САПР Система управления документами иданными об изделиях Search 5.0

Большое количество статей, посвященных появившимся за последние 2-3 года отечественным и зарубежным системам электронного документооборота, позволяет предположить, что Вас, уважаемый читатель, уже не надо убеждать в необходимости использования специализированных систем для управления документами и ведения электронного архива. Более того, позволим себе также предположить, что, находясь в состоянии выбора такой системы, Вы для себя уже определили набор требований, приоритетов и пожеланий, которым должен отвечать электронный архив с Вашей точки зрения. В этой статье мы рассмотрим основные возможности системы ведения электронного архива предприятия Search 5.0, разработанной НПП "ИНТЕРМЕХ".
В области создания систем ведения электронных архивов НПП "ИНТЕРМЕХ" работает уже более 8 лет. Первые DOS-версии системы Search были достаточно скромными по своим функциональным возможностям и являлись фактически ориентированной на конструктора оболочкой типа Norton Commander. Но уже третья версия системы включала в себя возможности ведения проектов и получения состава изделия, но все еще работала под DOS и не обеспечивала масштабируемости архива до уровня крупного предприятия. Накопленный опыт работы с сотнями предприятий, развитие функциональных возможностей с учетом пожеланий пользователей, переход на архитектуру клиент-сервер и платформу Windows позволили поднять пятую версию системы Search на качественно новый уровень и обеспечить требования, предъявляемые к электронному архиву средними и крупными предприятиями.
Система построена в архитектуре клиент-сервер, в которой в качестве сервера базы данных архива может использоваться одна из СУБД — INTERBASE фирмы Borland или всем известный ORACLE. Обе СУБД имеют версии своих SQL-серверов, работающие на разных аппаратных и операционных платформах, поэтому, в зависимости от выбранной версии СУБД, серверная часть Search может работать на разных платформах — Windows 95 & NT, Novell Netware, UNIX, SUN и др.
Клиентская часть Search работает в ОС Windows 95 или NT 4.0 или более поздних версий.
Появившийся в 5-ой версии Search удаленный клиент обеспечивает доступ к архиву из WEB-браузеров (Internet Explorer, Netscape Navigator и др.) с любого компьютера, подключенного к Internet, а также позволяет подключить к единому архиву пользователей, работающих на рабочих станциях (SUN, Silicon Graphics и др.) в локальной сети предприятия.
Возможность выбора СУБД и платформы для сервера базы данных позволяют обеспечить необходимый уровень производительности системы для заданного количества пользователей:
— от персонального архива с использованием однопользовательской версии СУБД — например Local INTERBASE;
— до сетевого распределенного (многосерверного) архива крупного предприятия с сотнями пользователей.

Search 5.0 — три системы по цене одной
Система Search 5.0 предназначена для создания и ведения архива технической документации предприятия и управления его документооборотом. Важнейшей особенностью системы является то, что параллельно с архивом документов в Search ведется архив изделий, выпускаемых и используемых на предприятии, включая информацию о составе и применяемости этих изделий. Модуль маршрутизации документов позволяет организовать коллективную работу над проектами — выдачу заданий и контроль их исполнения, автоматизацию процедур согласования и утверждения документов. Таким образом, Search обеспечивает возможности, предоставляемые обычно тремя классами систем — собственно систем управления документами (в западной терминологии TDM — Technical Data Management), систем управления данными об изделиях (PDM — Product Data Management) и систем маршрутизации документов и заданий (Workflow). Гибкая структура архива
Электронный архив Search представляет собой базу данных, в которой система хранит документы и информацию, необходимую для их идентификации и поиска — обозначение, наименование, формат и т.д. С целью упорядочения документов по их статусу (утвержден/не утвержден), типу (конструкторские, технологические, канцелярские и т.д.) и другим признакам, Search обеспечивает гибкую модель своего электронного архива, в которой весь архив предприятия строится из необходимого количества архивов различного назначения и статуса (см. рис.1).
Для каждого из архивов администратор может определить различные свойства и настройки, влияющие на правила работы с документами из конкретного архива, такие как:
— права доступа пользователей к документам архива;
— набор дополнительных (пользовательских) параметров, которые будут иметь документы, помещенные в архив. Например, в архиве ОГК может храниться информация о конструктивных признаках деталей, в архиве технологов — маршруты техпроцессов, а в архиве канцелярии — входящие номера писем и адреса для ответов;
— минимальный набор подписей, которые документ должен иметь для того, чтобы система разрешила поместить его в этот архив;
— правила изменения документов архива — необходимость выпуска извещения об изменении с последующим утверждением произведенных изменений и др.
Таким образом, Search позволяет построить многоуровневый иерархический архив предприятия, соответствующий его организационной структуре и сложившемуся документообороту.

Различные типы документов
Search позволяет хранить в архиве любые типы документов — чертежи, спецификации, 3D-модели, схемы, текстовые документы и т.д. Для каждого типа документов можно назначить программы просмотра и редактирования документов данного типа, а входящий в состав системы вьюер Show-mini позволяет быстро просматривать чертежи АвтоКАДа и еще более 20 популярных форматов. В 5-ой версии системы добавлена поддержка составных документов:
— когда документ состоит из нескольких файлов — например, чертежи на нескольких листах, выполненных как отдельные файлы, гибридные чертежи TIFF+DWG (отсканированный и частично векторизованный чертеж) и др.;
— когда документ включает в себя ссылки на другие документы — например, 3D-сборка, включающая в себя ссылки на 3D-детали и т.п.
Учитывая, что на предприятиях хранится огромное количество документов, выполненных на бумаге, система позволяет занести в архив информацию о таких документах с возможностью дальнейшего их перевода в электронную форму.

Конструкторские спецификации
Исторически сложилось, что НПП "ИНТЕРМЕХ", выросшее из конструкторского подразделения Минского НИИ ЭВМ, с самого начала своей деятельности было ориентировано на автоматизацию прежде всего труда конструкторов — поэтому особое внимание в Search уделено конструкторским документам. В состав системы входит редактор конструкторских спецификаций, позволяющий создавать как обычные (единичные) спецификации, так и групповые спецификации форм А и Б по ЕСКД, а также спецификации на "парные" изделия (например, левое и правое исполнения), характерные для автомобильной промышленности.
Необходимо отметить, что НПП "ИНТЕРМЕХ" разработана комплексная САПР, позволяющая максимально автоматизировать процесс разработки конструкторско-технологической документации. В состав комплекса входят система 2D и 3D проектирования CADMECH, генератор текстовых конструкторских документов AVS, база данных стандартных изделий и материалов IMBASE, система проектирования техпроцессов TECHCARD и др.
Оригинальная технология проектирования "от сборочного чертежа к чертежам деталей" позволяет конструктору при разработке сборочного чертежа автоматически получать на 70-80% готовые рабочие чертежи деталей и полностью автоматизировать процесс выпуска спецификаций: передачу данных из чертежа в спецификацию, сортировку, простановку позиций на чертеже. Использование Search в составе комплекса систем "ИНТЕРМЕХ" позволяет автоматически регистрировать вновь разработанные чертежи деталей и узлов а архиве и избавляет от необходимости ручного ввода спецификаций.

Архив изделий
Конструкторские спецификации, занесенные в архив, служат источником информации, которую Search использует для ведения архива изделий, выпускаемых и используемых на предприятии, а также взаимосвязей между этими изделиями.
Одним из важнейших достоинств Search, по сравнению с другими системами документооборота, является то, что в Search четко разделены, а с другой стороны, глубоко взаимосвязаны понятия "документ" и "изделие". Например, по одному документу может выпускаться несколько исполнений изделия. В свою очередь, на изделие обычно выпускается целый ряд документов — спецификация, сборочный чертеж, техпроцесс, техническое задание и др.
Search предоставляет удобные средства для получения информации о взаимосвязях изделий и документов, такие как:
— состав изделия с возможностью раскрытия всех входящих в него узлов и подузлов и получения полного списка используемых в изделии узлов, деталей, стандартных изделий и материалов и их суммарного количества на данное изделие (см. рис.2). Для изделий, изготавливаемых по групповым конструкторским документам, информация о составе предоставляется раздельно по каждому исполнению изделия. Дополнительным сервисом является получение информации об отличиях конкретного исполнения от других. Фильтр по видам изделий позволяет исключить из отображения состава те виды изделий, которые в данный момент не интересуют пользователя, например показать только детали и крепеж.
— применяемость изделия в других изделиях. При этом можно получить информацию как о непосредственной, так и о полной применяемости изделия. Информация о применяемости содержит также суммарное количество, необходимое для выпуска того или иного изделия (см. рис. 3);
— наглядная графическая визуализация состава и применяемости изделия в виде схемы связей. Данный режим удобен при просмотре структуры изделий с большой степенью вложенности узлов и подузлов (см. рис. 4).
— документация на изделие. Search позволяет получить список всех документов, относящихся к выбранному изделию. При этом часть документов привязывается к изделию автоматически:

1. основной конструкторский документ на изделие — спецификация для "сборок" или чертеж для деталей;
2. для сборочных единиц — все документы, перечисленные в разделе "Документация" спецификации — сборочный чертеж, схема электрическая, чертеж общего вида и т.д.;
3. извещения об изменении документов на изделие;
4. техпроцессы на изделие, созданные в системе TECHCARD.
Кроме этого, обеспечивается возможность ручной привязки к изделию документов произвольного типа — например, техническое задание, расчеты, маркетинговые документы и т.д.
Важной функцией, позволяющей контролировать процесс разработки изделия, является получение полного комплекта документации на него, включая документы на входящие в него узлы, детали и т.д.

Управление доступом к документам
Управление доступом к документам позволяет администратору архива ограничить права доступа пользователей к документам из разных архивов. Поддерживаются различные виды прав доступа к документам — права на просмотр, изменение, удаление документов и др. Кроме того, система ведет журнал доступа к документам, в котором регистрируется вся история работы пользователей в системе. Из этого журнала можно получить такую информацию, как история операций с каким-либо документом, активность конкретного пользователя за определенный промежуток времени, попытки несанкционированного доступа к архиву и т.д.

Архивное хранилище документов
Хранение архивных копий документов в Search осуществляется в специальном централизованном хранилище документов на файл-сервере. Централизованное хранилище состоит из одного или нескольких так называемых электронных шкафов с документами, куда система помещает упакованные (сжатые в несколько раз) файлы архивируемых документов. По мере роста количества документов в архиве и уменьшения свободной дисковой памяти на файл-сервере, администратор системы имеет возможность создавать новые шкафы для хранения документов на других файл-серверах или компьютерах в локальной сети предприятия (см. рис. 5).
Хранение документов в централизованном хранилище исключает возможность получения доступа к документам в обход системы и сильно упрощает процедуру резервного копирования архива.

Поддержка групповой работы над проектом
Специальный модуль маршрутизации документов, входящий в систему, обеспечивает различные функции, необходимые при групповой работе над проектом — выдача рабочих заданий и контроль их исполнения, пересылка документов и рабочих запросов одним пользователем другому, рассылка сообщений и уведомлений и т.д.
Каждый документ в архиве имеет электронную карточку подписей, в которой Search фиксирует, кто, когда и в какой должности подписал данную версию документа. Система обеспечивает автоматизацию процедур согласования и утверждения документов путем их рассылки различным пользователям для сбора подписей. Гибкость маршрутизации обеспечивается наличием специализированного языка для составления мар-шрутов прохождения документов. Приведенный ниже пример маршрута демонстрирует простоту и наглядность языка маршрутизатора:
ПЕРЕСЛАТЬ ГРУППЕ НАЧАЛЬНИКИ_ОТДЕЛОВ ЛЮБОМУ
ПОДПИСАТЬ ДОКУМЕНТЫ КАК Начальник отдела
ПЕРЕСЛАТЬ ГРУППЕ НОРМОКОНТРОЛЕРЫ ЛЮБОМУ
ПОДПИСАТЬ КАК Нормоконтролер
ПЕРЕСЛАТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ HEIMAN
ПОДПИСАТЬ ИЗВЕЩЕНИЯ КАК Главный инженер
ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ В OGK
Учитывая то, что чаще всего используются одни и те же маршруты движения документов, администратор системы может создать список наиболее часто используемых маршрутов.

Проведение изменений утвержденных документов
При работе с технической документацией очень важным является вопрос сопровождения документации на протяжении всего жизненного цикла выпускаемых предприятием изделий. Изменение конструкторских и технологических документов строго регламентировано стандартами, требует выпуска специальных документов (извещений об изменениях), строгих процедур согласования всех изменений и зачастую занимает больше времени, чем разработка и выпуск самой документации.
Рассмотрим, как решены эти вопросы в системе Search 5.0. Во-первых, изменения в утвержденных документах производятся на основании извещений об изменениях (ИИ). Во-вторых, в состав системы входит специализированный редактор извещений об изменениях, позволяющий оформлять извещения в полном соответствии с требованиями ЕСКД. Поскольку на многих предприятиях безбумажная технология остается, может быть, не таким далеким, но все же завтрашним днем, существует необходимость вывода документов из электронного архива на бумажные носители. Исходя из этого, Search позволяет проводить изменения в бумажных копиях документов различными способами — как заменой (перевыпуском) документов, так и традиционными способами (подчисткой, зачеркиванием и т.д.). Электронная же версия документа всегда соответствует последней его редакции и после утверждения извещения становится актуальной. Для просмотра истории изменений в документе Search сохраняет его предыдущие версии в архиве и ведет список версий. Кроме ИИ, Search позволяет выпускать также предварительные извещения (ПИ) и предложения об изменении (ПР). Извещения могут выпускаться как на один, так и на несколько документов.
Редактор извещений (см. рис. 6) позволяет вставлять в извещение графические и текстовые фрагменты из документов, выполненных при помощи любых редакторов, поддерживающих OLE (чертежи АвтоКАДа, документы MS Word, Excel и т.д.).
Модуль маршрутизации документов позволяет обеспечить рассылку извещения всем держателям копий.

Поиск документов, выборки, получение отчетов
В Search заложены широкие возможности для поиска документов:
— быстрый поиск документа по первым буквам значения какого-либо параметра;
— поиск документов по заданному шаблону;
— поиск по применяемости и составу изделий;
— поиск по наличию у документов электронных подписей;
— поиск по содержанию файлов документов — поиск подстроки в файле документа;
— поиск по различным характеристикам файлов документов — шаблон имени файла, фильтр по датам и т.д.
Найденные любым из перечисленным способов, а также комбинацией этих способов, документы можно сохранить в архиве в виде выборок документов (см. рис.8).
Выборки документов являются мощным средством упорядочения документов внутри архива. Выборки могут быть общими, т.е. доступными всем пользователям архива, и персональные — доступные только создателю выборки. Выборка может быть составлена как вручную — из списка документов, отобранных произвольным образом, так и автоматически — по заданным критериям отбора документов, а также комбинированным способом.
Описанные возможности поиска документов и создания выборок в полной мере относятся также и к архиву изделий.

Быстрое первоначальное наполнение архива
Все говорят о необходимости внедрения электронного архива, но обычно не заостряют внимание на сложности и длительности самого процесса внедрения. Ценность архива определяется количеством документов, которые в нем хранятся — пустой архив бесполезен. В большинстве архивных систем, имеющихся на рынке, архив наполняется документами, которые создаются пользователями уже после установки архивной системы. А как быть с документами, которые были созданы ранее, — в лучшем случае предусматривается регистрация в архиве существующих документов с ручным заполнением карточки каждого документа (ввод с клавиатуры его обозначения, наименования и т.д.). Точно так же, вручную вводится информация о составе изделий. Процесс этот, как Вы понимаете, очень долгий и нудный. Но не при использовании Search.
— Во-первых, Search понимает внутренний формат файлов чертежей, созданных в системе АвтоКАД версий от 2.6 до 14, и умеет автоматически считывать информацию из основной надписи (штампа) чертежа и записывать ее в карточку чертежа при занесении его в архив. Еще более упрощает процедуру первоначального наполнения архива команда пакетного архивирования всех файлов заданного типа, имеющихся на компьютере.

— Во-вторых, если на Вашем предприятии имеется база данных (в каком угодно формате — dBase, ORACLE, TXT, двоичный и т.д.), содержащая информацию о перечне выпускаемых и используемых у вас изделий, деталей, покупных изделий, материалов и т.д., а еще лучше о составе и применяемости этих изделий, — в Search отработан механизм импорта этой информации в архив. После такого импорта Вы получите автоматически сгенерированные спецификации на сборочные единицы, а также произойдет автоматическая привязка к изделиям (сборкам, подсборкам, деталям и т.д.) чертежей, занесенных в архив на первом шаге.
В заключение хочется сказать, что Search 5.0, решая задачи управления документами (TDM) и данными об изделиях (PDM), с использованием технологий OLE Automation и COM, обеспечивает возможность передачи разнообразной архивной информации (например, состав и применяемость изделий) в различные подсистемы АСУП.

Щебетов Анатолий