А зачем нужны Domino и Notes?
Можете поверить, этот откровенный вопрос вынесен в заголовок вовсе не потому, что на него есть блестящий ответ. Нужно своевременно отыскать просто удовлетворительный ответ, иначе будет трудно, если вообще возможно, оправдать затраты сил и средств на Lotus Notes. Только так удастся не просто избежать неудачи и разочарования в Notes, но запланировать успех и добиться его. В конце концов, никто не покупает микроскоп, чтобы колоть им орехи, верно?
(c) Компьютерная газета
При первом знакомстве с Notes (см. КГ N№ 38) задачи, решаемые с его помощью, практически не упоминались, был только отмечен их специфический корпоративный характер. Этого, конечно, недостаточно. Чтобы получить сведения из первых рук, навестите сайт www.lotus.com корпорации Lotus Development. Там есть целый раздел, посвященный применению Notes в различных сферах. Статьи, представленные в разделе, обладают особой ценностью потому, что представляют не рекомендации фирмы-производителя, а конкретный опыт организаций, успешно пользующихся продуктом. Интересно, что Lotus Development отмечает удивительную изобретательность пользователей, находящих для Notes применения, о которых разработчики и не помышляли.
Вот несколько позаимствованных оттуда примеров. Ревизор банка NationsBank говорит: "Раньше нам приходилось перелистывать туда и обратно полуметровые стопки документов. Весьма утомительное занятие. Теперь, с помощью Lotus Notes любой из нас может немедленно получить нужные сведения". Самый большой в США Chase Manhattan Bank (68000 служащих в 52 странах мира) в 1995 году разработал с использованием Lotus Notes систему обслуживания клиентов. Всего через год суммарный эффект от снижения затрат и роста прибыли составил 11 миллионов долларов.
И последний пример из мира финансов. Компания Direct Stock Market (DSM) создала на базе Lotus Domino Web-сайт, который представлял собою открытый аукцион, где DSM удалось свести воедино мелкие компании, нуждающиеся в займах, и заинтересованных вкладчиков. За счет достигнутого таким путем ускорения процедуры, DSM менее, чем за три месяца, троекратно окупила свои затраты. Клэй Уомэк, основатель и руководитель DSM, дал следующую оценку: "Большинству компаний разработка коммерческого Web-сайта обходится примерно в миллион долларов. Благодаря Domino мы уложились в 150 тысяч".
Есть и другие области применения Lotus Notes. Так, одна из компаний использует продукт для организации взаимодействия между своими оптовыми складами, другая - для обмена информацией между складами и розничными торговыми точками. В фармацевтической отрасли существует система, при помощи которой производители лекарств и крупные покупатели оповещают друг друга о выпуске партий лекарств и о потребностях в препаратах. И первым и вторым это приносит ощутимую выгоду.
Возможно, эти и многие другие примеры из сферы большого бизнеса способны вдохновить сами по себе. Однако, не исключено, что они вызовут вздох, мол, это у них, а не у нас. Спустимся с заоблачных высот крупного зарубежного бизнеса и окунемся в... гм... наши реалии. Уверяю вас, что, вынырнув и приведя мысли в порядок, можно будет сделать один-единственный вывод: и проблемы, и пути их решения одни и те же, только условия разные.
Словами о корпоративном, промышленном масштабе Notes в качестве средства обмена информацией и организации групповой работы сказано практически все, но что это значит на практике? Попробуем для начала разобраться с промышленным масштабом. Прежде всего, Lotus Notes не является средством малой настольной автоматизации: это не MS Office и не Lotus Smart Suite. При помощи Notes можно-таки создавать так называемые приложения рабочего стола, обслуживающие нужды конкретного работника, но такой подход резко снижает потенциальную отдачу системы.
Разницу между "малой" личной и "корпоративной" служебной компьютеризацией легко увидеть в следующем примере. Каждому работнику приятно и удобно, когда при его компьютере есть принтер, но целям организации гораздо больше соответствует установка одного сетевого принтера для целого отдела. И техника оказывается загруженной на 100%, и появляется возможность контроля за ее целевым использованием, не говоря уже о прямой экономии. В случае с программным обеспечением такой же яркой пример найти труднее, но критерий весьма очевиден: одно отвечает интересам работника, а другое - целям руководства.
Начальство, честно говоря, очень мало волнует, насколько комфортно чувствует себя тот или иной подчиненный. Начальник обязан организовывать выполнение работ, контролировать ход их выполнения и отчитываться перед своим руководством. Исполнитель обязан выполнять и отчитываться. Организации, где дело обстоит иначе, автоматизации не поддаются в принципе, если только речь не идет о формальной необходимости "освоить" средства из инновационного фонда...
Вот действительная история того, как Notes помог в управлении проектом по разработке программного обеспечения. Ежедневная процедура сбора сведений о ходе работ на бумаге, ручная их обработка, сверка результатов с планом и графиком, оформление отчета руководителю и сам доклад занимали до двух часов. На сервере была размещена база данных (приложение Notes), где начальник группы собрал воедино все относящиеся к делу документы: первоначальные планы и графики, специальные формы заданий и отчетов для исполнителей.
Членов группы обязали ежедневно обращаться к базе для сверки с текущими заданиями и заполнения отчетных форм. С устными отговорками, каракулями на клочках бумаги и беготней между кабинетами было покончено. В силу дизайна базы, для вывода цифр, характеризующих состояние проекта, ручной работы требовалось совсем немного. Число походов к вышестоящему руководителю для отчета резко сократилось, так как последний получил доступ к серверу и мог ознакомиться с положением дел в любой момент. Оцените эффект, если появился инструмент контроля исполнительской дисциплины и производительности, а новая ежедневная процедура отнимала не более 20 минут, при том, что на разработку базы данных и развертывание системы потребовалось около двух дней.
Вот применение Notes, в котором нет акцента на организации групповой работы, а основное значение имеет обеспечение доступности информации. Хотя сказанное верно для всех организаций, в некоторых из них возможность немедленного извлечения из обширного делового архива определенной группы взаимосвязанных документов играет важнейшую роль. Примером может служить компания, специализирующаяся на обслуживании взаиморасчетов, или юридическая служба, ведущая дела множества клиентов.
В данных случаях Notes может применяться так. Сотрудники оформляют рабочие документы в обычном порядке, то есть при помощи приложений MS Office, но сохраняют их не на локальных дисках и даже не на файл-сервере организации, а в соответствующих базах данных. В Notes даже есть специальные шаблоны баз данных для так называемых библиотек документов Office и Smart Suite. База играет роль шкафа с папками дел. Как и при ручной обработке документов делопроизводителем, каждый из них снабжается "корешком", учетной карточкой, что и позволяет представлять эти документы сгруппированными по различным наборам признаков. Неоценимую услугу оказывает механизм полнотекстового поиска Notes с индексаций содержания вложенных документов. Таким образом обслуживаются нестандартные запросы на выборку документов.
Архив документов может быть и динамичным, как в описанном случае, и статичным, представляя собою однажды созданную и эпизодически дополняемую информационную систему. Великолепным примером такой системы служит справочная база Notes. Не знаю, какое впечатление этот факт произвел на вас, но я был немало удивлен, когда увидел, что она не является специально сделанной частью оболочки, а представляет собою обычное приложение, базу данных Notes.
Применений Lotus Notes великое множество, но самым многообещающим и одновременно самым трудным я бы назвал автоматизацию бюрократических процедур. Если вдуматься, то львиная доля труда по управлению фирмой или предприятием состоит именно в организации бюрократических процедур. В их ходе оформляются документы, фиксирующие факты производственной деятельности. Эти документы сводятся воедино и обрабатываются, в результате чего появляются новые документы и так далее, и так далее.
Скажем, чтобы заключить договор, нужно пройти одну процедуру. Чтобы получить товар со склада - другую. Таких процедур много, и люди с документами в руках следуют их путями. Так вот, документ может путешествовать сам или в виде электронного черновика (его в самом конце пути напечатают и заверят), или электронной справки (о факте существования "законного" бумажного документа).
Это и называют электронным документооборотом. Его достоинство - в сокращении времени обработки/прохождения документов, в немедленном извлечении документов из электронного архива или специальной справочной базы. Кстати, руководители сетуют именно на то, что информация в принципе есть, но воспользоваться ею практически невозможно. Коммерческий директор физически не может бегать к кладовщикам и рыться в складской картотеке, когда решает вопросы о закупках!
Сложность электронного документооборота в том, что, во-первых, у нас привыкли доверять только бумаге, во-вторых, сами процедуры достаточно сложны и их очень много, в-третьих, все время приходится балансировать. С одной стороны, нужно автоматизировать рабочие места исполнителей, с другой - такая автоматизация должна быть минимально необходимой, ибо "никто не обнимет необъятного", а за деревьями очень легко просмотреть лес. С рабочего стола акцент переносится на деловой процесс, что в нашей практике тоже необычно.
Еще приходится искать разумный компромисс между автоматической обработкой формальной отчетности, например бухгалтерской, и неформальной оперативной информации для руководства. Еще одно противоречие: интересы руководства должны удовлетворяться прежде всего, а информация для него появится не раньше, чем будут компьютеризированы рабочие места исполнителей. Хватит, больше ни слова, поскольку не собираюсь делать вид, что способен в нескольких абзацах выразить суть того, о чем во всем мире пишутся тома и тома...
Напоследок хотелось бы высказаться в пользу простых приложений и пошаговых разработок, для которых так хорошо приспособлен Notes. Опыт свидетельствует, что книжные примеры "адекватно сложных программных решений для сложных корпоративных проблем" - чистейшей воды маниловщина. Простота подхода Notes на деле означает декларацию размеренного движения в избранном направлении. Без патетического провозглашения глобальных целей, без обещания единовременных великих свершений. Мечты мечтами, а в жизни приходится решать вопрос: "В конце концов, вам шашечки или ехать?">
Евгений Щербатюк
(c) Компьютерная газета
При первом знакомстве с Notes (см. КГ N№ 38) задачи, решаемые с его помощью, практически не упоминались, был только отмечен их специфический корпоративный характер. Этого, конечно, недостаточно. Чтобы получить сведения из первых рук, навестите сайт www.lotus.com корпорации Lotus Development. Там есть целый раздел, посвященный применению Notes в различных сферах. Статьи, представленные в разделе, обладают особой ценностью потому, что представляют не рекомендации фирмы-производителя, а конкретный опыт организаций, успешно пользующихся продуктом. Интересно, что Lotus Development отмечает удивительную изобретательность пользователей, находящих для Notes применения, о которых разработчики и не помышляли.
Вот несколько позаимствованных оттуда примеров. Ревизор банка NationsBank говорит: "Раньше нам приходилось перелистывать туда и обратно полуметровые стопки документов. Весьма утомительное занятие. Теперь, с помощью Lotus Notes любой из нас может немедленно получить нужные сведения". Самый большой в США Chase Manhattan Bank (68000 служащих в 52 странах мира) в 1995 году разработал с использованием Lotus Notes систему обслуживания клиентов. Всего через год суммарный эффект от снижения затрат и роста прибыли составил 11 миллионов долларов.
И последний пример из мира финансов. Компания Direct Stock Market (DSM) создала на базе Lotus Domino Web-сайт, который представлял собою открытый аукцион, где DSM удалось свести воедино мелкие компании, нуждающиеся в займах, и заинтересованных вкладчиков. За счет достигнутого таким путем ускорения процедуры, DSM менее, чем за три месяца, троекратно окупила свои затраты. Клэй Уомэк, основатель и руководитель DSM, дал следующую оценку: "Большинству компаний разработка коммерческого Web-сайта обходится примерно в миллион долларов. Благодаря Domino мы уложились в 150 тысяч".
Есть и другие области применения Lotus Notes. Так, одна из компаний использует продукт для организации взаимодействия между своими оптовыми складами, другая - для обмена информацией между складами и розничными торговыми точками. В фармацевтической отрасли существует система, при помощи которой производители лекарств и крупные покупатели оповещают друг друга о выпуске партий лекарств и о потребностях в препаратах. И первым и вторым это приносит ощутимую выгоду.
Возможно, эти и многие другие примеры из сферы большого бизнеса способны вдохновить сами по себе. Однако, не исключено, что они вызовут вздох, мол, это у них, а не у нас. Спустимся с заоблачных высот крупного зарубежного бизнеса и окунемся в... гм... наши реалии. Уверяю вас, что, вынырнув и приведя мысли в порядок, можно будет сделать один-единственный вывод: и проблемы, и пути их решения одни и те же, только условия разные.
Словами о корпоративном, промышленном масштабе Notes в качестве средства обмена информацией и организации групповой работы сказано практически все, но что это значит на практике? Попробуем для начала разобраться с промышленным масштабом. Прежде всего, Lotus Notes не является средством малой настольной автоматизации: это не MS Office и не Lotus Smart Suite. При помощи Notes можно-таки создавать так называемые приложения рабочего стола, обслуживающие нужды конкретного работника, но такой подход резко снижает потенциальную отдачу системы.
Разницу между "малой" личной и "корпоративной" служебной компьютеризацией легко увидеть в следующем примере. Каждому работнику приятно и удобно, когда при его компьютере есть принтер, но целям организации гораздо больше соответствует установка одного сетевого принтера для целого отдела. И техника оказывается загруженной на 100%, и появляется возможность контроля за ее целевым использованием, не говоря уже о прямой экономии. В случае с программным обеспечением такой же яркой пример найти труднее, но критерий весьма очевиден: одно отвечает интересам работника, а другое - целям руководства.
Начальство, честно говоря, очень мало волнует, насколько комфортно чувствует себя тот или иной подчиненный. Начальник обязан организовывать выполнение работ, контролировать ход их выполнения и отчитываться перед своим руководством. Исполнитель обязан выполнять и отчитываться. Организации, где дело обстоит иначе, автоматизации не поддаются в принципе, если только речь не идет о формальной необходимости "освоить" средства из инновационного фонда...
Вот действительная история того, как Notes помог в управлении проектом по разработке программного обеспечения. Ежедневная процедура сбора сведений о ходе работ на бумаге, ручная их обработка, сверка результатов с планом и графиком, оформление отчета руководителю и сам доклад занимали до двух часов. На сервере была размещена база данных (приложение Notes), где начальник группы собрал воедино все относящиеся к делу документы: первоначальные планы и графики, специальные формы заданий и отчетов для исполнителей.
Членов группы обязали ежедневно обращаться к базе для сверки с текущими заданиями и заполнения отчетных форм. С устными отговорками, каракулями на клочках бумаги и беготней между кабинетами было покончено. В силу дизайна базы, для вывода цифр, характеризующих состояние проекта, ручной работы требовалось совсем немного. Число походов к вышестоящему руководителю для отчета резко сократилось, так как последний получил доступ к серверу и мог ознакомиться с положением дел в любой момент. Оцените эффект, если появился инструмент контроля исполнительской дисциплины и производительности, а новая ежедневная процедура отнимала не более 20 минут, при том, что на разработку базы данных и развертывание системы потребовалось около двух дней.
Вот применение Notes, в котором нет акцента на организации групповой работы, а основное значение имеет обеспечение доступности информации. Хотя сказанное верно для всех организаций, в некоторых из них возможность немедленного извлечения из обширного делового архива определенной группы взаимосвязанных документов играет важнейшую роль. Примером может служить компания, специализирующаяся на обслуживании взаиморасчетов, или юридическая служба, ведущая дела множества клиентов.
В данных случаях Notes может применяться так. Сотрудники оформляют рабочие документы в обычном порядке, то есть при помощи приложений MS Office, но сохраняют их не на локальных дисках и даже не на файл-сервере организации, а в соответствующих базах данных. В Notes даже есть специальные шаблоны баз данных для так называемых библиотек документов Office и Smart Suite. База играет роль шкафа с папками дел. Как и при ручной обработке документов делопроизводителем, каждый из них снабжается "корешком", учетной карточкой, что и позволяет представлять эти документы сгруппированными по различным наборам признаков. Неоценимую услугу оказывает механизм полнотекстового поиска Notes с индексаций содержания вложенных документов. Таким образом обслуживаются нестандартные запросы на выборку документов.
Архив документов может быть и динамичным, как в описанном случае, и статичным, представляя собою однажды созданную и эпизодически дополняемую информационную систему. Великолепным примером такой системы служит справочная база Notes. Не знаю, какое впечатление этот факт произвел на вас, но я был немало удивлен, когда увидел, что она не является специально сделанной частью оболочки, а представляет собою обычное приложение, базу данных Notes.
Применений Lotus Notes великое множество, но самым многообещающим и одновременно самым трудным я бы назвал автоматизацию бюрократических процедур. Если вдуматься, то львиная доля труда по управлению фирмой или предприятием состоит именно в организации бюрократических процедур. В их ходе оформляются документы, фиксирующие факты производственной деятельности. Эти документы сводятся воедино и обрабатываются, в результате чего появляются новые документы и так далее, и так далее.
Скажем, чтобы заключить договор, нужно пройти одну процедуру. Чтобы получить товар со склада - другую. Таких процедур много, и люди с документами в руках следуют их путями. Так вот, документ может путешествовать сам или в виде электронного черновика (его в самом конце пути напечатают и заверят), или электронной справки (о факте существования "законного" бумажного документа).
Это и называют электронным документооборотом. Его достоинство - в сокращении времени обработки/прохождения документов, в немедленном извлечении документов из электронного архива или специальной справочной базы. Кстати, руководители сетуют именно на то, что информация в принципе есть, но воспользоваться ею практически невозможно. Коммерческий директор физически не может бегать к кладовщикам и рыться в складской картотеке, когда решает вопросы о закупках!
Сложность электронного документооборота в том, что, во-первых, у нас привыкли доверять только бумаге, во-вторых, сами процедуры достаточно сложны и их очень много, в-третьих, все время приходится балансировать. С одной стороны, нужно автоматизировать рабочие места исполнителей, с другой - такая автоматизация должна быть минимально необходимой, ибо "никто не обнимет необъятного", а за деревьями очень легко просмотреть лес. С рабочего стола акцент переносится на деловой процесс, что в нашей практике тоже необычно.
Еще приходится искать разумный компромисс между автоматической обработкой формальной отчетности, например бухгалтерской, и неформальной оперативной информации для руководства. Еще одно противоречие: интересы руководства должны удовлетворяться прежде всего, а информация для него появится не раньше, чем будут компьютеризированы рабочие места исполнителей. Хватит, больше ни слова, поскольку не собираюсь делать вид, что способен в нескольких абзацах выразить суть того, о чем во всем мире пишутся тома и тома...
Напоследок хотелось бы высказаться в пользу простых приложений и пошаговых разработок, для которых так хорошо приспособлен Notes. Опыт свидетельствует, что книжные примеры "адекватно сложных программных решений для сложных корпоративных проблем" - чистейшей воды маниловщина. Простота подхода Notes на деле означает декларацию размеренного движения в избранном направлении. Без патетического провозглашения глобальных целей, без обещания единовременных великих свершений. Мечты мечтами, а в жизни приходится решать вопрос: "В конце концов, вам шашечки или ехать?">
Евгений Щербатюк
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 43 за 1999 год в рубрике soft :: субд
