Офисные правила: советы бывалого
Офисные правила: советы бывалого
Для того чтобы работа была как можно более эффективной, необходимо придерживаться определенных правил (в нашем случае — офисных:)). Каждый опытный пользователь знает большое число секретов, которые ускоряют работу в той или иной программе. Вот и мы решили — а почему бы нам не собрать все советы воедино? Конечно, большей частью все написанное ниже относится к Microsoft Office, однако, многие советы можно применять и при работе с другими программами.
• После того как вы установили Microsoft Office, мы рекомендуем вам удалить из автозагрузки (Пуск-Программы-Автозагрузка) Быстрый запуск Microsoft Office и Быстрый поиск файлов. Это мелочь, но ведь именно из-за таких мелочей и снижается производительность компьютера.
• Другой такой "мелочью", от которой тоже иногда хочется избавиться, может стать один из Помощников (Assistant), который по умолчанию наблюдает за вашими действиями в окне программы. Для того чтобы избавиться от него, необходимо кликнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать функцию Hide.
• Начинающие пользователи иногда наугад включают те или иные опции программы, не задумываясь над тем, что они делают. Потом бывает трудно вспомнить, какие именно галочки они убирали и ставили. Если вы решили изучить программу методом "научного тыка", помните главное правило: если вы поменяли какую-нибудь настройку и не видите результата, верните все как было. Иначе впоследствии, когда, например, при редактировании новый текст вместо того, чтобы появляться между словами, будет "затирать" уже имеющийся, вы ни за что не догадаетесь, как это исправить (напомним, что режим замены включается и выключается клавишей Insert).
• Если у вас в документе участок текста почему-то стал белым и помещен на черном фоне, это совсем не значит, что на компьютере появился вирус. Просто эта часть текста выделена цветом. Убрать выделение можно при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов Форматирование.
• Если вы работаете над документом, который впоследствии будет открываться на других компьютерах, старайтесь не сохранять его в формате *.doc. Если на чужой машине стоит более ранняя версия Microsoft Word, адресат ни за что не прочитает ваш документ. Поэтому лучше всего всегда сохранять файлы в формате *.rtf.
• Чтобы В Microsoft Word поставить дефис, нажмите клавишу "-", для короткого тире используйте комбинацию "Ctrl + -", для длинного --- "Ctrl + Alt + -" (однако для получения тире нужно использовать клавишу "-", которая располагается на дополнительной цифровой панели клавиатуры, справа). Минус в тексте лучше изображать, используя команду Вставка — Символ (Insert — Symbol), шрифт Symbol.
• Не ленитесь запоминать горячие клавиши (hot keys). Работа с применением клавиш быстрого доступа занимает намного меньше времени, чем при использовании стандартной мыши. Вот перечень основных комбинаций клавиш:
Ctrl+O — открыть документ (Open);
Ctrl+N — создать новый документ (New);
Ctrl+W — закрыть документ (Close);
Ctrl+P — распечатать документ (Print);
Ctrl+F — найти слово или фразу (Find);
Ctrl+S — сохранить документ (Save);
Ctrl+А — выделить весь текст (Select All);
Ctrl+C — скопировать выделенный участок текста (Copy);
Ctrl+X — вырезать выделенный участок текста (Cut);
Ctrl+V — вставить выделенный участок текста (Paste);
Ctrl+Z — отменить предыдущее действие (Undo);
Ctrl+Y — повторить ввод (Redo);
Ctrl+I — выделить курсивом выделенный участок текста (Italics);
Ctrl+B — выделить полужирным выделенный участок текста (Bold);
Ctrl+U — выделить подчеркиванием выделенный участок текста (Underline).
Кроме того, назначайте удобные вам сочетания клавиш сами, пользуясь опцией Сервис-Настройка-Клавиатура (Tools-Customize-Keyboard).
• Если вы уже давно научились пользоваться горячими клавишами, то панели инструментов вам почти никогда не нужны. Так зачем же загромождать ими рабочее пространство? Увеличьте его, включив режим Во весь экран (Full Screen).
• Для быстрой и более удобной работы с Word'ом, на наш взгляд, лучше использовать мышь со встроенной функцией скроллинга. Во-первых, это позволит прокручивать документ в окне программы, во вторых, если поместить курсор в окно Масштаб и, удерживая кнопку Ctrl, начать вращать колесико мыши, то масштаб изображения будет плавно изменяться. Использовать такой способ масштабирования удобнее, чем просто подбирать процентную величину вручную. Все многокнопочные мыши имеют в комплекте поставки софт, с помощью которого можно назначать кнопкам различные функции (например, отмену произведенного действия).
• Наверняка многие пользователи сталкивались с ситуацией, когда Word распознает в тексте интернет-адрес (например, www.nestor.minsk.by/kg) и сразу же после ввода автоматически превращает его в гиперссылку, выделяя синим цветом и подчеркивая. Такая особенность программы может вывести из себя кого угодно (особенно если гиперссылки в тексте не требуются). Если вы не хотите, чтобы интернет-адреса выделялась из окружающего текста, нужно сразу же после ввода ссылки и преобразования ее программой в синюю и подчеркнутую нажать Ctrl+Z или кнопку Отменить на панели инструментов Стандартная. Дело в том, что, когда вы вводите интернет-адрес и нажимаете после этого пробел, Microsoft Word выполняет незаметное действие форматирования. Конечно, отменить его можно и другим способом — нажав правой кнопкой по ссылке, выбрав Изменить гиперссылку — Удалить ссылку (Edit Hyperlink-Remove Link), но так, согласитесь, гораздо дольше.
• Если удалять гиперссылки приходится часто, имеет смысл зайти в меню Сервис — Автозамена (Tools-Autocorrect) и на вкладке Автоформат при вводе (Autoformat as You Type) убрать галочку с пункта Заменять адреса и сетевые пути гиперссылками (Internet and Network Paths with Hyperlinks).
• Еще одна проблема возникает у пользователей при копировании выделенного текста на html-страничке и вставке его в документ Microsoft Word. При этом происходит следующее: скопированный шрифт, форматирование абзацев и гиперссылки остаются неизмененными, что, несомненно, портит аккуратное оформление документа. Это проиcходит из-за того, что Microsoft Word по умолчанию после нажатия Ctrl+V, Shift+Ins или кнопки Вставить помещает в документ текст из буфера обмена с сохранением оригинального форматирования html-документа. В качестве альтернативной вставки скопированного текста можно воспользоваться инструментом Специальная вставка в меню Правка. На экране возникнет небольшое окошко, в котором достаточно выбрать Неформатированный текст — и программа вставит чистый текст в ваш документ без форматирования.
• Другой способ переноса текста с html-страницы — предварительное копирование его в Блокнот. После того как текст будет пропущен через такой "фильтр", все нежелательное форматирование исчезнет.
• Иногда бывает, что пользователь, набирая текст, впопыхах нажимает на Caps Lock. Если вы не умеете печатать вслепую, то наверняка заметите, что все буквы стали заглавными, только после набора нескольких предложений. Но немногие знают, что средства Microsoft Word позволяют быстро исправить это недоразумение. Во-первых, можно воспользоваться командой Формат-Регистр (Format-Change Case). Есть и еще один вариант — сочетание клавиш Shift+F3. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного все слово целиком будет состоять из прописных букв, после третьего нажатия — опять из строчных. Этот способ можно применять и для выделенного текста.
• Если вы хотите быть уверенным в стабильной работе программы, используйте только лицензионное программное обеспечение. Более половины непонятных глюков Word'a (да и любой другой программы), в основном, происходит по причине того, что используется нелицензионный софт. Конечно, мы прекрасно понимаем, что далеко не каждый рядовой пользователь может позволить себе подобные затраты, однако, как говорится, цель оправдывает средства.
• Не пренебрегайте заплатками, регулярно выпускаемыми Microsoft. Service Pack'и часто оказываются полезны и обеспечивают большую стабильность работы программы. Так, например, если при работе с Microsoft Word'97 часто "вылетает" окно о том, что программа выполнила недопустимую операцию и будет закрыта, обязательно поставьте Service Pack. Почти наверняка проблема будет устранена.
• Изучая ту или иную программу, не бойтесь "сделать что-нибудь не так". Единожды допустив в работе какую-нибудь ошибку, в будущем вы ее вряд ли повторите.
• Помните, что на любой вопрос можно найти ответ в Интернете. В крайнем случае, можно спросить у кого-нибудь на одном из многочисленных форумов.
• Тем, кто часто работает с документами Word, мы настоятельно рекомендуем не забывать обновлять антивирусные базы своего антивируса. Опыт показывает, что люди, работающие с документами, подвержены вирусным атакам больше других, так как текстовые данные часто "кочуют" с одного компьютера на другой.
• Всегда нужно делать дубликат важных документов. Не забывайте сохраняться. Кто-то скажет, что этот совет банальный, и, тем не менее, многие им пренебрегают. Лучше всего взять за правило записывать работу на дискету или компакт-диск перед каждым выключением компьютера. Это убережет от атаки вирусов и потери данных вследствие поломки винчестера.
• Если вы все же забываете сохраняться, обязательно включите функцию AutoSave в меню Сервис-Параметры-Сохранение (Tools-Options-Save). Такая предусмотрительность может спасти вам работу нескольких недель.
Помните, что Microsoft Word — это, несмотря на свою многофункциональность, все же текстовый редактор. Поэтому не пытайтесь использовать его для верстки национальной газеты тиражом в пятьсот тысяч, а также вместо Adobe Photoshop. Microsoft Word, несомненно, является лидером, но только в своей области:).
Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Для того чтобы работа была как можно более эффективной, необходимо придерживаться определенных правил (в нашем случае — офисных:)). Каждый опытный пользователь знает большое число секретов, которые ускоряют работу в той или иной программе. Вот и мы решили — а почему бы нам не собрать все советы воедино? Конечно, большей частью все написанное ниже относится к Microsoft Office, однако, многие советы можно применять и при работе с другими программами.
• После того как вы установили Microsoft Office, мы рекомендуем вам удалить из автозагрузки (Пуск-Программы-Автозагрузка) Быстрый запуск Microsoft Office и Быстрый поиск файлов. Это мелочь, но ведь именно из-за таких мелочей и снижается производительность компьютера.
• Другой такой "мелочью", от которой тоже иногда хочется избавиться, может стать один из Помощников (Assistant), который по умолчанию наблюдает за вашими действиями в окне программы. Для того чтобы избавиться от него, необходимо кликнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать функцию Hide.
• Начинающие пользователи иногда наугад включают те или иные опции программы, не задумываясь над тем, что они делают. Потом бывает трудно вспомнить, какие именно галочки они убирали и ставили. Если вы решили изучить программу методом "научного тыка", помните главное правило: если вы поменяли какую-нибудь настройку и не видите результата, верните все как было. Иначе впоследствии, когда, например, при редактировании новый текст вместо того, чтобы появляться между словами, будет "затирать" уже имеющийся, вы ни за что не догадаетесь, как это исправить (напомним, что режим замены включается и выключается клавишей Insert).
• Если у вас в документе участок текста почему-то стал белым и помещен на черном фоне, это совсем не значит, что на компьютере появился вирус. Просто эта часть текста выделена цветом. Убрать выделение можно при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов Форматирование.
• Если вы работаете над документом, который впоследствии будет открываться на других компьютерах, старайтесь не сохранять его в формате *.doc. Если на чужой машине стоит более ранняя версия Microsoft Word, адресат ни за что не прочитает ваш документ. Поэтому лучше всего всегда сохранять файлы в формате *.rtf.
• Чтобы В Microsoft Word поставить дефис, нажмите клавишу "-", для короткого тире используйте комбинацию "Ctrl + -", для длинного --- "Ctrl + Alt + -" (однако для получения тире нужно использовать клавишу "-", которая располагается на дополнительной цифровой панели клавиатуры, справа). Минус в тексте лучше изображать, используя команду Вставка — Символ (Insert — Symbol), шрифт Symbol.
• Не ленитесь запоминать горячие клавиши (hot keys). Работа с применением клавиш быстрого доступа занимает намного меньше времени, чем при использовании стандартной мыши. Вот перечень основных комбинаций клавиш:
Ctrl+O — открыть документ (Open);
Ctrl+N — создать новый документ (New);
Ctrl+W — закрыть документ (Close);
Ctrl+P — распечатать документ (Print);
Ctrl+F — найти слово или фразу (Find);
Ctrl+S — сохранить документ (Save);
Ctrl+А — выделить весь текст (Select All);
Ctrl+C — скопировать выделенный участок текста (Copy);
Ctrl+X — вырезать выделенный участок текста (Cut);
Ctrl+V — вставить выделенный участок текста (Paste);
Ctrl+Z — отменить предыдущее действие (Undo);
Ctrl+Y — повторить ввод (Redo);
Ctrl+I — выделить курсивом выделенный участок текста (Italics);
Ctrl+B — выделить полужирным выделенный участок текста (Bold);
Ctrl+U — выделить подчеркиванием выделенный участок текста (Underline).
Кроме того, назначайте удобные вам сочетания клавиш сами, пользуясь опцией Сервис-Настройка-Клавиатура (Tools-Customize-Keyboard).
• Если вы уже давно научились пользоваться горячими клавишами, то панели инструментов вам почти никогда не нужны. Так зачем же загромождать ими рабочее пространство? Увеличьте его, включив режим Во весь экран (Full Screen).
• Для быстрой и более удобной работы с Word'ом, на наш взгляд, лучше использовать мышь со встроенной функцией скроллинга. Во-первых, это позволит прокручивать документ в окне программы, во вторых, если поместить курсор в окно Масштаб и, удерживая кнопку Ctrl, начать вращать колесико мыши, то масштаб изображения будет плавно изменяться. Использовать такой способ масштабирования удобнее, чем просто подбирать процентную величину вручную. Все многокнопочные мыши имеют в комплекте поставки софт, с помощью которого можно назначать кнопкам различные функции (например, отмену произведенного действия).
• Наверняка многие пользователи сталкивались с ситуацией, когда Word распознает в тексте интернет-адрес (например, www.nestor.minsk.by/kg) и сразу же после ввода автоматически превращает его в гиперссылку, выделяя синим цветом и подчеркивая. Такая особенность программы может вывести из себя кого угодно (особенно если гиперссылки в тексте не требуются). Если вы не хотите, чтобы интернет-адреса выделялась из окружающего текста, нужно сразу же после ввода ссылки и преобразования ее программой в синюю и подчеркнутую нажать Ctrl+Z или кнопку Отменить на панели инструментов Стандартная. Дело в том, что, когда вы вводите интернет-адрес и нажимаете после этого пробел, Microsoft Word выполняет незаметное действие форматирования. Конечно, отменить его можно и другим способом — нажав правой кнопкой по ссылке, выбрав Изменить гиперссылку — Удалить ссылку (Edit Hyperlink-Remove Link), но так, согласитесь, гораздо дольше.
• Если удалять гиперссылки приходится часто, имеет смысл зайти в меню Сервис — Автозамена (Tools-Autocorrect) и на вкладке Автоформат при вводе (Autoformat as You Type) убрать галочку с пункта Заменять адреса и сетевые пути гиперссылками (Internet and Network Paths with Hyperlinks).
• Еще одна проблема возникает у пользователей при копировании выделенного текста на html-страничке и вставке его в документ Microsoft Word. При этом происходит следующее: скопированный шрифт, форматирование абзацев и гиперссылки остаются неизмененными, что, несомненно, портит аккуратное оформление документа. Это проиcходит из-за того, что Microsoft Word по умолчанию после нажатия Ctrl+V, Shift+Ins или кнопки Вставить помещает в документ текст из буфера обмена с сохранением оригинального форматирования html-документа. В качестве альтернативной вставки скопированного текста можно воспользоваться инструментом Специальная вставка в меню Правка. На экране возникнет небольшое окошко, в котором достаточно выбрать Неформатированный текст — и программа вставит чистый текст в ваш документ без форматирования.
• Другой способ переноса текста с html-страницы — предварительное копирование его в Блокнот. После того как текст будет пропущен через такой "фильтр", все нежелательное форматирование исчезнет.
• Иногда бывает, что пользователь, набирая текст, впопыхах нажимает на Caps Lock. Если вы не умеете печатать вслепую, то наверняка заметите, что все буквы стали заглавными, только после набора нескольких предложений. Но немногие знают, что средства Microsoft Word позволяют быстро исправить это недоразумение. Во-первых, можно воспользоваться командой Формат-Регистр (Format-Change Case). Есть и еще один вариант — сочетание клавиш Shift+F3. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного все слово целиком будет состоять из прописных букв, после третьего нажатия — опять из строчных. Этот способ можно применять и для выделенного текста.
• Если вы хотите быть уверенным в стабильной работе программы, используйте только лицензионное программное обеспечение. Более половины непонятных глюков Word'a (да и любой другой программы), в основном, происходит по причине того, что используется нелицензионный софт. Конечно, мы прекрасно понимаем, что далеко не каждый рядовой пользователь может позволить себе подобные затраты, однако, как говорится, цель оправдывает средства.
• Не пренебрегайте заплатками, регулярно выпускаемыми Microsoft. Service Pack'и часто оказываются полезны и обеспечивают большую стабильность работы программы. Так, например, если при работе с Microsoft Word'97 часто "вылетает" окно о том, что программа выполнила недопустимую операцию и будет закрыта, обязательно поставьте Service Pack. Почти наверняка проблема будет устранена.
• Изучая ту или иную программу, не бойтесь "сделать что-нибудь не так". Единожды допустив в работе какую-нибудь ошибку, в будущем вы ее вряд ли повторите.
• Помните, что на любой вопрос можно найти ответ в Интернете. В крайнем случае, можно спросить у кого-нибудь на одном из многочисленных форумов.
• Тем, кто часто работает с документами Word, мы настоятельно рекомендуем не забывать обновлять антивирусные базы своего антивируса. Опыт показывает, что люди, работающие с документами, подвержены вирусным атакам больше других, так как текстовые данные часто "кочуют" с одного компьютера на другой.
• Всегда нужно делать дубликат важных документов. Не забывайте сохраняться. Кто-то скажет, что этот совет банальный, и, тем не менее, многие им пренебрегают. Лучше всего взять за правило записывать работу на дискету или компакт-диск перед каждым выключением компьютера. Это убережет от атаки вирусов и потери данных вследствие поломки винчестера.
• Если вы все же забываете сохраняться, обязательно включите функцию AutoSave в меню Сервис-Параметры-Сохранение (Tools-Options-Save). Такая предусмотрительность может спасти вам работу нескольких недель.
Помните, что Microsoft Word — это, несмотря на свою многофункциональность, все же текстовый редактор. Поэтому не пытайтесь использовать его для верстки национальной газеты тиражом в пятьсот тысяч, а также вместо Adobe Photoshop. Microsoft Word, несомненно, является лидером, но только в своей области:).
Сергей Бондаренко, Марина Двораковская,
blackmore_s_night@yahoo.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 08 за 2003 год в рубрике soft :: текст
