Офисные правила: простое решение сложных проблем
Офисные правила: простое решение сложных проблем
Если сравнивать Microsoft Word с другими программами, установленными на компьютерах пользователей, он кажется вовсе несложным. По крайней мере, если очень постараться, во всем можно разобраться всем известным методом тыка, чего не скажешь, например, о таких программах, как 3D-редактор Alias Maya и программа для обработки видео Discreet Combustion.
Однако часто у пользователя, который лишь недавно знаком с Microsoft Word, просто не хватает опыта, чтобы предположить, где находится нужная ему настройка. Или, скажем, такой пример: каждый раз, когда пользователю нужно открыть файл из "Ворда", он ищет нужную папку в окне открытия, выполняя огромное количество ненужных действий. Он даже не подозревает о том, что программа позволяет настроить как папку, которая будет вызвана при появлении окна открытия документа, так и часто используемые папки в левой части окна. И, наконец, третий вид проблем — это когда что-то не так, пользователь паникует, но спросить у более опытного коллеги не спешит: боится насмешек. В этой статье мы попробуем решить некоторые из подобных проблем. Надеемся, она окажется для вас полезной.
• Многие пользователи привыкли работать с областью задач. Используя ее, можно и документ открыть, и посмотреть, что в буфере обмена находится, и стиль присвоить тексту. Но вдруг она исчезла. Как вернуть ее на место? Очень просто. Выполните команду Вид > Область задач (View > Task Pane) или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + F1.
• Для того чтобы глаза не уставали от длительной работы, можно изменить цвет фона документа. Черные буквы на белом фоне — это не лучший вариант. Для изменения цвета фона выполните команду Формат > Фон (Format > Back-ground) и выберите подходящий фон. При этом программа автоматически перейдет в режим электронного документа. Если вы измените режим (меню Вид (View)), цвет фона тоже изменится. Обратите внимание, что изменение цвета фона отображается только на экране. При распечатке цвет останется обычным.
• Если вы уже давно научились пользоваться горячими клавишами, то панели инструментов вам могут казаться лишними, так как занимают много рабочего пространства. А знаете ли вы, что их можно убрать? Увеличьте рабочее пространство, включив режим Во весь экран (Full Screen), выполнив команду Вид > Во весь экран (View > Full Screen).
• Нередко, чтобы добраться до нужной опции, приходится долго рыскать в Главном меню, ведь ее даже не вынесли на одну из панелей инструментов. Однако каждую из панелей можно настраивать, удаляя ненужные кнопки и добавляя необходимые. Для этого выполните команду Tools > Customize (Сервис > Настройка), перейдите на закладку Commands (Команды). Тут вы увидите абсолютно все команды программы. После этого выберите нужные команды и перетащите их на любую из панелей инструментов. Например, рядом с кнопками вида текста вы можете поместить еще две — одинарный и полуторный интервал. Таким же образом вы можете удалить с панели ненужные кнопки — просто перетащите их в окно с настройками. Быстро удалить кнопки с панели инструментов можно также не открывая окно Настройка (Customize). Для этого нужно, удерживая клавишу Alt, перетащить кнопку за пределы панели.
• На панель инструментов вынесена кнопка Печать (Print) (рис.), при нажатии на которую на печать посылаются все страницы текущего документа. Для того чтобы изменить настройки печати, нужно выполнять команду Файл > Печать, что не совсем удобно. Настройки печати можно вызывать и другим способом. Например, при помощи комбинации клавиш CTRL+P. Другой способ — вынести на панель инструментов другую кнопку, которая вызывала бы окно с настройками печати. Для этого выполните команду Tools > Customize (Сервис > Настройка), перейдите на закладку Commands (Команды), кликните один раз по кнопке Печать (Print) на панели инструментов. При этом кнопка Изменить выделенный объект станет активной. Кликните по ней и выберите пункт Удалить (Delete). После того как старая кнопка удалена, из списка Команды (Commands) выберите пункт Печать… (Print) и перетащите его на панель инструментов. Внешний вид кнопки останется таким же, однако при нажатии на нее будет появляться окно с настройками печати.
• Вы привыкли к Помощнику, но персонаж вам немного надоел. Не спешите выключать его совсем — попробуйте поработать с другим персонажем. Для изменения персонажа кликните по Скрепышу правой кнопкой мыши, выберите строку Параметры (Options) в контекстном меню и выберите другой персонаж. Вашим помощником может быть симпатичный котенок или колобок, Мерлин или планета Земля. Перейдя на закладку Параметры (Options), можно задать Помощнику дополнительные настройки. Например, включить или отключить дополнительное сопровождение, "попросить" его давать советы только по определенным темам (работа с клавиатурой, мышью и т.д.).
• Помощник, к которому вы так привыкли, не запускается. По-видимому, его кто-то отключил. Чтобы включить Помощник снова, выполните команду Справка > Показать Помощника (Help > Show the Office Assistant). Если же у вас другая проблема — вы хотите его выключить совсем — кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню строку Скрыть (Hide) или же выполните команду Справка > Скрыть Помощника (Help > Hide the Office Assistant). Еще один способ: кликните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Параметры (Options). Уберите галочку напротив строки Использовать помощника (Use the Office Assistant).
• В последних версиях Microsoft Office при открытии окон главного меню пользователь видит не все команды. Некоторых это приводит в смятение. Ничего страшного: отображаются только наиболее часто используемые команды. Такое нововведение призвано помочь пользователю в работе, ведь чем чаще он вызывает ту или иную команду, тем выше она находится в меню. Чтобы раскрыть свиток до конца, ему нужно второй раз кликнуть мышкой по стрелке.
• Текст, который раньше выглядел нормально, пропал (или превратился в странные надписи, окруженные круглыми скобками). Это случилось, скорее всего, потому, что вы неумышленно переключили установки отображения полей Word'а. Вот как это могло произойти:
— Возможно, вы нажали комбинацию клавиш Alt+F9, переключив режим отображения полей так, что вместо значений полей стали отображаться их коды.
— Возможно, вы кликнули правой кнопкой мыши на поле и выбрали в контекстном меню пункт Коды/значения полей (Field Codes).
В любом случае, чтобы исправить ситуацию, нужно нажать Alt+F9 еще раз.
• Если у вас есть задание написать текст определенного объема, вам не нужно считать знаки вручную. Word посчитает их автоматически. Узнать количество знаков в документе можно, выполнив команду Файл > Свойства (File > Properties) и перейдя на закладку Статистика (Statistics). Кроме того, окно свойств документа содержит еще много полезной информации — скажем, дату создания, дату последнего сохранения, количество страниц, имя автора и пр.
• Для просмотра больших документов часто используется функция скроллинга. Те же пользователи, у которых обычная мышка, могут пользоваться автоскроллингом. Для ее настройки выполните команду Сервис > Настройка (Tools > Customize), перейдите на закладку Панели инструментов (Toolbars), выберите Контекстные меню (Shortcut menus), после чего появится панель контекстных меню. Теперь раскройте список Текст > Текст (Text > Text). Появится контекстное меню, вызываемое правой клавишей мыши в документе Word. После этого в диалоговом окне Настройка (Customize) перейдите на закладку Команды (Commands) и в поле Категории (Categories) выберите Все команды (All commands). Осталось только в поле Команды (Commands) выбрать AutoScroll и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить его в открытое контекстное меню. Теперь, когда вам понадобится автоматическая прокрутка документа, достаточно будет выбрать команду AutoScroll из контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши.
• Пользователи, привыкшие работать с макросами и шаблонами на более ранних версиях Word, часто удивляются, почему они не работают на последней версии. Скорее всего, причина в том, что на компьютере не была установлена поддержка VBA — языка программирования, используемого в программах пакета Microsoft Office. Для его установки закройте все программы Microsoft Office, выполните команду Пуск > Настройка > Панель управления (Start > Settings > Control Panel) и запустите окно Установка и удаление программ (Add/Remove Programs). Выберите в списке Microsoft Office и нажмите на кнопку Заменить (Change). В появившемся окне выберите пункт Добавить или удалить компоненты (Add or Remove Features), выберите пункт Visual Basic для приложений (Visual Basic for Applications) в списке Общие средства Office (Office Shared Features), кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите вариант Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). Учтите, что для выполнения установки VBA вам понадобится диск или сетевой ресурс с инсталляцией Microsoft Office.
• Если вы часто работаете с несколькими документами одновременно и тратите немало времени на их закрытие, знайте, что этот процесс можно автоматизировать. Для этого нужно воспользоваться командой Закрыть все. Она появится, если открыть меню Файл (File), удерживая клавишу Shift.
Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Если сравнивать Microsoft Word с другими программами, установленными на компьютерах пользователей, он кажется вовсе несложным. По крайней мере, если очень постараться, во всем можно разобраться всем известным методом тыка, чего не скажешь, например, о таких программах, как 3D-редактор Alias Maya и программа для обработки видео Discreet Combustion.
Однако часто у пользователя, который лишь недавно знаком с Microsoft Word, просто не хватает опыта, чтобы предположить, где находится нужная ему настройка. Или, скажем, такой пример: каждый раз, когда пользователю нужно открыть файл из "Ворда", он ищет нужную папку в окне открытия, выполняя огромное количество ненужных действий. Он даже не подозревает о том, что программа позволяет настроить как папку, которая будет вызвана при появлении окна открытия документа, так и часто используемые папки в левой части окна. И, наконец, третий вид проблем — это когда что-то не так, пользователь паникует, но спросить у более опытного коллеги не спешит: боится насмешек. В этой статье мы попробуем решить некоторые из подобных проблем. Надеемся, она окажется для вас полезной.
• Многие пользователи привыкли работать с областью задач. Используя ее, можно и документ открыть, и посмотреть, что в буфере обмена находится, и стиль присвоить тексту. Но вдруг она исчезла. Как вернуть ее на место? Очень просто. Выполните команду Вид > Область задач (View > Task Pane) или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + F1.
• Для того чтобы глаза не уставали от длительной работы, можно изменить цвет фона документа. Черные буквы на белом фоне — это не лучший вариант. Для изменения цвета фона выполните команду Формат > Фон (Format > Back-ground) и выберите подходящий фон. При этом программа автоматически перейдет в режим электронного документа. Если вы измените режим (меню Вид (View)), цвет фона тоже изменится. Обратите внимание, что изменение цвета фона отображается только на экране. При распечатке цвет останется обычным.
• Если вы уже давно научились пользоваться горячими клавишами, то панели инструментов вам могут казаться лишними, так как занимают много рабочего пространства. А знаете ли вы, что их можно убрать? Увеличьте рабочее пространство, включив режим Во весь экран (Full Screen), выполнив команду Вид > Во весь экран (View > Full Screen).
• Нередко, чтобы добраться до нужной опции, приходится долго рыскать в Главном меню, ведь ее даже не вынесли на одну из панелей инструментов. Однако каждую из панелей можно настраивать, удаляя ненужные кнопки и добавляя необходимые. Для этого выполните команду Tools > Customize (Сервис > Настройка), перейдите на закладку Commands (Команды). Тут вы увидите абсолютно все команды программы. После этого выберите нужные команды и перетащите их на любую из панелей инструментов. Например, рядом с кнопками вида текста вы можете поместить еще две — одинарный и полуторный интервал. Таким же образом вы можете удалить с панели ненужные кнопки — просто перетащите их в окно с настройками. Быстро удалить кнопки с панели инструментов можно также не открывая окно Настройка (Customize). Для этого нужно, удерживая клавишу Alt, перетащить кнопку за пределы панели.
• На панель инструментов вынесена кнопка Печать (Print) (рис.), при нажатии на которую на печать посылаются все страницы текущего документа. Для того чтобы изменить настройки печати, нужно выполнять команду Файл > Печать, что не совсем удобно. Настройки печати можно вызывать и другим способом. Например, при помощи комбинации клавиш CTRL+P. Другой способ — вынести на панель инструментов другую кнопку, которая вызывала бы окно с настройками печати. Для этого выполните команду Tools > Customize (Сервис > Настройка), перейдите на закладку Commands (Команды), кликните один раз по кнопке Печать (Print) на панели инструментов. При этом кнопка Изменить выделенный объект станет активной. Кликните по ней и выберите пункт Удалить (Delete). После того как старая кнопка удалена, из списка Команды (Commands) выберите пункт Печать… (Print) и перетащите его на панель инструментов. Внешний вид кнопки останется таким же, однако при нажатии на нее будет появляться окно с настройками печати.
• Вы привыкли к Помощнику, но персонаж вам немного надоел. Не спешите выключать его совсем — попробуйте поработать с другим персонажем. Для изменения персонажа кликните по Скрепышу правой кнопкой мыши, выберите строку Параметры (Options) в контекстном меню и выберите другой персонаж. Вашим помощником может быть симпатичный котенок или колобок, Мерлин или планета Земля. Перейдя на закладку Параметры (Options), можно задать Помощнику дополнительные настройки. Например, включить или отключить дополнительное сопровождение, "попросить" его давать советы только по определенным темам (работа с клавиатурой, мышью и т.д.).
• Помощник, к которому вы так привыкли, не запускается. По-видимому, его кто-то отключил. Чтобы включить Помощник снова, выполните команду Справка > Показать Помощника (Help > Show the Office Assistant). Если же у вас другая проблема — вы хотите его выключить совсем — кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню строку Скрыть (Hide) или же выполните команду Справка > Скрыть Помощника (Help > Hide the Office Assistant). Еще один способ: кликните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Параметры (Options). Уберите галочку напротив строки Использовать помощника (Use the Office Assistant).
• В последних версиях Microsoft Office при открытии окон главного меню пользователь видит не все команды. Некоторых это приводит в смятение. Ничего страшного: отображаются только наиболее часто используемые команды. Такое нововведение призвано помочь пользователю в работе, ведь чем чаще он вызывает ту или иную команду, тем выше она находится в меню. Чтобы раскрыть свиток до конца, ему нужно второй раз кликнуть мышкой по стрелке.
• Текст, который раньше выглядел нормально, пропал (или превратился в странные надписи, окруженные круглыми скобками). Это случилось, скорее всего, потому, что вы неумышленно переключили установки отображения полей Word'а. Вот как это могло произойти:
— Возможно, вы нажали комбинацию клавиш Alt+F9, переключив режим отображения полей так, что вместо значений полей стали отображаться их коды.
— Возможно, вы кликнули правой кнопкой мыши на поле и выбрали в контекстном меню пункт Коды/значения полей (Field Codes).
В любом случае, чтобы исправить ситуацию, нужно нажать Alt+F9 еще раз.
• Если у вас есть задание написать текст определенного объема, вам не нужно считать знаки вручную. Word посчитает их автоматически. Узнать количество знаков в документе можно, выполнив команду Файл > Свойства (File > Properties) и перейдя на закладку Статистика (Statistics). Кроме того, окно свойств документа содержит еще много полезной информации — скажем, дату создания, дату последнего сохранения, количество страниц, имя автора и пр.
• Для просмотра больших документов часто используется функция скроллинга. Те же пользователи, у которых обычная мышка, могут пользоваться автоскроллингом. Для ее настройки выполните команду Сервис > Настройка (Tools > Customize), перейдите на закладку Панели инструментов (Toolbars), выберите Контекстные меню (Shortcut menus), после чего появится панель контекстных меню. Теперь раскройте список Текст > Текст (Text > Text). Появится контекстное меню, вызываемое правой клавишей мыши в документе Word. После этого в диалоговом окне Настройка (Customize) перейдите на закладку Команды (Commands) и в поле Категории (Categories) выберите Все команды (All commands). Осталось только в поле Команды (Commands) выбрать AutoScroll и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить его в открытое контекстное меню. Теперь, когда вам понадобится автоматическая прокрутка документа, достаточно будет выбрать команду AutoScroll из контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши.
• Пользователи, привыкшие работать с макросами и шаблонами на более ранних версиях Word, часто удивляются, почему они не работают на последней версии. Скорее всего, причина в том, что на компьютере не была установлена поддержка VBA — языка программирования, используемого в программах пакета Microsoft Office. Для его установки закройте все программы Microsoft Office, выполните команду Пуск > Настройка > Панель управления (Start > Settings > Control Panel) и запустите окно Установка и удаление программ (Add/Remove Programs). Выберите в списке Microsoft Office и нажмите на кнопку Заменить (Change). В появившемся окне выберите пункт Добавить или удалить компоненты (Add or Remove Features), выберите пункт Visual Basic для приложений (Visual Basic for Applications) в списке Общие средства Office (Office Shared Features), кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите вариант Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). Учтите, что для выполнения установки VBA вам понадобится диск или сетевой ресурс с инсталляцией Microsoft Office.
• Если вы часто работаете с несколькими документами одновременно и тратите немало времени на их закрытие, знайте, что этот процесс можно автоматизировать. Для этого нужно воспользоваться командой Закрыть все. Она появится, если открыть меню Файл (File), удерживая клавишу Shift.
Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 44 за 2003 год в рубрике soft :: текст
