете текст. Нажмите Enter, чтобы принять предложенную замену, или игнорируйте ее и продолжайте набирать.
В процесcе набора текста Word применяет к некоторым участкам текста свое форматирование — применяет заголовки, преобразовывает текст в нумерованные списки. А можно ли как-нибудь заставить его не форматировать мой текст?
Обычно Word настроен таким образом, чтобы автоматически форматировать набираемый текст. Например, если Word определяет, что вы ввели что-то, похожее на заголовок или маркированный или нумерованный список, он задает для этого текста соответствующее оформление. Для большинства пользователей Word такие настройки более удобны, нежели ручное форматирование текста. Тем не менее, бывает, что автоматическое форматирование отнимает у пользователя больше времени, чем ручное, если учесть время, которое может потребоваться на снятие нежелательного форматирования.
Чтобы отключить часть или все опции автоматического форматирования:
1. Выполните команду Сервис > Параметры автозамены > Автоформат при вводе (Tools > Options > Autoformat as You Type).
2. Отключите часть или все опции в разделе Применять при вводе (Automatically As You Type). Например, если отключить опцию Встроенные типы заголовков (Define Styles Based on Your Formatting), можно будет выделить текст жирным шрифтом или подчеркиванием, и Word при этом не идентифицирует его как стиль заголовка.
Как отделить один раздел документа от другого при помощи декоративной линии?
Чтобы создать такую линию, воспользуйтесь одним из следующих способов:
Способ 1
Введите в новой строке три звездочки (***), три дефиса (---), три тильды (~~~) или три символа подчеркивания (___) подряд и нажмите на клавишу Enter. Независимо от того, включен Автоформат или нет, Word заменит эти последовательности символов линией определенного типа, проходящей от одного края до другого.
Способ 2
1. Вызовите панель инструментов Рисование (Drawing), кликнув правой кнопкой мыши по любой из активных панелей и выбрав ее из списка.
2. Воспользуйтесь инструментом Линия (Line), чтобы нарисовать линию.
3. Выделите нужную линию при помощи кнопки Тип линии.
Способ 3
1. Выполните команду Формат > Границы и заливка (Format > Tables And Borders). Нажмите на кнопку Горизонтальная линия (Horizontal Line).
2. В диалоговом окне Горизонтальная линия (Horizontal Line) перейдите на закладку Рисунки. В стандартной поставке Word 2000 вам будет доступно 60 стандартных стилей горизонтальных линий.
3. Чтобы вставить нужную вам линию, выделите ее картинку и нажмите кнопку Вставить рисунок (Insert Picture).
После того, как линия появится в вашем документе, вы можете выделить ее и переместить, изменить ее размер, способ отображения, положение и цвет. Для этого выберите строку Формат горизонтальной линии в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.
При создании в Word документов, текст в которых разбит на колонки, программа по умолчанию делает первую колонку во всю высоту страницы, а вторую формирует из оставшегося текста. А как на последней странице сделать две колонки одинаковой высоты?
Справиться с этой проблемой весьма просто: нужно вставить разрыв документа — и баланс между колонками будет легко достигнут. Для этого:
1. Установите курсор на последней странице, текст которой разбит на колонки, в самый конец текста.
2. Выполните команду Вставка > Разрыв (Insert > Break).
В диалоговом окне Разрыв (Break) отметьте На текущей странице (Continuous). Колонки станут одинаковыми.
Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Как изменить форматирование сгенерированного Word'ом оглавления?
Если вам не нравится шрифт, который Word использует для оформления оглавления:
1. Выделите текст оглавления.
2. Выполните команду Формат > Шрифт (Format > Font) и подберите подходящий шрифт.
3. Дополните текст строки оглавления вручную, если названия заголовков не отображают содержание разделов в полной мере.
4. Вставьте в оглавление пустые строки, чтобы визуально отделить один раздел от другого.
При подготовке документов я часто использую картинки, чтобы придать тексту большую наглядность. Однако набор картинок в Microsoft Office весьма ограничен. Можно ли дополнить его?
Прекрасный способ расширить офисное собрание картинок — веб-коллекция. Среди веб-сайтов, на которых можно найти оригинальные бесплатные изображения, можно отметить следующие:
• Microsoft Design Gallery (http://dgl.microsoft.com/). Можно искать картинки по ключевым словам, категориям или же просто просматривать каталог, нажав на кнопку Browse в левом верхнем углу странички.
• GifsNow.com (http://www. gifsNow.com), где на момент написания статьи находится 1290 изображений. Сайт предлагает выбор по категориям — таким, как отношения между людьми, спорт, буквы и многое другое.
• IconBAZAAR (http://www. iconbazaar.com/) поддерживает интернет-архив, для того чтобы помочь web-разработчикам создавать собственные страницы. Сайт содержит множество интересных картинок, но обязательно прочтите Condition of Use, чтобы знать, как и когда вы можете скачивать и использовать картинки с IconBAZAAR.
• Free Graphics by Syruss (http://www.syruss.com/) — трехмерные фоновые изображения, буквы и метки.
У меня есть таблица, данные из которой я хотел бы перенести в диаграмму. Как это сделать?
Бывают случаи, когда диаграмму нужно создать для уже готовой таблицы, и снова вводить числа в таблицу данных не хочется. В этом случае:
1. Откройте документ с готовой таблицей.
2. Выделите таблицу.
3. Выполните команду Вставка > Рисунок > Диаграмма (Insert > Picture > Chart). Данные из таблицы будут перенесены в диаграмму.
При оформлении фотографий часто используются рамки с определенным цветом заливки. А можно ли создать нечто подобное при помощи средств Word'а?
Для этого нужно всего лишь вставить фотографию в графический объект. Для этого:
1. Кликните по кнопке Автофигуры (Autoshapes) на панели инструментов Рисование (Drawing).
2. Выберите одну из категорий фигур, а затем — подходящий объект.
3. Нарисуйте объект в документе.
4. Кликните правой кнопкой мыши на объекте и в контекстном меню выберите строку Добавить текст.
5. Выполните команду Вставка > Рисунок > Из файла (Insert > Picture > From File) и найдите подходящий рисунок. Изображение будет вставлено в автофигуру.
6. Кликните правой кнопкой мыши на объекте и в контекстном меню выберите строку Формат Автофигуры (Autoshape Format).
Перейдите на закладку Цвета и линии (Lines And Colors) и в разделе Заливка (Fill) выберите подходящий цвет заливки. Word заполнит пространство между границей автофигуры и вставленным вами изображением.
Можно ли сразу в нескольких однотипных документах Word, например, вставить колонтитулы? Приходится открывать каждый документ и делать одинаковые действия в 40-50 страницах.
Способ 1
Если каждый раз при создании какого-либо документа вы берете одни и те же колонтитулы (например, используете фирменный бланк, вставленный в верхний колонтитул, или что-либо подобное), то можете создать новый файл, набрать в нем колонтитулы и сохранить в виде шаблона. Для этого выполните команду Файл > Сохранить как > Тип файла — Шаблон документа *.dot (File > Save As… > *.dot). После этого при создании нового документа на этом бланке: выполните команду Файл > Создать > Название вашего шаблона (File > New) или воспользуйтесь областью задач Создание документа (New Document). Это поможет вам не набивать каждый раз, а сразу начинать с готовыми колонтитулами.
Для создания документа на основе шаблона лучше использовать область задач или команду Файл > Создать (File > New). Если же открыть темплейт, выполнив команду Файл > Открыть (File > Open), изменения, которые вы вносите, будут записываться в сам шаблон, а не в документ, созданный на его основе.
Способ 2
Записать макрос, который будет автоматически вставлять колонтитулы в документы. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Макрос > Начать запись... (Tools > Macro > Record New Macro).
2. В диалоговом окне Запись макроса (Record Macro) укажите имя макроса и раздел, куда его записать (обычно — в Обычный.dot).
3. Нажмите кнопку ОК и выполните над документом необходимое действие.
4. В появившейся после нажатия на кнопку ОК панели инструментов Остановить запись (Stop Recording) нажмите на кнопку Cтоп.
В дальнейшем, когда понадобится оформить документ соответствующим образом:
1. Выполните команду Сервис > Макрос > Макросы (Tools > Macro > Macros).
2. Найдите нужное имя макроса, выделите его и нажмите на кнопку Выполнить (Run) — за вас все действия выполнит сам Word.
Если в Word нужно выделить большой участок текста, мышкой это делать неудобно. Можно ли выделять текст по-другому?
Существует большое количество способов выделения разных участков текста:
• Если требуется выделить слово, на нем достаточно два раза щелкнуть мышью.
• Для того, чтобы выделить предложение, нужно кликнуть на любом его слове при нажатой клавише CTRL.
• Чтобы выделить одну строку, поместите указатель мышки слева на поле и кликните один раз.
• Чтобы выделить текущий абзац:
— щелкните три раза левой кнопкой мыши;
— поместите указатель мышки слева на поле и кликните два раза.
• Для того, чтобы выделить текст целиком:
— поместите указатель мышки слева на поле и сделайте три щелчка на поле слева.
— воспользуйтесь комбинацией клавиш CTRL+A.
• Для того чтобы выделить вертикальный фрагмент, нажмите и удерживайте клавишу ALT.
• Для того чтобы выделить несколько участков текста сразу, нажмите и удерживайте клавишу CTRL.
В Microsoft Word также существует режим расширенного выделения, выделять текст в котором гораздо удобнее. Когда он активирован, на строке состояния внизу экрана горит индикатор ВДЛ. Активируется режим расширенного выделения:
• Двойным кликом левой кнопки мыши по индикатору.
• Нажатием на клавишу F8.
При включенном режиме расширенного выделения:
• Нажмите F8 один раз для выделения слова, в котором находится курсор.
• Нажмите F8 два раза для выделения предложения, в котором находится это слово.
• Нажмите F8 три раза для выделения текущего абзаца.
• Нажмите F8 четыре раза для выделения всего документа.
Выключается режим расширенного выделения:
• Нажатием на клавишу Esc.
• Двойным кликом левой кнопки мыши по индикатору.
У меня в документе участок текста почему-то стал белым и помещен на черном фоне. У меня вирус?
Вовсе нет. Просто эта часть текста выделена цветом. Убрать выделение можно при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов Форматирование.
Мне часто приходится делать в Word'е объявления. Чтобы поместить текст на середину страницы, я много раз нажимаю клавишу Enter, однако, если текст подвергается редактированию в дальнейшем, он "съезжает". Можно ли выравнивать его как-нибудь по-другому?
По умолчанию Word выравнивает документ по верхнему полю. Однако, если такой тип выравнивания вас не устраивает, его легко изменить на выравнивание по центру. Оно подойдет для подготовки объявлений, а также титульных страниц и пр. Для изменения типа выравнивания:
1. Выполните команду Файл > "Параметры страницы" (File > Page Setup).
2. Перейдите на закладку Источник бумаги (Layout).
3. Выберите в выпадающем списке Вертикальное выравнивание (Vertical Alignment) строку По центру (Center). При этом программа центрирует текст страниц документа между верхним и нижним полями без изменения интервалов между ними.
Я вставил номера страниц в документ, но они не отображаются. Почему?
Номера страниц отображаются не во всех режимах документа. Если вы работаете в режиме Обычный (Normal) или Структура (Outline), номеров страниц вы не увидите, но на печати они будут отображаться. Номера страниц отображаются в режимах:
• Разметки (Print Layout).
• Предварительного просмотра (Print Preview).
Для того, чтобы изменить режим просмотра документа:
• Зайдите в меню Вид (View).
• Воспользуйтесь кнопками в нижней части экрана слева.
Я часто пользуюсь метками табуляции на горизонтальной линейке. Однако иногда бывает нужно узнать точное значение позиции табуляции. Для этого приходится выполнять команду Формат > Табуляция (Format > Tabs). А можно ли установить отображение значений табуляции непосредственно на линейке?
Точное значение позиции табуляции можно увидеть, если нажать на кнопку Alt и кликнуть по метке позиции табуляции на линейке. Удерживая Alt, можно двигать метку по линейке и устанавливать нужное значение.
Как автоматизировать процесс повторного форматирования документа?
Для одновременного форматирования множества текстовых блоков, имеющих одинаковое форматирование, можно использовать опцию Выделение текста, имеющего такой же формат (Select Text With Similar Formatting). Для ее вызова:
1. Кликните правой кнопкой мыши на текстовом блоке.
2. Выберите из контекстного меню пункт Выделение текста, имеющего такой же формат (Select Text With Similar Formatting). Word выделит в документе весь текст, который отформатирован с использованием тех же параметров.
3. Задайте новые параметры форматирования, и Word применит их ко всему выделенному тексту.
Когда я удаляю знак абзаца, изменяются интервалы и отступы. Как этого избежать?
Когда вы удаляете знак абзаца, следующий абзац объединяется с предыдущим. При этом элементы форматирования тоже изменяются. Абзац, который был удален, принимает форматирование и стиль абзаца, с которым он был объединен. Для восстановления интервалов и отступов выполните команду отмены последнего действия:
• Нажмите на кнопку Отменить на панели инструментов Стандартная.
• Выполните команду Правка > Отменить (Edit > Undo).
• Воспользуйтесь комбинацией клавиш CTRL +Z.
При форматировании сложного документа я пользуюсь опцией "непечатаемые символы" Но когда в документе много разных типов форматирования: текст, разбитый на колонки, абзацы с особыми отступами, списки, — эта опция помогает недостаточно. Можно ли ввести дополнительные непечатаемые символы, которые облегчили бы работу над сложным текстом?
Попробуйте наряду с непечатаемыми символами использовать опцию Границы Текста (Text Boundaries). При ее включении в документе будут показаны тонкие линии, выделяющие поля, колонки и прочие объекты. Эти линии будут видны только в режимах Электронный документ (Web Layout) и Разметка страницы (Print Layout), их не будет видно на распечатках. Для включения опции Границы Текста (Text Boundaries):
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Вид (View).
3. Поставьте галочку напротив строки Границы текста (Text Boundaries) в разделе Параметры режима разметки и Web-документа (Print and Web-Layout Options).
Чем отличаются функции "Автозамены" и "Автотекста"?
Результат использования Автозамены (AutoCorrect) и Автотекста (AutoText) один и тот же: вы набираете несколько символов, а Word заменяет их, превращая в слова, фразы, куски текста и картинки, и тем самым облегчает вам ввод текста.
АвтоТекст имеет свой собственный список, отличающийся от списка Автозамены. Если при Автозамене Word заменяет текст без предупреждения, то при Автотексте — только в том случае, если вы ему даете команду. Когда Word обнаруживает соответствие, срабатывает опция Автозавершения (Auto Complete Suggestions). В этом случае Word открывает окно просмотра записи АвтоТекста рядом с тем местом, где вы набираете текст. Нажмите Enter, чтобы принять предложенную замену, или игнорируйте ее и продолжайте набирать.
В процесcе набора текста Word применяет к некоторым участкам текста свое форматирование — применяет заголовки, преобразовывает текст в нумерованные списки. А можно ли как-нибудь заставить его не форматировать мой текст?
Обычно Word настроен таким образом, чтобы автоматически форматировать набираемый текст. Например, если Word определяет, что вы ввели что-то, похожее на заголовок или маркированный или нумерованный список, он задает для этого текста соответствующее оформление. Для большинства пользователей Word такие настройки более удобны, нежели ручное форматирование текста. Тем не менее, бывает, что автоматическое форматирование отнимает у пользователя больше времени, чем ручное, если учесть время, которое может потребоваться на снятие нежелательного форматирования.
Чтобы отключить часть или все опции автоматического форматирования:
1. Выполните команду Сервис > Параметры автозамены > Автоформат при вводе (Tools > Options > Autoformat as You Type).
2. Отключите часть или все опции в разделе Применять при вводе (Automatically As You Type). Например, если отключить опцию Встроенные типы заголовков (Define Styles Based on Your Formatting), можно будет выделить текст жирным шрифтом или подчеркиванием, и Word при этом не идентифицирует его как стиль заголовка.
Как отделить один раздел документа от другого при помощи декоративной линии?
Чтобы создать такую линию, воспользуйтесь одним из следующих способов:
Способ 1
Введите в новой строке три звездочки (***), три дефиса (---), три тильды (~~~) или три символа подчеркивания (___) подряд и нажмите на клавишу Enter. Независимо от того, включен Автоформат или нет, Word заменит эти последовательности символов линией определенного типа, проходящей от одного края до другого.
Способ 2
1. Вызовите панель инструментов Рисование (Drawing), кликнув правой кнопкой мыши по любой из активных панелей и выбрав ее из списка.
2. Воспользуйтесь инструментом Линия (Line), чтобы нарисовать линию.
3. Выделите нужную линию при помощи кнопки Тип линии.
Способ 3
1. Выполните команду Формат > Границы и заливка (Format > Tables And Borders). Нажмите на кнопку Горизонтальная линия (Horizontal Line).
2. В диалоговом окне Горизонтальная линия (Horizontal Line) перейдите на закладку Рисунки. В стандартной поставке Word 2000 вам будет доступно 60 стандартных стилей горизонтальных линий.
3. Чтобы вставить нужную вам линию, выделите ее картинку и нажмите кнопку Вставить рисунок (Insert Picture).
После того, как линия появится в вашем документе, вы можете выделить ее и переместить, изменить ее размер, способ отображения, положение и цвет. Для этого выберите строку Формат горизонтальной линии в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.
При создании в Word документов, текст в которых разбит на колонки, программа по умолчанию делает первую колонку во всю высоту страницы, а вторую формирует из оставшегося текста. А как на последней странице сделать две колонки одинаковой высоты?
Справиться с этой проблемой весьма просто: нужно вставить разрыв документа — и баланс между колонками будет легко достигнут. Для этого:
1. Установите курсор на последней странице, текст которой разбит на колонки, в самый конец текста.
2. Выполните команду Вставка > Разрыв (Insert > Break).
В диалоговом окне Разрыв (Break) отметьте На текущей странице (Continuous). Колонки станут одинаковыми.
Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 06 за 2004 год в рубрике soft :: текст
