Мелочь, а приятно
Мелочь, а приятно
Как все-таки консервативен обыкновенный средний человек, чем бы он там ни занимался. Если ему показали некоторый набор манипуляций, выполнение которых приводит к желаемому результату, то с небольшими изменениями эта последовательность просуществует буквально до пенсии. Особенно, если дело касается чего-нибудь не особо понятного, например, компьютера. Сия железяка только называется персональной, как, например, имя или паспорт. На самом деле, с весьма распространенной точки зрения, это пользователя впору называть персональным, индивидуально закрепленным за конкретным компьютером, как Пятницу за сеньором Робинзоном.
Посудите сами, практически каждый, кто более или менее постоянно сталкивается с вычислительной техникой, знает, что ее можно заставить сделать что угодно, тем не менее, редко кто пробует это сделать или вообще задумывается над тем, какую пользу могут принести всякие приятные мелочи, если переложить заботу о их выполнении на широкие процессорные плечи. Взять хотя бы такую совершенно обыденную операцию, как запуск прикладного приложения и активизацию конкретного файла с данными. В качестве примера возьмите хотя бы тот же Microsoft Excel. Еще на этапе его освоения каждый пользователь усваивает, как "Отче наш...", что процедура старта предусматривает следующую последовательность операций. Сначала запускается сам Microsoft Excel. Стартуя, программа автоматически создает новый пустой документ и останавливается в ожидании дальнейших распоряжений. Чтобы получить доступ к конкретной таблице, следует принудительно, в ручном режиме, указать программе посредством системного меню ФАЙЛ и расположенного в нем режима ОТКРЫТЬ.
В большинстве случаев это правильно, так как открываемый в каждом конкретном случае файл заранее самой Microsoft Excel не известен, значит иначе и быть не может. Однако нередко встречается обратная ситуация, когда оператор, в девяти случаях из десяти, работает с конкретным, заранее известным файлом. Таким образом, обращаясь к электронным таблицам он, скорее всего, желает добраться к весьма даже известному месту. А это позволяет процесс автоматизировать.
На первый взгляд, подобные хитрости могут показаться бурей в стакане воды. Минутой туда, минутой сюда - какая разница. Тем не менее, особенно в случае работы на маломощном компьютере, истинные непроизводительные потери времени могут достигать десяти минут. Причем получается ни нашим, ни вашим. Чтобы добраться до желаемой таблицы, приходится сидеть все время возле компьютера и лишь время от времени что-то там ему указывать. Вроде как всю работу делает компьютер, и человек ему вовсе ни к чему, только без присутствия оператора процедура не будет доведена до конца. Получается классический замкнутый круг.
В то же время совершенно не трудно заставить Microsoft Excel автоматически при старте загружать конкретный, заранее определенный файл. Практическое применение этого приема может быть самым различным. Например, в случае существования взаимосвязанного комплекса таблиц, в которых собирается и систематизируется финансовая информация о деятельности предприятия, не составляет труда организовать итоговую таблицу, опрашивающую исходные файлы, обрабатывающую информацию и представляющую ее в наиболее удобном и наглядном виде. С точки зрения конфиденциальности лучше и придумать трудно. Все формулы, конкретные налоговые ставки и прочая деликатная информация хранится исключительно в итоговой таблице, а остальная информация распылена по всему предприятию, что значительно затрудняет ее анализ и обработку для постороннего человека. У Microsoft Excel есть один недостаток - он не умеет постоянно опрашивать подчиненные таблицы с целью обновления вычисляемых данных и информации, получаемой посредством ссылок. Встроенные средства обеспечивают проведение операции обновления связей лишь в трех случаях: при открытии итогового файла, при его закрытии и принудительно, по команде пользователя. Тем не менее, можно обойтись и этим. Так, запрограммировав Microsoft Excel на автоматическую инициализацию итогового файла при старте, а его, в свою очередь, на обновление связей по открытии, можно получить в свое распоряжение недурственного финансового помощника. Каждый раз, например, достаточно запустить Microsoft Excel, и развернутый отчет о финансовом состоянии предприятия в вашем полном распоряжении. Самый что ни на есть свежий и обстоятельный.
Как делать автоматизированные таблицы, я уже рассказывал. Осталось объяснить совсем немного: как управлять процедурой запуска Microsoft Excel.
Это достаточно просто. На самом деле процедурой запуска приложения управляет операционная система MS Windows. По большому счету, она даже не разбирается, что и для чего делает, а просто выполняет заданную последовательность действий, если эта инструкция составлена грамотно. Согласно идеологии операционной Windows системы для каждого исполняемого EXE или COM файла создается своего рода памятная записка, называемая ярлыком. В этом ярлыке описывается все, что системе следует знать при запуске указанной программы или файла. Все, что содержится в меню экранной кнопки ПУСК, на самом деле является набором ярлыков, расположенных в подпапке ГЛАВНОЕ МЕНЮ, папки WINDOWS, на системном диске компьютера. Все расположенные там меню так же содержат ярлыки. Прелесть подобной организации заключается в том, что можно создавать неограниченное количество ярлыков, ссылающихся на один и тот же файл, но с разными параметрами самого запуска.
Сам по себе ярлык (см. рис. 1) содержит две вкладки: общие и ярлык. В "общих" описывается самая поверхностная "стандартная" информация (когда файл создан, как называется, и так далее). А вот в "ярлыке" сосредоточены весьма важные для пользователя поля. В поле ФАЙЛ написано где конкретно расположен исполняемый файл, на который ярлык ссылается. Этим дело и ограничивается. Однако ничто не мешает через пробел дописать вручную путь к той таблице, которая должна автоматически открываться при запуске Microsoft Excel.
Тут, правда, существует ряд правил, которые следует соблюдать. Путь к файлу, подлежащему автоматическому открытию, должен быть записан в двойных кавычках. Например "имя диска/имя папки/имя подпапки/имя таблицы". В этом случае таблица будет открыта на общих основаниях, то есть со всеми возможными полномочиями, как по чтению, так и по записи.
Если же предполагается, что в дальнейшем с таблицей будут работать пользователи, которым либо незачем, либо чревато предоставлять доступ по записи, то можно заранее запретить это еще в ярлыке. Для этого перед путем к открываемому файлу таблиц, следует указать специализированный ключ /r означающий для Microsoft Excel, что таблица доступна "только для чтения". В таком случае пользователь может просматривать таблицу, может пользоваться ее данными и даже может изменить содержимое ее ячеек (если они не защищены дополнительно), но сохранить все эти изменения на диске он не сможет, следовательно, открываемый файл пострадать не может, что весьма удобно. Особенно в случаях, когда одни и те же данные используются самыми различными категориями пользователей с самыми различными полномочиями и разным уровнем технических навыков, а за работоспособностью всего аппаратно-технического комплекса предприятия следит один-два сисопа, которые не боги, и у которых всего две руки и двадцать четыре часа в сутках.
Кстати говоря, механизм управляющих ключей позволяет получить множество всяких полезных эффектов, в том числе и выражающихся во вполне материальных категориях, например, в осязаемых деньгах. Microsoft Excel, как известно, может запускаться не только в однопользовательском (один компьютер, один пакет, один пользователь), но и в многопользовательском режиме. Это позволяет установить всего одну копию Microsoft Excel на одном жестком диске и позволить обращаться к ней нескольким пользователям единовременно, например в локальной сети. Таким образом, если в сети находится десять пользователей, у которых установлена локальная копия Microsoft Excel (не говоря уже о том, что весь комплекс программных продуктов MS Office может быть организован аналогичным образом), то переход на многопользовательский режим позволяет сэкономить около трехсот мегабайт дискового пространства, что вполне возможно перевести в деньги и указать в графе "экономический эффект".
Сложность заключается лишь в том, что сам по себе Microsoft Excel не особо различает активизировавшего его пользователей. В результате каждый пользователь попадает в достаточно неудобную среду, в которой все настройки "по умолчанию" не удобны никому. А между тем решить эту проблему особого труда не составляет, так как в индивидуальном ярлыке допускается прописать самые различные индивидуальные настройки. В частности, самым важным среди предоставляемых сервисов является ссылка на рабочую папку. Обычно эта ссылка указывает на такое место дерева папок, переход с которого в любое другое место требует минимальных усилий. Например, если с Microsoft Excel работает бухгалтер, то наиболее удобным для него будет, при попытке сохранения файла, сразу попадать в ту папку, в которой находится бухгалтерская отчетность и так далее.
Так вот, в индивидуальном ярлыке, расположенном на конкретном рабочем месте, в строке ФАЙЛ, после описания пути к исполняемому модулю, следует указать ключ /р и далее, в кавычках, путь к той папке, в которую желаемо попадать по умолчанию.
Кроме того, механизм ключей позволяет обеспечить еще один дополнительный эффект - повышение конфиденциальности пользования информацией с ограниченным доступом. Последнее особенно актуально в том случае, когда одним компьютером пользуются несколько человек разного круга полномочий, что частенько встречается на небольших предприятиях, не располагающих большим парком вычислительной техники. Поэтому этот компьютер превращается в своего рода переходящий вымпел. При этом заложенное в программное обеспечение автоматическое удобство оборачивается самым негативным образом. Предположим, что последним на таком рабочем месте работал бухгалтер. "Умная" программа, стартуя утром следующего дня, по умолчанию тут же запускает последний файл, с которым в прошлый раз велась работа. Из самых лучших побуждений Microsoft Excel опять загружает баланс предприятия... в то время, как за рабочим местом находится человек, доступ которого к финансовой информации, по меньшей мере, нежелателен, однако который использует персональный компьютер для выполнения своих служебных обязанностей.
Спорить не буду, самым лучшим решением проблемы будет купить бухгалтеру собственный служебный компьютер, однако одно другому не мешает. Более того, чем хуже финансовое положение предприятия, тем больше их потребность в автоматизации и совместном использовании оборудования. Так вот, прежде всего для подобных ситуаций существует специальный ключ, отменяющий вывод на экран любого файла. Если указать в ярлыке ключ /е, то Microsoft Excel совершенно нормально стартует, однако последний использованный файл не загружается, как не создается и новая книга с чистыми листами. Получается своего рода чистая оболочка, в которую пользователь волен запускать все, что считает необходимым.
Некоторые, относительно начитанные люди задают вопрос, а зачем мучиться с ключами и ярлыками, если в самом Microsoft Excel существует возможность указать имя таблицы (или книги), которую следует загрузить сразу при старте данного приложения? Смею уверить, это все от недопонимания самого механизма работы приложения вообще и каждого пользователя в частности. Действительно, (см. рис. 2) в меню СЕРВИС есть меню ПАРАМЕТРЫ, а там вкладка ОБЩИЕ, содержащая поле Каталог автозагрузки. Книга, указанная в этом каталоге, автоматически загружается при инициализации пакета Microsoft Excel.- Точно так же реагирует электронная таблица фирмы Microsoft Corporation на соответствующую запись в поле ФАЙЛ ярлыка, о чем я уже говорил ранее.
Тем не менее, определенная разница все же существует, а большая она или маленькая - это уже вы сами решайте. Microsoft Excel опрашивает Каталог автозагрузки всякий раз, когда Microsoft Excel запускается пользователем. При этом программа совершенно не видит разницы между тем, каким образом и откуда она была запущена. Что тут поделать, если в алгоритме открытия Microsoft Excel жестко указано: опросить поле Каталог автозагрузки. С ярлыком дело другое. Тут так же проверяется, а нет ли каких дополнительных инструкций кроме пути к стартовому модулю программы. Только эта операция локализована в рамках каждого конкретного ярлыка, что позволяет создать, на базе одной и той же Microsoft Excel великое множество различных между собой конфигураций рабочей среды. Эти ярлыки могут располагаться в любом месте системы (не только системы папок отдельного компьютера, но и системы дисков рабочих мест локальной сети практически любой идеологии), что внешне очень похоже на существование аналогичного количества индивидуальных копий самой Microsoft Excel. Такие вот тонкости.
В целом же, все это действительно мелочи, только мелочи достаточно важные, использование которых делает работу куда приятнее и удобнее. У вас медленный устаревший компьютер, который грузится десять минут? Так это же здорово! Есть повод посмеяться над этим во время перекура, пока он, следуя продуманным инструкциям, самостоятельно переходит в работоспособное состояние. Что примечательно, ни один, даже самый строгий начальник, не сможет придраться по поводу перекуров в рабочее время, компьютер-то делом занят... стало быть работа-то выполняется.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Как все-таки консервативен обыкновенный средний человек, чем бы он там ни занимался. Если ему показали некоторый набор манипуляций, выполнение которых приводит к желаемому результату, то с небольшими изменениями эта последовательность просуществует буквально до пенсии. Особенно, если дело касается чего-нибудь не особо понятного, например, компьютера. Сия железяка только называется персональной, как, например, имя или паспорт. На самом деле, с весьма распространенной точки зрения, это пользователя впору называть персональным, индивидуально закрепленным за конкретным компьютером, как Пятницу за сеньором Робинзоном.
Посудите сами, практически каждый, кто более или менее постоянно сталкивается с вычислительной техникой, знает, что ее можно заставить сделать что угодно, тем не менее, редко кто пробует это сделать или вообще задумывается над тем, какую пользу могут принести всякие приятные мелочи, если переложить заботу о их выполнении на широкие процессорные плечи. Взять хотя бы такую совершенно обыденную операцию, как запуск прикладного приложения и активизацию конкретного файла с данными. В качестве примера возьмите хотя бы тот же Microsoft Excel. Еще на этапе его освоения каждый пользователь усваивает, как "Отче наш...", что процедура старта предусматривает следующую последовательность операций. Сначала запускается сам Microsoft Excel. Стартуя, программа автоматически создает новый пустой документ и останавливается в ожидании дальнейших распоряжений. Чтобы получить доступ к конкретной таблице, следует принудительно, в ручном режиме, указать программе посредством системного меню ФАЙЛ и расположенного в нем режима ОТКРЫТЬ.
В большинстве случаев это правильно, так как открываемый в каждом конкретном случае файл заранее самой Microsoft Excel не известен, значит иначе и быть не может. Однако нередко встречается обратная ситуация, когда оператор, в девяти случаях из десяти, работает с конкретным, заранее известным файлом. Таким образом, обращаясь к электронным таблицам он, скорее всего, желает добраться к весьма даже известному месту. А это позволяет процесс автоматизировать.
На первый взгляд, подобные хитрости могут показаться бурей в стакане воды. Минутой туда, минутой сюда - какая разница. Тем не менее, особенно в случае работы на маломощном компьютере, истинные непроизводительные потери времени могут достигать десяти минут. Причем получается ни нашим, ни вашим. Чтобы добраться до желаемой таблицы, приходится сидеть все время возле компьютера и лишь время от времени что-то там ему указывать. Вроде как всю работу делает компьютер, и человек ему вовсе ни к чему, только без присутствия оператора процедура не будет доведена до конца. Получается классический замкнутый круг.
В то же время совершенно не трудно заставить Microsoft Excel автоматически при старте загружать конкретный, заранее определенный файл. Практическое применение этого приема может быть самым различным. Например, в случае существования взаимосвязанного комплекса таблиц, в которых собирается и систематизируется финансовая информация о деятельности предприятия, не составляет труда организовать итоговую таблицу, опрашивающую исходные файлы, обрабатывающую информацию и представляющую ее в наиболее удобном и наглядном виде. С точки зрения конфиденциальности лучше и придумать трудно. Все формулы, конкретные налоговые ставки и прочая деликатная информация хранится исключительно в итоговой таблице, а остальная информация распылена по всему предприятию, что значительно затрудняет ее анализ и обработку для постороннего человека. У Microsoft Excel есть один недостаток - он не умеет постоянно опрашивать подчиненные таблицы с целью обновления вычисляемых данных и информации, получаемой посредством ссылок. Встроенные средства обеспечивают проведение операции обновления связей лишь в трех случаях: при открытии итогового файла, при его закрытии и принудительно, по команде пользователя. Тем не менее, можно обойтись и этим. Так, запрограммировав Microsoft Excel на автоматическую инициализацию итогового файла при старте, а его, в свою очередь, на обновление связей по открытии, можно получить в свое распоряжение недурственного финансового помощника. Каждый раз, например, достаточно запустить Microsoft Excel, и развернутый отчет о финансовом состоянии предприятия в вашем полном распоряжении. Самый что ни на есть свежий и обстоятельный.
Как делать автоматизированные таблицы, я уже рассказывал. Осталось объяснить совсем немного: как управлять процедурой запуска Microsoft Excel.
Это достаточно просто. На самом деле процедурой запуска приложения управляет операционная система MS Windows. По большому счету, она даже не разбирается, что и для чего делает, а просто выполняет заданную последовательность действий, если эта инструкция составлена грамотно. Согласно идеологии операционной Windows системы для каждого исполняемого EXE или COM файла создается своего рода памятная записка, называемая ярлыком. В этом ярлыке описывается все, что системе следует знать при запуске указанной программы или файла. Все, что содержится в меню экранной кнопки ПУСК, на самом деле является набором ярлыков, расположенных в подпапке ГЛАВНОЕ МЕНЮ, папки WINDOWS, на системном диске компьютера. Все расположенные там меню так же содержат ярлыки. Прелесть подобной организации заключается в том, что можно создавать неограниченное количество ярлыков, ссылающихся на один и тот же файл, но с разными параметрами самого запуска.
Сам по себе ярлык (см. рис. 1) содержит две вкладки: общие и ярлык. В "общих" описывается самая поверхностная "стандартная" информация (когда файл создан, как называется, и так далее). А вот в "ярлыке" сосредоточены весьма важные для пользователя поля. В поле ФАЙЛ написано где конкретно расположен исполняемый файл, на который ярлык ссылается. Этим дело и ограничивается. Однако ничто не мешает через пробел дописать вручную путь к той таблице, которая должна автоматически открываться при запуске Microsoft Excel.
Тут, правда, существует ряд правил, которые следует соблюдать. Путь к файлу, подлежащему автоматическому открытию, должен быть записан в двойных кавычках. Например "имя диска/имя папки/имя подпапки/имя таблицы". В этом случае таблица будет открыта на общих основаниях, то есть со всеми возможными полномочиями, как по чтению, так и по записи.
Если же предполагается, что в дальнейшем с таблицей будут работать пользователи, которым либо незачем, либо чревато предоставлять доступ по записи, то можно заранее запретить это еще в ярлыке. Для этого перед путем к открываемому файлу таблиц, следует указать специализированный ключ /r означающий для Microsoft Excel, что таблица доступна "только для чтения". В таком случае пользователь может просматривать таблицу, может пользоваться ее данными и даже может изменить содержимое ее ячеек (если они не защищены дополнительно), но сохранить все эти изменения на диске он не сможет, следовательно, открываемый файл пострадать не может, что весьма удобно. Особенно в случаях, когда одни и те же данные используются самыми различными категориями пользователей с самыми различными полномочиями и разным уровнем технических навыков, а за работоспособностью всего аппаратно-технического комплекса предприятия следит один-два сисопа, которые не боги, и у которых всего две руки и двадцать четыре часа в сутках.
Кстати говоря, механизм управляющих ключей позволяет получить множество всяких полезных эффектов, в том числе и выражающихся во вполне материальных категориях, например, в осязаемых деньгах. Microsoft Excel, как известно, может запускаться не только в однопользовательском (один компьютер, один пакет, один пользователь), но и в многопользовательском режиме. Это позволяет установить всего одну копию Microsoft Excel на одном жестком диске и позволить обращаться к ней нескольким пользователям единовременно, например в локальной сети. Таким образом, если в сети находится десять пользователей, у которых установлена локальная копия Microsoft Excel (не говоря уже о том, что весь комплекс программных продуктов MS Office может быть организован аналогичным образом), то переход на многопользовательский режим позволяет сэкономить около трехсот мегабайт дискового пространства, что вполне возможно перевести в деньги и указать в графе "экономический эффект".
Сложность заключается лишь в том, что сам по себе Microsoft Excel не особо различает активизировавшего его пользователей. В результате каждый пользователь попадает в достаточно неудобную среду, в которой все настройки "по умолчанию" не удобны никому. А между тем решить эту проблему особого труда не составляет, так как в индивидуальном ярлыке допускается прописать самые различные индивидуальные настройки. В частности, самым важным среди предоставляемых сервисов является ссылка на рабочую папку. Обычно эта ссылка указывает на такое место дерева папок, переход с которого в любое другое место требует минимальных усилий. Например, если с Microsoft Excel работает бухгалтер, то наиболее удобным для него будет, при попытке сохранения файла, сразу попадать в ту папку, в которой находится бухгалтерская отчетность и так далее.
Так вот, в индивидуальном ярлыке, расположенном на конкретном рабочем месте, в строке ФАЙЛ, после описания пути к исполняемому модулю, следует указать ключ /р и далее, в кавычках, путь к той папке, в которую желаемо попадать по умолчанию.
Кроме того, механизм ключей позволяет обеспечить еще один дополнительный эффект - повышение конфиденциальности пользования информацией с ограниченным доступом. Последнее особенно актуально в том случае, когда одним компьютером пользуются несколько человек разного круга полномочий, что частенько встречается на небольших предприятиях, не располагающих большим парком вычислительной техники. Поэтому этот компьютер превращается в своего рода переходящий вымпел. При этом заложенное в программное обеспечение автоматическое удобство оборачивается самым негативным образом. Предположим, что последним на таком рабочем месте работал бухгалтер. "Умная" программа, стартуя утром следующего дня, по умолчанию тут же запускает последний файл, с которым в прошлый раз велась работа. Из самых лучших побуждений Microsoft Excel опять загружает баланс предприятия... в то время, как за рабочим местом находится человек, доступ которого к финансовой информации, по меньшей мере, нежелателен, однако который использует персональный компьютер для выполнения своих служебных обязанностей.
Спорить не буду, самым лучшим решением проблемы будет купить бухгалтеру собственный служебный компьютер, однако одно другому не мешает. Более того, чем хуже финансовое положение предприятия, тем больше их потребность в автоматизации и совместном использовании оборудования. Так вот, прежде всего для подобных ситуаций существует специальный ключ, отменяющий вывод на экран любого файла. Если указать в ярлыке ключ /е, то Microsoft Excel совершенно нормально стартует, однако последний использованный файл не загружается, как не создается и новая книга с чистыми листами. Получается своего рода чистая оболочка, в которую пользователь волен запускать все, что считает необходимым.
Некоторые, относительно начитанные люди задают вопрос, а зачем мучиться с ключами и ярлыками, если в самом Microsoft Excel существует возможность указать имя таблицы (или книги), которую следует загрузить сразу при старте данного приложения? Смею уверить, это все от недопонимания самого механизма работы приложения вообще и каждого пользователя в частности. Действительно, (см. рис. 2) в меню СЕРВИС есть меню ПАРАМЕТРЫ, а там вкладка ОБЩИЕ, содержащая поле Каталог автозагрузки. Книга, указанная в этом каталоге, автоматически загружается при инициализации пакета Microsoft Excel.- Точно так же реагирует электронная таблица фирмы Microsoft Corporation на соответствующую запись в поле ФАЙЛ ярлыка, о чем я уже говорил ранее.
Тем не менее, определенная разница все же существует, а большая она или маленькая - это уже вы сами решайте. Microsoft Excel опрашивает Каталог автозагрузки всякий раз, когда Microsoft Excel запускается пользователем. При этом программа совершенно не видит разницы между тем, каким образом и откуда она была запущена. Что тут поделать, если в алгоритме открытия Microsoft Excel жестко указано: опросить поле Каталог автозагрузки. С ярлыком дело другое. Тут так же проверяется, а нет ли каких дополнительных инструкций кроме пути к стартовому модулю программы. Только эта операция локализована в рамках каждого конкретного ярлыка, что позволяет создать, на базе одной и той же Microsoft Excel великое множество различных между собой конфигураций рабочей среды. Эти ярлыки могут располагаться в любом месте системы (не только системы папок отдельного компьютера, но и системы дисков рабочих мест локальной сети практически любой идеологии), что внешне очень похоже на существование аналогичного количества индивидуальных копий самой Microsoft Excel. Такие вот тонкости.
В целом же, все это действительно мелочи, только мелочи достаточно важные, использование которых делает работу куда приятнее и удобнее. У вас медленный устаревший компьютер, который грузится десять минут? Так это же здорово! Есть повод посмеяться над этим во время перекура, пока он, следуя продуманным инструкциям, самостоятельно переходит в работоспособное состояние. Что примечательно, ни один, даже самый строгий начальник, не сможет придраться по поводу перекуров в рабочее время, компьютер-то делом занят... стало быть работа-то выполняется.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 35 за 1998 год в рубрике soft :: субд
