Офисные правила: простое решение сложных проблем
Офисные правила: простое решение сложных проблем
Первая статья о советах по работе с Microsoft Office вызвала немалый интерес читателей. Об этом свидетельствует большое количество писем, которые мы от вас получили. Именно поэтому мы начинаем с ответов на ваши письма. Вопросы нам задают самые разные, но некоторые из них повторяются. А если один и тот же вопрос отважились задать, скажем, четверо авторов писем, значит, он, скорее всего, возникал не менее, чем у сотни читателей (ведь не каждый же решится письмо написать:)). На такие вопросы, по нашему мнению, ответы нужно давать не только в личном порядке, но и при всем честном народе, что мы сейчас и сделаем.
Как изменить папки в левой части окна открытия/сохранения документа?
В окне открытия документа кликаете правой кнопкой мыши по области папок и выбираете Small Icons. Теперь у вас освободилось место еще для пяти папок. Заходите в папку, которую хотите занести в список, затем открываете список Tools на верхней панели и выбираете ADD to My places. Папки, установленные по умолчанию, убрать стандартными способами нельзя. Для этого можно иcпользовать программу Word Utilities (http://wordutilities.chat. ru/WU02.exe) и ее опцию Настройка панели.
Подскажите, пожалуйста, как уменьшить размер файлов, сохраненных в MSWordXP по сравнению с MSWord97? Размер одних и тех же файлов больше раза в полтора и более. Включил совместимость с Word97 и невнедрение компонентов вышедших после этого же Word'a версий, но это не помогает.
К сожалению, мы не знаем, как еще можно уменьшить размер файла. В каждой новой версии "Офиса" свои нововведения, однако из-за них он становится все более громоздким, и это — необратимый процесс. Наверное, единственный способ экономить место на винчестере — пользоваться старыми версиями. Мы, например, до сих пор работаем в Office 97, очень довольны и вам советуем:).
Работаю с MS Office 97 (Word, Excel). В Word'е есть горячая клавиша для предпросмотра страницы — Ctrl+F2. В Excel'е такой не знаю и не нашел, как назначить горячую клавишу на эту команду. Может, вы подскажете? Заранее спасибо.
Горячая клавиша вызова окна предпросмотра в Excel нам неизвестна, однако вы можете назначить ее самостоятельно. Для этого нужно создать простенький макрос (Tools > Record new macro). Назначьте горячую клавишу (к сожалению, это может быть только комбинация CTRL+буква) и выберите Personal Macro Work-book. После появления панели записи нажмите на кнопку предпросмотра перед печатью, а затем на Close в окне предпросмотра. Теперь нажмите на кнопку остановки записи на панельке. Собственно, все.
Как сделать, чтобы при вызове команды "Расстановка переносов" по умолчанию было включено "Автоматическая расстановка переносов", а не "Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ", как это установлено по умолчанию?
Создайте новый документ, выполните команду Сервис > Язык > Расстановка переносов (Tools > Language > Hyphe-nation), затем поставьте галочку Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyp-henate Document) и сохраните файл с расширением *.dot (тип файла "Шаблон документа"). Теперь создавайте новые документы на основе этого шаблона или замените этим шаблоном файл Normal.dot (шаблон "Обычный").
Когда я открываю в Word документ с формулами (MS Equation), то компьютер долго обновляет все формулы, и Word на это время зависает. Как решить проблему?
Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options), перейдите на закладку Общие (General) и снимите галочку напротив строки Автоматически обновлять связи при открытии (Update Automatic Links at Open).
При вводе текста Word автоматически заменяет прямые кавычки парными. Но в некоторых случаях мне необходимо использовать прямые, например, для обозначения дюймов и футов. Можно ли отключить данную функцию?
Выполните команду Сервис > Автозамена (Tools > Auto-Correct), перейдите на закладку Автоформат при вводе (Auto-Format As You Type) и отключите функцию Прямые кавычки парными (Straight quotes with smart quotes).
Как сделать так, чтобы Word сопровождал ввод текста звуком?
Чтобы Word звуком сопровождал ввод текста, необходимо скачать специальную бесплатную программу Sound.exe. Она расширяет возможности Word, а также других программ пакета (Excel, Outlook и PowerPoint), добавляя звуковое сопровождение многим действиям пользователей. Программу можно скачать по адресу http://office. microsoft.com/downloads/2002/Sounds.aspx, размер 472 Кб. Для установки запустите скачанный файл и следуйте инструкциям Мастера установки.
Чтобы активировать программу, выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options), перейдите на закладку Общие (General tab) и установите галочку напротив строки Звуковое сопровождение событий (Provide feedback with sound). Для настройки программы выполните команду Пуск > Настройка > Панель управления (Start > Settings > Control Panel), дважды кликните по иконке Звуки и аудиоустройства (Sounds and Multi-media), в списке Программные события (Sound Events) найдите строку Microsoft Office и выберите, какие события вы хотите сопровождать звуком, а какие — нет. После этого установите громкость при помощи ползунка на закладке Громкость (Volume).
В меню Word нигде нет пункта "Удалить файл". Можно ли как-нибудь удалить файл из программы?
Это можно сделать, например, с использованием диалогового окна Открытие документа (Open). Для этого выполните команду Файл > Открыть (File > Open), в диалоговом окне Открытие документа (Open) раскройте список Папка (Fol-der) и перейдите в каталог, в котором лежат документы, которые нужно удалить. Выделите файл, кликнув на нем мышкой, после чего нажмите клавишу Delete или выберите строку Удалить (Delete) в контекстном меню, вызывающемся правой кнопкой мыши.
Во время работы с несколькими документами переключаться между ними при помощи меню "Окно" неудобно. Существует ли другой способ?
Можно переключаться при помощи комбинации клавиш Ctrl+F6.
При работе с несколькими документами мне часто бывает необходимо сравнивать их, но переключаться между ними каждый раз неудобно. Можно ли отобразить несколько документов сразу?
Для этого нужно выполнить команду Окно > Упорядочить все (Window > Arrange All). В этом случае на экране будут помещены все открытые документы, и вы легко сможете их сравнивать и вносить нужные коррективы. Обратите внимание: при закрытии или открытии нового документа упорядочивание сохранено не будет, и придется проделывать операцию еще раз.
Как увидеть на экране две части большого документа одновременно?
Для этого выполните команду Окно > Разделить (Window > Split). После ее выполнения на экране появится линия разбивки, положение которой можно установить кликом мыши.
В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разбивка больше не будет нужна, выполните команду Окно > Снять выделение (Window > Remove Split) или же просто кликните два раза мышкой, установленной на линии разбивки.
При открытии некоторых файлов Word "выбрасывает" окно, в котором предупреждает о том, что документ содержит макросы. Мне каждый раз приходится подтверждать открытие документа. Как сделать открытие файлов с макросами автоматическим?
Если при открытии файлов, содержащих макросы, вы видите подобное сообщение, у вас установлен средний (Medium) или высокий (High) уровень безопасности макросов. Макросы часто содержат вирусы, поэтому высокий уровень безопасности стоит в программе по умолчанию. Если вы не работаете с файлами, скачанными из Интернета или из других ненадежных источников, вы можете изменить уровень безопасности. Для этого выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options), перейдите на закладку Безопасность (Security) и нажмите на кнопку Безопасность макросов (Macro Security). В появившемся диалоговом окне перейдите на закладку Уровень безопасности (Security Level) и установите низкий (Low) уровень безопасности.
Я обычно сохраняю файлы в формате *.rtf, и каждый раз при сохранении приходится менять расширение в списке "Типы файлов" (Files Of Type). Можно ли установить расширение сохранения, отличное от *.doc, по умолчанию?
Если вы обычно сохраняете файлы не в формате *.doc, а в каком-нибудь другом, для вас, конечно, будет удобнее, чтобы тип файла, используемого для сохранения по умолчанию, был иным. Для изменения типа файла выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options), перейдите на закладку Сохранение (Save) и затем в строке Сохранять файлы Word как (Save Word files as) выберите нужный формат.
Как в колонтитуле в листе EXCEL97 полностью прописать имя файла (с полным путем, где он находится на файле)?
Для этого выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup), перейдите на закладку Колонтитулы (Header And Footer), затем нажмите на кнопки установки колонтитулов (Custom Header, Custom Footer) и в появившемся диалоговом окне выберите значок с изображением папки. При этом появится следующая надпись: "&[Path]&[File]".
Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Первая статья о советах по работе с Microsoft Office вызвала немалый интерес читателей. Об этом свидетельствует большое количество писем, которые мы от вас получили. Именно поэтому мы начинаем с ответов на ваши письма. Вопросы нам задают самые разные, но некоторые из них повторяются. А если один и тот же вопрос отважились задать, скажем, четверо авторов писем, значит, он, скорее всего, возникал не менее, чем у сотни читателей (ведь не каждый же решится письмо написать:)). На такие вопросы, по нашему мнению, ответы нужно давать не только в личном порядке, но и при всем честном народе, что мы сейчас и сделаем.
Как изменить папки в левой части окна открытия/сохранения документа?
В окне открытия документа кликаете правой кнопкой мыши по области папок и выбираете Small Icons. Теперь у вас освободилось место еще для пяти папок. Заходите в папку, которую хотите занести в список, затем открываете список Tools на верхней панели и выбираете ADD to My places. Папки, установленные по умолчанию, убрать стандартными способами нельзя. Для этого можно иcпользовать программу Word Utilities (http://wordutilities.chat. ru/WU02.exe) и ее опцию Настройка панели.
Подскажите, пожалуйста, как уменьшить размер файлов, сохраненных в MSWordXP по сравнению с MSWord97? Размер одних и тех же файлов больше раза в полтора и более. Включил совместимость с Word97 и невнедрение компонентов вышедших после этого же Word'a версий, но это не помогает.
К сожалению, мы не знаем, как еще можно уменьшить размер файла. В каждой новой версии "Офиса" свои нововведения, однако из-за них он становится все более громоздким, и это — необратимый процесс. Наверное, единственный способ экономить место на винчестере — пользоваться старыми версиями. Мы, например, до сих пор работаем в Office 97, очень довольны и вам советуем:).
Работаю с MS Office 97 (Word, Excel). В Word'е есть горячая клавиша для предпросмотра страницы — Ctrl+F2. В Excel'е такой не знаю и не нашел, как назначить горячую клавишу на эту команду. Может, вы подскажете? Заранее спасибо.
Горячая клавиша вызова окна предпросмотра в Excel нам неизвестна, однако вы можете назначить ее самостоятельно. Для этого нужно создать простенький макрос (Tools > Record new macro). Назначьте горячую клавишу (к сожалению, это может быть только комбинация CTRL+буква) и выберите Personal Macro Work-book. После появления панели записи нажмите на кнопку предпросмотра перед печатью, а затем на Close в окне предпросмотра. Теперь нажмите на кнопку остановки записи на панельке. Собственно, все.
Как сделать, чтобы при вызове команды "Расстановка переносов" по умолчанию было включено "Автоматическая расстановка переносов", а не "Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ", как это установлено по умолчанию?
Создайте новый документ, выполните команду Сервис > Язык > Расстановка переносов (Tools > Language > Hyphe-nation), затем поставьте галочку Автоматическая расстановка переносов (Automatically Hyp-henate Document) и сохраните файл с расширением *.dot (тип файла "Шаблон документа"). Теперь создавайте новые документы на основе этого шаблона или замените этим шаблоном файл Normal.dot (шаблон "Обычный").
Когда я открываю в Word документ с формулами (MS Equation), то компьютер долго обновляет все формулы, и Word на это время зависает. Как решить проблему?
Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options), перейдите на закладку Общие (General) и снимите галочку напротив строки Автоматически обновлять связи при открытии (Update Automatic Links at Open).
При вводе текста Word автоматически заменяет прямые кавычки парными. Но в некоторых случаях мне необходимо использовать прямые, например, для обозначения дюймов и футов. Можно ли отключить данную функцию?
Выполните команду Сервис > Автозамена (Tools > Auto-Correct), перейдите на закладку Автоформат при вводе (Auto-Format As You Type) и отключите функцию Прямые кавычки парными (Straight quotes with smart quotes).
Как сделать так, чтобы Word сопровождал ввод текста звуком?
Чтобы Word звуком сопровождал ввод текста, необходимо скачать специальную бесплатную программу Sound.exe. Она расширяет возможности Word, а также других программ пакета (Excel, Outlook и PowerPoint), добавляя звуковое сопровождение многим действиям пользователей. Программу можно скачать по адресу http://office. microsoft.com/downloads/2002/Sounds.aspx, размер 472 Кб. Для установки запустите скачанный файл и следуйте инструкциям Мастера установки.
Чтобы активировать программу, выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options), перейдите на закладку Общие (General tab) и установите галочку напротив строки Звуковое сопровождение событий (Provide feedback with sound). Для настройки программы выполните команду Пуск > Настройка > Панель управления (Start > Settings > Control Panel), дважды кликните по иконке Звуки и аудиоустройства (Sounds and Multi-media), в списке Программные события (Sound Events) найдите строку Microsoft Office и выберите, какие события вы хотите сопровождать звуком, а какие — нет. После этого установите громкость при помощи ползунка на закладке Громкость (Volume).
В меню Word нигде нет пункта "Удалить файл". Можно ли как-нибудь удалить файл из программы?
Это можно сделать, например, с использованием диалогового окна Открытие документа (Open). Для этого выполните команду Файл > Открыть (File > Open), в диалоговом окне Открытие документа (Open) раскройте список Папка (Fol-der) и перейдите в каталог, в котором лежат документы, которые нужно удалить. Выделите файл, кликнув на нем мышкой, после чего нажмите клавишу Delete или выберите строку Удалить (Delete) в контекстном меню, вызывающемся правой кнопкой мыши.
Во время работы с несколькими документами переключаться между ними при помощи меню "Окно" неудобно. Существует ли другой способ?
Можно переключаться при помощи комбинации клавиш Ctrl+F6.
При работе с несколькими документами мне часто бывает необходимо сравнивать их, но переключаться между ними каждый раз неудобно. Можно ли отобразить несколько документов сразу?
Для этого нужно выполнить команду Окно > Упорядочить все (Window > Arrange All). В этом случае на экране будут помещены все открытые документы, и вы легко сможете их сравнивать и вносить нужные коррективы. Обратите внимание: при закрытии или открытии нового документа упорядочивание сохранено не будет, и придется проделывать операцию еще раз.
Как увидеть на экране две части большого документа одновременно?
Для этого выполните команду Окно > Разделить (Window > Split). После ее выполнения на экране появится линия разбивки, положение которой можно установить кликом мыши.
В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разбивка больше не будет нужна, выполните команду Окно > Снять выделение (Window > Remove Split) или же просто кликните два раза мышкой, установленной на линии разбивки.
При открытии некоторых файлов Word "выбрасывает" окно, в котором предупреждает о том, что документ содержит макросы. Мне каждый раз приходится подтверждать открытие документа. Как сделать открытие файлов с макросами автоматическим?
Если при открытии файлов, содержащих макросы, вы видите подобное сообщение, у вас установлен средний (Medium) или высокий (High) уровень безопасности макросов. Макросы часто содержат вирусы, поэтому высокий уровень безопасности стоит в программе по умолчанию. Если вы не работаете с файлами, скачанными из Интернета или из других ненадежных источников, вы можете изменить уровень безопасности. Для этого выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options), перейдите на закладку Безопасность (Security) и нажмите на кнопку Безопасность макросов (Macro Security). В появившемся диалоговом окне перейдите на закладку Уровень безопасности (Security Level) и установите низкий (Low) уровень безопасности.
Я обычно сохраняю файлы в формате *.rtf, и каждый раз при сохранении приходится менять расширение в списке "Типы файлов" (Files Of Type). Можно ли установить расширение сохранения, отличное от *.doc, по умолчанию?
Если вы обычно сохраняете файлы не в формате *.doc, а в каком-нибудь другом, для вас, конечно, будет удобнее, чтобы тип файла, используемого для сохранения по умолчанию, был иным. Для изменения типа файла выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options), перейдите на закладку Сохранение (Save) и затем в строке Сохранять файлы Word как (Save Word files as) выберите нужный формат.
Как в колонтитуле в листе EXCEL97 полностью прописать имя файла (с полным путем, где он находится на файле)?
Для этого выполните команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup), перейдите на закладку Колонтитулы (Header And Footer), затем нажмите на кнопки установки колонтитулов (Custom Header, Custom Footer) и в появившемся диалоговом окне выберите значок с изображением папки. При этом появится следующая надпись: "&[Path]&[File]".
Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 51 за 2003 год в рубрике soft :: текст
