Офисные правила

Офисные правила

Продолжение. Начало в КГ №37

Как мы уже говорили, Microsoft Word — прежде всего многофункциональный текстовый редактор. В начале знакомства с программой можно столкнуться с такой проблемой, когда текст, набранный более опытным сотрудником, выглядит значительно лучше, чем ваш, как на экране монитора, так и на печати. Чтобы созданный документ красиво выглядел, одного набранного текста будет недостаточно — ему нужно придать определенную форму, чтобы читатель легче его воспринимал. Такая операция, при которой тексту придается эстетичный вид, называется форматирование. Более половины времени, проводимого с Word'ом, тратится именно на эту операцию. Все настройки, которые могут пригодиться пользователю в процессе форматирования текста, вынесены в отдельный пункт главного меню — Формат. Некоторые способы форматирования мы и рассмотрим сегодня.
Первое, что вы должны сделать, это определиться с гарнитурой шрифта, его размером и стилем начертания. Все необходимые настройки для форматирования символов содержатся во вкладке Формат — Шрифт (Format — Font) (рис.1). Если вы хотите отформатировать уже набранный текст, его следует выделить перед тем, как вызывать окно Шрифт. Если же нужно изменить одно слово, выделять его не обязательно — достаточно, чтобы на нем находился курсор. Окно Шрифт имеет три закладки: Шрифт, Интервал, Анимация. При помощи первой закладки можно задавать цвет текста, изменять начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив), устанавливать размер и цвет символов. Другая закладка — Интервал — определяет расстояние между символами шрифта. В зависимости от выбранного варианта шрифт может быть уплотненным, обычным и разреженным. На этой же закладке можно выбрать масштаб, при котором символы становятся шире или уже, в зависимости от величины параметра (если больше 100%, то такой текст растягивается, если меньше — сжимается). И, наконец, последняя закладка — Анимация — служит для того, чтобы придать некоторую "оживленность" и неординарность документу благодаря несложным анимационным эффектам (наподобие тех, которые можно наблюдать, просматривая интернет-страницы).



Стоит заметить, что форматировать символы текста можно не только через вкладку Шрифт. Гораздо удобнее пользоваться панелью Форматирование, вынесенной в виде кнопок вверху окна программы (рис.2). С помощью кнопок панели можно изменять начертание шрифта, сам шрифт, его цвет и цвет выделения, размер, задавать выравнивание текста (по ширине, по центру, по левому или по правому краю). Правда, по умолчанию набор команд для форматирования, вынесенных на панель, значительно меньше того, который доступен во вкладке Шрифт. Если вы часто пользуетесь другими командами, например, двойным подчеркиванием или верхним индексом, есть смысл вынести соответствующие кнопки на панель (о том, как это делается, мы писали в первой статье).
Выбирая гарнитуру шрифта, а также начертание символов, необходимо помнить, что все хорошо в меру. Разные стили служат для того, чтобы читателю было легче воспринимать текст и обращать внимание на определенные его участки. Однако, если в вашем тексте одна пятая набрана курсивом, еще две пятые — полужирным, а остальное — обычным, то читатель ничего не поймет (если он вообще дочитает документ до конца).
После того, как текст принял надлежащий вид, нужно подумать о его размещении на странице. Прежде всего, необходимо расставить абзацы. Абзац начинается с новой строчки и, как правило, выражает законченную мысль. Чтобы закончить абзац, необходимо нажать на клавишу Enter. Для того, чтобы работа пользователя программы была немного легче, в Word'e используются так называемые непечатные символы. В конце каждого абзаца появляется знак, который так и называется — символ конца абзаца. Для того, чтобы наблюдать непечатные символы на экране, нужно на стандартной панели инструментов нажать соответствующую кнопку (рис.3).



Следующий шаг — размещение текста на странице. Напечатанный текст не начинается с самого края документа, а расположен на некотором расстоянии от него. Края документа называются полями (правое, левое, верхнее и нижнее). Поля страниц и величину абзаца можно быстро настроить с помощью горизонтальной и вертикальной линеек разметки (рис.4). Более широкие поля могут придать документу более респектабельный вид, а узкие поля позволят вместить большее количество информации. Деления на серой части линейки показывают размер поля. Не нужно путать понятия поле и отступ. Поле — это минимальное расстояние от края листа до начала текста, а отступ — это расстояние от поля до начала текста. Поля страниц можно задать не только с помощью линеек разметки, но и через Файл — Параметры Страницы (File-Page Setup). Тут же можно изменить размер страницы (по умолчанию программа ставит формат А4) и ориентацию. Последняя может быть книжной или альбомной.
Указать отступы, размер абзаца и прочие параметры можно также воспользовавшись вкладкой Абзац. Тут указывается и тип межстрочного интервала (одинарный, полуторный, двойной и пр.). Экспериментировать с интервалами очень любят, к примеру, студенты, когда в реферате "не хватает" количества страниц. Четыре страницы текста с одинарным интервалом легко превращаются в шесть страниц полуторным:).
Немаловажным также является выравнивание. Например, заголовок лучше написать посередине, подпись в конце письма — слева. Чтобы не нажимать многократно клавишу пробела, и используется выравнивание. Microsoft Word позволяет выравнивать текст по ширине, по центру, по левому или по правому краю страницы. Для этого существуют соответствующие кнопки на панели инструментов. При нажатии на ту или иную кнопку программа выравняет тот абзац, в котором находится курсор. Чтобы задать выравнивание для большего участка текста, нужно его выделить. Выделение всего текста осуществляется комбинацией клавиш Сtrl+A или через Правка — Выделить Все (Edit-Select All).
Кроме обычного расположения текста на бумаге, программа дает возможность размещать написанное в виде колонок. Подобный способ отображения текста широко используется в информационных листках, бюллетенях, журнальных статьях и так далее. Особое значение многоколоночный текст приобретает при наборе и распечатке шпаргалок:). При таком расположении текст читается сверху вниз, а затем зигзагообразно переходя на следующую колонку.

Несмотря на то, что многоколоночный текст форматируется точно так же, как и обычный, имеется некоторое отличие. Если в первом случае форматирования объектом редактирования является весь текст (или выделенный его участок) целиком, то при редактировании многоколоночного текста объектом форматирования может служить и просто колонка.
Очень часто бывает необходимо выделить какие-нибудь части текста визуально (например, при перечислении или составлении списка). Выделение лишь абзацем не дает должного эффекта. В этом случае есть смысл воспользоваться маркерами или нумерацией. Самый простой способ это сделать — выделить нужный абзац или же просто установить курсор в любое его место и нажать на кнопку Маркеры (Bullets) или Нумерация (Numbering) на панели инструментов. Чтобы изменить тип нумерации или форму маркера, необходимо обратиться к вкладке Список (Bullets and Numbering). Однако форму маркера можно изменять и более простым способом. Перед набором текста введите один из трех символов: "*", "> " или "-", нажмите пробел и начинайте набирать. После того, как вы нажмете на клавишу Enter, эти символы превратятся в маркеры.
На первый взгляд, работа в Microsoft Word (как и в любой другой программе) может показаться скучной и неинтересной (ведь незнание часто раздражает:)). Помните, что опыт приходит со временем. Поэтому, если у вас что-то не получается, расстраиваться по этому поводу не следует. Попробуйте отвлечься от своей проблемы и переключиться на что-нибудь другое. Мы расскажем вам несколько секретов Microsoft Word, которые помогут это сделать.
К счастью, разработчики программ — это обычные люди, не лишенные чувства юмора. Созданные ими программы таят в себе множество функций, спрятанных от постороннего глаза. В Microsoft Office таких "тайников" превеликое множество.
Один из самых простых способов расслабиться и улыбнуться — напечатать подряд два символа ":" и ")". Объединенные вместе, они превратятся в превеселую рожицу, именуемую в народе "смайлик". Или вот прекрасное средство для тех, кто так заработался, что просто не может смотреть на курсор. Просто нажмите Ctrl-Alt-"+", и курсор станет крестом (впрочем, эту фигуру можно рассматривать и как плюс, но первый вариант нам больше по душе). Надеемся, он хоть немного разнообразит вашу работу. Или попробуйте Ctrl-Alt-"-" (так, вроде бы, веселее).
А вот шутка, кочующая из одной версии Microsoft Word в другую. Так можно развеселить унылого коллегу, изнывающего за соседним компьютером. Сообщите ему, что для ускорения работы начальство порекомендовало использовать скрытую команду, которую нужно набирать перед началом работы в тексте документа. Пусть он наберет следующее: "=rand(x,y)" (без кавычек), где x и y — произвольные числа. После нажатия кнопки Enter на экране появится надпись "Съешь еще этих мягких французских булок, да выпей чаю" (в английской версии — "The quick brown fox jumps over the lazy dog" — "Быстрая рыжая лиса перепрыгивает через ленивую собаку"). Причем, число x — это количество абзацев, а y — количество предложений с этой надписью.

Следующие несколько фокусов можно провернуть только на старой версии Microsoft Word 97.
Предположим, вы долго работали и устали. Нужно сделать перерыв. В программе Word97 можно две минутки поиграть в ...простейший пинболл! Это можно сделать несколькими способами. Зайдите в Help-About (? — О программе) и, удерживая Ctrl-Alt-Shift, щелкните мышкой на логотипе. Это, конечно, не самый лучший пинбол из тех, что вы видели, но поиграть можно. А заодно и посмотреть, кто для вас любимый Ворд создал. Того же можно достичь таким образом: создайте новый документ и набейте слово Blue с большой буквы. Выделите набранное. Теперь зайдите в меню Формат — Шрифт и поменяйте шрифт на полужирный, а его цвет — на синий. Теперь наберите после слова пробел, зайдите в тот же Help-About и кликните на иконке. Получилось? Можете попробовать еще и так: в новом документе наберите "t3!" (без кавычек). Сделайте текст полужирным (Формат — Шрифт или Ctrl-B). Теперь выберите Формат — Автоформат и отметьте C просмотром каждого изменения. Отформатируйте текст и, приняв все изменения, нажмите ОК. Теперь снова заходите в ? — О программе и жмите на иконку. Кстати, этой игрушкой даже можно управлять (клавиши Z, M и Esc).
Когда играться надоест, можете повеселиться с проверкой орфографии и Тезаурусом. Программа часто предлагает неожиданные варианты. Орфографию оставляем на самостоятельное изучение, а вот насчет синонимов подскажем. Попробуйте набрать какую-нибудь фразу, начинающуюся с I'd like to, например, I'd like to see my stature in the Tusso Museum. Теперь выделите ее и подберите синонимы (Сервис — Тезаурус или Shift+F7). Посмотрите, что вам предложит программа. Вы бы тоже не отказались за это выпить, ведь правда:)?
На этом на сегодня прощаемся. Надеемся, первое знакомство с программой не отвернет вас от нее навсегда. Мы очень старались, чтобы этого не случилось.

Продолжение следует

Сергей БОНДАРЕНКО,
Марина ДВОРАКОВСКАЯ blackmore_s_night@yahoo.com