Microsoft Outlook на первый взгляд
Microsoft Outlook на первый взгляд
Ну что же, если Microsoft Outlook 97 на вашей машине проинсталлирован успешно, то можно продвигаться дальше. В смысле - приступить к изучению возможностей этой достаточно уникальной программы. А проверить корректность установки весьма и весьма просто. При своем запуске Microsoft Outlook 97 заново производит подключение почтовых служб. Таким образом, если что-либо не так, то программа тут же собьется и "попросит" предоставить недостающие данные в ручном режиме. Если требуемая информация не будет предоставлена, то Microsoft Outlook 97 запустится в автономном режиме, весьма собой напоминающем обычный "оконный" Проводник, только с другим внешним видом. Однако полагаю, что установка программы закончилась нормально и Microsoft Outlook 97 готов к работе.
Внешне интерфейс Microsoft Outlook 97 состоит из трех основных частей. Слева расположена вертикальная панель основных режимов работы программы. Она включает в себя три группы ярлыков, объединенных по функциональному принципу. Группа Outlook является самой главной и включает ярлыки календаря, списка контактов, перечня задач, дневника, раздела входящей почтовой корреспонденции, электронного аналога отрывного блокнота и так далее. Отдельно, в нижней части левой панели, расположен заголовок раздела Почта, в котором собраны ярлыки служб по обработке корреспонденции (папки входящих и исходящих сообщений, папка отправленной корреспонденции и, естественно, "мусорка"). Еще ниже размещен заголовок Другие папки. Эта часть Microsoft Outlook 97 выполняет те же функции, что и Проводник Microsoft Windows 95. Теоретически им пользоваться достаточно удобно, однако лично я обращаюсь сюда крайне редко.
Справа в окне программы Microsoft Outlook 97 располагается рабочая панель того раздела, пиктограмма которого в настоящий момент активизирована. На рисунке 1 это Календарь. Собственно, в Microsoft Outlook 97 использован тот же принцип, что и в Проводнике. Справа показано то, что активизировано слева.
Вверху, как и во всех прикладных программах Microsoft Corporation, размещается системное меню и панели с инструментами, это самое меню дублирующими. Хочу сказать, что это очень и очень удобно, что бы там ни говорили противники Microsoft Corporation. Перемещение по интерфейсу Microsoft Outlook 97 осуществляется точно так же, как по любой другой программе "конторы дяди Билла". Абсолютно все доступно с помощью стандартной мыши. Однако параллельно с ней предусмотрены так называемые "горячие" клавиши, то есть заранее определенные комбинации, нажатие которых аналогично применению команд системного меню, но отнимает меньше времени. Что касается меня, то я достаточно широко ими пользуюсь, так как по собственному опыту знаю, насколько тяжела компьютерная мышь, если работать с нею часов по восемь в день. Кроме того, "горячие" клавиши на самом деле значительно быстрее. Что касается их полного перечня, то это тема одного из последующих материалов, а пока нелишне заняться настройкой Microsoft Outlook 97, как я выражаюсь, "под себя".
Дело в том, что настройка "по умолчанию" рассчитана прежде всего исходя из требований вовсе уж усредненного пользователя. Конечно, оно и понятно. Одним и тем же продуктом пользуются как развитые буржуи, так и в странах третьего мира. На всех не угодишь, а посему Microsoft Corporation изначально настраивает самый что ни на есть минимум характеристик, предоставляя пользователю донастроить остальное самостоятельно. Тем более, что эта процедура примитивно проста и понятна без специальной подготовки.
В Microsoft Outlook 97 перенастройке поддается совершенно все, включая внешний вид самой программы и составляющих ее модулей, однако до того момента, как вы не обретете собственный индивидуальный опыт работы с ней, трогать панели я бы не рекомендовал. Скорее всего достигнутый вами результат окажется хуже, чем тот вид, в котором Microsoft Outlook 97 предстает изначально. Впрочем, это совершенно не касается внутренних его характеристик.
Если в меню СЕРВИС запустить режим ПАРАМЕТРЫ, то это активизирует мастер настройки, с помощью которого программе Microsoft Outlook 97 можно сообщить всю необходимую для работы с ней информацию. Мастер настройки параметров представляет собой типовое окно со множеством поименованных вкладок, отвечающих за ту или иную часть работы программы. Начнем по порядку.
Вкладка Общие, как явствует из ее наименования, отвечает за самые общие характеристики работы. Это прежде всего запрос на подачу предупредительного сообщения перед удалением какого-либо элемента, запрос на использование звуковых сигналов в работе программы, запрос на использование крупных значков на панели инструментов и так далее. Конкретные советы по настройке общих характеристик дать трудно ввиду их индивидуальности. Лично я, например, не использую крупные значки, зато предпочитаю звуковые сигналы, так как постоянно пользуюсь Microsoft Outlook 97, который постоянно работает в фоновом режиме. Однако у вас могут быть другие взгляды на понятие удобства. В любом случае, те режимы, которые вы захотите применить, должны быть помечены галочкой в соответствующих им окошках.
Тут же, на вкладке Общие, расположена возможность настройки быстрого набора телефонных номеров (экранная кнопка ПАРАМЕТРЫ СОЕДИНЕНИЯ) и перечня других приложений, с которыми Microsoft Outlook 97 может кооперироваться. Первое актуально, когда вы часто связываетесь с другими людьми, а ваш компьютер оборудован факс-модемной платой. В этом случае на своего электронного секретаря можно возложить еще и заботу о наборе нужных телефонных номеров.
На этой же вкладке расположена группа функций, отвечающих за то, каким предстанет перед пользователем Microsoft Outlook 97 при следующем его запуске. Эта группа называется "При запуске". Она содержит три управляемых параметра. Первый отвечает за возможность Microsoft Outlook 97 выбирать различные службы коммуникаций при каждом новом запуске. Насколько я понимаю, данная функция имеет смысл в тех случаях, когда Microsoft Outlook 97 установлен на ноутбуке, который эксплуатируется как на работе, так и дома. В этом случае, на работе становится возможным пользоваться всеми имеющимися на предприятии видами коммуникации (например, внешней и внутренней электронной почтой и службой рассылки сообщений и так далее), в то время как дома есть одна только электронная почта. При этом отпадает нужда каждый раз заново перенастраивать все параметры программы.
Второй параметр определяет ту программу, с помощью которой обрабатываются входящие и исходящие сообщения. Обычно в этом качестве используется MS Exchange, который автоматически инсталлируется как только вы указываете операционной системе, что намерены использовать службы коммуникации. Однако в иных обстоятельствах, особенно если программа используется в локальной или тем более в интранет сети, могут применяться другие варианты.
Третий параметр, "Открыть папку", отвечает за то, на какой папке будет открыт Microsoft Outlook 97 сразу после запуска. По умолчанию предлагается папка ВХОДЯЩИЕ, однако это далеко не всегда наиболее удобно. Во всяком случае если вы не принимаете в день по паре сотен срочных писем. Лично я предпочитаю КАЛЕНДАРЬ, так как он позволяет сразу следить и за расписанием на текущий день, и за перечнем наиболее важных ближайших дел, и, собственно, за самим календарем. В общем, в выпадающем меню выберите наименование желаемой папки и Microsoft Outlook 97 при запуске станет открывать именно ее. Если позднее передумаете - не беда, параметры программы можно в любой момент перенастроить. Как все целиком, так и некоторые из них избирательно.
Следующей вкладкой является Электронная почта. Тут определяются четыре группы параметров. Самой первой из них является перечень почтовых служб подлежащих опросу. Как я уже говорил, таких служб может быть множество. Ну, хотя бы уже потому, что вы можете иметь несколько видов электронной почты, не говоря уже о внутрифирменной системе передачи сообщений между персональными компьютерами, если они объединены в локальную сеть. В окне этой группы программа показывает все установленные на вашем компьютере службы, а вы лишь помечаете галочкой те из них, которые следует опрашивать.
Второй группой параметров является объяснение "что делать, если получено сообщение". Программа может: выдать специальный звуковой сигнал (очень удобно, когда Microsoft Outlook 97 самостоятельно получает или отправляет почту, в то время как пользователь выполняет другую работу - отпадает необходимость в промежуточном контроле состояния процесса); на время изменить внешний вид курсора мыши, что также рассматривается как удобный сигнализатор в условиях шумного офиса, в котором звуковой сигнал может быть не услышан; вывести на экран соответствующее уведомление. Последний способ я, например, отключил, так как не люблю всякие лишние отвлекающие сообщения, выскакивающие как чертики из табакерки. Тем более, что Microsoft Outlook 97 выбрасывает окно с сообщением не после окончания процесса чтения почты, а при получении первого письма. Таким образом, программа еще занята и доступа к корреспонденции не дает, но отвлекающее предупреждение уже глаза мозолит.
Третьей группой являются "Параметры автообработки почты". Теоретически подразумевалось, что Microsoft Outlook 97 разрабатывается для людей занятых и чрезвычайно деятельных, у которых каждая минута на счету. Поэтому, помимо обычной почтовой корреспонденции, Microsoft Outlook 97 оперирует еще и всякими уведомлениями о проведении совещаний, собраний и прочих мероприятий, на которых требуется присутствовать самому или пригласить туда кого-либо. Кроме того, такие люди, по мнению разработчиков, непременно желают знать получил ли адресат отправленное ему письмо. Программе Microsoft Outlook 97 можно заранее указать, каким образом она должна поступать в случае поступления сообщений заранее заданного характера, например, ответов на те или иные уведомления.
Но самой интересной и, пожалуй, полезной является четвертая группа параметров. Собственно, это один параметр. Так как Microsoft Outlook 97 входит в состав Microsoft Office, то его разработчики надеялись, что пользователь программы уже не удовлетворяется просто кое-как составленными электронными письмами. Поэтому ему предлагается использовать для составления и редактирования корреспонденции какой-либо текстовый редактор. Естественно, в первую очередь авторы надеются, что вы выберете Microsoft Word. Вообще говоря, их надежды не так уж и беспочвенны. Microsoft Word не так уж и плох. К тому же он уже установлен на вашем рабочем месте и наверняка относительно неплохо освоен. Если у вас нет принципиальных возражений, то остается лишь указать, каким текстовым шаблоном Microsoft Outlook 97 должен в этом случае пользоваться. По умолчанию подразумевается, что это будет Email.dot. Однако, если вы можете разработать собственный шаблон, в большей степени соответствующий вашему представлению вашего делового стиля, - милости просим. Сначала создайте и сохраните его в Microsoft Word, а потом укажите на этой вкладке.
Вкладка Отправка определят три параметра. Первый из них отвечает за срочность вновь создаваемого почтового сообщения. Если ваша работа чрезвычайно ответственна и не терпит отлагательств, то можно указать Microsoft Outlook 97, что любое ваше новое письмо автоматически обязано получать самую высшую степень важности. Впрочем, это имеет смысл лишь тогда, если вы имеете постоянный доступ к выделенной линии и Microsoft Outlook 97 самостоятельно отправляет и получает электронную почту. Обычно для этого заводится журнал обработки почтовых ящиков, в котором указывается периодичность процедуры. Срочность письма определяет, должно ли оно быть отправлено немедленно или может подождать очередного планового сеанса обращения к почтовой службе, тут же определяет разрешение (или запрет) использования запятой как разделителя адресов (если получателей больше, чем один) и автоматическую проверку корректности адреса получателя. Последнее означает, что программа Microsoft Outlook 97 будет каждый раз предлагать заполнить карточку раздела КОНТАКТЫ как только вы будете отправлять письмо какому-нибудь новому, с точки зрения Microsoft Outlook 97, адресату.
Второй параметр отвечает за такую сервисную функцию, как уведомление. Если вы желаете знать, дошло ли ваше письмо до адресата, то поставьте пометку против соответствующей надписи на вкладке. Кроме того, если вы часто получаете уведомления одностороннего характера (например, нечто типа - "агент на место прибыл"), то есть нетребующие более развернутого ответа, чем просто "ОК", то имеет смысл переложить эту функцию на Microsoft Outlook 97. Если сказать ей, что следует уведомлять отправителя о прочтении его письма, то, как только вы его откроете для прочтения, будет автоматически сгенерирован ответ, содержащий стандартное сообщение со стандартным текстом и датой, который без вашего участия будет переслан отправителю.
Третий параметр регламентирует поведение Microsoft Outlook 97 после отправки ответа на письмо или иное сообщение. В зависимости от ваших взглядов на идеальную организацию обработки почтовой корреспонденции, она может уничтожаться немедленно после прочтения, может сохраняться на всякий случай в мусорке, может храниться в виде копии в папке ОТПРАВЛЕННЫЕ, а может складываться вместе в виде своего рода виртуальной стопки (письмо, ответ на него, ответ на ответ и так далее).
Вкладка Чтение определяет реакцию Microsoft Outlook 97 во время чтения полученного письма и составления ответа на него. Чтобы не отнимать лишнее время, я не стану подробно описывать каждое ее окошко или режим ввиду их очевидности. Тем более, что подписи режимов чрезвычайно информативны. Отмечу лишь, что я отключил возможность вставки в ответ всего текста полученного письма и пометил режим "Закрывать исходное сообщение при ответе или пересылке".
Следующей важной вкладкой является Календарь, хотя лично я поставил ее самой первой из всех. Дело в том, что Microsoft Outlook 97 понимает различие между рабочим и выходным днем. Таким образом, указав программе, какие дни следует считать рабочими, можно добиться того, что ваш электронный секретарь сам сможет переносить "на завтра" те рабочие дела, которые вы, чисто по времени, не можете выполнить сегодня. Кроме того, тут же указывается продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания. Здесь же настраивается еще один любопытный параметр. В Microsoft Outlook 97 вы можете заранее создавать себе напоминания о каких-либо событиях или делах. Естественно, о них напоминать следует заранее. Так вот, именно здесь и указывается, "заранее" - это сколько? Естественно, в каждом конкретном случае срок опережения разрешается указывать отдельно, но все же...
Кроме того, на этой вкладке настраиваются: часовой пояс (полагаю, комментарии излишни), праздники (имеются в виду официальные праздники определенной религии или определенной нации, перечень которых встроен в Microsoft Outlook 97, но до специального уведомления не активизирован) и дополнительные возможности (имеется в виду автоматическое отклонение всяких малозначимых приглашений, если они вступают в конфликт с уже составленным расписанием и так далее). Если часовой пояс для среднестатистического пользователя еще имеет определенное значение, то строгое соблюдение всех праздников, как бы это выразиться, не слишком актуально для подавляющего большинства "наших" пользователей. Тем более, что "наши" праздники в перечне отсутствуют и их все равно придется вводить вручную, если такое будет признано необходимым.
Вкладка Задачи/заметки отвечает за внешние атрибуты оформления заранее определяемых задач и временных заметок, которые можно создавать и использовать в среде Microsoft Outlook 97. Тут определяется цвет и шрифт задач, каким образом отмечаются просроченные задачи и так далее. Откровенно говоря, настройки по умолчанию вполне сгодятся, но если вы любите все "строить" по-своему, то милости просим.
Вкладку Управление формами я рекомендую пропустить, так как она актуальна исключительно для руководителей, использующих в своей работе электронные технологии. Например, если сотрудники подчиненного вам отдела или службы не имеют доступа к электронной почте, но выполнение служебных обязанностей некоторых из них все же сопряжено с отправкой некоторых сообщений, к тому же они используют Microsoft Outlook 97 и работают в рамках локальной сети любой топологии, то вы можете создать специальную форму Microsoft Outlook 97, с помощью которой ваш подчиненный, знающий определенный вами пароль, может получить доступ к вашей электронной почте. Точнее, не к самой почте, а к возможности ее передавать и принимать.
Вкладку Автоархивация я пока тоже пропущу. Дело в том, что Microsoft Corporation весьма своеобразно понимают эту операцию и, как говорится, "без пол-литра тут не разобраться". Дело в том, что процедура архивации данных в Microsoft Outlook 97, с одной стороны, достаточно удобна и автоматизирована, но с другой - чрезвычайно запутанна и часто приводит к ошибкам в ее настройке и применении. О том, как на самом деле работает архивация Microsoft Outlook 97, я расскажу в следующем номере "Компьютерной газеты".
Вкладки Орфография и Оповещение сами по себе чрезвычайно просты в понимании и особых пояснений не требуют. Хотя пренебрегать ими я все же не советовал бы. Во всяком случае - орфографией.
Последняя вкладка - Дневник. Она отвечает за настройку соответствующего модуля программы Microsoft Outlook 97. В дневнике приложение как бы конспектирует всю вашу работу согласно указаниям, приведенным на этой вкладке. С одной стороны, это удобно хотя бы уже потому, что по записям дневника легко найти любой "потерявшийся" файл или письмо. Тем более, если их много. С другой стороны, дневник может оказать поистине неоценимую помощь во время подсчета стоимости труда, оплачиваемого по почасовой ставке. В том числе и для отечественных частных предпринимателей. Насколько я помню, до сих пор так и не отменили налоговую норму, согласно которой ЧП может амортизировать лишь ту стоимость его персонального компьютера, которая приходится на время, занятое исключительно выполнением работы, в итоге которой была получена прибыль. Не поручусь за точность приведенной мною формулировки, но суть все же верна. Так вот, самую большую проблему представляет этот самый журнал учета рабочего времени, который невероятно утомительно, да и глупо вести. Все знают, что этот журнал, а значит и размеры амортизации, заполняют "с потолка", что служит весьма удобной позицией для налоговых органов. Так вот, дневник программы Microsoft Outlook 97 может не только все это корректно вести вместо пользователя, он в состоянии даже отмечать затраты времени и прочих параметров по отдельным категориям. Например, когда и сколько вы работали (предположим, вы юрист и составляете некий важный коммерческий договор на основе почасовой ставки) для конкретной конторы "Рога унд Копыта Констракшин" при условии, что вы обслуживаете несколько организаций одновременно.
На этом пока все. Как только вы закончите с настройками - жмите ОК, дабы они вступили в силу. Кстати говоря, если вы лишь экспериментируете с ними или редактировали лишь какие-то частности, то имеет смысл пользоваться экранной кнопкой ПРИМЕНИТЬ, по нажатию которой все изменения вступают в силу, но мастер настроек не закрывается и вы можете продолжать с ним работать.
Словом, ваш Microsoft Outlook 97 настроен и готов к работе. О том, как этим зверем командовать, мы еще поговорим в ближайших номерах газеты. А пока я лишь отмечу, что все возможности этой замечательной программы могут проявиться лишь тогда, когда программа запущена на выполнение. В противном случае ее ценность равна ценности ложки по окончании обеда. Так вот, чтобы Microsoft Outlook 97 стал для вас настоящим и надежным помощником, создайте ему еще один ярлык (если вы по незнанию удалили тот, который автоматически создается при инсталляции и помещается на рабочий стол компьютера) и перетащите его в папку АВТОЗАПУСК. Тогда Microsoft Outlook 97 будет автоматически запускаться каждый раз при включении вашего компьютера. Не беспокойтесь, программа практически не занимает системных ресурсов и не мешает работе других приложений, в том числе и не фирмы Microsoft Corporation. Во всяком случае без каких бы то ни было проблем я уже около двух лет инсталлирую софт на свою машину, не выгружая Microsoft Outlook 97. Единственное, что я порекомендовал бы, так это запускать Microsoft Outlook 97 свернутым в значок, о чем делается отдельное упоминание на том ярлыке, который помещается в папку АВТОЗАПУСК.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Ну что же, если Microsoft Outlook 97 на вашей машине проинсталлирован успешно, то можно продвигаться дальше. В смысле - приступить к изучению возможностей этой достаточно уникальной программы. А проверить корректность установки весьма и весьма просто. При своем запуске Microsoft Outlook 97 заново производит подключение почтовых служб. Таким образом, если что-либо не так, то программа тут же собьется и "попросит" предоставить недостающие данные в ручном режиме. Если требуемая информация не будет предоставлена, то Microsoft Outlook 97 запустится в автономном режиме, весьма собой напоминающем обычный "оконный" Проводник, только с другим внешним видом. Однако полагаю, что установка программы закончилась нормально и Microsoft Outlook 97 готов к работе.
Внешне интерфейс Microsoft Outlook 97 состоит из трех основных частей. Слева расположена вертикальная панель основных режимов работы программы. Она включает в себя три группы ярлыков, объединенных по функциональному принципу. Группа Outlook является самой главной и включает ярлыки календаря, списка контактов, перечня задач, дневника, раздела входящей почтовой корреспонденции, электронного аналога отрывного блокнота и так далее. Отдельно, в нижней части левой панели, расположен заголовок раздела Почта, в котором собраны ярлыки служб по обработке корреспонденции (папки входящих и исходящих сообщений, папка отправленной корреспонденции и, естественно, "мусорка"). Еще ниже размещен заголовок Другие папки. Эта часть Microsoft Outlook 97 выполняет те же функции, что и Проводник Microsoft Windows 95. Теоретически им пользоваться достаточно удобно, однако лично я обращаюсь сюда крайне редко.
Справа в окне программы Microsoft Outlook 97 располагается рабочая панель того раздела, пиктограмма которого в настоящий момент активизирована. На рисунке 1 это Календарь. Собственно, в Microsoft Outlook 97 использован тот же принцип, что и в Проводнике. Справа показано то, что активизировано слева.
Вверху, как и во всех прикладных программах Microsoft Corporation, размещается системное меню и панели с инструментами, это самое меню дублирующими. Хочу сказать, что это очень и очень удобно, что бы там ни говорили противники Microsoft Corporation. Перемещение по интерфейсу Microsoft Outlook 97 осуществляется точно так же, как по любой другой программе "конторы дяди Билла". Абсолютно все доступно с помощью стандартной мыши. Однако параллельно с ней предусмотрены так называемые "горячие" клавиши, то есть заранее определенные комбинации, нажатие которых аналогично применению команд системного меню, но отнимает меньше времени. Что касается меня, то я достаточно широко ими пользуюсь, так как по собственному опыту знаю, насколько тяжела компьютерная мышь, если работать с нею часов по восемь в день. Кроме того, "горячие" клавиши на самом деле значительно быстрее. Что касается их полного перечня, то это тема одного из последующих материалов, а пока нелишне заняться настройкой Microsoft Outlook 97, как я выражаюсь, "под себя".
Дело в том, что настройка "по умолчанию" рассчитана прежде всего исходя из требований вовсе уж усредненного пользователя. Конечно, оно и понятно. Одним и тем же продуктом пользуются как развитые буржуи, так и в странах третьего мира. На всех не угодишь, а посему Microsoft Corporation изначально настраивает самый что ни на есть минимум характеристик, предоставляя пользователю донастроить остальное самостоятельно. Тем более, что эта процедура примитивно проста и понятна без специальной подготовки.
В Microsoft Outlook 97 перенастройке поддается совершенно все, включая внешний вид самой программы и составляющих ее модулей, однако до того момента, как вы не обретете собственный индивидуальный опыт работы с ней, трогать панели я бы не рекомендовал. Скорее всего достигнутый вами результат окажется хуже, чем тот вид, в котором Microsoft Outlook 97 предстает изначально. Впрочем, это совершенно не касается внутренних его характеристик.
Если в меню СЕРВИС запустить режим ПАРАМЕТРЫ, то это активизирует мастер настройки, с помощью которого программе Microsoft Outlook 97 можно сообщить всю необходимую для работы с ней информацию. Мастер настройки параметров представляет собой типовое окно со множеством поименованных вкладок, отвечающих за ту или иную часть работы программы. Начнем по порядку.
Вкладка Общие, как явствует из ее наименования, отвечает за самые общие характеристики работы. Это прежде всего запрос на подачу предупредительного сообщения перед удалением какого-либо элемента, запрос на использование звуковых сигналов в работе программы, запрос на использование крупных значков на панели инструментов и так далее. Конкретные советы по настройке общих характеристик дать трудно ввиду их индивидуальности. Лично я, например, не использую крупные значки, зато предпочитаю звуковые сигналы, так как постоянно пользуюсь Microsoft Outlook 97, который постоянно работает в фоновом режиме. Однако у вас могут быть другие взгляды на понятие удобства. В любом случае, те режимы, которые вы захотите применить, должны быть помечены галочкой в соответствующих им окошках.
Тут же, на вкладке Общие, расположена возможность настройки быстрого набора телефонных номеров (экранная кнопка ПАРАМЕТРЫ СОЕДИНЕНИЯ) и перечня других приложений, с которыми Microsoft Outlook 97 может кооперироваться. Первое актуально, когда вы часто связываетесь с другими людьми, а ваш компьютер оборудован факс-модемной платой. В этом случае на своего электронного секретаря можно возложить еще и заботу о наборе нужных телефонных номеров.
На этой же вкладке расположена группа функций, отвечающих за то, каким предстанет перед пользователем Microsoft Outlook 97 при следующем его запуске. Эта группа называется "При запуске". Она содержит три управляемых параметра. Первый отвечает за возможность Microsoft Outlook 97 выбирать различные службы коммуникаций при каждом новом запуске. Насколько я понимаю, данная функция имеет смысл в тех случаях, когда Microsoft Outlook 97 установлен на ноутбуке, который эксплуатируется как на работе, так и дома. В этом случае, на работе становится возможным пользоваться всеми имеющимися на предприятии видами коммуникации (например, внешней и внутренней электронной почтой и службой рассылки сообщений и так далее), в то время как дома есть одна только электронная почта. При этом отпадает нужда каждый раз заново перенастраивать все параметры программы.
Второй параметр определяет ту программу, с помощью которой обрабатываются входящие и исходящие сообщения. Обычно в этом качестве используется MS Exchange, который автоматически инсталлируется как только вы указываете операционной системе, что намерены использовать службы коммуникации. Однако в иных обстоятельствах, особенно если программа используется в локальной или тем более в интранет сети, могут применяться другие варианты.
Третий параметр, "Открыть папку", отвечает за то, на какой папке будет открыт Microsoft Outlook 97 сразу после запуска. По умолчанию предлагается папка ВХОДЯЩИЕ, однако это далеко не всегда наиболее удобно. Во всяком случае если вы не принимаете в день по паре сотен срочных писем. Лично я предпочитаю КАЛЕНДАРЬ, так как он позволяет сразу следить и за расписанием на текущий день, и за перечнем наиболее важных ближайших дел, и, собственно, за самим календарем. В общем, в выпадающем меню выберите наименование желаемой папки и Microsoft Outlook 97 при запуске станет открывать именно ее. Если позднее передумаете - не беда, параметры программы можно в любой момент перенастроить. Как все целиком, так и некоторые из них избирательно.
Следующей вкладкой является Электронная почта. Тут определяются четыре группы параметров. Самой первой из них является перечень почтовых служб подлежащих опросу. Как я уже говорил, таких служб может быть множество. Ну, хотя бы уже потому, что вы можете иметь несколько видов электронной почты, не говоря уже о внутрифирменной системе передачи сообщений между персональными компьютерами, если они объединены в локальную сеть. В окне этой группы программа показывает все установленные на вашем компьютере службы, а вы лишь помечаете галочкой те из них, которые следует опрашивать.
Второй группой параметров является объяснение "что делать, если получено сообщение". Программа может: выдать специальный звуковой сигнал (очень удобно, когда Microsoft Outlook 97 самостоятельно получает или отправляет почту, в то время как пользователь выполняет другую работу - отпадает необходимость в промежуточном контроле состояния процесса); на время изменить внешний вид курсора мыши, что также рассматривается как удобный сигнализатор в условиях шумного офиса, в котором звуковой сигнал может быть не услышан; вывести на экран соответствующее уведомление. Последний способ я, например, отключил, так как не люблю всякие лишние отвлекающие сообщения, выскакивающие как чертики из табакерки. Тем более, что Microsoft Outlook 97 выбрасывает окно с сообщением не после окончания процесса чтения почты, а при получении первого письма. Таким образом, программа еще занята и доступа к корреспонденции не дает, но отвлекающее предупреждение уже глаза мозолит.
Третьей группой являются "Параметры автообработки почты". Теоретически подразумевалось, что Microsoft Outlook 97 разрабатывается для людей занятых и чрезвычайно деятельных, у которых каждая минута на счету. Поэтому, помимо обычной почтовой корреспонденции, Microsoft Outlook 97 оперирует еще и всякими уведомлениями о проведении совещаний, собраний и прочих мероприятий, на которых требуется присутствовать самому или пригласить туда кого-либо. Кроме того, такие люди, по мнению разработчиков, непременно желают знать получил ли адресат отправленное ему письмо. Программе Microsoft Outlook 97 можно заранее указать, каким образом она должна поступать в случае поступления сообщений заранее заданного характера, например, ответов на те или иные уведомления.
Но самой интересной и, пожалуй, полезной является четвертая группа параметров. Собственно, это один параметр. Так как Microsoft Outlook 97 входит в состав Microsoft Office, то его разработчики надеялись, что пользователь программы уже не удовлетворяется просто кое-как составленными электронными письмами. Поэтому ему предлагается использовать для составления и редактирования корреспонденции какой-либо текстовый редактор. Естественно, в первую очередь авторы надеются, что вы выберете Microsoft Word. Вообще говоря, их надежды не так уж и беспочвенны. Microsoft Word не так уж и плох. К тому же он уже установлен на вашем рабочем месте и наверняка относительно неплохо освоен. Если у вас нет принципиальных возражений, то остается лишь указать, каким текстовым шаблоном Microsoft Outlook 97 должен в этом случае пользоваться. По умолчанию подразумевается, что это будет Email.dot. Однако, если вы можете разработать собственный шаблон, в большей степени соответствующий вашему представлению вашего делового стиля, - милости просим. Сначала создайте и сохраните его в Microsoft Word, а потом укажите на этой вкладке.
Вкладка Отправка определят три параметра. Первый из них отвечает за срочность вновь создаваемого почтового сообщения. Если ваша работа чрезвычайно ответственна и не терпит отлагательств, то можно указать Microsoft Outlook 97, что любое ваше новое письмо автоматически обязано получать самую высшую степень важности. Впрочем, это имеет смысл лишь тогда, если вы имеете постоянный доступ к выделенной линии и Microsoft Outlook 97 самостоятельно отправляет и получает электронную почту. Обычно для этого заводится журнал обработки почтовых ящиков, в котором указывается периодичность процедуры. Срочность письма определяет, должно ли оно быть отправлено немедленно или может подождать очередного планового сеанса обращения к почтовой службе, тут же определяет разрешение (или запрет) использования запятой как разделителя адресов (если получателей больше, чем один) и автоматическую проверку корректности адреса получателя. Последнее означает, что программа Microsoft Outlook 97 будет каждый раз предлагать заполнить карточку раздела КОНТАКТЫ как только вы будете отправлять письмо какому-нибудь новому, с точки зрения Microsoft Outlook 97, адресату.
Второй параметр отвечает за такую сервисную функцию, как уведомление. Если вы желаете знать, дошло ли ваше письмо до адресата, то поставьте пометку против соответствующей надписи на вкладке. Кроме того, если вы часто получаете уведомления одностороннего характера (например, нечто типа - "агент на место прибыл"), то есть нетребующие более развернутого ответа, чем просто "ОК", то имеет смысл переложить эту функцию на Microsoft Outlook 97. Если сказать ей, что следует уведомлять отправителя о прочтении его письма, то, как только вы его откроете для прочтения, будет автоматически сгенерирован ответ, содержащий стандартное сообщение со стандартным текстом и датой, который без вашего участия будет переслан отправителю.
Третий параметр регламентирует поведение Microsoft Outlook 97 после отправки ответа на письмо или иное сообщение. В зависимости от ваших взглядов на идеальную организацию обработки почтовой корреспонденции, она может уничтожаться немедленно после прочтения, может сохраняться на всякий случай в мусорке, может храниться в виде копии в папке ОТПРАВЛЕННЫЕ, а может складываться вместе в виде своего рода виртуальной стопки (письмо, ответ на него, ответ на ответ и так далее).
Вкладка Чтение определяет реакцию Microsoft Outlook 97 во время чтения полученного письма и составления ответа на него. Чтобы не отнимать лишнее время, я не стану подробно описывать каждое ее окошко или режим ввиду их очевидности. Тем более, что подписи режимов чрезвычайно информативны. Отмечу лишь, что я отключил возможность вставки в ответ всего текста полученного письма и пометил режим "Закрывать исходное сообщение при ответе или пересылке".
Следующей важной вкладкой является Календарь, хотя лично я поставил ее самой первой из всех. Дело в том, что Microsoft Outlook 97 понимает различие между рабочим и выходным днем. Таким образом, указав программе, какие дни следует считать рабочими, можно добиться того, что ваш электронный секретарь сам сможет переносить "на завтра" те рабочие дела, которые вы, чисто по времени, не можете выполнить сегодня. Кроме того, тут же указывается продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания. Здесь же настраивается еще один любопытный параметр. В Microsoft Outlook 97 вы можете заранее создавать себе напоминания о каких-либо событиях или делах. Естественно, о них напоминать следует заранее. Так вот, именно здесь и указывается, "заранее" - это сколько? Естественно, в каждом конкретном случае срок опережения разрешается указывать отдельно, но все же...
Кроме того, на этой вкладке настраиваются: часовой пояс (полагаю, комментарии излишни), праздники (имеются в виду официальные праздники определенной религии или определенной нации, перечень которых встроен в Microsoft Outlook 97, но до специального уведомления не активизирован) и дополнительные возможности (имеется в виду автоматическое отклонение всяких малозначимых приглашений, если они вступают в конфликт с уже составленным расписанием и так далее). Если часовой пояс для среднестатистического пользователя еще имеет определенное значение, то строгое соблюдение всех праздников, как бы это выразиться, не слишком актуально для подавляющего большинства "наших" пользователей. Тем более, что "наши" праздники в перечне отсутствуют и их все равно придется вводить вручную, если такое будет признано необходимым.
Вкладка Задачи/заметки отвечает за внешние атрибуты оформления заранее определяемых задач и временных заметок, которые можно создавать и использовать в среде Microsoft Outlook 97. Тут определяется цвет и шрифт задач, каким образом отмечаются просроченные задачи и так далее. Откровенно говоря, настройки по умолчанию вполне сгодятся, но если вы любите все "строить" по-своему, то милости просим.
Вкладку Управление формами я рекомендую пропустить, так как она актуальна исключительно для руководителей, использующих в своей работе электронные технологии. Например, если сотрудники подчиненного вам отдела или службы не имеют доступа к электронной почте, но выполнение служебных обязанностей некоторых из них все же сопряжено с отправкой некоторых сообщений, к тому же они используют Microsoft Outlook 97 и работают в рамках локальной сети любой топологии, то вы можете создать специальную форму Microsoft Outlook 97, с помощью которой ваш подчиненный, знающий определенный вами пароль, может получить доступ к вашей электронной почте. Точнее, не к самой почте, а к возможности ее передавать и принимать.
Вкладку Автоархивация я пока тоже пропущу. Дело в том, что Microsoft Corporation весьма своеобразно понимают эту операцию и, как говорится, "без пол-литра тут не разобраться". Дело в том, что процедура архивации данных в Microsoft Outlook 97, с одной стороны, достаточно удобна и автоматизирована, но с другой - чрезвычайно запутанна и часто приводит к ошибкам в ее настройке и применении. О том, как на самом деле работает архивация Microsoft Outlook 97, я расскажу в следующем номере "Компьютерной газеты".
Вкладки Орфография и Оповещение сами по себе чрезвычайно просты в понимании и особых пояснений не требуют. Хотя пренебрегать ими я все же не советовал бы. Во всяком случае - орфографией.
Последняя вкладка - Дневник. Она отвечает за настройку соответствующего модуля программы Microsoft Outlook 97. В дневнике приложение как бы конспектирует всю вашу работу согласно указаниям, приведенным на этой вкладке. С одной стороны, это удобно хотя бы уже потому, что по записям дневника легко найти любой "потерявшийся" файл или письмо. Тем более, если их много. С другой стороны, дневник может оказать поистине неоценимую помощь во время подсчета стоимости труда, оплачиваемого по почасовой ставке. В том числе и для отечественных частных предпринимателей. Насколько я помню, до сих пор так и не отменили налоговую норму, согласно которой ЧП может амортизировать лишь ту стоимость его персонального компьютера, которая приходится на время, занятое исключительно выполнением работы, в итоге которой была получена прибыль. Не поручусь за точность приведенной мною формулировки, но суть все же верна. Так вот, самую большую проблему представляет этот самый журнал учета рабочего времени, который невероятно утомительно, да и глупо вести. Все знают, что этот журнал, а значит и размеры амортизации, заполняют "с потолка", что служит весьма удобной позицией для налоговых органов. Так вот, дневник программы Microsoft Outlook 97 может не только все это корректно вести вместо пользователя, он в состоянии даже отмечать затраты времени и прочих параметров по отдельным категориям. Например, когда и сколько вы работали (предположим, вы юрист и составляете некий важный коммерческий договор на основе почасовой ставки) для конкретной конторы "Рога унд Копыта Констракшин" при условии, что вы обслуживаете несколько организаций одновременно.
На этом пока все. Как только вы закончите с настройками - жмите ОК, дабы они вступили в силу. Кстати говоря, если вы лишь экспериментируете с ними или редактировали лишь какие-то частности, то имеет смысл пользоваться экранной кнопкой ПРИМЕНИТЬ, по нажатию которой все изменения вступают в силу, но мастер настроек не закрывается и вы можете продолжать с ним работать.
Словом, ваш Microsoft Outlook 97 настроен и готов к работе. О том, как этим зверем командовать, мы еще поговорим в ближайших номерах газеты. А пока я лишь отмечу, что все возможности этой замечательной программы могут проявиться лишь тогда, когда программа запущена на выполнение. В противном случае ее ценность равна ценности ложки по окончании обеда. Так вот, чтобы Microsoft Outlook 97 стал для вас настоящим и надежным помощником, создайте ему еще один ярлык (если вы по незнанию удалили тот, который автоматически создается при инсталляции и помещается на рабочий стол компьютера) и перетащите его в папку АВТОЗАПУСК. Тогда Microsoft Outlook 97 будет автоматически запускаться каждый раз при включении вашего компьютера. Не беспокойтесь, программа практически не занимает системных ресурсов и не мешает работе других приложений, в том числе и не фирмы Microsoft Corporation. Во всяком случае без каких бы то ни было проблем я уже около двух лет инсталлирую софт на свою машину, не выгружая Microsoft Outlook 97. Единственное, что я порекомендовал бы, так это запускать Microsoft Outlook 97 свернутым в значок, о чем делается отдельное упоминание на том ярлыке, который помещается в папку АВТОЗАПУСК.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 41 за 1998 год в рубрике soft :: субд
