Компьютер бухгалтеру
Практика уже сегодня подтверждает тот факт, что самыми эффективно работающими на рынке являются те предприятия, которые быстрее всех могут собрать информацию, обработать ее с целью последующего анализа и принять оптимальные решения.
Для этого необходима в первую очередь четко отлаженная бухгалтерская система, охватывающая все аспекты многогранного учета и основанная на использовании первичной информации.
Комплексность бухгалтерской системы подразумевает организацию работ, основанную на ведении учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Порядок работы с такой программой должен иметь следующий алгоритм:
Первичный бухгалтерский документ
Формирование проводок
Внесение записей и составление учетных регистров (ведомости, журналы-ордера, карточки счетов и т.д.)
Формирование баланса и отчетности
Информация должна вноситься в отдельных автоматизированных рабочих местах (АРМах) один раз и становиться доступной для работы (просмотра, корректировки, расчетов) везде, где это необходимо.
Особое внимание в автоматизированной системе должно быть уделено организации аналитического учета. Как показывает опыт, пользователя удовлетворяет лишь такой подход, когда ведется многоуровневый аналитический учет. Например, в кассе важно получать информацию в целом по синтетическому счету "Касса" (первый уровень), организовать учет поматериально - ответственным лицам (второй уровень), а также в разрезе структурных подразделений (третий уровень). Но также важно представить в некоторых случаях пользователю возможность в получении информации и по экономическому содержанию хозяйственных операций (выручка от реализации, возврат подотчетных сумм, получение денег с расчетного счета и т.д.).
Одной из ключевых характеристик функциональной полноты системы комплексной автоматизации бухучета является, бесспорно, наличие возможности объединения всех АРМов в единую базу вплоть до Главной книги и Баланса, а также автоматизированный расчет налогов, причем с учетом специфики законодательства РБ.
Решение всего комплекса проблем, стоящих перед программным обеспечением такого класса, не является простой задачей, как может показаться на первый взгляд. Практика показывает, что применение "коробочных" программных продуктов сказывается отрицательно прежде всего на самих пользователях-бухгалтерах. В этом заключается специфика данного типа программ, так как подобрать универсальное средство для такой трудоемкой сферы деятельности, как бухучет, просто невозможно. В реальной жизни даже наличие наряду со стандартными дополнительных функций настройки не в состоянии удовлетворить все запросы заказчика по причине специфики каждого предприятия, а также принятой учетной политики.
Именно в силу данных моментов, представляющих краеугольный камень проблем любой бухгалтерии, белорусским научно-производственным предприятием "С-Сервис Информ" был разработан инструмент для решения широкого спектра расчетных задач по бухгалтерскому и оперативному учету - "БУХСИСТЕМА".
Разработка программы комплексной автоматизации бухучета "БУХСИСТЕМА" базируется на передовом языке программирования Сlarion, разработанным TopSpeedCorporation и являющимся одним из основных в Пентагоне США. Чем Этот язык универсален и наиболее применим для программ экономического назначения? Во-первых, он представляет собой своеобразную "золотую середину", объединяя в себе черты и языка общего назначения и языка баз данных. Во-вторых, хранение данных осуществляется в двоичном формате, что не требует перекодировки, следовательно, значительно увеличивается скорость доступа к данным и обработка учетной информации. В-третьих, в программе, написанной на Clarion, можно производить экспорт/импорт файлов баз данных в/из структур DBF (Fox pro, Clipper), DIF (формат межзадачного обмена), MS Exel. И, наконец, оптимизирующий транслятор позволяет получать бухгалтерскую программу с минимальным размером и устойчивой работой с большими объемами информации (до 1млн. бухгалтерских записей!). Брюс Д. Баррингтон, главный инженер TopSpeedCorporation, так рассказывал о необходимости создания языка Сlarion: "Тут мне пришло в голову, что, может быть, всем действительно нужен один язык программирования - универсальный, ориентированный на административные и экономические задачи... Может показаться противоречивым сочетание "универсальный язык, ориентированный на экономические задачи", но в мире ПК много языков, предназначенных для решения экономических задач, которые трудно назвать универсальными... Большинство языков баз данных не являются универсальными, это скорее набор инструкций, предназначенных для исполнения программой управления базами данных. Даже язык СУБД dBase, который можно компиллировать и выполнять отдельно от самой СУБД, не может, честно говоря, считаться универсальным языком программирования".
Универсальный язык программирования Сlarion не засоряет программу, в частности "БУХСИСТЕМУ", собственным "интуитивно понятным интерфейсом" и управляет всей совокупностью возможностей, заложенных в ПК, на котором установлена программа. Это значит, что программа в состоянии прочитать любой раздел любого файла, доступного операционной системе.
"БУХСИСТЕМА" - программа с разноотраслевой адаптацией. Система успешно эксплуатируется более чем на 200 предприятиях Республики Беларусь различных форм собственности и видов деятельности.
Многопрофильность системы обусловлена тем, что она настраивается на любой план счетов, в том числе и бюджетных учреждений. Доступны все возможности гибкого учета с использованием нескольких многоуровневых (счет, субсчет и код аналитического учета) планов счетов одновременно.
Для бухгалтера очень важно функционирование программы в так называемом реальном режиме времени, то есть чтобы любое изменение, за любой период времени, в любом АРМе автоматически отражалось во всех необходимых отчетных формах, оборотках, балансе без необходимости повторного ввода. Поэтому данный принцип реализован в "БУХСИСТЕМЕ", что значительно облегчает работу и экономит трудозатраты.
Автоматизируются как малые, так и более крупные предприятия, поэтому в сетевом варианте можно организовать до 50 рабочих мест. Но вне зависимости от размера предприятия, всегда актуально наличие функции доступа в работе с бухгалтерской программой, как носителем коммерческой информации, которая является многоуровневой: имеется возможность закрывать паролем отдельные блоки (например, ТМЦ), подразделения внутри блоков (например, склады внутри ТМЦ) и т.д.
В условиях постоянного государственного регулирования часто возникает необходимость проводить различные виды переоценок основных средств. Блок "Основные средства" рассматриваемого пакета оснащен инструментарием, выполняющим разнообразные алгоритмы переоценок, что особо насущно у предприятий, имеющих ведомственную подчиненность. Подобная задача была успешно решена на "БелавтоМАЗремстроймонтаже", находящемся в составе Минпрома, когда в апреле 1998 года сначала вышла директива по переоценке основных средств, а затем, повторно, о возврате первоначальной стоимости по состоянию на 1 января 1998 года и расчетом остаточной стоимости с учетом сумм износа, начисленных за первые три месяца. Система производит любые виды автоматических переоценок, поэтому учет большой номенклатуры основных средств не представляет особой проблемы. Данные об остаточной, первоначальной стоимости, износе можно получить на любой момент времени. Наряду с основными средствами в блоке предусмотрен учет и нематериальных активов. Бухгалтеру достаточно только ввести сумму по объекту учета и срок его списания (например, лицензия на осуществление деятельности по производству компьютеров, выданная на пять лет, - вводится ее стоимость и срок действия). Ежемесячное списание производится автоматически.
Одной из проблем, возникающих на предприятиях, в особенности строительных, является учет износа МБП в части спецодежды и специнвентаря. В блоке "МБП" данный раздел учета автоматизирован и можно производить помесячное начисление износа. Машина автоматически вычисляет месячную норму списания МБП в зависимости от срока их службы.
В блоке "Заработная плата" комплекса "БУХСИСТЕМА" предусмотрено решение ряда бухгалтерских задач, до недавневого времени выполнявшихся исключительно вручную. Помимо наличия уже ставших традиционными функциональных возможностей, представленных в программах-аналогах, в блоке "Заработная плата" полностью автоматизирован участок экономиста, который позволяет вести автоматический расчет приработка как с учетом КТУ, так и выделенных сумм. Причем программа сама отслеживает, чтобы расчетная величина приработка не превышала фактическую. При расчетах квартальных, полугодовых и годовых премий учитываются предыдущие начисления и удержания по определенным видам (кодам). В случае корректировок каких-либо данных по заработной плате за предыдущий период происходит автоматический перерасчет показателей на текущую дату. Например: в декабре выявлена недоначисленная сумма по з/п Иванова С.В., образовавшаяся в октябре. Бухгалтер просто добавляет эту сумму к октябрьской з/п, а машина автоматически производит пересчет всех последующих начислений (отпускных, больничных и т.д.) и удержаний вплоть до текущих расчетов. В блоке также реализован отдел кадров (личные карточки, справочники и классификаторы по должностям и категориям работников, непрерывность стажа, алименты, даты рождения и многое другое).
Благодаря своей комплексной направленности система автоматизирует учет и в торговле. Так, блок "ТМЦ (склад)" включает в себя контур торговли и управления продажами: заказ товаров, комплектация в зависимости от оплаты, резервирование товаров в различных режимах, срочная допоставка, оптимизация складских запасов (математическая модель АВС-анализ). Ведется количественный и суммовой (многовалютный) учет товаров, планируется их приход и резервируются остатки в зависимости от сезонности и других факторов.
При разработке программы комплексной автоматизации бухучета "БУХСИСТЕМА" специалистами НПП "С-Сервис Информ" учитывалось множество моментов: от постановки задач квалифицированными бухгалтерами и аудиторами до учета требований максимально широкого круга пользователей. Поэтому параллельно с наличием в программе функций, значительно облегчающих и скрашивающих картину серых трудовых будней бухгалтеров, "БУХСИСТЕМА" абсолютно не требовательна к мощности и быстродействию компьтера. Как следствие, у предприятия-заказчика нет необходимости обновлять свой компьютерный парк и производить значительные капиталовложения для закупки высокопроизводительных ПЭВМ.
Максим Костюченко
Для этого необходима в первую очередь четко отлаженная бухгалтерская система, охватывающая все аспекты многогранного учета и основанная на использовании первичной информации.
Комплексность бухгалтерской системы подразумевает организацию работ, основанную на ведении учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Порядок работы с такой программой должен иметь следующий алгоритм:
Первичный бухгалтерский документ
Формирование проводок
Внесение записей и составление учетных регистров (ведомости, журналы-ордера, карточки счетов и т.д.)
Формирование баланса и отчетности
Информация должна вноситься в отдельных автоматизированных рабочих местах (АРМах) один раз и становиться доступной для работы (просмотра, корректировки, расчетов) везде, где это необходимо.
Особое внимание в автоматизированной системе должно быть уделено организации аналитического учета. Как показывает опыт, пользователя удовлетворяет лишь такой подход, когда ведется многоуровневый аналитический учет. Например, в кассе важно получать информацию в целом по синтетическому счету "Касса" (первый уровень), организовать учет поматериально - ответственным лицам (второй уровень), а также в разрезе структурных подразделений (третий уровень). Но также важно представить в некоторых случаях пользователю возможность в получении информации и по экономическому содержанию хозяйственных операций (выручка от реализации, возврат подотчетных сумм, получение денег с расчетного счета и т.д.).
Одной из ключевых характеристик функциональной полноты системы комплексной автоматизации бухучета является, бесспорно, наличие возможности объединения всех АРМов в единую базу вплоть до Главной книги и Баланса, а также автоматизированный расчет налогов, причем с учетом специфики законодательства РБ.
Решение всего комплекса проблем, стоящих перед программным обеспечением такого класса, не является простой задачей, как может показаться на первый взгляд. Практика показывает, что применение "коробочных" программных продуктов сказывается отрицательно прежде всего на самих пользователях-бухгалтерах. В этом заключается специфика данного типа программ, так как подобрать универсальное средство для такой трудоемкой сферы деятельности, как бухучет, просто невозможно. В реальной жизни даже наличие наряду со стандартными дополнительных функций настройки не в состоянии удовлетворить все запросы заказчика по причине специфики каждого предприятия, а также принятой учетной политики.
Именно в силу данных моментов, представляющих краеугольный камень проблем любой бухгалтерии, белорусским научно-производственным предприятием "С-Сервис Информ" был разработан инструмент для решения широкого спектра расчетных задач по бухгалтерскому и оперативному учету - "БУХСИСТЕМА".
Разработка программы комплексной автоматизации бухучета "БУХСИСТЕМА" базируется на передовом языке программирования Сlarion, разработанным TopSpeedCorporation и являющимся одним из основных в Пентагоне США. Чем Этот язык универсален и наиболее применим для программ экономического назначения? Во-первых, он представляет собой своеобразную "золотую середину", объединяя в себе черты и языка общего назначения и языка баз данных. Во-вторых, хранение данных осуществляется в двоичном формате, что не требует перекодировки, следовательно, значительно увеличивается скорость доступа к данным и обработка учетной информации. В-третьих, в программе, написанной на Clarion, можно производить экспорт/импорт файлов баз данных в/из структур DBF (Fox pro, Clipper), DIF (формат межзадачного обмена), MS Exel. И, наконец, оптимизирующий транслятор позволяет получать бухгалтерскую программу с минимальным размером и устойчивой работой с большими объемами информации (до 1млн. бухгалтерских записей!). Брюс Д. Баррингтон, главный инженер TopSpeedCorporation, так рассказывал о необходимости создания языка Сlarion: "Тут мне пришло в голову, что, может быть, всем действительно нужен один язык программирования - универсальный, ориентированный на административные и экономические задачи... Может показаться противоречивым сочетание "универсальный язык, ориентированный на экономические задачи", но в мире ПК много языков, предназначенных для решения экономических задач, которые трудно назвать универсальными... Большинство языков баз данных не являются универсальными, это скорее набор инструкций, предназначенных для исполнения программой управления базами данных. Даже язык СУБД dBase, который можно компиллировать и выполнять отдельно от самой СУБД, не может, честно говоря, считаться универсальным языком программирования".
Универсальный язык программирования Сlarion не засоряет программу, в частности "БУХСИСТЕМУ", собственным "интуитивно понятным интерфейсом" и управляет всей совокупностью возможностей, заложенных в ПК, на котором установлена программа. Это значит, что программа в состоянии прочитать любой раздел любого файла, доступного операционной системе.
"БУХСИСТЕМА" - программа с разноотраслевой адаптацией. Система успешно эксплуатируется более чем на 200 предприятиях Республики Беларусь различных форм собственности и видов деятельности.
Многопрофильность системы обусловлена тем, что она настраивается на любой план счетов, в том числе и бюджетных учреждений. Доступны все возможности гибкого учета с использованием нескольких многоуровневых (счет, субсчет и код аналитического учета) планов счетов одновременно.
Для бухгалтера очень важно функционирование программы в так называемом реальном режиме времени, то есть чтобы любое изменение, за любой период времени, в любом АРМе автоматически отражалось во всех необходимых отчетных формах, оборотках, балансе без необходимости повторного ввода. Поэтому данный принцип реализован в "БУХСИСТЕМЕ", что значительно облегчает работу и экономит трудозатраты.
Автоматизируются как малые, так и более крупные предприятия, поэтому в сетевом варианте можно организовать до 50 рабочих мест. Но вне зависимости от размера предприятия, всегда актуально наличие функции доступа в работе с бухгалтерской программой, как носителем коммерческой информации, которая является многоуровневой: имеется возможность закрывать паролем отдельные блоки (например, ТМЦ), подразделения внутри блоков (например, склады внутри ТМЦ) и т.д.
В условиях постоянного государственного регулирования часто возникает необходимость проводить различные виды переоценок основных средств. Блок "Основные средства" рассматриваемого пакета оснащен инструментарием, выполняющим разнообразные алгоритмы переоценок, что особо насущно у предприятий, имеющих ведомственную подчиненность. Подобная задача была успешно решена на "БелавтоМАЗремстроймонтаже", находящемся в составе Минпрома, когда в апреле 1998 года сначала вышла директива по переоценке основных средств, а затем, повторно, о возврате первоначальной стоимости по состоянию на 1 января 1998 года и расчетом остаточной стоимости с учетом сумм износа, начисленных за первые три месяца. Система производит любые виды автоматических переоценок, поэтому учет большой номенклатуры основных средств не представляет особой проблемы. Данные об остаточной, первоначальной стоимости, износе можно получить на любой момент времени. Наряду с основными средствами в блоке предусмотрен учет и нематериальных активов. Бухгалтеру достаточно только ввести сумму по объекту учета и срок его списания (например, лицензия на осуществление деятельности по производству компьютеров, выданная на пять лет, - вводится ее стоимость и срок действия). Ежемесячное списание производится автоматически.
Одной из проблем, возникающих на предприятиях, в особенности строительных, является учет износа МБП в части спецодежды и специнвентаря. В блоке "МБП" данный раздел учета автоматизирован и можно производить помесячное начисление износа. Машина автоматически вычисляет месячную норму списания МБП в зависимости от срока их службы.
В блоке "Заработная плата" комплекса "БУХСИСТЕМА" предусмотрено решение ряда бухгалтерских задач, до недавневого времени выполнявшихся исключительно вручную. Помимо наличия уже ставших традиционными функциональных возможностей, представленных в программах-аналогах, в блоке "Заработная плата" полностью автоматизирован участок экономиста, который позволяет вести автоматический расчет приработка как с учетом КТУ, так и выделенных сумм. Причем программа сама отслеживает, чтобы расчетная величина приработка не превышала фактическую. При расчетах квартальных, полугодовых и годовых премий учитываются предыдущие начисления и удержания по определенным видам (кодам). В случае корректировок каких-либо данных по заработной плате за предыдущий период происходит автоматический перерасчет показателей на текущую дату. Например: в декабре выявлена недоначисленная сумма по з/п Иванова С.В., образовавшаяся в октябре. Бухгалтер просто добавляет эту сумму к октябрьской з/п, а машина автоматически производит пересчет всех последующих начислений (отпускных, больничных и т.д.) и удержаний вплоть до текущих расчетов. В блоке также реализован отдел кадров (личные карточки, справочники и классификаторы по должностям и категориям работников, непрерывность стажа, алименты, даты рождения и многое другое).
Благодаря своей комплексной направленности система автоматизирует учет и в торговле. Так, блок "ТМЦ (склад)" включает в себя контур торговли и управления продажами: заказ товаров, комплектация в зависимости от оплаты, резервирование товаров в различных режимах, срочная допоставка, оптимизация складских запасов (математическая модель АВС-анализ). Ведется количественный и суммовой (многовалютный) учет товаров, планируется их приход и резервируются остатки в зависимости от сезонности и других факторов.
При разработке программы комплексной автоматизации бухучета "БУХСИСТЕМА" специалистами НПП "С-Сервис Информ" учитывалось множество моментов: от постановки задач квалифицированными бухгалтерами и аудиторами до учета требований максимально широкого круга пользователей. Поэтому параллельно с наличием в программе функций, значительно облегчающих и скрашивающих картину серых трудовых будней бухгалтеров, "БУХСИСТЕМА" абсолютно не требовательна к мощности и быстродействию компьтера. Как следствие, у предприятия-заказчика нет необходимости обновлять свой компьютерный парк и производить значительные капиталовложения для закупки высокопроизводительных ПЭВМ.
Максим Костюченко
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 07 за 1999 год в рубрике del :: новости
