Офисные правила: полезные мелочи
Офисные правила: полезные мелочи
Знаете ли вы, чем отличается профессионал от обыкновенного пользователя? Пользователь знает один способ выполнения основных операций и не подозревает о существовании других вариантов. Профессионал же может сделать одно и то же десятью способами, и при этом попытается найти одиннадцатый. В этой статье мы поговорим о том, как можно выполнить простейшие операции в Microsoft Word 2002, чтобы каждый нашел для себя оптимальный способ.
Начнем с самого простого — с создания документа. Как известно пользователям более ранних версий Microsoft Word, создать новый документ можно двумя способами: кликнуть на кнопку Создать (New Blank Document) на панели инструментов Стандартная или же выполнить команду Файл — Создать (File-New), после чего указать требуемый тип документа. В Microsoft Word 2002, как нам уже известно, добавлен уникальный элемент интерфейса — Область задач, помогающая выполнять многие операции. Используя ее, удобно создавать новый документ. Вызвать Область задач можно выполнив команду Файл — Создать или же Вид — Область задач (View-Task Pane). На Области задач вы можете выбрать создание нового документа, веб-страницы или же электронного сообщения. Здесь же доступны все шаблоны (о них шла речь в предыдущей статье). Кроме того, есть очень удобная функция Создание из имеющегося документа (New frоm existing document). Достаточно выбрать документ, на основе которого вы хотите создать новый, из списка. Кстати, в более ранних версиях программы эта функция отсутствовала, и для выполнения аналогичной операции пользователю приходилось сначала открывать существующий документ, а потом выбирать команду Сохранить как... Как видим, в Microsoft Word 2002 выполняется на одно действие меньше.
Как бы там ни было, а наиболее часто используемым шаблоном для создания документа является Обычный (Normal). В последней версии программы, как и в предыдущих, вы можете просто вызвать его, нажав на кнопку на панели инструментов или же воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+N (Ctrl+Т). Кстати сказать, знание комбинаций клавиш быстрого доступа — одна из отличительных черт профессионалов (и это касается не только пакета Microsoft Office). Подсказки относительно комбинаций клавиш, которые используются в программах Office, есть даже на некоторых клавиатурах (т.е., например, на боковой части клавиши N написано New).
Открытие документа тоже возможно осуществить несколькими способами: выполнив команду Файл — Открыть (File-Open), нажав на кнопку на панели инструментов или выбрав пункт Другие документы (More documents) на Области задач. Обратите внимание, что документы, которые вы использовали последними, вынесены на Области задач отдельно (они также дублируются в команде Файл главного меню). Количество отображаемых документов можно изменить. Для этого выполните команду Сервис — Параметры (Tools-Options) и перейдите на закладку Общие (General), после чего в строке Помнить список из... (Recently Used File List) укажите нужное количество файлов. Вы можете также отключить эту функцию (для этого достаточно убрать галочку напротив этой строчки). Комбинация клавиш для открытия документа — Ctrl+O (Ctrl+Щ).
Ну и, чтобы завершить эту тему, скажем еще пару слов о сохранении документа. Сохранять работу можно при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов, выполнив команду Файл — Сохранить (File-Save) или же с клавиатуры комбинацией клавиш Ctrl+S (Ctrl+Ы). Эта комбинация клавиш особенно важна, ведь привычка сохранять работу с ее помощью каждые несколько минут может сэкономить уйму времени. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а скачки напряжения или же кратковременное отключение электричества — не редкость. Поэтому сохраняйтесь как можно чаще! Правда, пока привычка еще выработана не будет, можно пользоваться Автосохранением. Для этого выполните команду Сервис — Параметры (Tools-Options), перейдите на закладку Сохранение (Save) и в строчке Автосохранение каждые (Save AutoRecover info every) укажите промежуток времени, через который Microsoft Word будет сохранять вашу работу. По умолчанию это число равно десяти минутам. Вы можете увеличить его до двух часов или уменьшить до одной минуты. Можете и вовсе отключить автосохранение.
При работе с документом часто бывает необходимо сохранить его свойства, т.е. указать, какова его тема и название, кто автор, указать ключевые слова и заметки. Это особенно актуально для больших документов. Если кто-то захочет посмотреть вашу работу, свойства документа позволят ему быстро определить, о чем документ и что в нем самое главное. Чтобы сделать необходимые записи, нужно выполнить команду Файл — Свойства (File-Properties). Кроме той информации, которую вы внесете сами, в Свойствах отображается общая статистика документа (количество строк, символов с пробелами и без, дата создания и последнего изменения, размер и т.д.).
Если вы работаете сразу с несколькими документами, иногда бывает удобно вынести на панель инструментов кнопку Сохранить все. При нажатии на нее будут сохранены изменения во всех открытых документах. Напомним, что для того, чтобы вынести на панель кнопку, необходимо выполнить команду Сервис — Настройка (Tools-Customize), перейти на закладку Команды (Commands), выбрать нужную команду и перетащить мышкой ее значок на любое место на панели инструментов.
Если уж мы заговорили о работе с несколькими документами, предлагаем коснуться некоторых приемов, которые облегчат вам работу. Если вам уже доводилось открывать несколько файлов, вы наверняка знаете, что переход между ними осуществляется через меню Окно (Window) главного меню. Именно тут хранятся все открытые документы. Однако, когда перескакивать из одного документа в другой доводится часто, выбор файла через меню Окно кажется слишком долгим. Для быстрого перехода существует комбинация клавиш Ctrl+F6. Если же требуется не только вносить изменения в документы, а и сравнивать их, можно воспользоваться командой Упорядочить все (Arrange All). В этом случае на экране будут помещены все открытые документы, и вы легко сможете их сравнивать и вносить нужные коррективы. Правда, если документов будет больше трех, они перестанут помещаться по ширине, так что не переборщите. Обратите внимание, что при закрытии или открытии нового документа упорядочивание сохранено не будет, и придется проделывать операцию еще раз.
Меню Окно можно использовать и при работе с одним документом, например, когда нужно увидеть две его несмежные области одновременно. Для этого используется команда Разделить (Split). После ее выполнения на экране появится линия разбивки, положение которой можно установить кликом мыши. В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разбивка больше не будет нужна, выполните команду Окно — Снять выделение (Window-Remove Split) или же просто кликните два раза мышкой, установленной на линии разбивки.
Во время работы с Microsoft Word 2002 часто возникает необходимость просматривать документ в разных режимах. Например, желательно посмотреть, как он будет выглядеть перед печатью, и т.д. В программе предусмотрены разные режимы просмотра документа. Переход между ними осуществляется через меню Вид (View).
Режим Обычный (Normal View) создан для набора и форматирования текста. В нем не видна разбивка страницы, некоторые элементы оформления страницы, например, колонтитулы, не отображаются рисунки, выполненные при помощи панели Рисование. Этот режим позволяет быстро работать с текстовым документом, быстро прокручивать его в окне. Более привычным для большинства пользователей является режим Разметки (Print Layout), в котором документ отображается в том виде, в котором он будет напечатан. Так, в нем видны все рисунки, есть колонтитулы, вертикальные линейки (что позволяет изменять размер полей). Такой режим удобен при работе с документами, которые впоследствии будут выведены на печать. К слову заметим, что для просмотра документа перед печатью в Microsoft Word 2002 встроена функция Предварительного просмотра (Print Preview). Чтобы просмотреть документ с ее помощью, следует нажать на соответствующую кнопку на панели задач. В режиме Предварительного просмотра пользователь может видеть на экране одну или несколько страниц документа полностью. Вместо стандартных панелей инструментов появляется панель предварительного просмотра. С ее помощью можно изменять количество отображаемых страниц, устанавливать или убирать линейки вертикальной и горизонтальной прокрутки, увеличивать отдельные части страницы. Кроме того, на панели предварительного просмотра находится кнопка Сократить на страницу (Shrink to Fit).
Если в процессе просмотра окажется, что какие-нибудь две-три строчки вылезли на отдельную страницу, воспользуйтесь этой кнопкой. Программа внесет некоторые коррективы в форматирование, которые для глаза будут почти незаметны (например, немного уменьшит шрифт), а смотреться документ при этом будет более эстетично.
Следующий режим отображения — режим Электронного документа (Web Layout). Основные его особенности — перенесение текста по границам окна, отображение фона, графики. Одним словом, окно Microsoft Word в этом режиме напоминает окно интернет-обозревателя, и вы можете видеть, как будет выглядеть ваш документ на веб-странице.
Режим структуры (Outline) используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками. Он позволяет проконтролировать стройность и логичность изложения материалов в тексте. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Чтобы уровень каждого заголовка и относящегося к нему участка текста был более наглядным, текст можно свернуть и наблюдать лишь положение заголовков.
Последний режим просмотра — Во весь экран (Full Screen). Он очень удобен, если вам нужно видеть как можно больше содержимого документа. В полноэкранном режиме не отображается главное меню, панели инструментов, заголовок документа. За счет этого увеличена рабочая область. Хотя главное меню в полноэкранном режиме не отображается, доступ к нему возможен. Для этого нужно подвести мышку к верхней части экрана. В таком режиме очень трудно работать новичку, который привык пользоваться кнопками на панелях инструментов. Подобные Full-screen-режимы во многих программах называются Режимами эксперта (Expert Mode), так как работа в них требует навыков выполнения многих операций просто с клавиатуры.
Наряду с разными режимами отображения документа часто используется масштаб. Масштаб (Zoom) помогает увеличить или уменьшить размер текста на экране. С его помощью можно увидеть сразу несколько страниц документа в уменьшенном виде или же часть одной страницы в увеличенном. При этом нужно помнить, что масштаб не влияет на вид документа при печати. Изменить масштаб можно при помощи раскрывающегося списка на панели инструментов. Вы можете выбрать число из списка или вписать свое (в пределах от десяти до пятисот). Если вам нужно поместить документ в рамках окна, выберите в списке строку По ширине странице (Page Width). Если вы работаете в режиме Разметки (Print Layout), будут доступны еще три варианта масштабирования: По ширине текста (Text Width) — будет отображаться строка текста без полей, Страница целиком (Whole Page) — будет отображаться целиком одна страница, Две страницы (Two Pages) — будут отображаться две страницы одновременно. Изменить масштаб можно также выбрав команду Вид — Масштаб (View-Zoom). Преимущество выбора масштаба таким способом в том, что вы можете просмотреть, как будет выглядеть документ, в окне предпросмотра. Можно указать просмотр одной или нескольких страниц.
Продолжение следует.
Сергей БОНДАРЕНКО, Марина ДВОРАКОВСКАЯ blackmore_s_night@yahoo.com
Знаете ли вы, чем отличается профессионал от обыкновенного пользователя? Пользователь знает один способ выполнения основных операций и не подозревает о существовании других вариантов. Профессионал же может сделать одно и то же десятью способами, и при этом попытается найти одиннадцатый. В этой статье мы поговорим о том, как можно выполнить простейшие операции в Microsoft Word 2002, чтобы каждый нашел для себя оптимальный способ.
Начнем с самого простого — с создания документа. Как известно пользователям более ранних версий Microsoft Word, создать новый документ можно двумя способами: кликнуть на кнопку Создать (New Blank Document) на панели инструментов Стандартная или же выполнить команду Файл — Создать (File-New), после чего указать требуемый тип документа. В Microsoft Word 2002, как нам уже известно, добавлен уникальный элемент интерфейса — Область задач, помогающая выполнять многие операции. Используя ее, удобно создавать новый документ. Вызвать Область задач можно выполнив команду Файл — Создать или же Вид — Область задач (View-Task Pane). На Области задач вы можете выбрать создание нового документа, веб-страницы или же электронного сообщения. Здесь же доступны все шаблоны (о них шла речь в предыдущей статье). Кроме того, есть очень удобная функция Создание из имеющегося документа (New frоm existing document). Достаточно выбрать документ, на основе которого вы хотите создать новый, из списка. Кстати, в более ранних версиях программы эта функция отсутствовала, и для выполнения аналогичной операции пользователю приходилось сначала открывать существующий документ, а потом выбирать команду Сохранить как... Как видим, в Microsoft Word 2002 выполняется на одно действие меньше.
Как бы там ни было, а наиболее часто используемым шаблоном для создания документа является Обычный (Normal). В последней версии программы, как и в предыдущих, вы можете просто вызвать его, нажав на кнопку на панели инструментов или же воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+N (Ctrl+Т). Кстати сказать, знание комбинаций клавиш быстрого доступа — одна из отличительных черт профессионалов (и это касается не только пакета Microsoft Office). Подсказки относительно комбинаций клавиш, которые используются в программах Office, есть даже на некоторых клавиатурах (т.е., например, на боковой части клавиши N написано New).
Открытие документа тоже возможно осуществить несколькими способами: выполнив команду Файл — Открыть (File-Open), нажав на кнопку на панели инструментов или выбрав пункт Другие документы (More documents) на Области задач. Обратите внимание, что документы, которые вы использовали последними, вынесены на Области задач отдельно (они также дублируются в команде Файл главного меню). Количество отображаемых документов можно изменить. Для этого выполните команду Сервис — Параметры (Tools-Options) и перейдите на закладку Общие (General), после чего в строке Помнить список из... (Recently Used File List) укажите нужное количество файлов. Вы можете также отключить эту функцию (для этого достаточно убрать галочку напротив этой строчки). Комбинация клавиш для открытия документа — Ctrl+O (Ctrl+Щ).
Ну и, чтобы завершить эту тему, скажем еще пару слов о сохранении документа. Сохранять работу можно при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов, выполнив команду Файл — Сохранить (File-Save) или же с клавиатуры комбинацией клавиш Ctrl+S (Ctrl+Ы). Эта комбинация клавиш особенно важна, ведь привычка сохранять работу с ее помощью каждые несколько минут может сэкономить уйму времени. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а скачки напряжения или же кратковременное отключение электричества — не редкость. Поэтому сохраняйтесь как можно чаще! Правда, пока привычка еще выработана не будет, можно пользоваться Автосохранением. Для этого выполните команду Сервис — Параметры (Tools-Options), перейдите на закладку Сохранение (Save) и в строчке Автосохранение каждые (Save AutoRecover info every) укажите промежуток времени, через который Microsoft Word будет сохранять вашу работу. По умолчанию это число равно десяти минутам. Вы можете увеличить его до двух часов или уменьшить до одной минуты. Можете и вовсе отключить автосохранение.
При работе с документом часто бывает необходимо сохранить его свойства, т.е. указать, какова его тема и название, кто автор, указать ключевые слова и заметки. Это особенно актуально для больших документов. Если кто-то захочет посмотреть вашу работу, свойства документа позволят ему быстро определить, о чем документ и что в нем самое главное. Чтобы сделать необходимые записи, нужно выполнить команду Файл — Свойства (File-Properties). Кроме той информации, которую вы внесете сами, в Свойствах отображается общая статистика документа (количество строк, символов с пробелами и без, дата создания и последнего изменения, размер и т.д.).
Если вы работаете сразу с несколькими документами, иногда бывает удобно вынести на панель инструментов кнопку Сохранить все. При нажатии на нее будут сохранены изменения во всех открытых документах. Напомним, что для того, чтобы вынести на панель кнопку, необходимо выполнить команду Сервис — Настройка (Tools-Customize), перейти на закладку Команды (Commands), выбрать нужную команду и перетащить мышкой ее значок на любое место на панели инструментов.
Если уж мы заговорили о работе с несколькими документами, предлагаем коснуться некоторых приемов, которые облегчат вам работу. Если вам уже доводилось открывать несколько файлов, вы наверняка знаете, что переход между ними осуществляется через меню Окно (Window) главного меню. Именно тут хранятся все открытые документы. Однако, когда перескакивать из одного документа в другой доводится часто, выбор файла через меню Окно кажется слишком долгим. Для быстрого перехода существует комбинация клавиш Ctrl+F6. Если же требуется не только вносить изменения в документы, а и сравнивать их, можно воспользоваться командой Упорядочить все (Arrange All). В этом случае на экране будут помещены все открытые документы, и вы легко сможете их сравнивать и вносить нужные коррективы. Правда, если документов будет больше трех, они перестанут помещаться по ширине, так что не переборщите. Обратите внимание, что при закрытии или открытии нового документа упорядочивание сохранено не будет, и придется проделывать операцию еще раз.
Меню Окно можно использовать и при работе с одним документом, например, когда нужно увидеть две его несмежные области одновременно. Для этого используется команда Разделить (Split). После ее выполнения на экране появится линия разбивки, положение которой можно установить кликом мыши. В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разбивка больше не будет нужна, выполните команду Окно — Снять выделение (Window-Remove Split) или же просто кликните два раза мышкой, установленной на линии разбивки.
Во время работы с Microsoft Word 2002 часто возникает необходимость просматривать документ в разных режимах. Например, желательно посмотреть, как он будет выглядеть перед печатью, и т.д. В программе предусмотрены разные режимы просмотра документа. Переход между ними осуществляется через меню Вид (View).
Режим Обычный (Normal View) создан для набора и форматирования текста. В нем не видна разбивка страницы, некоторые элементы оформления страницы, например, колонтитулы, не отображаются рисунки, выполненные при помощи панели Рисование. Этот режим позволяет быстро работать с текстовым документом, быстро прокручивать его в окне. Более привычным для большинства пользователей является режим Разметки (Print Layout), в котором документ отображается в том виде, в котором он будет напечатан. Так, в нем видны все рисунки, есть колонтитулы, вертикальные линейки (что позволяет изменять размер полей). Такой режим удобен при работе с документами, которые впоследствии будут выведены на печать. К слову заметим, что для просмотра документа перед печатью в Microsoft Word 2002 встроена функция Предварительного просмотра (Print Preview). Чтобы просмотреть документ с ее помощью, следует нажать на соответствующую кнопку на панели задач. В режиме Предварительного просмотра пользователь может видеть на экране одну или несколько страниц документа полностью. Вместо стандартных панелей инструментов появляется панель предварительного просмотра. С ее помощью можно изменять количество отображаемых страниц, устанавливать или убирать линейки вертикальной и горизонтальной прокрутки, увеличивать отдельные части страницы. Кроме того, на панели предварительного просмотра находится кнопка Сократить на страницу (Shrink to Fit).
Если в процессе просмотра окажется, что какие-нибудь две-три строчки вылезли на отдельную страницу, воспользуйтесь этой кнопкой. Программа внесет некоторые коррективы в форматирование, которые для глаза будут почти незаметны (например, немного уменьшит шрифт), а смотреться документ при этом будет более эстетично.
Следующий режим отображения — режим Электронного документа (Web Layout). Основные его особенности — перенесение текста по границам окна, отображение фона, графики. Одним словом, окно Microsoft Word в этом режиме напоминает окно интернет-обозревателя, и вы можете видеть, как будет выглядеть ваш документ на веб-странице.
Режим структуры (Outline) используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками. Он позволяет проконтролировать стройность и логичность изложения материалов в тексте. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Чтобы уровень каждого заголовка и относящегося к нему участка текста был более наглядным, текст можно свернуть и наблюдать лишь положение заголовков.
Последний режим просмотра — Во весь экран (Full Screen). Он очень удобен, если вам нужно видеть как можно больше содержимого документа. В полноэкранном режиме не отображается главное меню, панели инструментов, заголовок документа. За счет этого увеличена рабочая область. Хотя главное меню в полноэкранном режиме не отображается, доступ к нему возможен. Для этого нужно подвести мышку к верхней части экрана. В таком режиме очень трудно работать новичку, который привык пользоваться кнопками на панелях инструментов. Подобные Full-screen-режимы во многих программах называются Режимами эксперта (Expert Mode), так как работа в них требует навыков выполнения многих операций просто с клавиатуры.
Наряду с разными режимами отображения документа часто используется масштаб. Масштаб (Zoom) помогает увеличить или уменьшить размер текста на экране. С его помощью можно увидеть сразу несколько страниц документа в уменьшенном виде или же часть одной страницы в увеличенном. При этом нужно помнить, что масштаб не влияет на вид документа при печати. Изменить масштаб можно при помощи раскрывающегося списка на панели инструментов. Вы можете выбрать число из списка или вписать свое (в пределах от десяти до пятисот). Если вам нужно поместить документ в рамках окна, выберите в списке строку По ширине странице (Page Width). Если вы работаете в режиме Разметки (Print Layout), будут доступны еще три варианта масштабирования: По ширине текста (Text Width) — будет отображаться строка текста без полей, Страница целиком (Whole Page) — будет отображаться целиком одна страница, Две страницы (Two Pages) — будут отображаться две страницы одновременно. Изменить масштаб можно также выбрав команду Вид — Масштаб (View-Zoom). Преимущество выбора масштаба таким способом в том, что вы можете просмотреть, как будет выглядеть документ, в окне предпросмотра. Можно указать просмотр одной или нескольких страниц.
Продолжение следует.
Сергей БОНДАРЕНКО, Марина ДВОРАКОВСКАЯ blackmore_s_night@yahoo.com
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 40 за 2002 год в рубрике soft :: текст
