Связи бывают разные...
Связи бывают разные...
Человеку, придумавшему электронную таблицу, нужно поставить памятник. Он не просто придумал очередную программу, он предложил невероятно удобную концепция, позволившую заставить, в общем-то довольно глупый, компьютер работать с понятиями, привычными нам в обычной жизни. Одно из них - книга. Да, да, та самая, с листочками и переплетом. Любой человек общается с ней каждый божий день. Записные книжки и журналы учета, органайзеры и ежедневники, блокноты и ведомости. Вся эта масса вещей совершенно бесполезна для любого процессора. Более того, она даже мешает ему жить, так как приходится заниматься отслеживанием страниц и удлинять имена. А вот для человека нет вещи более удобной.
Книжная организация каких-либо данных удобна тем, что позволяет относительно легко оперировать достаточно разнородными данными. Не спорю, верхом совершенства для данных является база со встроенными механизмами поиска и прочими радостями. Однако во множестве случаев все же вполне достаточно бывает и обыкновенной книги. Вот взять, например, записную книжку. Не бог весть что, но любой нормальный человек легко и быстро ориентируется в ней. Даже если она толщиной с хороший энциклопедический словарь и исписана мелким почерком. Все дело в том, что книжная организация позволяет создавать любую логичную систему, ориентироваться в которой - одно удовольствие. Так, к примеру, номер какого-нибудь Павла Петровича, скорее всего, окажется на странице с абонентами на букву "П", телефон милейшего дяди Миши - на "М". И так далее. Естественно, система - понятие индивидуальное. Тот же дядя Миша может оказаться сантехником и очутиться в разделе "С", но сути это не меняет.
Сию нехитрую истину разработчики электронных таблиц поняли достаточно давно. В всяком случае компания Microsoft в своем Microsoft Excel предоставила пользователям возможность создавать некие взаимосвязанные таблицы, если мне не изменяет память, версии где-то с четвертой. Уже в Microsoft Excel 5.0 появилось понятие "книга". Та самая книга, с которой вы все работаете.
Как только Microsoft Excel стартует, на экране, в нижней левой части активного окна, появляются несколько закладок, похожих на символьные корешки страниц хорошего органайзера. На них написано: Лист 1, Лист 2 и так далее. По умолчанию первый корешок выделен белым, а остальные как бы скрыты в легкой дымке. Но если "кликнуть" по любому из них мышью, то он станет белым. Эти корешки обозначают конкретные листы в книге Microsoft Excel, коей является открытый вами файл.
Обычно, по умолчанию, Microsoft Excel создает книгу, состоящую всего из трех листов. Однако сие не догма и поддается корректировке. Мне, конечно, трудно сказать, чем руководствовались ребята из Microsoft, когда задавали количество листов. Даже будучи пустыми, они все же несколько влияют на размер файла книги, так что имеет смысл их вообще убрать. А чтобы не возиться каждый раз вручную, лучше всего сразу изменить стартовые настройки самого пакета. Для этого надо зайти в меню "СЕРВИС", выбрать режим "ПАРАМЕТРЫ" и в появившемся окне настроек "кликнуть" вкладку " Общие". На ней есть небольшое окошко, озаглавленное " Листов в новой книге". Оно-то и отвечает за то, сколько будет создано листов при образовании нового файла. Если вы не трудитесь каждый божий день над многотомными расчетами, то лучше всего задать единицу. Поверьте, вставить потом дополнительный лист не составляет вообще никакого труда, зато это придется делать куда реже, чем каждый раз удалять из книги лишние.
Что касается корешков, то, на мой взгляд, их имена "Лист номер такой-то" являются не лучшей идеей и годятся лишь в самом общем случае. На практике, для облегчения ориентации в созданном документе, тем более если он многостраничный, хорошее имя на корешке заметно облегчает жизнь. Вот давайте вместе и разберемся, для чего это нужно и как с этим бороться.
В прошлых примерах я рассказывал, как создать, не особо утруждаясь, удобную автоматизированную таблицу, которая бы следила за общей статистикой предприятия. В принципе, представленный пример для этой задачи годился. Но куда более красивее, удобнее и изящнее было бы выделить для каждого менеджера по отдельному листу, а общую сводку составить отдельно. Подобная задача как раз и решается посредством книги.
Чтобы не ворошить прошлое (к тому же подходящих задач - море разливанное), представим на пару минут, что вас попросили создать удобную таблицу для отслеживания маркетинговой службой книжного магазина эффективности подбора товарного ассортимента. Читатели - народ привередливый. Сегодня они гребут романы про Джеймса Бонда и его секретную службу своему величеству, а завтра вдруг переключаются на собрание сочинений какого-нибудь поэта из заморской страны с трудно произносимым названием. И попробуй не угоди, вмиг останешься без клиентуры. Поэтому хочешь - не хочешь, а интересоваться сбытом придется. Опять же предположим, что наша литературная толкучка специализируется по трем основным жанрам: беллетристика, бухгалтерский учет и программирование. Стало быть и листы в книге Microsoft Excel желательно назвать так же.
Это делается просто. Самый обыденный способ - дважды "кликнуть" по интересующему корешку. Редактор тут же выделит его имя черным цветом. Это означает, что теперь можно набрать с клавиатуры желаемые в данном случае слова и нажать "ВВОД". Если ошиблись, не беда. Имя листа точно таким же образом поддается редактированию. Единственный совет, когда задумаетесь над именами, то, вместо пробела между словами, желательно набирать символ подчеркивания. Вообще-то, в большинстве случаев Microsoft Excel все равно, пробел там или подчеркивание, но некоторые формулы и макросы могут работать не стабильно или не работать вообще, если вдруг столкнутся с длинным именем, включающим пробел. Так что эту мелочь желательно предусмотреть заранее.
Повторив описанную процедуру с оставшимися листами, вы получите книгу, на корешках которой будет написано: "Беллетристика", "Бухучет" и "Программирование". Можно идти дальше.
Для начала надо бы создать форму бланка учета книг одного жанра. Все, что интересует маркетинговую службу на данном этапе, это какие книги, по какой цене и в каком количестве были проданы нашим букинистическим магазином. Значит надо создать четыре столбца, по одному под данные каждого вида, и еще один для порядкового номера. Так как в данном случае не так важно, какие это книги конкретно будут и сколько они на самом деле стоят, то шесть позиций столбцов " Наименование" и " Цена" заполняются любыми, отдаленно похожими на правду, значениями. Соответствующие позиции столбцов "Цена", "Кол-во" и "Объем продаж" желательно сразу отформатировать в должный вид. Все, что касается финансов, - в денежный вид, чтобы редактор в дальнейшем автоматически проставлял знак денежной единицы и пробел между разрядами. Количество, естественно, всегда должно быть целым, ибо вряд ли кто согласится купить только половину книги или, скажем, две трети, даже со скидкой. Таким образом, форматируя столбец " Кол-во", имеет смысл указать, что все его значения являются числовыми и не имеют дробной части. Это, конечно, не так важно, компьютер и так введет в ячейку целое число и не покажет дробную часть, если вы его об этом не попросите. Но в жизни иногда случаются досадные ошибки и опечатки, от которых никто не застрахован. Компьютеру совершенно все равно, 426 книг вы продали или 426 целых и восемь десятых. Он преспокойно подставит значение в расчетную формулу и, как ни в чем не бывало, выдаст липовый результат, который вы, скорее всего, примите за настоящий. Автоматизация, знаете ли, расхолаживает.
Что касается самих значений, то наименования книг, их цена и проданное количество, понятное дело, вводятся вручную, а вот объем продаж лучше получить посредством простого перемножения количества и цены. Равно как и значение строки " Итого" удобнее получать путем суммирования значений ячеек соответствующих столбцов. Как это делается, шла речь в двух прошлых номерах. В результате получается довольно наглядная таблица, одного взгляда на которую достаточно, чтобы судить об эффективности продаж каждого из изданий беллетристики.
Аналогичным образом можно заполнить листы "Бухучет" и "Программирование", но лично я считаю, что ручное программирование требуется лишь тогда, когда без него вовсе уж нельзя обойтись. В нашем случае этого как раз можно избежать. На пересечении строки буквенного обозначения столбцов и номерного обозначения строк, в левом верхнем углу, расположена совершенно безымянная ячейка. Если по ней "кликнуть", то редактор выделит все содержимое рабочего листа, включая тонкости форматирования, ширину столбцов и высоту строк. Если воспользоваться теперь привычным механизмом "скопировать/вставить", то большую часть вашей работы выполнит сам Microsoft Excel. Скопировав содержимое всего листа "Беллетристика", следует "кликнуть" лист, например, "Бухучет" и выделить левую верхнюю его ячейку. Если через системное или контекстное меню либо панель инструментов скомандовать "вставить", то редактор поместит на лист в точности все то, что вы только что скопировали. Останется лишь переписать наименования книг, а также изменить их стоимость и количество. Все остальное, то есть формулы и форматирование, уже будут на своем месте. Повторите то же самое и для листа " Программирование".
Теперь нужно создать завершающий лист рабочей книги. Для начала его нужно вставить, ибо свободные уже кончились. Для того чтобы это сделать, нужно выделить тот лист, перед которым желательно вставить новый, и воспользоваться командой "ЛИСТ" из меню "ВСТАВКА". Редактор добавит в текущую книгу еще один лист. К сожалению, Microsoft Excel "не умеет" добавлять новый лист в самый конец книги, что несколько неудобно, но не смертельно. Его можно легко "перетащить" на нужное место; если выделить мышью нужный корешок и, не отпуская левой ее клавиши, перенести его, то редактор Microsoft Excel изменит порядок расположения листов.
Новый лист переименуем в " Оборот" и наведем на нем некоторый порядок. Так как нас интересует весь оборот в целом, то, кроме суммарных показателей по каждому жанру в целом, никакие другие детали можно не брать. Предположим, что книжный магазин получает свой доход от комиссионных с общего оборота продаж, равный пяти процентам. Поэтому в соответствующие ячейки столбца "Комиссионные" нужно вставить формулу =Сn*0.05, где n - номер строки. О том, каким образом получается содержимое строки "Итого", я уже говорил.
Остается создать связи между листами. Это делается достаточно просто. Перейдите на страницу " Беллетристика", выделите и скопируйте ячейку "Количество/Итого". Потом перейдите на лист " Оборот" и выделите ячейку "Объем в шт./Беллетристика". Теперь в нее нужно вставить связь, для чего нажмите на правую кнопку мыши и в появившемся меню выберите экранную кнопку " Специальная вставка". Появится еще одно окно, в котором есть кнопка " Вставить связь". В выделенной ячейке появится содержимое того, что вы копировали из "Количество/Итого". Однако на самом деле, как вы можете легко убедиться, в ячейке находится не цифра, а ссылка на исходную ячейку с указанием листа, на котором она расположена. В данном случае - =Беллетристика!$D$10 (т.е. данные берутся из D10 листа " Беллетристика"). Повторите описанные действия для остальных ячеек столбцов "Объем в шт." и "Оборот". Как только ячейки станут заполняться ссылками, тут же начнет действовать автоматика формул, размещенных уже только на данном листе. При этом стоит что-нибудь подправить в исходных данных листов "Беллетристика", "Бухучет" или "Программирование", как они тут же отразятся по всем связям, в том числе и в таблице на листе " Оборот".
Описанный способ прекрасно подходит для создания всяких сложных итоговых отчетов, когда существует как бы несколько уровней "нужности" информации, у каждого из которых может существовать собственный потребитель.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Человеку, придумавшему электронную таблицу, нужно поставить памятник. Он не просто придумал очередную программу, он предложил невероятно удобную концепция, позволившую заставить, в общем-то довольно глупый, компьютер работать с понятиями, привычными нам в обычной жизни. Одно из них - книга. Да, да, та самая, с листочками и переплетом. Любой человек общается с ней каждый божий день. Записные книжки и журналы учета, органайзеры и ежедневники, блокноты и ведомости. Вся эта масса вещей совершенно бесполезна для любого процессора. Более того, она даже мешает ему жить, так как приходится заниматься отслеживанием страниц и удлинять имена. А вот для человека нет вещи более удобной.
Книжная организация каких-либо данных удобна тем, что позволяет относительно легко оперировать достаточно разнородными данными. Не спорю, верхом совершенства для данных является база со встроенными механизмами поиска и прочими радостями. Однако во множестве случаев все же вполне достаточно бывает и обыкновенной книги. Вот взять, например, записную книжку. Не бог весть что, но любой нормальный человек легко и быстро ориентируется в ней. Даже если она толщиной с хороший энциклопедический словарь и исписана мелким почерком. Все дело в том, что книжная организация позволяет создавать любую логичную систему, ориентироваться в которой - одно удовольствие. Так, к примеру, номер какого-нибудь Павла Петровича, скорее всего, окажется на странице с абонентами на букву "П", телефон милейшего дяди Миши - на "М". И так далее. Естественно, система - понятие индивидуальное. Тот же дядя Миша может оказаться сантехником и очутиться в разделе "С", но сути это не меняет.
Сию нехитрую истину разработчики электронных таблиц поняли достаточно давно. В всяком случае компания Microsoft в своем Microsoft Excel предоставила пользователям возможность создавать некие взаимосвязанные таблицы, если мне не изменяет память, версии где-то с четвертой. Уже в Microsoft Excel 5.0 появилось понятие "книга". Та самая книга, с которой вы все работаете.
Как только Microsoft Excel стартует, на экране, в нижней левой части активного окна, появляются несколько закладок, похожих на символьные корешки страниц хорошего органайзера. На них написано: Лист 1, Лист 2 и так далее. По умолчанию первый корешок выделен белым, а остальные как бы скрыты в легкой дымке. Но если "кликнуть" по любому из них мышью, то он станет белым. Эти корешки обозначают конкретные листы в книге Microsoft Excel, коей является открытый вами файл.
Обычно, по умолчанию, Microsoft Excel создает книгу, состоящую всего из трех листов. Однако сие не догма и поддается корректировке. Мне, конечно, трудно сказать, чем руководствовались ребята из Microsoft, когда задавали количество листов. Даже будучи пустыми, они все же несколько влияют на размер файла книги, так что имеет смысл их вообще убрать. А чтобы не возиться каждый раз вручную, лучше всего сразу изменить стартовые настройки самого пакета. Для этого надо зайти в меню "СЕРВИС", выбрать режим "ПАРАМЕТРЫ" и в появившемся окне настроек "кликнуть" вкладку " Общие". На ней есть небольшое окошко, озаглавленное " Листов в новой книге". Оно-то и отвечает за то, сколько будет создано листов при образовании нового файла. Если вы не трудитесь каждый божий день над многотомными расчетами, то лучше всего задать единицу. Поверьте, вставить потом дополнительный лист не составляет вообще никакого труда, зато это придется делать куда реже, чем каждый раз удалять из книги лишние.
Что касается корешков, то, на мой взгляд, их имена "Лист номер такой-то" являются не лучшей идеей и годятся лишь в самом общем случае. На практике, для облегчения ориентации в созданном документе, тем более если он многостраничный, хорошее имя на корешке заметно облегчает жизнь. Вот давайте вместе и разберемся, для чего это нужно и как с этим бороться.
В прошлых примерах я рассказывал, как создать, не особо утруждаясь, удобную автоматизированную таблицу, которая бы следила за общей статистикой предприятия. В принципе, представленный пример для этой задачи годился. Но куда более красивее, удобнее и изящнее было бы выделить для каждого менеджера по отдельному листу, а общую сводку составить отдельно. Подобная задача как раз и решается посредством книги.
Чтобы не ворошить прошлое (к тому же подходящих задач - море разливанное), представим на пару минут, что вас попросили создать удобную таблицу для отслеживания маркетинговой службой книжного магазина эффективности подбора товарного ассортимента. Читатели - народ привередливый. Сегодня они гребут романы про Джеймса Бонда и его секретную службу своему величеству, а завтра вдруг переключаются на собрание сочинений какого-нибудь поэта из заморской страны с трудно произносимым названием. И попробуй не угоди, вмиг останешься без клиентуры. Поэтому хочешь - не хочешь, а интересоваться сбытом придется. Опять же предположим, что наша литературная толкучка специализируется по трем основным жанрам: беллетристика, бухгалтерский учет и программирование. Стало быть и листы в книге Microsoft Excel желательно назвать так же.
Это делается просто. Самый обыденный способ - дважды "кликнуть" по интересующему корешку. Редактор тут же выделит его имя черным цветом. Это означает, что теперь можно набрать с клавиатуры желаемые в данном случае слова и нажать "ВВОД". Если ошиблись, не беда. Имя листа точно таким же образом поддается редактированию. Единственный совет, когда задумаетесь над именами, то, вместо пробела между словами, желательно набирать символ подчеркивания. Вообще-то, в большинстве случаев Microsoft Excel все равно, пробел там или подчеркивание, но некоторые формулы и макросы могут работать не стабильно или не работать вообще, если вдруг столкнутся с длинным именем, включающим пробел. Так что эту мелочь желательно предусмотреть заранее.
Повторив описанную процедуру с оставшимися листами, вы получите книгу, на корешках которой будет написано: "Беллетристика", "Бухучет" и "Программирование". Можно идти дальше.
Для начала надо бы создать форму бланка учета книг одного жанра. Все, что интересует маркетинговую службу на данном этапе, это какие книги, по какой цене и в каком количестве были проданы нашим букинистическим магазином. Значит надо создать четыре столбца, по одному под данные каждого вида, и еще один для порядкового номера. Так как в данном случае не так важно, какие это книги конкретно будут и сколько они на самом деле стоят, то шесть позиций столбцов " Наименование" и " Цена" заполняются любыми, отдаленно похожими на правду, значениями. Соответствующие позиции столбцов "Цена", "Кол-во" и "Объем продаж" желательно сразу отформатировать в должный вид. Все, что касается финансов, - в денежный вид, чтобы редактор в дальнейшем автоматически проставлял знак денежной единицы и пробел между разрядами. Количество, естественно, всегда должно быть целым, ибо вряд ли кто согласится купить только половину книги или, скажем, две трети, даже со скидкой. Таким образом, форматируя столбец " Кол-во", имеет смысл указать, что все его значения являются числовыми и не имеют дробной части. Это, конечно, не так важно, компьютер и так введет в ячейку целое число и не покажет дробную часть, если вы его об этом не попросите. Но в жизни иногда случаются досадные ошибки и опечатки, от которых никто не застрахован. Компьютеру совершенно все равно, 426 книг вы продали или 426 целых и восемь десятых. Он преспокойно подставит значение в расчетную формулу и, как ни в чем не бывало, выдаст липовый результат, который вы, скорее всего, примите за настоящий. Автоматизация, знаете ли, расхолаживает.
Что касается самих значений, то наименования книг, их цена и проданное количество, понятное дело, вводятся вручную, а вот объем продаж лучше получить посредством простого перемножения количества и цены. Равно как и значение строки " Итого" удобнее получать путем суммирования значений ячеек соответствующих столбцов. Как это делается, шла речь в двух прошлых номерах. В результате получается довольно наглядная таблица, одного взгляда на которую достаточно, чтобы судить об эффективности продаж каждого из изданий беллетристики.
Аналогичным образом можно заполнить листы "Бухучет" и "Программирование", но лично я считаю, что ручное программирование требуется лишь тогда, когда без него вовсе уж нельзя обойтись. В нашем случае этого как раз можно избежать. На пересечении строки буквенного обозначения столбцов и номерного обозначения строк, в левом верхнем углу, расположена совершенно безымянная ячейка. Если по ней "кликнуть", то редактор выделит все содержимое рабочего листа, включая тонкости форматирования, ширину столбцов и высоту строк. Если воспользоваться теперь привычным механизмом "скопировать/вставить", то большую часть вашей работы выполнит сам Microsoft Excel. Скопировав содержимое всего листа "Беллетристика", следует "кликнуть" лист, например, "Бухучет" и выделить левую верхнюю его ячейку. Если через системное или контекстное меню либо панель инструментов скомандовать "вставить", то редактор поместит на лист в точности все то, что вы только что скопировали. Останется лишь переписать наименования книг, а также изменить их стоимость и количество. Все остальное, то есть формулы и форматирование, уже будут на своем месте. Повторите то же самое и для листа " Программирование".
Теперь нужно создать завершающий лист рабочей книги. Для начала его нужно вставить, ибо свободные уже кончились. Для того чтобы это сделать, нужно выделить тот лист, перед которым желательно вставить новый, и воспользоваться командой "ЛИСТ" из меню "ВСТАВКА". Редактор добавит в текущую книгу еще один лист. К сожалению, Microsoft Excel "не умеет" добавлять новый лист в самый конец книги, что несколько неудобно, но не смертельно. Его можно легко "перетащить" на нужное место; если выделить мышью нужный корешок и, не отпуская левой ее клавиши, перенести его, то редактор Microsoft Excel изменит порядок расположения листов.
Новый лист переименуем в " Оборот" и наведем на нем некоторый порядок. Так как нас интересует весь оборот в целом, то, кроме суммарных показателей по каждому жанру в целом, никакие другие детали можно не брать. Предположим, что книжный магазин получает свой доход от комиссионных с общего оборота продаж, равный пяти процентам. Поэтому в соответствующие ячейки столбца "Комиссионные" нужно вставить формулу =Сn*0.05, где n - номер строки. О том, каким образом получается содержимое строки "Итого", я уже говорил.
Остается создать связи между листами. Это делается достаточно просто. Перейдите на страницу " Беллетристика", выделите и скопируйте ячейку "Количество/Итого". Потом перейдите на лист " Оборот" и выделите ячейку "Объем в шт./Беллетристика". Теперь в нее нужно вставить связь, для чего нажмите на правую кнопку мыши и в появившемся меню выберите экранную кнопку " Специальная вставка". Появится еще одно окно, в котором есть кнопка " Вставить связь". В выделенной ячейке появится содержимое того, что вы копировали из "Количество/Итого". Однако на самом деле, как вы можете легко убедиться, в ячейке находится не цифра, а ссылка на исходную ячейку с указанием листа, на котором она расположена. В данном случае - =Беллетристика!$D$10 (т.е. данные берутся из D10 листа " Беллетристика"). Повторите описанные действия для остальных ячеек столбцов "Объем в шт." и "Оборот". Как только ячейки станут заполняться ссылками, тут же начнет действовать автоматика формул, размещенных уже только на данном листе. При этом стоит что-нибудь подправить в исходных данных листов "Беллетристика", "Бухучет" или "Программирование", как они тут же отразятся по всем связям, в том числе и в таблице на листе " Оборот".
Описанный способ прекрасно подходит для создания всяких сложных итоговых отчетов, когда существует как бы несколько уровней "нужности" информации, у каждого из которых может существовать собственный потребитель.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 24 за 1998 год в рубрике soft :: субд
