Не хуже, чем в тетрадке
Не хуже, чем в тетрадке
Уже, пожалуй, никто не станет спорить с утверждением о том, что компьютер - вещь удобная и в хозяйстве полезная. На нем можно и письмо на деревню дедушке написать, и кляузу на соседа по отделу настрочить, и баланс семейный подвести. Словом, можно все, что угодно. Только, как бы это сказать помягче, из всех публикаций у народа непросвещенного может сложиться такое впечатление, что работа на персональном компьютере сродни хождению по проволоке без страховки. Мол, чистовики на персоналке, это пожалуйста, это красиво и удобно, а вот работать - это не то, чтобы совсем сложно, но несколько не с руки. Причем, если разобраться, вся загвоздка заключается в невозможности выполнить такую простую операцию, как, например, сделать пометки на полях, выделить важную цифру или отметить интересное место, чтобы не забыть задать вопрос составителям таблицы. Когда в руках лист бумаги, то естественно чиркнуть карандашом или фломастером, а вот на экране такое - как-то не так.
Так вот, мои хорошие, впечатление сие обманчиво, хотя и весьма реалистично. Если взять тот же Microsoft Excel, то, смею вас уверить, работать с ним не менее удобно, чем с разграфленной бумагой. И удобство начинается с самого первого этапа - этапа форматирования данных. Я тут подготовил один простой пример, на основании которого наиболее наглядно проступают все имеющиеся достоинства.
На первом рисунке представлена типичная черновая запись своего рода статистики по торговле пивом с пяти независимых мелкорозничных точек разлива. Соответственно, перечислены все эти точки, объем их реализации, величина плановых заданий и процент их выполнения. Предположим, вы, как самый главный руководитель, получили этот файл и хотите разобраться в его содержимом, а заодно наказать невиновных и наградить непричастных. Так вот, как я уже говорил, средствами Microsoft Excel пометок всяческих можно наставить ничуть не меньше, чем карандашом на полях.
Начать можно с самого простого - с форматирования по условию. Дело в том, что ядро электронной таблицы "умеет" автоматически определять содержимое ячейки и форматировать в зависимости от соответствия заранее заданным условиям. Для этого нужно из меню "ФОРМАТ" выбрать команду "УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ" . Это вызовет на экран окно мастера, с которым и предстоит немного поколдовать . Первое его поле отвечает за принцип анализа. В выпадающем списке находятся два обозначения принципиального подхода: анализировать само значение или анализировать на соответствие некоей формуле. В данном случае, например, хочется директору быстро выделить все ячейки столбца " Темп продаж", в которых находится значение менее ста процентов. В примере всего пять строк, и результат виден и без заумного форматирования, но если их будет хотя бы сотня, то на глаз оно как-то сложновато, и лучше воспользоваться услугами мастера. Для этого достаточно на основе какой-нибудь одной ячейки придумать условный формат, а потом распространить его действие на весь интересующий диапазон. Поэтому в качестве принципа анализа стоит выбрать режим " значение", а в следующем поле (в котором определяется условие сравнения) выбрать режим " меньше". В качестве величины, с которой предстоит провести сравнение, укажем 0,99. Что касается формата, то он задается тут же, посредством экранной кнопки "Формат" на окне мастера. Настроив внешний вид интересующего условия соответствующим образом, самое время нажать "ОК" и получить результат.
Так как использованная мною ячейка $E$3 (выделенная перед вызовом мастера) укладывается в заданное условие, то она тут же будет отформатирована заданным образом. Теперь остается выделить ее еще раз, выбрать режим "копировать" (через системное меню или с панели инструментов), затем выделить оставшуюся часть данного столбца и вставить в область выделения (через " специальную вставку") только стиль форматирования. Так как формат условный, то "жирными" станут лишь те значения, которые меньше ста процентов, а остальные не изменятся .
Таким образом весь столбец за каких-то пару минут приобрел весьма удобный для восприятия вид. Кстати, мастер условного форматирования "умеет" оперировать более чем одним условием за раз. На окне мастера есть кнопка с надписью "А также". Ее нажатие вызывает появление еще одного модуля для настройки условий, что позволяет создавать конструкции ЭТО И ЭТО, а также применять даже три проверочных критерия одновременно.
Но это все еще цветочки, куда интересней и полезнее ягодки, предусмотренные разработчиками из Microsoft Corporation. Дело в том, что каждая ячейка электронной таблицы является обособленным самостоятельным объектом, который может не только содержать значение, ссылку или формулу, но и который можно индивидуально форматировать, как Бог на душу положит. К ячейке можно присоединить индивидуальный комментарий, который будет храниться в данной таблице, но выводится на экран лишь по специальному требованию пользователя.
В меню "ВСТАВКА" есть замечательный режим "ПРИМЕЧАНИЕ", который выполняет ту же функцию, что и обычный клочок бумажки с временными каракулями "для сведения" .
Выбор этого режима вызывает формирование отдельного текстового окошка для комментария, от которого идет стрелка к той ячейке, к которой это примечание относится . Содержимое этого окна точно так же можно форматировать, как и любой другой текст в электронной таблице, - посредством меню "ФОРМАТ" или контекстно-зависимого меню мыши.
После того как примечание создано и нужда в его показе временно отпала, то окошко можно скрыть. С точки зрения программы электронных таблиц фирмы Microsoft Corporation окно примечания имеет более высокий приоритет при демонстрации. Если перевести это на нормальный русский язык, то сие означает, что по умолчанию окно с примечанием должно "лежать" всегда "над" окном с самой таблицей.
Чтобы скрыть его с глаз, нужно выделить ячейку с примечанием и вызвать контекстно-зависимое меню . В нем есть команда "СКРЫТЬ ПРИМЕЧАНИЕ", определяющая взаимное расположение окон относительно друг друга на экране монитора.
Если требуется скрыть окно примечания, то выберите этот режим и оно исчезнет. О том, что оно вообще, в принципе, существует, свидетельствует яркая красная точка в левом верхнем углу этой ячейки . Если навести маркер мыши на закомментированную ячейку, то комментарий автоматически появится и будет виден до тех пор, пока мышь будет указывать на эту ячейку.
Очень удобно.
Надеюсь, теперь работать с Microsoft Excel вам будет проще и удобнее. Во всяком случае, вполне можно будет сэкономить некоторое количество баксов на бумаге для черновой печати.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Уже, пожалуй, никто не станет спорить с утверждением о том, что компьютер - вещь удобная и в хозяйстве полезная. На нем можно и письмо на деревню дедушке написать, и кляузу на соседа по отделу настрочить, и баланс семейный подвести. Словом, можно все, что угодно. Только, как бы это сказать помягче, из всех публикаций у народа непросвещенного может сложиться такое впечатление, что работа на персональном компьютере сродни хождению по проволоке без страховки. Мол, чистовики на персоналке, это пожалуйста, это красиво и удобно, а вот работать - это не то, чтобы совсем сложно, но несколько не с руки. Причем, если разобраться, вся загвоздка заключается в невозможности выполнить такую простую операцию, как, например, сделать пометки на полях, выделить важную цифру или отметить интересное место, чтобы не забыть задать вопрос составителям таблицы. Когда в руках лист бумаги, то естественно чиркнуть карандашом или фломастером, а вот на экране такое - как-то не так.
Так вот, мои хорошие, впечатление сие обманчиво, хотя и весьма реалистично. Если взять тот же Microsoft Excel, то, смею вас уверить, работать с ним не менее удобно, чем с разграфленной бумагой. И удобство начинается с самого первого этапа - этапа форматирования данных. Я тут подготовил один простой пример, на основании которого наиболее наглядно проступают все имеющиеся достоинства.
На первом рисунке представлена типичная черновая запись своего рода статистики по торговле пивом с пяти независимых мелкорозничных точек разлива. Соответственно, перечислены все эти точки, объем их реализации, величина плановых заданий и процент их выполнения. Предположим, вы, как самый главный руководитель, получили этот файл и хотите разобраться в его содержимом, а заодно наказать невиновных и наградить непричастных. Так вот, как я уже говорил, средствами Microsoft Excel пометок всяческих можно наставить ничуть не меньше, чем карандашом на полях.
Начать можно с самого простого - с форматирования по условию. Дело в том, что ядро электронной таблицы "умеет" автоматически определять содержимое ячейки и форматировать в зависимости от соответствия заранее заданным условиям. Для этого нужно из меню "ФОРМАТ" выбрать команду "УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ" . Это вызовет на экран окно мастера, с которым и предстоит немного поколдовать . Первое его поле отвечает за принцип анализа. В выпадающем списке находятся два обозначения принципиального подхода: анализировать само значение или анализировать на соответствие некоей формуле. В данном случае, например, хочется директору быстро выделить все ячейки столбца " Темп продаж", в которых находится значение менее ста процентов. В примере всего пять строк, и результат виден и без заумного форматирования, но если их будет хотя бы сотня, то на глаз оно как-то сложновато, и лучше воспользоваться услугами мастера. Для этого достаточно на основе какой-нибудь одной ячейки придумать условный формат, а потом распространить его действие на весь интересующий диапазон. Поэтому в качестве принципа анализа стоит выбрать режим " значение", а в следующем поле (в котором определяется условие сравнения) выбрать режим " меньше". В качестве величины, с которой предстоит провести сравнение, укажем 0,99. Что касается формата, то он задается тут же, посредством экранной кнопки "Формат" на окне мастера. Настроив внешний вид интересующего условия соответствующим образом, самое время нажать "ОК" и получить результат.
Так как использованная мною ячейка $E$3 (выделенная перед вызовом мастера) укладывается в заданное условие, то она тут же будет отформатирована заданным образом. Теперь остается выделить ее еще раз, выбрать режим "копировать" (через системное меню или с панели инструментов), затем выделить оставшуюся часть данного столбца и вставить в область выделения (через " специальную вставку") только стиль форматирования. Так как формат условный, то "жирными" станут лишь те значения, которые меньше ста процентов, а остальные не изменятся .
Таким образом весь столбец за каких-то пару минут приобрел весьма удобный для восприятия вид. Кстати, мастер условного форматирования "умеет" оперировать более чем одним условием за раз. На окне мастера есть кнопка с надписью "А также". Ее нажатие вызывает появление еще одного модуля для настройки условий, что позволяет создавать конструкции ЭТО И ЭТО, а также применять даже три проверочных критерия одновременно.
Но это все еще цветочки, куда интересней и полезнее ягодки, предусмотренные разработчиками из Microsoft Corporation. Дело в том, что каждая ячейка электронной таблицы является обособленным самостоятельным объектом, который может не только содержать значение, ссылку или формулу, но и который можно индивидуально форматировать, как Бог на душу положит. К ячейке можно присоединить индивидуальный комментарий, который будет храниться в данной таблице, но выводится на экран лишь по специальному требованию пользователя.
В меню "ВСТАВКА" есть замечательный режим "ПРИМЕЧАНИЕ", который выполняет ту же функцию, что и обычный клочок бумажки с временными каракулями "для сведения" .
Выбор этого режима вызывает формирование отдельного текстового окошка для комментария, от которого идет стрелка к той ячейке, к которой это примечание относится . Содержимое этого окна точно так же можно форматировать, как и любой другой текст в электронной таблице, - посредством меню "ФОРМАТ" или контекстно-зависимого меню мыши.
После того как примечание создано и нужда в его показе временно отпала, то окошко можно скрыть. С точки зрения программы электронных таблиц фирмы Microsoft Corporation окно примечания имеет более высокий приоритет при демонстрации. Если перевести это на нормальный русский язык, то сие означает, что по умолчанию окно с примечанием должно "лежать" всегда "над" окном с самой таблицей.
Чтобы скрыть его с глаз, нужно выделить ячейку с примечанием и вызвать контекстно-зависимое меню . В нем есть команда "СКРЫТЬ ПРИМЕЧАНИЕ", определяющая взаимное расположение окон относительно друг друга на экране монитора.
Если требуется скрыть окно примечания, то выберите этот режим и оно исчезнет. О том, что оно вообще, в принципе, существует, свидетельствует яркая красная точка в левом верхнем углу этой ячейки . Если навести маркер мыши на закомментированную ячейку, то комментарий автоматически появится и будет виден до тех пор, пока мышь будет указывать на эту ячейку.
Очень удобно.
Надеюсь, теперь работать с Microsoft Excel вам будет проще и удобнее. Во всяком случае, вполне можно будет сэкономить некоторое количество баксов на бумаге для черновой печати.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 30 за 1998 год в рубрике soft :: субд
