Лужу, паяю, диаграммы за пять минут ваяю...

Лужу, паяю, диаграммы за пять минут ваяю...

Смешно сказать, но и по сей день в нашей стране персональный компьютер является скорее обузой, чем удобным индивидуальным рабочим инструментом широкого профиля. Причем бедолаги-программисты уже плешь проели в трудах придумывания наиболее дружественного прикладного интерфейса, и все напрасно. Нередко специалиста со стороны приглашают для самых примитивных операций, типа настройки Microsoft Word или чего-нибудь аналогичного. Вот и ходят по кварталам молодые парни, громогласно призывая клиентов: "Лужу, паяю, диаграммы ваяю, офисы настраиваю, тексты набираю...". Почти как жестянщики на заре двадцатого века.

Не, я вовсе не против частной инициативы. Только грустно бывает смотреть, когда "жестянщика" приглашают для выполнения того, что вполне можно и самому освоить за пять-десять минут без каких-либо затруднений. Вне зависимости от вашей профессии или уровня компьютерных знаний. Вот взять хотя бы такую часто встречающуюся задачу как составление диаграмм и графиков к какому-либо фактическому материалу. Честно сказать, я был несказанно удивлен, когда своими глазами увидел недели полторы назад, как к составленной в Microsoft Excel таблице сотрудники одного НИИ график рисовали вручную, с помощью карандаша и туши. Вот уж точно - сушите весла, господа.

А ведь сделать то же самое средствами самих электронных таблиц Microsoft Excel не в пример быстрее и, что самое главное, значительно удобнее. Хотя бы уже потому, что один раз созданная диаграмма сохраняет динамическую связь с исходными данными. Таким образом, любое изменение фактических значений в таблице тут же отражается на графике без малейшего вмешательства оператора. Это удобно еще и для удаленного мониторинга каких-нибудь процессов, когда конкретика не так важна и можно производить общую оценку на основании одного только графика.

Вот давайте и попробуем построить какой-нибудь график средствами Microsoft Excel в качестве наработки практического навыка. Я тут приготовил заранее сведенные в таблицу финансовые результаты некоего предприятия ООО "КОЛОБОК", полученные по итогам деятельности за 1999 финансовый год. В данном случае абсолютно неважно, чем конкретно занимается это ООО и что означают цифры в представленной таблице . Главное - этого достаточно для построения графика.

Однако перед тем как мы займемся конкретными манипуляциями, надобно уяснить ряд важных моментов. Диаграмма, которую мы создадим, является обычным объектом, не принадлежащим какому-либо листу рабочей книги Microsoft Excel, а расположенным как бы над ним. Это означает, что поле диаграммы может скрывать под собой саму исходную таблицу, особенно если она строится посредством ссылок на другие таблицы, откуда и берет свои данные. По этой же причине становится возможным создавать документы двойного назначения. Любой объект, как известно, имеет такое понятие, как свойства. В частности - вывод на печать. Если запретить его печать, то можно позволить себе роскошь создать сразу две диаграммы: одну - для печати на принтере, в случае такой надобности, а вторую - исключительно для демонстрации на экране монитора. Понятно, что во втором случае картинку можно раскрасить, добавить объемность, тени и прочие радости, достаточно красивые при просмотре, но теряющиеся при распечатывании на имеющемся черно-белом принтере.

Ну вот, когда с официальной частью покончено, можно и за дело взяться. Скажу вам по секрету, на самом деле всю работу за вас проделает встроенный мастер построения диаграмм, вам останется лишь тыкать пальцем в расположение исходных данных. Все, что я далее буду рассказывать, касается Microsoft Excel версии 97. Более ранние версии этой электронной таблицы также оборудованы аналогичным мастером, более того, он вызывается с панели инструментов такой же экранной кнопкой, только его внешний вид слегка отличается, впрочем это не меняет суть всего процесса и принцип последовательности операций.

Итак, начнем. Чтобы построить диаграмму или график, нужно свести исходные цифры в таблицу (их можно даже не форматировать и никак не оформлять, ибо для графика это совершенно неважно), выделить блок ячеек, в котором располагаются значащие величины, и выбрать режим "ДИАГРАММЫ" в меню "ВСТАВКА". По правде сказать, я делаю несколько иначе. На панели инструментов есть кнопка с изображением крохотной диаграммы, она вызывает тот же мастер. Это быстрее и удобнее, чем лазить по пунктам меню. Хотя, как говорится, о вкусах не спорят.

Мастер диаграмм выполняет свою работу в четыре этапа. На первом из них он просит задать тип диаграммы, которую вы хотите получить в результате. Это вовсе не излишнее умничание программистов Microsoft Corporation. От правильного выбора внешнего вида иллюстрации на две трети зависит общая воспринимаемость представленного материала. Ошибка на данном этапе может привести к тому, что никто так и не поймет, а что, собственно, сей график иллюстрирует, а также - хорошо это или плохо. Правда, никогда не поздно изменить его вид и впоследствии, но все же лучше подумать сразу. Тем более, что мастер показывает, каким образом выглядят имеющиеся варианты. Кстати говоря, в окне мастера есть кнопка "Просмотр результата". Если на нее нажать мышью, то программа покажет, как в данном способе представления будет смотреться именно ваша диаграмма. Только кнопку следует держать нажатой. Как только вы ее отпустите, мастер вернется в режим выбора вида представления данных.

Следует отметить, что в "девяносто седьмой" версии Microsoft Excel, для тех, кто намерен использовать результаты работы, например, для проведения презентации, предусмотрены дополнительные виды диаграмм и графиков, отличающиеся повышенной зрелищностью. Их затруднительно хорошо напечатать на бумаге, зато в качестве иллюстраций для презентационного пакета MS Power Point они просто бесподобны. Особенно, если времени мало и нет никакого желания заниматься длительным и утомительным ручным рисованием этих картинок в каком-нибудь графическом пакете. Все эти красивости собраны на вкладке "Нестандартные" этого же окна мастера диаграмм.

Если вы, наконец, покончили с выбором типа представления, нажмите кнопку "Далее", расположенную в нижней части окна мастера. Этим осуществляется переход ко второму этапу составления иллюстрации . Теперь мастер просит подтвердить координаты области данных. Собственно, они уже введены в нужное поле, но может же уважающий себя дон передумать! Если координаты, указывающие на верхний левый и нижний правый углы, области, из которой мастер возьмет цифры для графиков, в чем-то вас не устраивают, то их можно изменить. Для этого достаточно нажать кнопку, расположенную в левой части окна ввода данных строки мастера "Диапазон".

На слабонервных это производит неизгладимое впечатление. Мастер внезапно исчезает, и кажется, что произошло нечто аварийное. Хотя на самом деле все идет по плану. Мастер никуда не делся, если посмотреть на экран повнимательнее, то станет ясно, что мастер диаграмм оставил видимой строку "Диапазон", а сам на время сделался невидимым, чтобы освободить обзор. От вас требуется выделить ту область ячеек, где располагаются исходные данные. Если они оказались на другом листе - не беда, мастер не мешает переходить с листа на лист и даже активизировать другие рабочие книги Microsoft Excel.

Единственное, что нужно помнить на данном этапе, - мастер "не понимает" ситуации, когда нужно строить графики по данным, расположенным в несмежных областях. Поэтому рекомендую сначала построить диаграмму по части данных, а потом добавить в нее недостающую информацию. Это совершенно несложно.

Когда область данных указана, опять нажмите на ту же кнопку, которой вы "спрятали" мастер, и верните его к нормальному виду. Так как данные в любой таблице могут следовать не только в строку, как это сделано в моем примере, но и в столбец, то мастеру нужно принудительно указать, каким образом интерпретировать цифры, которые он обнаружил в выделенном блоке ячеек.

Вообще-то, таблицы были придуманы как удобный способ представления множества данных на небольшой площади. Поэтому и диаграммы зачастую строятся для того, чтобы показать соотношение между собой некоторого количество процессов. В моем примере, таблица не только показывает общий оборот каждого подразделения ООО "КОЛОБОК" с разбивкой на кварталы. Зритель может сразу оценить несколько параметров: доходность каждого из подразделений, доходность и оборот всего предприятия в целом как всего за год, так и с разбивкой по кварталам. Диаграмма или график выполняют ту же функцию, только представляют данные в графическом виде. Однако в отличие от таблицы диаграммы требуют некоторого пояснения, чтобы зритель мог сразу понять, что обозначает та или иная линия или столбец. Вы наверняка видели, что возле каждого сложного графика обычно приводится набор фрагментов окраски (или штриховки) столбиков диаграммы (или обозначений линий графика) с пояснением его принадлежности. Например, это - объем продажи доберманов на Лабрадоре, а это - количество домушников, загрызенных этими доберманами за тот же период. Такое пояснение называется легендой и значительно повышает удобочитаемость пояснительной иллюстрации.

Чтобы облегчить пользователю жизнь, Microsoft Excel берет на себя создание легенды. Вам нужно лишь указать, откуда следует взять пояснительные надписи к каждому ряду данных. Для этого переудите на вкладку " Ряд" окна мастера. Тут все примитивно просто. В левом окне выбираете мышью конкретный ряд, в строке " Значения", тут же появляются координаты, соответствующие выбранному ряду. Если что-то не так, известным вам способом (с помощью кнопки в левой части строки с данными) можно внести дополнительные коррективы. Если все в порядке, то нажмите кнопку в строке " Имя" и укажите ячейку, содержащую подпись к выбранному ряду цифр. Как только это сделано, в левом окне, вместо надписи " Ряд" с очередным номером, появится указанное вами название конкретной цепочки данных.

Сию операцию нужно повторить со всеми рядами, на основании которых мастер будет строить заданную вами диаграмму или график. Кстати, на этом этапе можно удалить из набора ненужные ряды и добавить нужные. Даже если последние и не входят в первоначально выделенный интервал ячеек. Теперь мастер вас поймет.

Аналогичным образом указывается местонахождение строки, содержащей обозначения столбцов (или строк), которые следует использовать в качестве надписей по оси Х.

Если с этим закончили, пора перейти к третьему этапу создания диаграммы. Нажмите кнопку " Далее", и мастер перейдет к следующему шагу. Этот этап носит чисто оформительский характер. Каждая из вкладок отвечает за какой-нибудь элемент внешнего вида диаграммы. Например, " Таблица данных" (если поставить крестик в соответствующем окошке) позволяет поместить сразу под диаграмму всю вашу таблицу.

Внешне это неплохо смотрится, если, конечно, места достаточно. Вкладка "Подписи значений" позволяет указать мастеру, что каждый из элементов иллюстрации (столбец диаграммы или критическую точку графика) следует сопроводить какой-либо надписью. Например, конкретным значением объема продаж. В некоторых случаях такое не только красиво и полезно, но бывает даже весьма необходимо.

Обязательно обратите внимание на вкладку " Заголовки", отвечающую за нанесение пояснительных надписей, относящихся к объяснению значения каждой из осей диаграммы, а также ее общего названия. Тут, к сожалению, все нужно вводить вручную. А можно и не вводить, если иллюстрация и так очевидна.

В общем, про оформительские изыски я долго рассказывать не буду (просто не хватит места в газете), рекомендую поэкспериментировать самостоятельно. Тем более, что результат тут же демонстрируется в окне предварительного просмотра, расположенного тут же. А мы пока пойдем дальше, полагая, что диаграмма уже и так достигла вершин совершенства.

Опять нажмите " Далее", и мастер перейдет к четвертому, заключительному, этапу . Теперь мастер интересуется: куда конкретно следует поместить результат? Вариантов предлагается два. По умолчанию мастер хочет поместить иллюстрацию на тот же лист, с которого берутся данные. Это приятно, но далеко не всегда удобно. Чтобы диаграмма была удобочитаемой, она должна быть достаточно большой по размеру. Если ее поместить вместе с таблицей, то, уж поверьте мне, картинку придется либо сжать немилосердно, либо для ее просмотра предстоит долго прокручивать экран. Хотя, надо признать, если график маленький, то его временами весьма даже уместно не уносить далеко. Во всяком случае, мастер диаграмм автоматически определяет количество листов текущей рабочей книги и собирает их имена в выпадающем меню. Если вы решили поместить график на какой-нибудь из уже имеющихся листов, то следует открыть выпадающий список и выбрать в нем имя желаемого листа.

Однако мой собственный опыт показывает, что одновременно и график, и таблицу люди смотрят редко, следовательно, график можно смело выносить на отдельный специализированный лист. Это удобно еще и потому, что позволяет в дальнейшем использовать автоматизацию при обращении к книге Microsoft Excel. В последующих номерах я расскажу, как можно организовать документ с парольным доступом, открывающим только те листы книги, которые разрешены для владельцев того или иного пароля.

Исходя из перечисленных соображений, лично я вставлю результат работы мастера в виде дополнительного листа диаграмм. Для чего ставлю точку в графе " Отдельном", рядом в строке ввода набираю имя листа, который будет создан мастером, и нажимаю кнопку " Готово". Секунду подумав, Microsoft Excel вставляет в текущую рабочую книгу новый лист с заданным именем. Все, можно налить себе кофе и, отхлебывая горячий ароматный напиток, полюбоваться полученным результатом.

Кстати говоря, даже по окончании работ мастера любой фрагмент полученного графика или диаграммы не возбраняется подкорректировать в ручном режиме. Достаточно активизировать его щелчком мыши и нажать правую ее клавишу. В открывшемся контекстном меню выберите режим "Свойства" и настраивайте, сколько душе будет угодно. Согласно настроению, взглядам на дизайн и наставлениям руководства.

Вот, собственно, и все. Если не считать время на написание этой статьи, на все про все у меня ушло чуть более семи минут. С украшательсвами и баловством. Так что не так страшен черт, как его малюют, и вовсе недаром получают свои бутерброды с икрой ребята из Microsoft Corporation.

Кстати, на десерт. Перейдите на тот лист, где расположены исходные данные и поменяйте значение в какой-нибудь (любой) значащей ячейке. Лучше всего ввести нечто огромное, сильно отличающееся по масштабу значений. Ввели? А теперь вернитесь на лист с диаграммой. Как можно увидеть, Microsoft Excel не только обнаружил внесенное изменение и перерисовал соответствующий столбец, программа еще не поленилась пересмотреть масштаб сетки осей, чтобы самое большое значение не вылетело за пределы координат. Как вы, надеюсь, поняли, получившийся результат вовсе не является застывшей картинкой, которую нужно переделывать каждый раз, как только изменится хотя бы одна циферка. Не знаю, как вам, а по мне - очень удобно. Рекомендую пользоваться достижениями прогресса, тем более - столь простыми и очевидными.

Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница