До чего дошел прогресс… Microsoft Excel 97
Для чего нужна таблица?
Без преувеличения можно сказать, что вторым, после изобретения печатного станка, великим открытием человечества по праву можно считать обычную таблицу. И патетики в сем ни на грамм. Достаточно сравнить последовательную запись сотни цифр и столько же, но в табличном представлении. Кстати говоря, одной из движущих сил, забросивших безвестные персоналки на вершину популярности, кроме всего прочего, было как раз изобретение электронного варианта самой обыкновенной таблицы.
С тех пор воды утекло немало. Деревья стали выше, компьютеры - мощнее, а прикладное программное обеспечение - совершеннее. Только за это время стали сказываться и определенные принципиальные различия между программами обработки тестов и обработки данных. Тонкость на первый взгляд небольшая, однако принципиальная. В текстовом документе его смысл мало зависит от его оформления. Удобство чтения в данном случае не в счет. А вот от того, как рассортированы данные в таблице, в подавляющем большинстве случаев зависит, какие из них будут сделаны выводы, что уже принципиально.
К сожалению, слишком большое количество пользователей, даже тех, кто уже в той или иной мере сталкивался с электронными таблицами, пытаются пользоваться ими как обычными редакторами, что, мягко говоря, неудобно. Поэтому-то электронные таблицы и уступают по популярности тем же текстовым редакторам, хотя средствами этих самых таблиц можно делать буквально что угодно, от всяких табелей и учетных ведомостей до платежек и даже всей бухгалтерии в целом.
Однако, прежде чем браться за решение конкретных задач, чрезвычайно полезно познакомиться с внутренней механикой функционирования самой электронной таблицы. Например, Microsoft Excel 97.
Если никто ничего не сделал до этого, то после загрузки Microsoft Excel 97 выглядит как любой прикладной продукт из серии Microsoft Office . В верхней части экрана располагаются привычные элементы пользовательского инструмента (системное меню, панели инструментов и линейка разметки) и рабочая область, изначально разграфленная на отдельные ячейки. Каждая ячейка является минимальным рабочим элементом. При этом она имеет конкретный адрес, который можно использовать как ее адрес или идентификатор. Адресация строится по принципу сетки. Все столбцы номеруются латинскими буквами, начиная с А по Z включительно. Если этого недостаточно, то все повторяется сначала, АА, АВ, АС и так далее. Соответственно, все строки номеруются арабскими цифрами, начиная с "1". Таким образом каждая ячейка получает уникальное обозначение, состоящее из соответствующей буквы столбца и соответствующего номера строки. Например, А1, В5 или С12100. Вообще-то, Microsoft Excel 97 поддерживает и адресацию CR, т.е. столбец номер ... строка номер..., считая с левого верхнего угла таблицы, но это не так удобно и применяется довольно редко. Всего таблица может содержать более двухсот пятидесяти шести столбцов и более шестнадцати тысяч строк. Правда, это официальное заявление разработчиков не совсем соответствует истине. Дело в том, что на самом деле учитывается содержимое каждой ячейки, наличие или отсутствие форматирования, а также прочих элементов ячейки. Однако я пока еще не встречал человека, который бы столкнулся с ограничением на размер файла.
Каждая ячейка имеет понятие "свойство", описывающее все ее характеристики, такие, как высота, ширина, цвет фона и шрифта. Что касается изменения размера ячейки (что справедливо также для столбцов и строк), то существует несколько равно удобных вариантов. Надо выделить интересующую ячейку, для этого достаточно просто "кликнуть" по ней (если "кликнуть" по букве столбца, то выделится данный столбец, если "кликнуть" по номеру строки, то выделится, соответственно, данная строка) и нажать правую клавишу мыши. Появится контекстное меню, в нижней части которого есть режим "ФОРМАТ ЯЧЕЕК", с его помощью можно задать эти самые размеры. На появившемся окне, пользуясь вкладками, можно с ячейками сотворить практически все, что душа пожелает. Очень рекомендую поэкспериментировать. Эти же команды доступны из меню "ФОРМАТ". Если же точная подгонка размеров не играет особой роли, то можно просто "взять" мышью соответствующую границу элемента и растянуть на должную величину. Если аккуратно навести маркер мыши на границу между ячейками, там, где располагаются номера строк или буквы столбцов, то он изменит свою форму на вертикальную черту с двумя стрелками. В этот момент возьмите границу нажатием левой кнопки мыши и, не отпуская ее, оттащите на нужное место. После чего кнопку мыши можно отпустить. Собственно говоря, для ускорения процесса форматирования, чрезвычайно полезно воспользоваться инструментальными панелями, расположенными в верхней части экрана. Теперь самое время разобраться, почему электронные таблицы превосходят обычные бумажные. Преимущество кроется в том, что содержимым электронной таблицы может быть не только непосредственно буквы и цифры, но еще и формулы. А так как значение формулы вычисляется программой каждый раз при открытии файла или внесения изменений в таблице, то можно легко получить удобные автоматизированные документы. Рассмотрим простой пример.
Предположим, что мне нужно постоянно суммировать объем продаж какого-либо товара и отражать результат в отчете, например, в виде приложения к докладу или обычной контрольной распечатки "для отчетности". Пусть в нем будет всего три контрольных параметра . Я специально увеличил масштаб изображения для пущей наглядности. Для этого нужно выделить ячейку и набрать с клавиатуры желаемое. Содержимое ячейки видно сразу в таблице, а также в верхней части экрана. Кстати, там же, в строке ввода, содержимое ячейки можно потом редактировать по мере необходимости. Как видно на иллюстрации, стандартная ячейка тесновата, так что можно либо воспользоваться уже описанной выше методикой, либо просто навести маркер мыши на границу между первым и вторым столбцом (в поле их нумерации) и дважды "кликнуть" мышью. Это автоматически увеличит ширину столбца по ширине самого длинного в нем элемента. Аналогичным образом можно задать в следующем столбце конкретные числовые значения. А вот потом, в графе " Итого", ставится не конкретное число, а формула, которая и займется подсчетом . Так как предстоит простая операция суммирования, то можно не углубляться в реестр встроенных формул, а воспользоваться панелью инструментов, на которой расположена экранная кнопка со значком суммирования на ней. По умолчанию Microsoft Excel 97 вставил в выделенную ячейку В8 автоматическую операцию суммирования. В качестве исходных данных используются значения в расположенных выше ячейках. Причем конкретные операнды можно корректировать в строке ввода, суммируя не весь диапазон, а лишь его фрагменты. Как только формула приобретет законченный вид, можно нажать " ВВОД" и программа автоматически выполнит все действия по указанной формуле, а в данной ячейке появляется конечный результат . Теперь, если изменить значения в строках, содержащих слагаемые, результат изменится автоматически.
Так вот и выглядит электронная таблица Microsoft Excel 97. Естественно, на последнем примере вроде как и не очень видно, каким образом этот прикладной пакет может облегчить жизнь. Об этом детально я расскажу в последующих номерах "Компьютерной газеты", а пока поверьте мне на слово, автоматизация работы с данными как раз и является той изюминкой, которая сделала персональный компьютер действительно удобным инструментом. Тот же Microsoft Excel 97 содержит более двух сотен базовых операций из самых разных областей. От простой арифметики (типа вычесть/сложить) до статистики и логики (типа, если ..., то...). При этом допускается конструировать составные формулы, когда исходной информацией для одной функции является результат работы другой. В результате, электронная таблица становится именно тем инструментом, который может снять с пользователя львиную долю рутинной работы при общении с данными. Особенно, если данных много и они имеют разнообразный характер.
При этом Microsoft Excel 97 еще содержит богатый инструментарий для построения всевозможных графиков и диаграмм. К тому же, графики можно сделать динамичными, то есть постоянно отражающими текущее состояние цифровых данных. Если добавить к этому возможность создавать различные экранные формы, то электронная таблица становится чрезвычайно богатой прикладной программой, способной так же легко и свободно оперировать данными, как тестовый редактор - текстом. Корпорацию Билла Гейтса, конечно, можно не любить и витиевато ругать, но трудно не согласиться с очевидным фактом - электронная таблица Microsoft Excel 97, при богатстве возможностей, является удобной прикладной программой, с которой успешно могут работать даже самые неподготовленные пользователи, не владеющие языками программирования и отродясь не разрабатывавшие каких-либо приложений под Microsoft Windows.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Без преувеличения можно сказать, что вторым, после изобретения печатного станка, великим открытием человечества по праву можно считать обычную таблицу. И патетики в сем ни на грамм. Достаточно сравнить последовательную запись сотни цифр и столько же, но в табличном представлении. Кстати говоря, одной из движущих сил, забросивших безвестные персоналки на вершину популярности, кроме всего прочего, было как раз изобретение электронного варианта самой обыкновенной таблицы.
С тех пор воды утекло немало. Деревья стали выше, компьютеры - мощнее, а прикладное программное обеспечение - совершеннее. Только за это время стали сказываться и определенные принципиальные различия между программами обработки тестов и обработки данных. Тонкость на первый взгляд небольшая, однако принципиальная. В текстовом документе его смысл мало зависит от его оформления. Удобство чтения в данном случае не в счет. А вот от того, как рассортированы данные в таблице, в подавляющем большинстве случаев зависит, какие из них будут сделаны выводы, что уже принципиально.
К сожалению, слишком большое количество пользователей, даже тех, кто уже в той или иной мере сталкивался с электронными таблицами, пытаются пользоваться ими как обычными редакторами, что, мягко говоря, неудобно. Поэтому-то электронные таблицы и уступают по популярности тем же текстовым редакторам, хотя средствами этих самых таблиц можно делать буквально что угодно, от всяких табелей и учетных ведомостей до платежек и даже всей бухгалтерии в целом.
Однако, прежде чем браться за решение конкретных задач, чрезвычайно полезно познакомиться с внутренней механикой функционирования самой электронной таблицы. Например, Microsoft Excel 97.
Если никто ничего не сделал до этого, то после загрузки Microsoft Excel 97 выглядит как любой прикладной продукт из серии Microsoft Office . В верхней части экрана располагаются привычные элементы пользовательского инструмента (системное меню, панели инструментов и линейка разметки) и рабочая область, изначально разграфленная на отдельные ячейки. Каждая ячейка является минимальным рабочим элементом. При этом она имеет конкретный адрес, который можно использовать как ее адрес или идентификатор. Адресация строится по принципу сетки. Все столбцы номеруются латинскими буквами, начиная с А по Z включительно. Если этого недостаточно, то все повторяется сначала, АА, АВ, АС и так далее. Соответственно, все строки номеруются арабскими цифрами, начиная с "1". Таким образом каждая ячейка получает уникальное обозначение, состоящее из соответствующей буквы столбца и соответствующего номера строки. Например, А1, В5 или С12100. Вообще-то, Microsoft Excel 97 поддерживает и адресацию CR, т.е. столбец номер ... строка номер..., считая с левого верхнего угла таблицы, но это не так удобно и применяется довольно редко. Всего таблица может содержать более двухсот пятидесяти шести столбцов и более шестнадцати тысяч строк. Правда, это официальное заявление разработчиков не совсем соответствует истине. Дело в том, что на самом деле учитывается содержимое каждой ячейки, наличие или отсутствие форматирования, а также прочих элементов ячейки. Однако я пока еще не встречал человека, который бы столкнулся с ограничением на размер файла.
Каждая ячейка имеет понятие "свойство", описывающее все ее характеристики, такие, как высота, ширина, цвет фона и шрифта. Что касается изменения размера ячейки (что справедливо также для столбцов и строк), то существует несколько равно удобных вариантов. Надо выделить интересующую ячейку, для этого достаточно просто "кликнуть" по ней (если "кликнуть" по букве столбца, то выделится данный столбец, если "кликнуть" по номеру строки, то выделится, соответственно, данная строка) и нажать правую клавишу мыши. Появится контекстное меню, в нижней части которого есть режим "ФОРМАТ ЯЧЕЕК", с его помощью можно задать эти самые размеры. На появившемся окне, пользуясь вкладками, можно с ячейками сотворить практически все, что душа пожелает. Очень рекомендую поэкспериментировать. Эти же команды доступны из меню "ФОРМАТ". Если же точная подгонка размеров не играет особой роли, то можно просто "взять" мышью соответствующую границу элемента и растянуть на должную величину. Если аккуратно навести маркер мыши на границу между ячейками, там, где располагаются номера строк или буквы столбцов, то он изменит свою форму на вертикальную черту с двумя стрелками. В этот момент возьмите границу нажатием левой кнопки мыши и, не отпуская ее, оттащите на нужное место. После чего кнопку мыши можно отпустить. Собственно говоря, для ускорения процесса форматирования, чрезвычайно полезно воспользоваться инструментальными панелями, расположенными в верхней части экрана. Теперь самое время разобраться, почему электронные таблицы превосходят обычные бумажные. Преимущество кроется в том, что содержимым электронной таблицы может быть не только непосредственно буквы и цифры, но еще и формулы. А так как значение формулы вычисляется программой каждый раз при открытии файла или внесения изменений в таблице, то можно легко получить удобные автоматизированные документы. Рассмотрим простой пример.
Предположим, что мне нужно постоянно суммировать объем продаж какого-либо товара и отражать результат в отчете, например, в виде приложения к докладу или обычной контрольной распечатки "для отчетности". Пусть в нем будет всего три контрольных параметра . Я специально увеличил масштаб изображения для пущей наглядности. Для этого нужно выделить ячейку и набрать с клавиатуры желаемое. Содержимое ячейки видно сразу в таблице, а также в верхней части экрана. Кстати, там же, в строке ввода, содержимое ячейки можно потом редактировать по мере необходимости. Как видно на иллюстрации, стандартная ячейка тесновата, так что можно либо воспользоваться уже описанной выше методикой, либо просто навести маркер мыши на границу между первым и вторым столбцом (в поле их нумерации) и дважды "кликнуть" мышью. Это автоматически увеличит ширину столбца по ширине самого длинного в нем элемента. Аналогичным образом можно задать в следующем столбце конкретные числовые значения. А вот потом, в графе " Итого", ставится не конкретное число, а формула, которая и займется подсчетом . Так как предстоит простая операция суммирования, то можно не углубляться в реестр встроенных формул, а воспользоваться панелью инструментов, на которой расположена экранная кнопка со значком суммирования на ней. По умолчанию Microsoft Excel 97 вставил в выделенную ячейку В8 автоматическую операцию суммирования. В качестве исходных данных используются значения в расположенных выше ячейках. Причем конкретные операнды можно корректировать в строке ввода, суммируя не весь диапазон, а лишь его фрагменты. Как только формула приобретет законченный вид, можно нажать " ВВОД" и программа автоматически выполнит все действия по указанной формуле, а в данной ячейке появляется конечный результат . Теперь, если изменить значения в строках, содержащих слагаемые, результат изменится автоматически.
Так вот и выглядит электронная таблица Microsoft Excel 97. Естественно, на последнем примере вроде как и не очень видно, каким образом этот прикладной пакет может облегчить жизнь. Об этом детально я расскажу в последующих номерах "Компьютерной газеты", а пока поверьте мне на слово, автоматизация работы с данными как раз и является той изюминкой, которая сделала персональный компьютер действительно удобным инструментом. Тот же Microsoft Excel 97 содержит более двух сотен базовых операций из самых разных областей. От простой арифметики (типа вычесть/сложить) до статистики и логики (типа, если ..., то...). При этом допускается конструировать составные формулы, когда исходной информацией для одной функции является результат работы другой. В результате, электронная таблица становится именно тем инструментом, который может снять с пользователя львиную долю рутинной работы при общении с данными. Особенно, если данных много и они имеют разнообразный характер.
При этом Microsoft Excel 97 еще содержит богатый инструментарий для построения всевозможных графиков и диаграмм. К тому же, графики можно сделать динамичными, то есть постоянно отражающими текущее состояние цифровых данных. Если добавить к этому возможность создавать различные экранные формы, то электронная таблица становится чрезвычайно богатой прикладной программой, способной так же легко и свободно оперировать данными, как тестовый редактор - текстом. Корпорацию Билла Гейтса, конечно, можно не любить и витиевато ругать, но трудно не согласиться с очевидным фактом - электронная таблица Microsoft Excel 97, при богатстве возможностей, является удобной прикладной программой, с которой успешно могут работать даже самые неподготовленные пользователи, не владеющие языками программирования и отродясь не разрабатывавшие каких-либо приложений под Microsoft Windows.
Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 20 за 1998 год в рубрике soft :: текст
