Безбумажная технология Lotus Notes

В прошлый раз мы говорили о том, что базы данных Lotus Notes состоят не из абстрактных "записей", а из полноценных документов, с которыми может запросто иметь дело конечный пользователь системы. Это, мол, и придает БД документарный характер. Сказанное - правда, но не вся. Серьезный вопрос, на который требуется ответить, звучит так: "В чем отличие Lotus Notes от привычных офисных программ?"

(c) Компьютерная газета

Да, Lotus Notes может заменить приложения MS Word и MS Excel для работы с большинством несложных документов. Встроенный текстовый редактор достаточно мощный, чтобы обеспечить работу с размерами, начертанием и цветом шрифта. Он позволяет создавать маркированные и нумерованные списки и подсписки. В редакторе есть средства работы с колонтитулами и возможность создавать стили оформления текста. В текст можно вставлять графику, анимацию, звук. Допускается присоединять к документу внешние файлы любых типов в качестве вложения или вставлять в текст полноценные объекты OLE. Есть автоматическая проверка орфографии. Наконец, можно воспользоваться механизмом копирования и специальной вставки для организации системы гипертекстовых ссылок.

Виды базы данных Notes, представляющие собою многоколоночные списки документов, способны выполнять часть функций электронных таблиц. Дело в том, что значения в определенных колонках вида могут вычисляться по формулам, использующим значения из других колонок, но только в пределах одной и той же строки. Кроме того, существует встроенная возможность "подбивать итог" колонки, будь то сумма чисел, их среднее значение или другой показатель из числа предусмотренных разработчиками Notes.

И все-таки, Lotus Notes не превосходит специализированные офисные программы по широте возможностей редактирования текстов и работы с электронными таблицами. Тем не менее, Notes предлагает офисному работнику то, что больше нигде нельзя получить. Речь о том, что стандартные офисные программы предоставляют возможность только создавать документы, а Lotus поддерживает все аспекты технологии работы с документацией.

Итак, по порядку. Спросите себя или человека, который действительно много работает с документами на компьютере, что представляет для него наибольшую сложность. Я проделывал этот опыт много раз и неизменно слышал один и тот же ответ: "Организация хранения документов на диске и поиск среди них нужных мне в настоящий момент". Так вот, для пользователя Notes это не проблема.

Не греша против истины, вы можете представлять себе базу данных Notes как шкаф для хранения документов, виды базы данных как полки в этом шкафу, а категории ("раскрывающиеся" строчки вида, помеченные треугольниками) будут играть роль скоросшивателей. Оцените под предложенным углом зрения базу данных справки! Сразу станет заметно, что виды служат и для рубрикации, и для поиска документов.

Даже если документы не имеют четкой структуры, даже если они не набраны в Notes, а являются присоединенными файлами MS Word, то и здесь есть выход. Главное, не следует пренебрегать опытом человечества в деле работы с архивами. Блестящий пример организации документов представляют библиотечные картотеки, а каталогизация является уважаемой наукой, достойной самого пристального изучения. Словом, на каждый документ "произвольного" вида нужно грамотно заполнять учетные карточки (документы Notes), а сам электронный оригинал присоединять к ним. Трудностей с отображением хорошо структурированных карточек в видах базы данных нет.

Но, как бы тщательно ни была продумана структура карточек, как бы аккуратно они ни заполнялись, всего не предусмотреть. Тоже не беда: в Notes предусмотрена уникальная система полнотекстового (сплошного) поиска, напоминающая по своей роли поисковые машины Internet. Другими словами, пользователь может в любой момент выполнить команду меню View/Search Toolbar и задать критерий поиска документов. Этот критерий представляет собой набор слов и словосочетаний с указанием правил их комбинирования.

Например, по критерию поиска "Иванов & (Петров | Сидоров)" будут отобраны документы, содержащие фамилию Иванов и фамилию Петров или Сидоров. Роль союза "и" играет амперсанд, а союза "или" - вертикальная черта; кроме того, разрешается применять скобки для задания порядка логических вычислений. Чтобы обнаруживались не отдельные слова, а словосочетания, последние нужно заключать в двойные кавычки.

Как видите, у Lotus Notes, в отличие от офисных программ, с хранением и поиском документов все в порядке.

Следующий вопрос, возникающий при организации работы с документами, состоит в обеспечении доступности информации. Поскольку жизненный цикл документа редко исчерпывается его набором, печатью и сдачей в архив, то требуется, чтобы его могли "поднять" разные служащие. Ответ, простой и короткий, состоит из четырех слов: "клиент-серверная архитектура Notes".

Компьютер, где установлен сервер Lotus Domino, может являться единственным местом, где централизованно хранятся базы данных. Пользователи (клиенты Notes) обращаются за данными к серверу и получают их по локальной сети. Процедура подключения к серверу Domino клиента Notes по локальной сети полностью автоматизирована и не требует от пользователя никаких действий. На деле пользователь Notes может вовсе не знать, где физически расположена та или иная база: на сервере или на его собственном компьютере. Таким образом, база данных, расположенная на севере, доступна для каждого сотрудника организации, подключенного к компьютерной сети.

Если бы вы были руководителем, а я - нахваливал вам Notes, то последняя фраза немедленно заставила бы вас насторожиться: правильно, документы необходимо удобно хранить, быстро находить, иметь к ним беспрепятственный доступ... но только не для всех и каждого! Совершенно верно, в реальной жизни для разных работников существуют разные полномочия по обработке документов. Поэтому Lotus Domino и Notes обладают развитой системой ограничения доступа и защиты информации.

Начать с того, что каждый пользователь системы в обязательном порядке регистрируется администратором: в Notes безымянных пользователей просто не бывает. Соответственно, просто не может быть "безымянных" документов, автор которых неизвестен. Более того, система автоматически фиксирует не только дату, время создания документа и имя автора, но также дату, время и автора последнего изменения, внесенного в документ. Таким образом, аудит, при необходимости, произвести несложно.

В случаях, когда достоверность и конфиденциальность документа или его части имеет особое значение, применяются два механизма: личной цифровой подписи и адресного шифрования. Суть цифровой подписи в том, что однажды "подписанный" документ невозможно изменить так, чтобы Notes не известил пользователя, читающего документ, о его незаконном изменении. То, что я назвал адресным шифрованием, вообще-то известно как "система шифрования с открытыми ключами". Одна из ее особенностей в том, что текст документа не просто шифруется, а адресуется вполне определенному человеку или кругу лиц. Только они смогут прочитать документ, причем Notes расшифрует его автоматически.

Далее, неотъемлемой частью каждой базы данных Notes является так называемый список управления доступом, где явно указано, кто из пользователей уполномочен открыть базу и какими правами доступа обладает. Вариантов основных прав несколько: только чтение, только запись, чтение и запись, программирование базы и настройка доступа к базе. Кроме доступа к базе в целом можно уточнять права по использованию конкретных видов БД, отдельных документов в базе и даже отдельных разделов в документе!

Обратите ваше внимание на то, что механизмы разграничения доступа встроены в Notes и немедленно готовы к использованию сразу после установки системы. Шифрованием можно сразу пользоваться в пределах собственной системы электронной почты Notes. Для шифрования произвольных документов необходимо соответствующим образом разработать базу данных, точнее, формы документов, для хранения которых она предназначена. Программисту, задавшемуся такой задачей, можно посоветовать для начала изучить реализацию почтовой БД Notes.

Ну-с, и что же дальше? А дальше разрешите напомнить, что документы, как правило, начинают жизнь на одном рабочем столе, а заканчивают свой путь в архиве, пройдя через руки нескольких человек. То есть для организации полноценной системы обработки документов нам не хватает только возможности передавать их от одного служащего другому. В Notes, как вы уже догадались, есть соответствующие средства.

Общая схема выглядит так. На сервере Domino находится база данных документов, доступ к которой разрешен ряду уполномоченных лиц. Работник, создавший новый документ в БД, при помощи встроенной почты Notes пишет письмо, адресуя его получателю документа, но включает в текст письма не сам документ, а лишь гипертекстовую ссылку на него. Получив сообщение, адресат кликает мышкой на ссылке, а Notes открывает для него оригинал документа. Поработав с текстом оригинала, адресат может аналогичным образом переправить документ кому-нибудь еще или вернуть автору. И так далее, и тому подобное, пока цикл обработки документа на завершится. Особенно важно, что при такой пересылке работа всегда ведется с оригиналом документа, который всегда остается в единственном числе.

Поскольку в реальном делопроизводстве документы разных видов путешествуют по хорошо известным маршрутам, то реализацию общей схемы можно значительно улучшить. Например, сопоставить документу каждого типа маршрут в виде списка лиц, на чьих столах он должен последовательно появляться. Для фиксации факта просмотра, одобрения, дополнения и т.п. уместно прибегнуть к механизму заверения документа цифровой подписью. Очень удобно было бы автоматически пересылать документ следующему адресату сразу по заверении предыдущим.

В Notes предусмотрен специальный шаблон, на основе которого можно легко и быстро создать базу данных, полностью соответствующую описанной улучшенной схеме. Шаблон называется "Цикл согласования" (Approval Cycle), файл approve.ntf. Программист, перед которым поставлена задача автоматизации документооборота и деловых процессов, узнает немало полезного, изучив реализацию этого шаблона.

Последняя проблема, решение которой необходимо знать, - это организация обмена документами между территориально удаленными подразделениями и филиалами организации, которые, тем не менее, должны работать, если можно так выразиться, в едином документарном пространстве. Трудность заключается в том, что очень немногие организации настолько богаты, что способны построить и содержать собственные каналы бесперебойной связи, то есть включить в постоянно действующую компьютерную сеть все свои подразделения.

Приходится принимать такую схему работы, что большую часть времени филиалы должны работать автономно, периодически, несколько раз в день, выходя на связь друг с другом по модему или через Internet. В Lotus Notes предусмотрен механизм синхронизации баз данных, называемый репликацией. Репликация служит для того, чтобы в ходе кратковременного сеанса связи один сервер получил бы все измененные и новые документы с другого сервера, а также, в свою очередь, отослал ему все измененные и новые документы. Таким образом, можно считать, что на разных серверах находятся одни и те же базы данных с идентичными документами. Накапливающиеся по мере работы различия между базами устраняются в ходе репликации.

А теперь скажите сами, является ли Notes просто еще одним набором офисных программ и какова его роль в организации безбумажного офиса? В свете этого вопроса хотелось бы поделиться "секретом", знание которого мне кажется едва ли не важнейшим для всей работы с Notes.

Обратите внимание, что я изо всех сил старался употреблять слова и выражения из административно-управленческого, а не программистского лексикона. И делал это для того, чтобы подвести к ключевому выводу: Lotus Notes не требует ломки традиционной, выверенной годами, технологии делопроизводства и обработки документов. Напротив, предлагаются средства для решения возникающих при организации документооборота задач. Поэтому Lotus Notes можно практически безболезненно "подложить" под имеющийся в организации документооборот.

При переходе на безбумажную технологию просто не будет нужды "пробивать стены", если только говорить с заказчиком и пользователями системы на одном языке, не нарушать освященные временем и практикой каноны документооборота... и устанавливать не что-нибудь, а Lotus Notes!

Евгений Щербатюк