T-FLEX DOCs — решение проблем

В мире есть много разных систем, позволяющих организовать управление документами. Пожалуй, не стоит сравнивать их между собой, поскольку всегда можно отыскать один или несколько критериев, по которым одна система окажется много лучше других. В таком случае читателя может ждать глубокое разочарование. Он с интересом читает статью, радуется успехам полюбившейся с начала статьи системы, под конец даже гордится этими успехами, а на следующий день он возвращается к своей привычной работе и к своим проблемам, горько сожалея о том, что никто не поможет ему в их решении.
Очень часто можно услышать в высказываниях менеджеров информационных систем слова о том, что многое из написанного на страницах журналов не что иное, как информация, расширяющая кругозор. Так из газет и журналов мы узнаем, какая система лучше всего, а стоит купить такую систему, как сразу становится понятно, что, например, для обеспечения работы на десятках платформ пришлось пожертвовать многими удобствами интерфейса и возможностями. Еще хуже, когда Вам приводят в пример какого-нибудь именитого заказчика, и, купив систему, Вы обнаруживаете в ней массу интереснейших технических решений и специфических возможностей, которые просто необходимы тому самому заказчику и, откровенно говоря, вообще не нужны Вам.
Конечно, дела обстоят не так мрачно. Есть и счастливые пользователи, которым повезло с выбором системы, профессиональное чутье их не подвело. Теперь у них уже другие проблемы — проблемы "богатых", то есть, как расширить, обобщить, свести к единому весь документооборот, но таких, увы, единицы, а смотреть на крупные западные копании — только портить зрение и нервы.

В этой статье Вы не найдете удачных сравнений системы TFLEX DOCs с другими, ей подобными. Мы просто рассмотрим несколько известных проблем и попробуем их решить при помощи этой системы. Приступим.
T-FLEX DOCs версии 6.0 представляет собой продукт, предназначенный для решения трех основных задач: организации хранения и поиска документов различных типов, поддержки процесса разработки изделия с получением набора основных документов (спецификация и т.д.), а также организации взаимодействия пользователей и групп с контролем исполнения при отношениях "начальник-подчиненный". На данный момент структура системы такова, что выделить или обособить один из этих механизмов практически невозможно, и поэтому в описываемых ниже принципах использования мы не будем различать применяемые механизмы. Это справедливо еще и потому, что версия 6.0 не изменилась в цене, по сравнению с предыдущей, хотя ее функциональные возможности возросли многократно.

Одной из наиболее часто встречающихся проблем автоматизации предприятий и учреждений является организация ведения архива предприятия. Есть множество мнений как о самой проблеме, так и о методах ее решения. Мы хотим предложить методику, разработанную сотрудниками компаний "Топ Системы" г. Москва и ООО "Ормасэйл" г. Минск в тесном взаимодействии со специалистами минского акционерного общества "Атлант", производящего известные по всей стране холодильники. Мы умышленно выбрали именно этот пример, так как он позволяет увидеть те проблемы, которые ожидают пользователей тогда, когда, по их мнению, проблемы должны закончиться, а именно, когда уровень компьютеризации инженерных служб достигнет 30-40%. Казалось бы, живи и радуйся. Современные CAD системы позволяют получать реальный выигрыш при столь массовом использовании. И это факт. От чего же тогда беспрестанно болит голова у тех, кто несет ответственность за эффективность работы этой мощной современной техники? Ответ до смешного прост. Нас поджидают те же трудности, что были в те времена, когда компьютеров не было вообще, с той лишь разницей, что вместо пачек чертежей мы храним директории с файлами. Однако инженеры — люди серьезные, и административные меры все-таки помогают. Можно сказать, что из этой директории чертежи не берем, а вот в эту наоборот складываем, и что описание лежит в этой же директории в виде текстового файла с именем таким же, как и у описываемого чертежа. Это еще работает. Но стоило добавить сюда имена исполнителей и выдать несколько распоряжений, как администраторы забили тревогу. Оказалось, что одни и те же чертежи существуют в нескольких копиях и хранятся в разных местах. Когда один человек сообщает другому о внесенных изменениях, оказывается очень трудно догадаться, какая из пяти копий имеется в виду. А уж контролировать исполнение поручения и вовсе приходится по старинке. Вот и оказалось, что, несмотря на появление современнейшей техники и новейших программных средств проектирования, мы имеем все тот же документооборот, но уже сильно усложненный все теми же техническими новшествами, ведь сделать копию файла очень просто. Посмотрим, что может предложить система TFLEX DOCs в этом конкретном случае.

Во-первых, это, конечно, организация. T-FLEX DOCs представляет собой систему, построенную по классической схеме архитектуры Клиент-Сервер с централизованным хранением данных. Можно много и долго спорить о преимуществах и недостатках такого подхода, однако решение компании "Топ Системы" появилось в результате активного взаимодействия с системными администраторами различных компаний. Их мнение почти единодушно.
Сохранность хранилища файлов обеспечивается файловым сервером, разработанным специально для этой цели. Применяемый механизм позволяет не иметь разделяемых ресурсов ни на машине-сервере, ни на рабочем месте. Тем самым степень безопасности системы T-FLEX DOCs практически равна той, которая реализована в операционной системе (например, Windows NT). T-FLEX DOCs обладает механизмом создания иерархической структуры рабочих групп в сочетании с возможностью вхождения одного и того же пользователя в несколько рабочих групп одновременно. Это позволяет полностью сымитировать организационную структуру и взаимосвязи на предприятии, в том числе и такие экзотические возможности, как выделение начальников подразделений в особую элитную группу.
Хранилище документов с точки зрения пользователя T-FLEX DOCs представляет собой набор доступных ему архивов, которые были сформированы по разработанному на предприятии принципу. Архив в данном случае есть не что иное, как средство структуризации данных. Именно к архивам пользователь получает доступ в соответствии со своими привилегиями. Механизм разграничения прав доступа в T-FLEX DOCs весьма развит. В ваших руках назначить доступ или всем входящим в ту или иную рабочую группу, или назначить так называемый личный доступ для конкретного пользователя. Вы можете позволить пользователю редактировать документы указанного архива или ограничить его лишь заимствованием этих документов, а можете вовсе позволить только просмотр. Те архивы, с которыми тот или иной пользователь работать не должен, окажутся ему вообще не видны.

Все это в сочетании с хорошо продуманной структурой групп и пользователей дает весьма ощутимый эффект. Мы больше не теряем документы, каждый сотрудник имеет доступ лишь к определенной части хранилища, и соблазн полазить "где не следует" исчезает ввиду невозможности реализации. Уже неплохо, посмотрим дальше.
Документ в системе T-FLEX DOCs представляет собой глубоко спрятанный файл, замаскированный карточкой параметров документа. Среди этих параметров Вы найдете наименование и обозначение документа, его тип, определяющий, какими редакторами или средствами просмотра следует пользоваться при работе с этими документами, а также множество полезной информации о времени создания, авторе, дате последнего изменения и т.д.
Если же этих параметров недостаточно, то в Ваших руках простой механизм регистрации и добавления к документам параметров пользователя. Так, например, все документы из рабочего архива Иванова могут автоматически дополняться параметром "дата планируемой сдачи проекта", а все документы, имеющие тип "Техническое предложение" параметром "резолюция". Такой подход к регистрации документов прост и очевиден. Следует лишь отметить, что система поиска документов позволяет задавать условия поиска как по основным, так и по дополнительным параметрам.
Стоит заметить, что 6-я версия системы предоставляет возможности по поддержке функций канцелярии в параметрах любого документа, то есть T-FLEX DOCs не ограничивает область своего использования только техническими службами. Уже сегодня одно из крупных подразделений минского горисполкома использует эту систему для ведения своего далеко не технического документооборота.

Но вернемся к нашим чертежам и моделям. Еще один аспект использования T-FLEX DOCs остается за кадром. Не секрет, что какова бы ни была степень автоматизации предприятия, на нем всегда был и еще надолго останется бумажный архив. Учитывая этот факт, T-FLEX DOCs позволяет регистрировать бумажные документы наряду с электронными, с той лишь разницей, что при попытке отредактировать или просмотреть такой документ Вы получите сообщение о местоположении. В случае же электронного документа система проверит Ваши права на его редактирование и поместит указанный документ на Ваш Рабочий стол. Этот простой механизм используется в T-FLEX DOCs для поддержки коллективной работы над документами. Теперь можно не опасаться того, что два человека, работая над одним и тем же документом, внесут взаимоисключающие изменения или породят ненужные копии и, как следствие, путаницу.
Не менее важен и механизм взаимодействия пользователей между собой в процессе проектирования. Возможности рассылки сообщений и поручений позволяют своевременно оповещать одного или нескольких сотрудников, а также контролировать (в случае поручения) исполнение зарегистрированного требования каждым из исполнителей в отдельности. Следует отметить, что в результате испытаний системы T-FLEX DOCs в АО "Атлант" контрольные функции почтовой службы были расширены еще и контролем факта прочтения сообщения с оповещением отправителя об этом факте. Возможно, это выглядит смешно, но теперь отпала необходимость в многократном словесном дублировании посланий. Кроме чисто организационной функции, механизм поручений и сообщений позволяет связывать с текстом послания документ, который либо имеет отношение к тексту, либо должен объяснить что-либо получателю. Таким простым способом T-FLEX DOCs организует пересылку документов от одного пользователя другому без физического перемещения файлов по сети. Как легко: "Иванов, немедленно проверь этот чертеж и свяжись с технологами".

Что же мы имеем в итоге? Все документы собраны в хранилище, за сохранностью которого следит опытный администратор. Пользователи в строгом соответствии со своими правами получают доступ к тем или иным группам документов. Простой и быстрый поиск документов по их параметрам, в том числе и по назначенным самим пользователем. Автоматический выбор средств работы с документами различных типов. Полноценная почтовая служба, связывающая пользователей и используемые ими документы в режиме OnLine. Кажется, неплохо, но если мы упорядочили документы и научили пользователей взаимодействовать друг с другом, почему бы ни организовать весь процесс проектирования изделия? Для решения этой задачи в T-FLEX DOCs реализован специальный механизм ведения проектов. Логика его работы практически ничем не отличается от обычного стиля разработки любого проекта "на бумаге".

Проект — дерево элементов, связанных между собой в строгой иерархии. Все, как в жизни: от технического задания (один или несколько документов) в соответствии с приказом (поручение) приступаем к эскизному проектированию. Оговариваем список лиц, которые получат доступ к данному проекту, строим структуру основных компонентов будущего изделия. Есть чертежи — можно подключить, еще нет чертежей — ничего страшного, создаем карточку элемента проекта, присваиваем обозначение и наименование, назначаем разработчиков и утверждающих и т.д. После в процессе разработки появится чертеж и просто подключится к этому элементу. Еще позже в соответствии с оговоренным порядком утверждения этот элемент проекта получит статус "Утвержден" и его разработка завершится. Нет проблем и с внесением изменений. Взял документ, исправил, заполнил автоматически созданное извещение об изменениях. Хотите просмотреть все изменения по данному элементу проекта, — пожалуйста, специальная страничка в диалоге параметров элемента проекта. Здесь контроль на контроле: элемент не утвержден, пока не утверждены все слагающие его компоненты, хотите изменить документ, просто взятый Вами из архива, — система предупреждает Вас о попытке внесения изменений в утвержденные проекты и потребует соответствующего оформления Ваших действий. Кроме классических операций работы над проектом, T-FLEX DOCs предоставляет ряд уникальных возможностей. Здесь пользователь имеет возможность задать так называемый многовариантный документ, то есть набор документов, из которых в конкретное изделие будет включен лишь один. Это позволяет формировать несколько различных изделий на базе одного и того же проекта. Заметным облегчением процесса проектирования является механизм заимствования, когда часть утвержденного проекта включается во вновь создаваемый. Это позволяет избегать излишнего дублирования документов и автоматически распространять все вносимые в них изменения. Допускается подключение в проект подпроектов. Такой подход позволяет разграничить доступ пользователям к различным частям проекта.

Немаловажную роль в работе над проектом играет автоматическое получение спецификации, ведомостей материалов и покупных изделий. Словом, возможностей много и производители не думают сбавлять темп. Опыт общения с предприятиями и стремление к совместному решению проблем организации документооборота приносит свои плоды. Недаром компания "Топ Системы", работающая 7 лет на рынке САПР и производящая единственную в нашей стране параметрическую систему моделирования T-FLEX CAD, взялась за производство системы управления документами. Это не веяние времени — это пожелания пользователей, помощь им в решении сложнейших проблем, для решения которых необходим союз специалистов-производственников с профессиональными разработчиками. Впереди у компании "Топ Системы" еще много задач и планов, и будем надеяться, что те, кто стремится вывести свое производство на современный высокий уровень автоматизации найдут в лице этой компании надежного и удачного партнера.
Кочан Игорь, Нос Игорь