T-FLEX DOCs - технический документооборот и управление
T-FLEX DOCs - технический документооборот и управление
Современный цивилизованный рынок программного обеспечения имеет одну характерную черту - новые версии продуктов создают покупатели. Конечно, речь не идет о том, что, купив программу, Вы приступаете к написанию кода для ее улучшения. Дело в том, что нормальные взаимоотношения между производителем и покупателем рано или поздно приводят к тому, что покупатель начинает желать от приобретенной системы больших возможностей, а производитель - реагировать на пожелания. В итоге такого сотрудничества в выигрыше оказываются обе стороны.
Ярким примером результата таких взаимоотношений является новая версия системы технического документооборота TFLEX DOCs, выпускаемая Московской компанией "Топ Системы". Надо отметить, что такой современный подход к проблеме совершенствования своих программных продуктов эта фирма практикует уже несколько лет. Давно известный на российском рынке пакет параметрического моделирования и черчения TFLEX CAD является не только сосредоточением современнейших средств и методов проектирования, но и демонстрирует высокую степень "человеколюбия". Согласитесь, что достичь этого, запершись в офисе, просто невозможно.
Проводя десятки семинаров по всей стране и за рубежом, сотрудники компании "Топ Системы" не только демонстрируют свои программные продукты потенциальным заказчикам, но и внимательно выслушивают все предложения, замечания и просто наболевшие проблемы, часто не связанные с собственно проектированием. Собрав же воедино информацию с сотен предприятий, легко заметить сходство поставленных задач. Кроме этого, из большого числа пользователей программных продуктов, производимых компанией, уже сформировался круг людей и предприятий, которые не только ставят проблемы, но и предлагают методы их решения, возможные для их конкретного случая. И снова четко прослеживается общность и схожесть получаемых предложений. Так, анализируя проблемы и пожелания пользователей, наложенные на новые идеи разработчиков, появляются новые функциональные возможности существующих программных продуктов, а иногда и новые системы. Примером такого сотрудничества стало появление несколько лет назад системы TFLEX DOCs.
Для того чтобы эффективно использовать систему управления документами, надо ей доверять. Доверие и долгосрочное сотрудничество возможно лишь в том случае, если Вы увидите, как создавалась система, каким образом и в каких направлениях она развивается. Как уже говорилось ранее, система TFLEX DOCs появилась на свет в результате политики решения проблемы активно работающих пользователей системы проектирования TFLEX CAD. Давайте рассмотрим и проследим этапы развития этой новой системы управления документами и познакомимся с ее основными возможностями.
Первой четко сформулированной проблемой стало большое количество файлов документов, разбросанных по разным компьютерам. Положение обычно осложнялось тем, что, работая несогласованно, разработчики плодили бесчисленные копии наиболее важных документов, что приводило к полной неразберихе. Вторая трудность относилась к процессу коллективной работы над документами. Оказалось, что при редактировании большого количества документов проекта несколькими сотрудниками одновременно неизбежно возникает ситуация, когда два человека правят один документ. Очевидно, что ничего хорошего из этого не выйдет.
Решением вышеизложенных проблем и должна была заняться система TFLEX DOCs. Основным положением при разработке было выбрано условие обеспечения согласованных разработок в рабочих группах. Целый комплекс возможностей системы призван решать задачи организации работы с документами. Первым пунктом в этой цепочке является использование централизованного хранилища документов. Это не только облегчило администраторам сетей процедуру резервного копирования, но и позволило защитить информацию от несанкционированного вмешательства пользователя в обход системы. TFLEX DOCs версии 6.0 позволяет надежно защитить документы в хранилище, так как допускает не иметь разделяемых ресурсов ни на сервере, ни на рабочей станции. При этом все файлы документов остаются отдельными файлами соответствующих типов, что резко снижает риск потери данных в случае непредвиденных сбоев в аппаратуре. Очевидно, что работать с одним массивом документов трудно. По этой причине T-FLEX DOCs имеет простой и легкий в использовании механизм создания архивов, представляющий собой особую картотеку, где документы могут быть разделены по папкам и сгруппированы произвольным образом, который практически полностью формируется пользователем системы. Вся эта структура документов представляется всем пользователям в строгом соответствии с их правами доступа к тем или иным архивам. В сочетании с древовидной структурой групп и пользователей, способной копировать всю иерархическую структуру предприятия, механизм разделения прав доступа к архивам является мощным средством упорядочивания работы с документами как в рабочих группах, так и на предприятиях. Стоит добавить, что введение в систему понятия "Рабочий стол" и реализация аппарата "Взять в работу/Возвратить в архив" с легкостью решают проблему коллективной работы над документами, а "русскоговорящая" система поиска позволяет быстро и эффективно находить все необходимые документы.
Подведем первые итоги. В соответствии с пожеланиями заказчика система TFLEX DOCs научилась централизованно хранить документы, группировать их произвольным образом, разделять права пользователей, обеспечивать возможность коллективной работы и осуществлять быстрый поиск документов в хранилище. Что же говорят пользователи теперь? Ответ напрашивается сам собой: если мы храним документы и имеем не только возможность быстро к ним обращаться, но и работать с ними в рабочей группе, то почему бы теперь не иметь средства обмена информацией между разработчиками в процессе проектирования. Очевидно, что следующим этапом работы над системой стала разработка средств внутреннего обмена сообщениями и поручениями. В итоге этой работы были созданы средства групповой рассылки сообщений и выдачи поручений с механизмом контроля исполнения. Любое послание может быть связано с документом или папкой, что позволяет выдавать задания на разработку того или иного узла с одновременной передачей чертежей или других документов. Версия 6.0 системы TFLEX DOCs включает в себя еще и возможности ведения журнала рассылки, определения того, было ли уже прочитано сообщение, и если да, то когда это произошло. Поручения в новой версии системы не только могут быть разосланы группе исполнителей, но и каждый из них может получить свой собственный срок исполнения и контролироваться отдельно.
Итак, с появлением внутренней почтовой службы система организации работы и хранения документов превратилась в систему документооборота, позиционированную на рынке средств проектирования. Что же дальше? Документы есть, возможность коллективной работы есть, обмен сообщениями, выдача поручений, контроль исправления есть. Остается собрать это воедино в одном процессе проектирования и станет ясно, что не хватает лишь механизма работы над проектом, ведения этого проекта и формирования изделия со всеми вытекающими из этого процесса сведениями. Это и стало главным отличием версии 6.0 системы TFLEX DOCs от предыдущих версий.
Весь процесс работы над проектом и создания изделия состоит из двух основных этапов. Первый - это создание базового проекта, второй - формирование конкретного изделия на базе одного из проектов. Здесь имеются все возможности, необходимые проектировщику. Построение "дерева" проекта происходит по той схеме, которая принята на Вашем конкретном предприятии. Весь механизм реализован таким образом, чтобы работа с системой не вносила ограничений в ход проектирования. Так для создания структуры проекта совершенно необязательно наличие разработанных или даже просто зарегистрированных элементов. Регистрация и добавление элементов проекта происходит по мере уточнения базового состава разрабатываемого изделия. Есть возможность регистрировать в проекте документы, которые будут созданы позднее, на следующих этапах проектирования. Кроме этого, допускается использовать компоненты, которые вообще не представлены в виде документов, к примеру, покупные и стандартные изделия, материалы и так далее. Важной особенностью системы TFLEX DOCs является возможность регистрации различных вариантов элемента, то есть если разрабатываемый автомобиль может комплектоваться одной из трех коробок передач, то Вы включаете в проект все три варианта этого узла, а при формировании изделия указывается, какое конкретно исполнение будет реализовано. Как следствие - ведение групповых спецификаций, формирование списков состава изделия и определение входимости элементов. Следует добавить, что все эти списки могут быть не только напечатаны на соответствующих бланках, но и сохранены в виде таблиц MS Excel, базы данных форматов Access, DBF или Sybase SQL, что позволит использовать их для других задач, решаемых сторонними производителями.
Важными элементами системы управления проектами является классификатор обозначений. Простой механизм позволит Вам самим сформулировать правила формирования обозначения элемента в зависимости от его типа. В результате Вы получаете возможность просто указывать, какого рода элемент необходимо добавить в проект и получаете нужное обозначение. Кроме этого, если Вы пользовались при формировании обозначений специально разработанным правилом шаблонов, то задание номера изделия приведет к автоматической замене шаблонов на реальные обозначения.
Очевидно, что механизм ведения проекта невозможен без четкого разграничения прав доступа, которые, в отличие от архивов, могут назначаться на каждый элемент отдельно. Такое назначение подразумевает, что пользователь, получивший права на редактирование одной из ветвей проекта, может изменять все элементы, входящие в эту ветвь, а все остальные ветви будут предоставлены ему лишь для просмотра.
Коллективная работа над проектами реализуется теми же простыми и мощными средствами, которые работают в части управления документами, а механизм рассылки сообщений и поручений позволяет синхронизировать весь процесс проектирования. Реализованы в системе TFLEX DOCs и такие функции, как внесение изменений в утвержденные проекты и определение степени готовности (завершенности) проекта, имеется возможность подключения к проекту подпроекта, что существенно упрощает разработку сложных изделий.
В заключение добавлю, что новый интерфейс системы TFLEX DOCs, появившийся в версии 6.0, не только демонстрирует постоянное стремление разработчиков к совершенствованию, но и значительно упрощает работу с системой, делая ее наглядной, а содержание экрана более информативным. В целом заметно, что разработка TFLEX DOCs не стоит на месте. Разработчики компании "Топ Системы" в тесном контакте со своими специалистами по маркетингу и в результате встреч с заказчиками постоянно стремятся приблизить систему к реальным условиям и требованиям современных предприятий. И есть все основания полагать, что этот процесс будет только расширяться, приводя к появлению новых возможностей и решению все большего круга задач промышленного проектирования.
Кочан Игорь, ООО "Ормасэйл" - титульная страница
Современный цивилизованный рынок программного обеспечения имеет одну характерную черту - новые версии продуктов создают покупатели. Конечно, речь не идет о том, что, купив программу, Вы приступаете к написанию кода для ее улучшения. Дело в том, что нормальные взаимоотношения между производителем и покупателем рано или поздно приводят к тому, что покупатель начинает желать от приобретенной системы больших возможностей, а производитель - реагировать на пожелания. В итоге такого сотрудничества в выигрыше оказываются обе стороны.
Ярким примером результата таких взаимоотношений является новая версия системы технического документооборота TFLEX DOCs, выпускаемая Московской компанией "Топ Системы". Надо отметить, что такой современный подход к проблеме совершенствования своих программных продуктов эта фирма практикует уже несколько лет. Давно известный на российском рынке пакет параметрического моделирования и черчения TFLEX CAD является не только сосредоточением современнейших средств и методов проектирования, но и демонстрирует высокую степень "человеколюбия". Согласитесь, что достичь этого, запершись в офисе, просто невозможно.
Проводя десятки семинаров по всей стране и за рубежом, сотрудники компании "Топ Системы" не только демонстрируют свои программные продукты потенциальным заказчикам, но и внимательно выслушивают все предложения, замечания и просто наболевшие проблемы, часто не связанные с собственно проектированием. Собрав же воедино информацию с сотен предприятий, легко заметить сходство поставленных задач. Кроме этого, из большого числа пользователей программных продуктов, производимых компанией, уже сформировался круг людей и предприятий, которые не только ставят проблемы, но и предлагают методы их решения, возможные для их конкретного случая. И снова четко прослеживается общность и схожесть получаемых предложений. Так, анализируя проблемы и пожелания пользователей, наложенные на новые идеи разработчиков, появляются новые функциональные возможности существующих программных продуктов, а иногда и новые системы. Примером такого сотрудничества стало появление несколько лет назад системы TFLEX DOCs.
Для того чтобы эффективно использовать систему управления документами, надо ей доверять. Доверие и долгосрочное сотрудничество возможно лишь в том случае, если Вы увидите, как создавалась система, каким образом и в каких направлениях она развивается. Как уже говорилось ранее, система TFLEX DOCs появилась на свет в результате политики решения проблемы активно работающих пользователей системы проектирования TFLEX CAD. Давайте рассмотрим и проследим этапы развития этой новой системы управления документами и познакомимся с ее основными возможностями.
Первой четко сформулированной проблемой стало большое количество файлов документов, разбросанных по разным компьютерам. Положение обычно осложнялось тем, что, работая несогласованно, разработчики плодили бесчисленные копии наиболее важных документов, что приводило к полной неразберихе. Вторая трудность относилась к процессу коллективной работы над документами. Оказалось, что при редактировании большого количества документов проекта несколькими сотрудниками одновременно неизбежно возникает ситуация, когда два человека правят один документ. Очевидно, что ничего хорошего из этого не выйдет.
Решением вышеизложенных проблем и должна была заняться система TFLEX DOCs. Основным положением при разработке было выбрано условие обеспечения согласованных разработок в рабочих группах. Целый комплекс возможностей системы призван решать задачи организации работы с документами. Первым пунктом в этой цепочке является использование централизованного хранилища документов. Это не только облегчило администраторам сетей процедуру резервного копирования, но и позволило защитить информацию от несанкционированного вмешательства пользователя в обход системы. TFLEX DOCs версии 6.0 позволяет надежно защитить документы в хранилище, так как допускает не иметь разделяемых ресурсов ни на сервере, ни на рабочей станции. При этом все файлы документов остаются отдельными файлами соответствующих типов, что резко снижает риск потери данных в случае непредвиденных сбоев в аппаратуре. Очевидно, что работать с одним массивом документов трудно. По этой причине T-FLEX DOCs имеет простой и легкий в использовании механизм создания архивов, представляющий собой особую картотеку, где документы могут быть разделены по папкам и сгруппированы произвольным образом, который практически полностью формируется пользователем системы. Вся эта структура документов представляется всем пользователям в строгом соответствии с их правами доступа к тем или иным архивам. В сочетании с древовидной структурой групп и пользователей, способной копировать всю иерархическую структуру предприятия, механизм разделения прав доступа к архивам является мощным средством упорядочивания работы с документами как в рабочих группах, так и на предприятиях. Стоит добавить, что введение в систему понятия "Рабочий стол" и реализация аппарата "Взять в работу/Возвратить в архив" с легкостью решают проблему коллективной работы над документами, а "русскоговорящая" система поиска позволяет быстро и эффективно находить все необходимые документы.
Подведем первые итоги. В соответствии с пожеланиями заказчика система TFLEX DOCs научилась централизованно хранить документы, группировать их произвольным образом, разделять права пользователей, обеспечивать возможность коллективной работы и осуществлять быстрый поиск документов в хранилище. Что же говорят пользователи теперь? Ответ напрашивается сам собой: если мы храним документы и имеем не только возможность быстро к ним обращаться, но и работать с ними в рабочей группе, то почему бы теперь не иметь средства обмена информацией между разработчиками в процессе проектирования. Очевидно, что следующим этапом работы над системой стала разработка средств внутреннего обмена сообщениями и поручениями. В итоге этой работы были созданы средства групповой рассылки сообщений и выдачи поручений с механизмом контроля исполнения. Любое послание может быть связано с документом или папкой, что позволяет выдавать задания на разработку того или иного узла с одновременной передачей чертежей или других документов. Версия 6.0 системы TFLEX DOCs включает в себя еще и возможности ведения журнала рассылки, определения того, было ли уже прочитано сообщение, и если да, то когда это произошло. Поручения в новой версии системы не только могут быть разосланы группе исполнителей, но и каждый из них может получить свой собственный срок исполнения и контролироваться отдельно.
Итак, с появлением внутренней почтовой службы система организации работы и хранения документов превратилась в систему документооборота, позиционированную на рынке средств проектирования. Что же дальше? Документы есть, возможность коллективной работы есть, обмен сообщениями, выдача поручений, контроль исправления есть. Остается собрать это воедино в одном процессе проектирования и станет ясно, что не хватает лишь механизма работы над проектом, ведения этого проекта и формирования изделия со всеми вытекающими из этого процесса сведениями. Это и стало главным отличием версии 6.0 системы TFLEX DOCs от предыдущих версий.
Весь процесс работы над проектом и создания изделия состоит из двух основных этапов. Первый - это создание базового проекта, второй - формирование конкретного изделия на базе одного из проектов. Здесь имеются все возможности, необходимые проектировщику. Построение "дерева" проекта происходит по той схеме, которая принята на Вашем конкретном предприятии. Весь механизм реализован таким образом, чтобы работа с системой не вносила ограничений в ход проектирования. Так для создания структуры проекта совершенно необязательно наличие разработанных или даже просто зарегистрированных элементов. Регистрация и добавление элементов проекта происходит по мере уточнения базового состава разрабатываемого изделия. Есть возможность регистрировать в проекте документы, которые будут созданы позднее, на следующих этапах проектирования. Кроме этого, допускается использовать компоненты, которые вообще не представлены в виде документов, к примеру, покупные и стандартные изделия, материалы и так далее. Важной особенностью системы TFLEX DOCs является возможность регистрации различных вариантов элемента, то есть если разрабатываемый автомобиль может комплектоваться одной из трех коробок передач, то Вы включаете в проект все три варианта этого узла, а при формировании изделия указывается, какое конкретно исполнение будет реализовано. Как следствие - ведение групповых спецификаций, формирование списков состава изделия и определение входимости элементов. Следует добавить, что все эти списки могут быть не только напечатаны на соответствующих бланках, но и сохранены в виде таблиц MS Excel, базы данных форматов Access, DBF или Sybase SQL, что позволит использовать их для других задач, решаемых сторонними производителями.
Важными элементами системы управления проектами является классификатор обозначений. Простой механизм позволит Вам самим сформулировать правила формирования обозначения элемента в зависимости от его типа. В результате Вы получаете возможность просто указывать, какого рода элемент необходимо добавить в проект и получаете нужное обозначение. Кроме этого, если Вы пользовались при формировании обозначений специально разработанным правилом шаблонов, то задание номера изделия приведет к автоматической замене шаблонов на реальные обозначения.
Очевидно, что механизм ведения проекта невозможен без четкого разграничения прав доступа, которые, в отличие от архивов, могут назначаться на каждый элемент отдельно. Такое назначение подразумевает, что пользователь, получивший права на редактирование одной из ветвей проекта, может изменять все элементы, входящие в эту ветвь, а все остальные ветви будут предоставлены ему лишь для просмотра.
Коллективная работа над проектами реализуется теми же простыми и мощными средствами, которые работают в части управления документами, а механизм рассылки сообщений и поручений позволяет синхронизировать весь процесс проектирования. Реализованы в системе TFLEX DOCs и такие функции, как внесение изменений в утвержденные проекты и определение степени готовности (завершенности) проекта, имеется возможность подключения к проекту подпроекта, что существенно упрощает разработку сложных изделий.
В заключение добавлю, что новый интерфейс системы TFLEX DOCs, появившийся в версии 6.0, не только демонстрирует постоянное стремление разработчиков к совершенствованию, но и значительно упрощает работу с системой, делая ее наглядной, а содержание экрана более информативным. В целом заметно, что разработка TFLEX DOCs не стоит на месте. Разработчики компании "Топ Системы" в тесном контакте со своими специалистами по маркетингу и в результате встреч с заказчиками постоянно стремятся приблизить систему к реальным условиям и требованиям современных предприятий. И есть все основания полагать, что этот процесс будет только расширяться, приводя к появлению новых возможностей и решению все большего круга задач промышленного проектирования.
Кочан Игорь, ООО "Ормасэйл" - титульная страница
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 28 за 1998 год в рубрике soft :: сапр
