Сервис, почти невидимый и ненавязчивый
Сервис, почти невидимый и ненавязчивый
Угадайте с пяти раз, чем так велик персональный компьютер, если за два десятка лет он чуть ли не в каждый дом проник? А все дело в том, что он готов взвалить на себя всю черновую работу, сколько бы ее ни оказалось. Это называется сервис. Прикладные программы, по большому счету, соревнуются между собой не какими-то там таинственными внутренними ядрами или математическими алгоритмами. Все дело в удобстве оболочки, с которой взаимодействует человек. Причем определяющим является мнение не матерых профессионалов (они и без нее могут обойтись), а самых обычных рядовых пользователей, для которых все возможности компьютера как раз и сводятся к функциональной полноте этого самого интерфейса.
Подтверждение тому - отношение людей к пакету Microsoft Excel. Все вроде ничего, вот только слишком часто столь шикарный инструмент используют как банальную тетрадку за три копейки всего лишь за то, что ее листы уже заранее расчерчены в клеточку. Во всяком случае, просто набор содержимого таблиц только лишь для последующего распечатывания лично мне кажется пустой тратой времени и, возможно, денег, если программа была легально куплена (в чем я лично сомневаюсь). В общем, складывается такое впечатление, что меню "ДАННЫЕ" в Microsoft Excel как бы и не существует. А между тем, именно в нем и сосредоточены две трети всех электронных возможностей этой таблицы.
Есть у меня одна подходящая таблица, на примере которой их можно опробовать, - это длинный (триста восемь строк) список немецких пилотов времен Первой Мировой войны, сбивших шесть и более самолетов противника. В данном случае важно не это, а то, что она длинная и разнообразная. Разные имена, разные фамилии, разные цифры. Очень похоже на что угодно, от статистики угона двухпалубных авиалайнеров до оценки рентабельности торговли банками из-под пепси. Вот давайте и попробуем на этом примере посмотреть, что умеет делать Microsoft Excel.
Начать можно с того, что электронные таблицы от своего рождения прекрасно умеют сортировать выбранные данные. Для этого нужно выделить фрагмент, подлежащий ранжированию, и выбрать команду "СОРТИРОВКА" из меню "ДАННЫЕ". Это вызовет на экран окно мастера сортировки, который позволяет производить раскладку строк по трем критериям единовременно. Сортировка происходит так. Сначала мастер сортирует исходя из параметра, выбранного в первом выпадающем списке, потом в силу вступает второй критерий, а за ним - третий. Если второе и третье окна пустые, то сортировка происходит лишь по одному условию. Это значит, например, что телефонный справочник пофамильно можно рассортировать исходя из соответствия первой буквы фамилий порядку русского алфавита. Внутри группы фамилий, начинающихся на одну букву, можно сразу расположить строки, к примеру, в порядке чередования наименований улиц, а на одной улице - по возрастанию номеров телефонов. Правда, в качестве критерия Microsoft Excel выбирает все содержимое ячейки целиком. Единственное, что следует помнить, в качестве имен столбцов мастер использует содержимое ячеек, расположенных сразу над областью выделения. Если в них расположены придуманные вами имена столбцов, то их и возьмет мастер. В противном случае он возьмет официальные имена, "А", "В" и так далее.
Второй удобной возможностью электронной таблицы Microsoft Excel является возможность выбирать из общего массива данных только те, которые удовлетворяют некоторому условию. Для этого выделите блок данных и приведите его к заданному виду. В меню "ДАННЫЕ" есть команда "ФИЛЬТР" . Вообще говоря, открывающееся окно содержит несколько видов фильтрации, но на самом деле наиболее часто из них требуется один, первый, называющийся "АВТОФИЛЬТР". В сущности, автофильтр ничего особого не делает. Просто в первой строке выделенной области каждая ячейка превращается в окно с выпадающим списком, о чем свидетельствует появившаяся в правой части ячейки соответствующая экранная кнопка со стрелкой. Скрытое за ней меню всегда включают несколько обязательных элементов : пункт ВСЕ (выбор которого соответствует команде "показать все содержимое"), пункт ПЕРВЫЕ ДЕСЯТЬ (соответствует команде "показать первые десять строк списка") и пункт УСЛОВИЕ (позволяющий задать в ручном режиме тот критерий, по которому требуется отсортировать список ). Остальное содержимое выпадающего списка автоматически генерируется в зависимости от тех данных, которые содержатся в ячейках указанного столбца. К примеру, список столбца Conflict, кроме обязательных, содержит всего один произвольный пункт - WWI, так как в нижестоящем столбце ничего иного нет. Собственно, для этого столбца и фильтр-то практически не нужен. Зато он (фильтр) превосходно себя оправдывает для столбца Victories, содержащего количество одержанных воздушных побед. Если открыть его выпадающий список (делается сие нажатием маркером мыши на соответствующую экранную кнопку), то можно будет совершенно без труда сделать так, чтобы на экране оставались только те строки, которые содержат выбранное из списка значения побед. Причем программа изменяет лишь экранное представление информации, не меняя содержимое самого файла, что весьма и весьма удобно при работе с длинными и многопараметровыми таблицами, не умещающимися в один экран.
Кстати, автофильтр можно отменить так же легко, как и использовать. Для этого нужно опять выделить ту же область и заново использовать команду "АВТОФИЛЬТР". Это уберет все списки и вернет таблицу к первозданному виду.
Вообще, интерфейс Microsoft Excel удобен не только для обработки структурированной информации, но и для ее ввода. Если предстоит в ближайшем будущем "набить" таблицу фактическим материалом и нет желания потом долго по ней лазить в поисках возможных ошибок или "вчпяток", то самое время использовать команду "ФОРМА" из меню "ДАННЫЕ". Этот режим автоматически генерирует форму ввода данных, содержащую столько полей, сколько было столбцов в предварительно выделенной области. Поля ввода получают наименования, соответствующие содержимому либо ячеек первой выделенной строки, либо строки, расположенной непосредственно над ней. В любом случае, мастер формы всегда спрашивает, что конкретно использовать в качестве обозначения полей.
Форма весьма и весьма облегчает работу хотя бы уже тем, что берет на себя массу вспомогательных операций, отнимающих массу времени. Переходы между ячейками, передвижение таблицы по экрану и так далее - все эти операции в форме автоматизированы. Переход по полям осуществляется клавишей табуляции, переход на первую ячейку следующей строки - по нажатию "ВВОД", и так далее. По умолчанию каждая следующая запись добавляется в конец блока, но сие не жесткое правило. В любом месте допускается вставка новой строки или удаление ненужной. И все это выполняют экранные кнопки мастера формы: "Добавить" и "Удалить". По окончании ввода данных мастер легко убирается с экрана нажатием кнопки "Закрыть", расположенной там же.
Таблицы являются идеальным хранилищем сколь угодно подробно рассортированной фактической информации. Одно плохо - далеко не каждый в состоянии знать все собранные факты, когда это понадобится, чтобы, например, исключить ненужную информацию, и тогда без детального исследования всей таблицы не обойтись. Однако, чтобы пользователям не приходилось тратить время зря, разработчики электронных таблиц Microsoft Excel предусмотрели помощника и для такого случая. Мастер "ИТОГИ", меню "ДАННЫЕ", он позволяет задать таблице вопрос в стиле: "А сколько чего у вас тут имеется?" Задавая столбец, изменение содержимого которого должно быть отслежено (поле "При каждом изменении в"), а также вид этого изменения (выпадающий список "Операция") и сопутствующую информацию (поле "Добавить итоги по"), вы тем самым перекладываете рутину на широкие компьютерные плечи . Я "попросил" программу быстренько подбить общую статистику по итогам воздушных побед. Менее чем за три секунды компьютер проанализировал всю таблицу и привел ее к структурированному виду, позволяющему быстро узнать, что, например, восемьдесят побед имеет всего один пилот, сорок побед - трое, тридцать побед - шестеро, и так далее. Причем в свернутом виде таблица занимает чрезвычайно мало места на экране, равно как и при выводе на печать, в то же время позволяя быстро и легко "заглянуть" в содержание каждого раздела. К сведению тех, кто допустил какую-нибудь ошибку - результат деятельности мастера "ИТОГИ" можно в любой момент ликвидировать, нажав клавишу "Убрать все" на его окне.
Ну и последнее. Если вам приходится просить посторонних людей готовить исходные табличные данные, например просто вводить их в компьютер, то корректность полученного результата можно проверить командой "ПРОВЕРКА" меню "ДАННЫЕ" (см. рис 8). Манипулируя настройками вкладок "Параметры" (отвечает за то, что требуется проверить, например, чтобы в числовых столбцах не попадались пустые ячейки или ячейки, содержащие нечисловые значения), "Сообщение для ввода" и "Сообщение об ошибке", можно легко пробежаться по сколько угодно большой таблице и выявить все имеющиеся в ней огрехи. Результат получается тем более удобен, чем большего размера те таблицы, с которыми вам приходится иметь дело.
В общем, как вы уже, смею надеяться, поняли, Microsoft Excel - программа разносторонняя и многопрофильная. Использовать ее лишь для создания простых табличек в курсовую работу, конечно, можно, но все же лучше не колоть орехи протонными бластерами. Во всяком случае - мне так кажется.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Угадайте с пяти раз, чем так велик персональный компьютер, если за два десятка лет он чуть ли не в каждый дом проник? А все дело в том, что он готов взвалить на себя всю черновую работу, сколько бы ее ни оказалось. Это называется сервис. Прикладные программы, по большому счету, соревнуются между собой не какими-то там таинственными внутренними ядрами или математическими алгоритмами. Все дело в удобстве оболочки, с которой взаимодействует человек. Причем определяющим является мнение не матерых профессионалов (они и без нее могут обойтись), а самых обычных рядовых пользователей, для которых все возможности компьютера как раз и сводятся к функциональной полноте этого самого интерфейса.
Подтверждение тому - отношение людей к пакету Microsoft Excel. Все вроде ничего, вот только слишком часто столь шикарный инструмент используют как банальную тетрадку за три копейки всего лишь за то, что ее листы уже заранее расчерчены в клеточку. Во всяком случае, просто набор содержимого таблиц только лишь для последующего распечатывания лично мне кажется пустой тратой времени и, возможно, денег, если программа была легально куплена (в чем я лично сомневаюсь). В общем, складывается такое впечатление, что меню "ДАННЫЕ" в Microsoft Excel как бы и не существует. А между тем, именно в нем и сосредоточены две трети всех электронных возможностей этой таблицы.
Есть у меня одна подходящая таблица, на примере которой их можно опробовать, - это длинный (триста восемь строк) список немецких пилотов времен Первой Мировой войны, сбивших шесть и более самолетов противника. В данном случае важно не это, а то, что она длинная и разнообразная. Разные имена, разные фамилии, разные цифры. Очень похоже на что угодно, от статистики угона двухпалубных авиалайнеров до оценки рентабельности торговли банками из-под пепси. Вот давайте и попробуем на этом примере посмотреть, что умеет делать Microsoft Excel.
Начать можно с того, что электронные таблицы от своего рождения прекрасно умеют сортировать выбранные данные. Для этого нужно выделить фрагмент, подлежащий ранжированию, и выбрать команду "СОРТИРОВКА" из меню "ДАННЫЕ". Это вызовет на экран окно мастера сортировки, который позволяет производить раскладку строк по трем критериям единовременно. Сортировка происходит так. Сначала мастер сортирует исходя из параметра, выбранного в первом выпадающем списке, потом в силу вступает второй критерий, а за ним - третий. Если второе и третье окна пустые, то сортировка происходит лишь по одному условию. Это значит, например, что телефонный справочник пофамильно можно рассортировать исходя из соответствия первой буквы фамилий порядку русского алфавита. Внутри группы фамилий, начинающихся на одну букву, можно сразу расположить строки, к примеру, в порядке чередования наименований улиц, а на одной улице - по возрастанию номеров телефонов. Правда, в качестве критерия Microsoft Excel выбирает все содержимое ячейки целиком. Единственное, что следует помнить, в качестве имен столбцов мастер использует содержимое ячеек, расположенных сразу над областью выделения. Если в них расположены придуманные вами имена столбцов, то их и возьмет мастер. В противном случае он возьмет официальные имена, "А", "В" и так далее.
Второй удобной возможностью электронной таблицы Microsoft Excel является возможность выбирать из общего массива данных только те, которые удовлетворяют некоторому условию. Для этого выделите блок данных и приведите его к заданному виду. В меню "ДАННЫЕ" есть команда "ФИЛЬТР" . Вообще говоря, открывающееся окно содержит несколько видов фильтрации, но на самом деле наиболее часто из них требуется один, первый, называющийся "АВТОФИЛЬТР". В сущности, автофильтр ничего особого не делает. Просто в первой строке выделенной области каждая ячейка превращается в окно с выпадающим списком, о чем свидетельствует появившаяся в правой части ячейки соответствующая экранная кнопка со стрелкой. Скрытое за ней меню всегда включают несколько обязательных элементов : пункт ВСЕ (выбор которого соответствует команде "показать все содержимое"), пункт ПЕРВЫЕ ДЕСЯТЬ (соответствует команде "показать первые десять строк списка") и пункт УСЛОВИЕ (позволяющий задать в ручном режиме тот критерий, по которому требуется отсортировать список ). Остальное содержимое выпадающего списка автоматически генерируется в зависимости от тех данных, которые содержатся в ячейках указанного столбца. К примеру, список столбца Conflict, кроме обязательных, содержит всего один произвольный пункт - WWI, так как в нижестоящем столбце ничего иного нет. Собственно, для этого столбца и фильтр-то практически не нужен. Зато он (фильтр) превосходно себя оправдывает для столбца Victories, содержащего количество одержанных воздушных побед. Если открыть его выпадающий список (делается сие нажатием маркером мыши на соответствующую экранную кнопку), то можно будет совершенно без труда сделать так, чтобы на экране оставались только те строки, которые содержат выбранное из списка значения побед. Причем программа изменяет лишь экранное представление информации, не меняя содержимое самого файла, что весьма и весьма удобно при работе с длинными и многопараметровыми таблицами, не умещающимися в один экран.
Кстати, автофильтр можно отменить так же легко, как и использовать. Для этого нужно опять выделить ту же область и заново использовать команду "АВТОФИЛЬТР". Это уберет все списки и вернет таблицу к первозданному виду.
Вообще, интерфейс Microsoft Excel удобен не только для обработки структурированной информации, но и для ее ввода. Если предстоит в ближайшем будущем "набить" таблицу фактическим материалом и нет желания потом долго по ней лазить в поисках возможных ошибок или "вчпяток", то самое время использовать команду "ФОРМА" из меню "ДАННЫЕ". Этот режим автоматически генерирует форму ввода данных, содержащую столько полей, сколько было столбцов в предварительно выделенной области. Поля ввода получают наименования, соответствующие содержимому либо ячеек первой выделенной строки, либо строки, расположенной непосредственно над ней. В любом случае, мастер формы всегда спрашивает, что конкретно использовать в качестве обозначения полей.
Форма весьма и весьма облегчает работу хотя бы уже тем, что берет на себя массу вспомогательных операций, отнимающих массу времени. Переходы между ячейками, передвижение таблицы по экрану и так далее - все эти операции в форме автоматизированы. Переход по полям осуществляется клавишей табуляции, переход на первую ячейку следующей строки - по нажатию "ВВОД", и так далее. По умолчанию каждая следующая запись добавляется в конец блока, но сие не жесткое правило. В любом месте допускается вставка новой строки или удаление ненужной. И все это выполняют экранные кнопки мастера формы: "Добавить" и "Удалить". По окончании ввода данных мастер легко убирается с экрана нажатием кнопки "Закрыть", расположенной там же.
Таблицы являются идеальным хранилищем сколь угодно подробно рассортированной фактической информации. Одно плохо - далеко не каждый в состоянии знать все собранные факты, когда это понадобится, чтобы, например, исключить ненужную информацию, и тогда без детального исследования всей таблицы не обойтись. Однако, чтобы пользователям не приходилось тратить время зря, разработчики электронных таблиц Microsoft Excel предусмотрели помощника и для такого случая. Мастер "ИТОГИ", меню "ДАННЫЕ", он позволяет задать таблице вопрос в стиле: "А сколько чего у вас тут имеется?" Задавая столбец, изменение содержимого которого должно быть отслежено (поле "При каждом изменении в"), а также вид этого изменения (выпадающий список "Операция") и сопутствующую информацию (поле "Добавить итоги по"), вы тем самым перекладываете рутину на широкие компьютерные плечи . Я "попросил" программу быстренько подбить общую статистику по итогам воздушных побед. Менее чем за три секунды компьютер проанализировал всю таблицу и привел ее к структурированному виду, позволяющему быстро узнать, что, например, восемьдесят побед имеет всего один пилот, сорок побед - трое, тридцать побед - шестеро, и так далее. Причем в свернутом виде таблица занимает чрезвычайно мало места на экране, равно как и при выводе на печать, в то же время позволяя быстро и легко "заглянуть" в содержание каждого раздела. К сведению тех, кто допустил какую-нибудь ошибку - результат деятельности мастера "ИТОГИ" можно в любой момент ликвидировать, нажав клавишу "Убрать все" на его окне.
Ну и последнее. Если вам приходится просить посторонних людей готовить исходные табличные данные, например просто вводить их в компьютер, то корректность полученного результата можно проверить командой "ПРОВЕРКА" меню "ДАННЫЕ" (см. рис 8). Манипулируя настройками вкладок "Параметры" (отвечает за то, что требуется проверить, например, чтобы в числовых столбцах не попадались пустые ячейки или ячейки, содержащие нечисловые значения), "Сообщение для ввода" и "Сообщение об ошибке", можно легко пробежаться по сколько угодно большой таблице и выявить все имеющиеся в ней огрехи. Результат получается тем более удобен, чем большего размера те таблицы, с которыми вам приходится иметь дело.
В общем, как вы уже, смею надеяться, поняли, Microsoft Excel - программа разносторонняя и многопрофильная. Использовать ее лишь для создания простых табличек в курсовую работу, конечно, можно, но все же лучше не колоть орехи протонными бластерами. Во всяком случае - мне так кажется.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 27 за 1998 год в рубрике soft :: субд
